Tanggal terbit : 15 November
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PT. KING'S PRODUCTION Nomor revisi : D11K00/king24
REKRUTMEN KARYAWAN BARU
Tanggal revisi : 17 November
I. Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses perekrutan karyawan dilakukan secara sistematis, objektif, efisien,
serta sesuai dengan standar internasional dan peraturan yang berlaku di Indonesia.
II. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh proses perekrutan karyawan di perusahaan ini, mulai dari perencanaan kebutuhan, seleksi
kandidat, hingga pengangkatan karyawan.
III. . Definisi
• Perekrutan Karyawan: Proses pencarian dan pemilihan kandidat untuk mengisi posisi yang tersedia di
perusahaan.
• ISO 9001: Standar internasional untuk sistem manajemen mutu yang memastikan konsistensi dan peningkatan
kualitas proses bisnis, termasuk dalam perekrutan.
IV. Referensi
1. ISO 9001:2015 – Sistem Manajemen Mutu
2. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
3. Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan
4. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 7 Tahun 2013 tentang Persyaratan Umum Penggunaan Tenaga Kerja
Asing (jika berlaku)
5. Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Omnibus Law)
V. Prosedur Perekrutan Karyawan
A. Persiapan Perekrutan
1. Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja
o Departemen terkait (misalnya HRD atau Manajer Departemen) mengidentifikasi posisi yang perlu diisi
dan membuat deskripsi pekerjaan (job description).
o Pastikan untuk menyesuaikan persyaratan dengan kebutuhan organisasi dan peraturan yang berlaku di
Indonesia.
o Deskripsi pekerjaan harus mencakup:
Tugas dan tanggung jawab.
Kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja.
Keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan.
Kondisi kerja dan lokasi pekerjaan.
2. Penyusunan Rencana Rekrutmen
o Tentukan metode perekrutan yang akan digunakan (misalnya, melalui iklan lowongan, portal pekerjaan,
rekrutmen internal, atau agen perekrutan).
o Tentukan timeline dan anggaran yang dibutuhkan untuk perekrutan.
B. Proses Seleksi Kandidat
1. Pengumuman Lowongan
o Lowongan kerja diumumkan melalui media yang tepat (website perusahaan, platform pencarian kerja,
media sosial, atau job fair).
o Pastikan informasi lowongan mencantumkan persyaratan yang jelas dan sesuai dengan ketentuan hukum
yang berlaku, seperti Undang-Undang Ketenagakerjaan.
2. Penerimaan Lamaran
o Semua lamaran diterima dalam bentuk digital atau fisik sesuai dengan prosedur perusahaan.
o Dokumen yang diterima harus diverifikasi kelengkapannya dan dipastikan sesuai dengan persyaratan
pekerjaan.
3. Penyaringan Lamaran
o Tim HR melakukan penyaringan berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan.
o Pastikan bahwa penyaringan dilakukan secara objektif dan tidak diskriminatif, sesuai dengan ketentuan
UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang melarang diskriminasi dalam proses rekrutmen.
4. Wawancara Awal
o Kandidat yang lolos seleksi administratif diundang untuk wawancara awal.
o Proses wawancara dilakukan oleh HR dan/atau pihak terkait lainnya, berdasarkan format yang telah
ditetapkan oleh perusahaan.
o Pertanyaan wawancara harus relevan dengan pekerjaan yang dilamar dan tidak melanggar hak asasi
manusia.
5. Tes Kemampuan
o Kandidat dapat diminta untuk mengikuti tes keterampilan yang relevan dengan pekerjaan (misalnya, tes
teknis, tes bahasa, atau tes kepribadian).
o Hasil tes akan dievaluasi oleh tim seleksi untuk memastikan kandidat memiliki keterampilan yang sesuai
dengan posisi yang tersedia.
6. Wawancara Lanjutan dan Verifikasi
o Kandidat yang lolos wawancara awal dan tes keterampilan akan mengikuti wawancara lanjutan dengan
manajer atau pimpinan departemen terkait.
o Verifikasi dokumen seperti ijazah, sertifikat pengalaman kerja, dan referensi dilakukan untuk
memastikan kebenarannya.
7. Penilaian Psikologis (Jika Diperlukan)
o Dalam beberapa kasus, tes psikologis atau asesmen lainnya mungkin diperlukan untuk mengevaluasi
kecocokan kandidat dengan budaya perusahaan dan posisi yang dilamar.
C. Pengumuman dan Penawaran Kerja
1. Keputusan Seleksi
o Setelah proses seleksi selesai, tim HR akan melakukan rapat untuk menentukan kandidat yang dipilih.
o Keputusan akhir akan disampaikan kepada kandidat yang lolos melalui surat penawaran kerja.
2. Surat Penawaran Kerja
o Surat penawaran kerja mencakup detail tentang gaji, tunjangan, jangka waktu kontrak, dan peraturan
internal perusahaan yang berlaku.
o Kandidat yang diterima diharapkan untuk menandatangani surat penawaran kerja sebagai tanda
persetujuan.
3. Penandatanganan Kontrak Kerja
o Setelah kandidat menerima tawaran, kontrak kerja formal ditandatangani.
o Kontrak kerja harus mematuhi UU Ketenagakerjaan, termasuk hak-hak pekerja seperti jam kerja, upah,
dan jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan).
D. Integrasi dan Orientasi Karyawan Baru
1. Induksi Karyawan Baru
o Karyawan baru akan mengikuti sesi orientasi yang mencakup pengenalan perusahaan, budaya kerja, dan
kebijakan internal.
o Proses orientasi juga mencakup pelatihan keamanan dan kesehatan kerja sesuai dengan standar yang
ditetapkan oleh pemerintah Indonesia.
2. Penetapan Tugas dan Pengenalan Tim
o Karyawan baru akan diperkenalkan kepada tim dan diberi penugasan awal sesuai dengan posisi yang
dipegang.
VI. Kepatuhan Terhadap Peraturan dan Standar Seluruh proses perekrutan harus mematuhi peraturan perundang-
undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk tetapi tidak terbatas pada:
1. Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 tentang Hak-Hak Pekerja, seperti jam kerja, upah, dan
jaminan sosial.
2. Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, yang mengatur mengenai struktur dan skala
upah yang adil.
3. Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Omnibus Law), yang mempermudah proses
perekrutan namun tetap memperhatikan hak-hak pekerja.
4. ISO 9001:2015 yang mengatur tentang penerapan sistem manajemen mutu dalam perekrutan.
VII. Penilaian dan Evaluasi Proses Perekrutan
1. Setelah proses perekrutan selesai, perusahaan harus melakukan evaluasi terhadap proses rekrutmen untuk
memastikan efektivitas dan kesesuaian dengan standar ISO 9001.
2. Tim HR harus memantau kepuasan karyawan baru dan efektivitas proses perekrutan, serta membuat perbaikan
berkelanjutan sesuai dengan temuan tersebut
VIII. Dokumentasi dan Arsip
• Semua dokumen terkait proses perekrutan, seperti lamaran, CV, hasil tes, dan surat penawaran kerja, harus
disimpan dengan aman dan terorganisir.
• Dokumentasi perekrutan harus disimpan minimal 5 tahun sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
IX. Penutupan
SOP ini wajib diikuti oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proses perekrutan karyawan di perusahaan ini, baik di level
HR maupun manajer departemen terkait. Proses ini harus dilakukan secara transparan, adil, dan sesuai dengan peraturan
yang berlaku di Indonesia serta standar ISO 9001.
Dengan mengikuti SOP ini, diharapkan proses perekrutan karyawan dapat berjalan dengan baik, memberikan hasil yang
optimal, serta memastikan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku di Indonesia.
WORK INTRUCTION REKRUTMEN KARYAWAN BARU
AKTIVITAS DOKUMEN KETERANGAN
Mulai Departemen head bisa mengajukan
FORM form permintaan karyawan sesuai
PERMINTAAN dengan kebutuhan mereka
PIMPINAN. DEPT
KARYAWAN
Mengajukan form Form permintaan karyawan harus
permintaan karyawan disetujui oleh direktur SDM
Berdasarkan form permintaan karyawan
TIDAK dari departemen, HRD melakukan
DISETUJUI?
pencarian karyawan dengan cara antara
lain :
YA
- Web Perusahaan
STAFF HRD - Penyalur (pihak ketiga)
Mencari calon - Online job portals
karyawan - dll
HRD akan melakukan kualifikasi
Kualifikasi data
karyawan terhadap data calon karyawan
berdasarkan kriteria yang ditetapkan
TIDAK
STAFF HRD dalam deskripsi pekerjaan setelah itu
dilakukan tahap seleksi
Mengadakan seleksi
TIDAK
LULUS?
STAFF HRD & KARYAWAN Jika calon karyawan lulus seleksi maka
selanjutnya calon karyawan tersebut
Kontrak kerja wajib menandatangani kontrak
kesepakatan kerja
STAFF HRD
Menempatkan karyawan
HRD
HRD wajib menjaga kerahasiaan data
Buat riwayat pelatihan &
update daftar karyawan
kandidat selama dan setelah proses
RIWAYAT perekrutan.
PELATIHAN setelah itu dilakukan nya training
budaya perusahaan dan pekerjaan.
SELESAI