PROJECT CHARTER

Pengembangan Sistem Informasi Pemesanan Hotel Berbasis Web

Tanggal Mulai Proyek: 1 Oktober 2025

Target Tanggal Selesai: 1 Juli 2026

Durasi Proyek: 9 Bulan

Total Anggaran: Rp 450.000.000

1. Latar Belakang
Sistem pemesanan kamar hotel yang masih dilakukan secara manual sering
menimbulkan berbagai kendala seperti pencatatan ganda, kesalahan input, dan
kurangnya transparansi terhadap ketersediaan kamar. Dengan meningkatnya
kebutuhan pelanggan untuk melakukan pemesanan secara daring (online), maka
pengembangan sistem informasi berbasis web menjadi solusi tepat untuk
meningkatkan efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, serta memperluas
jangkauan pemasaran hotel ke berbagai wilayah.

2. Tujuan Proyek
 Mengembangkan sistem informasi pemesanan hotel berbasis web yang
terintegrasi dan responsif.
 Memudahkan pelanggan dalam mencari, memesan, dan membayar kamar
secara online.
 Mempermudah pihak hotel dalam mengelola data kamar, pelanggan, dan
transaksi melalui dashboard.
 Menyediakan laporan okupansi kamar dan transaksi secara real-time.
 Mengurangi kesalahan manual dalam proses reservasi serta mempercepat
pelayanan pelanggan.

3. Ruang Lingkup Proyek

a. Ruang Lingkup Fungsional:

 Fitur registrasi dan login pelanggan.

 Modul pemesanan kamar online (cek ketersediaan, pilih tanggal, konfirmasi
pemesanan).
 Fitur pembayaran online (terintegrasi dengan gateway pembayaran).
 Dashboard admin untuk pengelolaan kamar, pelanggan, dan transaksi.
 Modul laporan keuangan & statistik okupansi kamar.
 Sistem notifikasi otomatis melalui email.
 Modul manajemen promo dan diskon.

b. Ruang Lingkup Non-Fungsional:

 Sistem berjalan 24/7 dengan uptime minimum 99%.

 Keamanan data dijamin dengan enkripsi dan autentikasi ganda.
 Antarmuka user-friendly dan responsif di berbagai perangkat.
 Dukungan pelatihan dan dokumentasi bagi admin hotel.

4. Deliverables (Hasil Akhir yang Diharapkan)

1. Dokumen analisis kebutuhan sistem.
2. Desain UI/UX lengkap untuk website pelanggan dan dashboard admin.
3. Sistem informasi pemesanan hotel berbasis web yang siap digunakan.
4. Manual pengguna (admin dan pelanggan).
5. Laporan hasil pengujian sistem.
6. Panduan pelatihan pengguna.
7. Laporan akhir proyek.

5. Jadwal Milestone
No Tahapan Waktu Output
Pekerjaan Pelaksanaan
1 Analisis Oktober 2025 Dokumen analisis
kebutuhan sistem kebutuhan
2 Desain sistem & Nov–Des 2025 Desain antarmuka
UI/UX & arsitektur
sistem
3 Pengembangan Jan–Apr 2026 Sistem berbasis
frontend & web
backend
4 Pengujian sistem Mei 2026 Laporan hasil uji
& perbaikan bug
5 Pelatihan Juni 2026 Panduan admin &
pengguna & pengguna
dokumentasi
6 Peluncuran sistem Juli 2026 Sistem siap
(Go-Live) operasional
6. Risiko Proyek dan Mitigasi
Risiko Dampak Strategi Mitigasi
 Keterlambatan Menunda jadwal Evaluasi mingguan dan
pengembangan peluncuran timeline realistis
Kegagalan server/hosting Gangguan layanan Server cadangan dan
backup otomatis
Kesalahan integrasi Transaksi gagal Uji coba sandbox
pembayaran payment gateway
Kurangnya kemampuan Kesalahan penggunaan Pelatihan intensif dan
admin panduan tertulis
Pembengkakan biaya Melebihi anggaran Pengawasan ketat dan
audit bulanan
7. Kriteria Keberhasilan (Success Criteria)
 Sistem berfungsi 100% tanpa error mayor.
 Proyek selesai sesuai jadwal dan anggaran.
 Admin dapat mengelola data kamar, transaksi, dan pelanggan dengan mudah.
 Pelanggan dapat melakukan pemesanan dan pembayaran secara online tanpa
kendala.
 Peningkatan efisiensi reservasi kamar minimal 60% dibanding sistem manual
sebelumnya.

8. Indikator Kinerja (KPI)

KPI Target
Tingkat keberhasilan transaksi online ≥ 95%
Waktu rata-rata pemesanan kamar ≤ 3 menit
Tingkat kepuasan pengguna ≥ 90%
Jumlah pemesanan online meningkat ≥ 50% dalam 3 bulan setelah
peluncuran
Uptime sistem ≥ 99%
9. Struktur Tim dan Tanggung Jawab
Nama Peran Tanggung Jawab
Willy Nanda Stefanus CEO Sponsor proyek,
Tel pengambil keputusan
strategis
Agraydi Raphael Sitepu Manajer Keuangan Mengatur dan memantau
anggaran proyek
Rizki Tarigan Manajer Proyek Merencanakan,
mengawasi, dan
memastikan proyek
berjalan sesuai jadwal
Haneil Octo Nisura Developer Utama Mengembangkan
Bangun backend dan database
 sistem
Sebastian Tampubolon UI/UX Designer Mendesain antarmuka
pengguna dan
pengalaman interaksi
Ucok Baba QA Tester Menguji fungsionalitas
dan melaporkan bug
Davina Karamoy Admin Hotel Melakukan uji coba
sistem dan memberikan
masukan pengguna
10. Komentar Stakeholder
"Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi reservasi kamar dan
memperluas jangkauan pemasaran hotel." Agraydi Raphael Sitepu, Manajer
Keuangan

"Kami menargetkan peluncuran sistem tepat waktu dengan fungsionalitas penuh

dan tampilan profesional." Rizki Tarigan, Manajer Proyek

11. Rincian Alokasi Dana

Berikut adalah rincian alokasi anggaran sebesar Rp 450.000.000 yang digunakan
untuk pengembangan proyek sistem informasi pemesanan hotel berbasis web:

No Komponen Persentase Jumlah (Rp)

Pengeluaran
1 Analisis 10% 45.000.000
kebutuhan sistem
dan survei
pengguna
2 Desain UI/UX 8% 36.000.000
dan arsitektur
sistem
3 Pengembangan 20% 90.000.000
backend dan
database
4 Pengembangan 18% 81.000.000
frontend (website
pelanggan &
admin)
5 Integrasi dan 10% 45.000.000
pengujian sistem
(QA & keamanan)
6 Server, domain, 8% 36.000.000
 dan infrastruktur
cloud
7 Pelatihan admin 6% 27.000.000
hotel dan
dokumentasi
sistem
8 Pemeliharaan 5% 22.500.000
sistem (3 bulan
pasca-peluncuran)
9 Promosi dan 5% 22.500.000
sosialisasi sistem
(launching)
10 Cadangan risiko 10% 45.000.000
dan biaya tak
terduga
Total Anggaran: Rp 450.000.000