Tutorial Ms.

Excel

Sekilas Microsoft Excel

Microsof Excel merupakan produk unggulan dari Microsoft Corporation yang

banyak berperan dalam pengelolaan informasi, khususnya data-data berbentuk angka.
Microsoft Excel terbaru hadir dengan berbagai penyempurnaan, tampil lebih terintegrasi
dengan berbagai Software lain under Windows seperti Microsoft Word dan Microsoft
Acces, dapat bekerja pada sistem jaringan serta dapat memanfaatkan fasilitas Internet
dan Intranet ditunjang dengan operasionalnya yang sangat mudah dan banyaknya
tambahan fasilitas baru yang meringankan user serta hasil Print-Out yang sangat
mengesankan.
Untuk mengaktifkan program, pastikan bahwa pada komputer yang anda gunakan
telah terpasang program Excel, memulai pengoperasian Excel dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
1. Klik tombol Start pada Taskbar
2. Pilih menu Programs
3. Klik Microsoft Excel untuk memulai program, atau
4. Doubel klik Shortcut Excel pada desktop, jika shortcut ditampilkan pada desktop

A. Buku Kerja (Workbook)

Buku kerja (Work Book) merupakan dokumen Excel, setiap satu buku kerja
berisi tiga lembar kerja atau Sheet (anda dapat menentukan beberapa lembar kerja
dalam satu buku kerja), yang dinamai Sheet1, Sheet2 dan seterusnya. Buku kerja
Excel terdiri dari bayak elemen windows seperti diperlihatkan gambar di bawah ini.
Title Bar Menu Bar Formating Bar Tool Bar

Tombol Close
Tombol Maximize
Tombol Minimize

Work Sheet
(Area Kerja)
Vertikal Scrool Bar

Formula Bar

Status Bar Horizontal Scroll

Bar
Keterangan :
1
 Tutorial Ms. Excel
 Icon Kontrol Menu (Control Menu Icon) berisi perintah untuk mengontrol jendela
yang sedang aktif
 Baris Judul (Title Bar) berisi nama progaram aplikasi dan file yang aktif
 Tombol Ukuran (Sizing Button)
Minimize Window digunakan untuk memperkecil jendela sehingga membentuk
icon aktif pada taskbar.
Maximize Window berfungsi untuk memperbesar jendela sehingga tampilan
menjadi satu layar penuh.
Close Window berfungsi untuk menutup jendela dan mengakhiri pemakaian
program aplikasi.
 Baris Menu (Menu Bar) berisi Menu File, Edit, Wiew, Insert, Format, Tools, Data,
Windows dan Help yang dapat dipilih dengan mouse atau keyboard
 Baris Penggulung (Scroll Bar), terdiri baris untuk menggulung secara vertikal dan
horisontal
 Toolbar untuk menjalankan suatu perintah secara cepat dan mudah dengan
memilih Toolbar yang sesuai
 Baris Rumus (Formula Bar) menampilkan informasi isi sel yang aktif di lember
kerja

Tanda Dalam Excel

: Memblok data/ membuat range
 : Mengcopy data (dengan cara arahkan pointer pada handle)
: Memindah data

Undo : Membatalkan perintah

Redo : Membatalkan perintah Undo

Membuat File Baru (Workbook)

Bekerja dengan Excel Terkadang membutuhkan lembar kerja (workbook)
lebih dari satu, agar apalibila dalam mengelolanya lebih mudah. Untuk
membuatnya :
1. Klik File
2. Klik New
3. Klik Workbook
4. Klik OK

B. Lembar Kerja (Sheet)

Pada saat anda mengaktifkan excel, sebuah buku kerja (Workbook) secara
otomatis terbuka dan siap digunakan. Buku kerja kosong terdiri atas tiga lembar kerja
(Sheet), anda dapat menentukan berapa banyak lembar kerja sesuai dengan
kebutuhan untuk satu buku kerja. Lembar kerja Excel terdiri dari 256 kolom (Columns)
dan 65536 baris (Rows). kolom diberi nama dengan huruf A, B, C, dst, sedangkan

2
 Tutorial Ms. Excel
baris ditandai dengan angka 1, 2, 3, dst. pertemuan antara kolom dengan baris
disebut dengan sel (Cell) A1, A2, A3,dst.

1. Mengaktifkan Sel
Penunjuk sel (Cell Pointer) yang terdapat pada sebuah lembar kerja dapat
dipindahkan dari satu sel ke sel yang lain. Untuk memindahkan penunjuk sel
gunakan tombol dalam keyboard seperti yang tercantum pada tabel dibawah ini.

Tombol Keterengan
Anak Panah Berpindah satu sel ke atas, bawah, kiri atau kanan
(Arrow)

Ctrl + atau Ctrl + Memindahkan sel ke alamat sel tertentu yang

bersangkutan/ memindahkan ke baris awal atau ke
baris akhir
Ctrl + atau Memindahkan sel ke alamat sel tertentu yang
ctrl + bersangkutan/ berpindah ke awal kolom atau akhir
kolom
Tab Berpindah satu sel ke arah kanan
Enter Berpindah satu sel ke arah bawah
Page Up atau Page Berpindah satu layar ke atas atau ke bawah
Down

Alt + Page Up atau Berpindah satu layar ke kiri atau ke kanan

Alt + Page Down
Home Berpindah ke kolom awal / posisi semula
Ctrl + Home Berpinada ke alamat sel awal (A1) pada lembar kerja

2. Mengatur Baris dan Kolom

a. Mengubah Tinggi Baris
Ketika membuat tabel kadang ada baris yang lebih tinggi dari baris yang
lain. Untuk mengaturnya ikuti langkah berikut :
1. Letakkan penunjuk mouse pada
garis pemisah antara angka 2 dan 3
sehingga penunjuk mouse berubah
menjadi tanda tipis
2. Drag mouse ke atas atau ke
bawah untuk menentukan tinggi baris

3
 Tutorial Ms. Excel
b. Mengubah Lebar Kolom
Untuk mengubah lebar kolom, caranya hampir sama dengan
meninggikan baris, hanya bedanya pada garisnya, kalau baris garisnya
horisontal tetapi pada kolom garisnya vertikal. Lebih jelasnya ikuti langkah
sebagai berikut :
1. Letakkan penunjuk mouse pada
garis pemisah antara kolom B dan C
sehing ga penunjuk mouse berubah
menjadi tanda tipis
2. Drag mouse ke kiri atau ke
kanan untuk menentukan lebar kolom
3. Range
Range merupaka istilah untuk menyebut sel atau sekelompok sel, dari A1
sampai D5 dinyatakan sebagai range A1:D5. bekerja dengan Excel hampir
dipastikan tidak terlepas dari operasi matematik yang pada dasarnya adalah
operasi antar sel atau antar range. Berikut ini penjelasan yang terkait dengan
range.
 Menyorot Range Menggunakan Tombol Shift
Anda dapat menyorot suatu range, misalkan B1:D5 dengan menggunakan
tombol Shift yang ditekan bersamaan dengan mengarahkan tombol anak panah
keyboard mulai dari sel B1 ke sel D5. cara yang kedua adalah menekan tombol
Shift bersamaan dengan mouse, dengan mengklik sel B1 dan menggeser mouse
sampai sel D5.

 Memberi Nama Pada Range

Anda dapat memberi nama sebuah range misalkan B1:D5 dengan nama
KODE untuk memudahkan pembacaan suatu data tanpa harus menyebut B1:D5,
proses pemberian nama sebuah range dilakukan dengan langkah :
1. Sorot range A1 sampai D5
2. Klik menu Insert pada Menu Bar
3. Pilih dan klik Name – Define (kotak dialog ditampilkan)

4. Ketik nama range (sesuai keinginan), misal KODE

5. OK

4
 Tutorial Ms. Excel
Atau
1. Sorot range A1 sampai D5
2. Klik Drop-Down pada Name Box
3. Ketik nama range yang diinginkan
4. Tekan tombol Enter pada keyboard

 Menambahkan Sel Pada Nama Range

Anda dapat menambahkan sel atau range pada sebuah Nama Range,
dengan langkan berikut ini :
1. Klik Insert pada Menu Bar
2. Pilih dan klik Name – Define. Kotak dialog Define Name ditampilkan
3. Klik nama range yang akan ditambahkan suatu sel atau range
4. Klik tombol pemilihan range pada bagian Refer To
5. Sorot range yang baru (termasuk termasuk range yang akan ditambah)
6. Klik tombol pemilihan range, kotak dialog define – name ditampilkan kembali
7. Klik tombol Add
 Menghapus Nama Range
Nama suatu range dalam sebuah buku kerja dapat dihapus dengan
langkah sebagai berikut :
1. Klik Insert pada Menu Bar
2. Pilih dan klik Name – Define. Kotak dialog Define Name ditampilkan
3. Klik nama range yang akan dihapus
4. Klik tombol Delete
Aplikasi penggunaan range dapat anda lihat dalam pembahasan untuk
menyelesaikan beberapa studi kasus pada bab berikutnya.

Keluar Dari Excel

Anda dapat mengakhiri program Excel dengan salah satu langkah dibawah ini :
1. Klik File kemudian klik Exit, atau
2. Klik tombol Close (X) dalam jendela Excel
3. Jika muncul pertanyaan seperti di samping
4. Klik Yes apabila ingin menyimpannya
Klik No apabila tidak ingin menyimpannya
Klik Cancel apabila ingin membatalkannya

5
 Tutorial Ms. Excel

Bekerja Dengan Excel

A. Data Masukan
Bekerja dengan Microsoft Excel pada dasarnya adalah memasukkan
serangkaian data ke dalam lembar kerja, komputer memproses data masukan dan
menghasilkan data keluaran yang diinginkan oleh pemakai. Pengolahan data dengan
Excel relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat. Proses
belajar akan lebih efektif dan efisien jika anda dapat mengisikan data dan mengetahui
penggunaan berbagai tombol yang mempunyai beragam fasilitas dan fungsi.
Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa masukan data yang bertipe teks,
angka, tanggal, waktu, rumus atau formula dan fungsi. Berbagai macam data tersebut
harus dimasukkan ke dalam sel-sel yang menyusun lembar kerja. Pembahasan
berikut ini menekankan prosedur memasukkan berbagai macam tipe data teks, angka,
tanggal dan waktu, ke dalam lembar kerja, sedangkan data tipe formula atau rumus
dan fungsi akan dibahas secara spesifik dalam bab tersendiri.
1. Teks
Teks merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan tanda baca lain
yang tidak dapat digunakan untuk operasi matematik. Defaultnya, teks secara
otomatis ditempatkan dengan format rata sisi kiri (Align Left) pada suatu sel. Agar
lebih jelas perhatikan tabel di bawah ini.

Jenis Data Dalam Excel

Data Karakteristik :
1. Data semua huruf dari A – Data Numeric :
Z 1. Data semua angka
2. Gabungan huruf dan 2. Penulisan jam dan tanggal
angka 3. Ciri : rata kanan
3. Ciri : rata kiri 4. Dalam rumus tidak diapit
4. Dalam rumus harus diapit tanda petik
tanda petik

2. Membuat Nomor Urut (Auto Fill)

Auto Fill adalah mengisi range dengan sederatan bilangan berurutan atau
berselang jarak tertentu secara otomatis.
Cara membuatnya :
1) Pada sel A3 ketik angka 1 dan sel A4 ketik angka 2
2) Blok A2 dan A3
3) Arahkan mouse pada sudut kanan bawah (handle) sampai berubah tanda copy
(+)
4) Drag/ geser sampai pada data yang diinginkan

6
 Tutorial Ms. Excel
3. Formula Atau Rumus
Formula atau rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range
pada lembar kerja dengan operator aritmatik, logika, dll. Pengisian rumus selau
diawali dengan lambang sama dengan (=). Lebih jelasnya lihat tabel di bawah ini.
Operasi Matematika / Aritmatika
Operasi Logika
Manual Ms. Excel Contoh
1. Penjumlahan (+) + =230+120 = Sama Dengan
2. Pengurangan - =250–1500 >= Lebih Besar
(-) * =238*564 Sama Dengan
3. Perkalian (x) / =144/12 <= Lebih Kecil
4. Pembagian ( : ) A^2 =15^2 Sama Dengan
5. Perpangkatan SQRT(A) =SQRT (255)
(A2)
6. Pengakaran (√)

Latihan

Soal :
1. Hitung perkilo dengan menggunakan kolom jumlah dikalikan dengan
harga/buah
2. Cari kolom pendapatan dengan menjumlahkan antara harga pokok dan perkilo

4. Referensi ke Sheet Lain Dalam Workbook Yang Sama

Penulisan rumus pada contoh di atas, mengacu ke suatu sel dalam Sheet
yang sama. Anda dapat menuliskan rumus yang mengacu ke sel lain dalam
lembar kerja (Sheet) yang berbeda dalam buku kerja (Workbook) yang sama.
Perhatikan contoh berikut ini.

7
 Tutorial Ms. Excel

Data masukan dari Sheet 1 Hasil berada di Sheet 2

B. Memformat Cell
1. Membuat Tabel
Membuat data di dalam Excel pastinya tidak terlepas dari pembuatan tabel,
sebab dengan adanya tabel, pengelompokan data, atau pengurutan data lebih
mudah. Disamping itu dapat memperjelas informasi datanya.
Cara pembuatan table :
1. Blok A5 sampai G20
2. Klik Format – Cells, tampil kotak
dialog seperti di samping
3. Pilih Border
4. Pada Style pilih Garis yang
diinginkan, selanjutnya klik Outline
dan Inside
5. Klik OK

2. Mengatur Perataan Teks

1) Blok A1 sampai G3
2) Klik Format – Cells
3) Pilih Alignment
4) Pada kotak Horisontal klik segitiga
untuk menentukan perataannya.
5) Pada kotak Vertical klik
segitiganya untuk menentukan
posisi teks
6) Atur posisi teks pada kotak
Orientation, Klik OK

8
 Tutorial Ms. Excel

3. Memberi Tanda Rp (Rupiah) dan Desimal

1. Blok angka / data yang akan diberi
tanda Rp (misal blik C6 sampai C15)
2. Klik menu Format – Cells
3. Klik Number – Pilih Currency
4. Pilih tanda Rp Indonesian (Symbol)
5. Atur desimal places dengan angka 2
6. Klik OK

C. Mengelola File
1. Menyimpan Data
Pada file ada dua perintah untuk menyimpan yaitu Save dan Save As.
Perbedaan antara keduanya adalah : Save digunakan jika data tersebut sudah
pernah disimpan/ diberi nama. Save As digunakan untuk menyimpan data yang
belum pernah disimpan atau untuk menyimpan data dengan nama yang lain.
Untuk melakukan penyimpan data/ file adalah :
1) Klik File – Save As, atau
2) Pada Tools Bar klik icon Save
3) Jika data belum pernah disimpan
maka akan muncul kotak dialog
sebagai berikut :
4) Pada kotak Save In klik
segitiganya kemudian tentukan
letak Drive dan Folder
penyimpanan
5) Pada kotak File Name ketik
nama file/data
6) Jika sudah klik Save

2. Membuka File
1. Klik File – Open
2. Pada Look In klik setiganya
untuk mencari lokasi file (apabila
disimpan pada Drive dan Folder
tertentu)
3. Klik nama file
4. Klik Open, atau Doubel kli nama
file

9
 Tutorial Ms. Excel
D. Menambah dan Menghapus Work Sheet
1. Menambah Work Sheet
1. Klik Insert pada Menu Bar
2. Pilih Worksheet atau
3. Klik kanan pada Sheet pilih dan klik Insert, maka muncul dialog seperti di
samping
4. Pilih Worksheet lalu OK

2. Menghapus Worksheet
1. Klik kanan Worksheet
2. Pilih dan klik Delete

3. Mengganti Nama Pada Sheet

1. Klik kanan Worksheet
2. Pilih dan klik Rename
3. Ketikan nama pada Sheet sesuai
keinginan

E. Fungsi
Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam
proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi
matematika, statistik, lookup teks dan sebagainya.
Fungsi Statistik :
1. =SUM (range)
digunakan untuk mencari jumlah keseluruhan dalam suatu range
2. =MAX(range)
digunakan untuk mencari nilai tertinggi dalam suatu range
3. =MIN(Range)
10
 Tutorial Ms. Excel
digunakan untuk mencari nilai terandah dalam suatu range
4. =AVERAGE(range)
digunakan untuk mencari nilai rata-rata dalam suatu range
5. =COUNT(range)
digunakan untuk mencari jumlah data dalam suatu range
Latihan

1. Buat data seperti di atas

2. Kolom Total Lembur didapat dari Jam Lembur dikali Tarif Lembur
3. Kolom Total Gaji didapat dari Gaji Pokok ditambah Total Lembur
4. Hitung baris Jumlah, Maksimal, Minimal, Rata-Rata dan Jumlah Data dengan
menggunakan fungsi statistik

Membuat Grafik

1. ketiklah data sebagai berikut :

2. blok sel A3 – G6
3. klik inset – chart
4. pilih type grafik
5. pilih bentuk grafiknya
6. klik next

11
 Tutorial Ms. Excel
7. untuk menentukan sumbu grafik
yang akan dibuat, pilih row atau
colomn

8. klik next

9. Ketikkan judul grafik di

chart title (contoh :
Grafik Penjualan mobil)

10. Klik finish

12