TUTORIL “MICRO STORE SOFTWARE”

PETUNJUK HALAMAN

A. Memulai Program Micro Store Software 4.0

B. Memasukkan Data Stok Barang
C. Memasukkan Data Supplier, Data Pelanggan dan Data Sales
D. Memasukkan Transaksi Pembelian
E. Melakukan Transaksi Penjualan / Kasir
F. Memasukkan Transaksi Pembayaran Hutang dan Piutang
G. Memasukkan Transaksi Mutasi Stok
H. Melakukan Cetak Barcode
I. Melakukan Stok Opname
J. Menampilkan dan Mencetak Laporan di Layar atau Printer
K. Proses Perawatan USER ID beserta PASSWORD
L. Proses Backup dan Perawatan Data
 TUTORIAL “MICRO STORE SOFTWARE 4.0”
APLIKASI PROGRAM RITEL DAN GROSIR

A. Memulai Program Micro Store Software 4.0

Untuk menjalankan program Micro Store Software 4.0, anda bias langsung klik shortcut
Micro Store Software 4.0 atau lewat Start – All Programs – Micro Store Software 4.0

Selanjutnya pada layar monitor akan tampil sebagai berikut;

Pada form input Admin & User Login ketikan User ID beserta password, sebagai contoh:

- User ID Anda : ADMIN1

- Password Login : ADM1

selanjutnya tekan enter atau klik tombol OK setelah itu akan tampil layar sebagai berikut:
B. Memasukkan Data Stok Barang

Untuk memasukkan data stok barang pada layar program Micro Store Software 4.0 klik
shortcut Data Stok atau klik Menu Master –> Inventory –> Data Stok Barag, kemudian
akan tampil sebagai berikut;

Selanjutnya untuk memasukkan data barang baru tekan tombol klik tombol Tambah atau
Alt + T, setelah itu kursor akan berada di input Kode Barang. Kemudian form kosong
tersebut diisi sesuai dengan kualifikasi dan spesifikasi barang dan diakhiri dengan menekan
Simpan, lebih jelasnya bias dilihat pada gambar berikut:
Masukkan satu persatu dengan cara sebagai berikut:

 Kode Barang : input kode barang/ scann pada barcode, contoh 89927521162333)
(untuk barang yang tidak ada barcode pada kemasannya masukkan 7
digit kode numerik, missal 1010001. Oleh software akan dibuatkan
barcode secara otomatis menjadi 10100011
Selanjutnya kode barcode bias dicetak/print di menu Cetak Barcode
& Lable
 Nama Barang : input nama barang, dengan urutan : Merek – Jenis – Varian – Size/
Ukuran)
Contoh : Indomie – rebus – ayam bawang – 80 gr
 Dept. : input kode department atau kelompok barang }
 Grup : input kode grup atau sub department/ kelompok barang }
 Unit/Isi/Satuan : input unit / isi / satuan,
Contoh : CRT / 40 / PCS atau
DZN / 12 / PCS atau
PCS / 1 / PCS
 HPP Unit : input harga pokok per unit CRT/ DZN/ PCS)
 HPP Satuan : Otomatis dari, Harga unit / isi )
 Harga Satuan1 : input harga jual per satuan eceran)
 Harga Satuan2 : input harga jual per satuan grosir level 2)
 Harga Satuan3 : input harga jual per satuan grosir level 3)
 Minimal : input batas minimal barang, supaya muncul warning bila stok habis)
 Reorder : input batas jumlah barang yang akan dipesan per periode order)
 Produk : pilihan barang / jasa / paket

Setelah itu tekan tombol Enter, dan klik Simpan atau tombol Enter untuk menyelesaikan.
Proses edit/ koreksi data dan hapus data bisa dilakukan dengan memindah posisi record pada
table kemudian klik tombol Edit atau Hapus.
Untuk setting secara otomatis fasilitas harga satuan 1, 2 dan3 dapat dilakukan dengan
memberi syarat batas minimal pembelanjaan yang diisikan di kolom RH2 dan RH3.
Misal RH2 diisi 3, berarti setiap pembelian dengan QTY 3 otomatis harga 2 yang muncul.
Tombol-tombol fasilitas pencarian pada form Data Stok Master antara lain:
- F1 masuk ke Tabel Data Stock Barang
- F5 mencari berdasarkan Kode Barang.
- F6 mencari berdasarkan Nama Barang
- F7 mencari berdasarkan Type/ Merk
- F8 mencari berdasarkan Departement
- F9 mencari berdasarkan Barcode
- F10 mencari berdasarkan Kriteria (Nama tengah / belakang)
Menampilkan Table Data Stok Barang secara lebar dilakukan dengan menekan tombol F1
kemudian akan tampil layar sebagai berikut:

C. Memasukkan Data Supplier, Data Pelanggan dan Data Sales

Untuk memasukkan data supplier pada layar program Micro Store Software 4.0 klik shortcut
Supplier atau klik Menu Master > Supplier, kemudian akan tampil layar berikut:

Selanjutnya untuk memasukkan data supplier baru, mengedit atau menghapus record bisa
anda lakukan seperti proses di modul Data Stok Master.
Begitu juga pada modul Data Pelanggan, Data Sales proses input atau update data prosedur
yang dilakukan hampir sama.
D. Memasukkan Transaksi Pembelian

Input data pembelian dilakukan apabila akan menginputkan faktur pembelian dari supplier.
Menu ini berfungsi sebagai input data stok (quantity)
Untuk memasukkan data pembelian pada layar program Micro Store Software 4.0 klik
shortcut Pembelian atau klik Menu Transaksi –> Pembelian –> Pembelian, kemudian akan
tampil layar berikut:

Untuk memulai input data pembelian, pastikan data supplier sudah terinput.
Untuk input data supplier clik menu Master > Supplier

Untuk memasukkan transaksi pembelian baru bisa dilakukan dengan menekan tombol
Faktur Baru, setelah itu masukkan : Tanggal Faktur – Nomor Faktur – Supplier, kemudian
akan tampil di display sebagai berikut:
 Untuk memasukkan data barang baru ketikkan Kode Barang atau scann barcode barang
yang akan diinput.
 Untuk memasukkan data barang yang sudah ada tekan tombol Enter untuk menuju ke
tombol kemudian tekan tombol Enter untuk menampilkan Tabel Stok Master.
Kemudian pilihlah data barang yang akan dimasukkan setelah itu tekan tombol ESC
untuk kembali ke form Input Data Pembelian.
 Masukkan Unit/ Isi/ Satuan, misalkan DZN / 12 / PCS atau tekan tombol Enter apabila
Unit/ Isi/ Satuan adalah PCS / 1 / PCS.
 Masukkan HBL Unit atau Harga Beli per Unit setelah itu HBL Satuan akan terisi secara
otomatis.
 Masukkan Discount 1, Discount 2 dan PPN apabila ada.
 Masukkan jumlah barang yang dibeli pada Qty Unit atau tekan tombol Enter untuk
memasukkan Qty Satuan.
 Kemudian masukkan Harga Satuan1 ( Harga Jual Eceran ) dan Harga Satuan2 (Harga
Jual Grosir )
 Tekan tombol Enter untuk menuju tombol Simpan dan lanjutkan transaksi berikutnya.
 Untuk melakukan koreksi atau menghapus transaksi sebelumnya bisa dilakukan dengan
menekan tombol untuk menuju ke record yang akan dikoreksi atau
dihapus. Apabila posisi sudah tepat lakukan proses Koreksi atau Hapus untuk
menghapus record tersebut.
 Setelah proses input data barang sudah selesai tekan tombol ESC untuk Keluar dari form
Input Data Pembelian.
 Kemudian akan tampil form sebagai berikut:

 Pilihlah jenis pembayaran secara Tunai, Bon/Tempo.

 Apabila pembayaran secara Bon/ Tempo isilah Termin Pembayaran
 Isi data selanjutnya kemudian tekan tombol Simpan untuk menyelesaikan.
 Setelah transaksi faktur pembelian dimasukkan data tersebut baru tersimpan sementara
atau belum mengupdate Data Stok Master. Untuk melakukan proses update tersebut
tekan tombol Posting apabila data transaksi benar-benar sudah tidak ada kesalahan.

Selanjutnya untuk proses Retur Pembelian dan Purchase Order bisa anda lakukan dengan
perintah yang tidak jauh berbeda dengan proses input data pembelian.
E. Melakukan Transaksi Penjualan / Kasir

Untuk masuk ke menu kasir kita harus kembali ke tampilan awal software Micro Store
Software 4.0, atau klik shortcut Micro Store Software 4.0 dan akan muncu tampilan sebagai
berikut:

Pada form input User Login ketikan User ID beserta password kasir sebagai berikut:
- User ID : KASIR1
- Password : KSR1

selanjutnya tekan enter atau klik tombol OK setelah itu akan tampil layar sebagai berikut:

 Lakukan Proses Backup Kasir setiap open Kasir baru dengan melakukan klik di menu
Backup. Untuk membackup data cadangan ke Meneu kasir cadangan.
Bisa digunakan dalam kondisi darurat bila terjadi masalah pada menu kasir utama.
 Kemudian klik Buka Kasir untuk memberikan posisi dan shift masuk kasir, dan akan
muncul text box sebagai berikut.

Isikan pada kolom

 Posisi kasir : 1
 Shift kasir : 1
 Saldo awal : 200.000
 Kemudian klik Simpan tekan Enter

Selanjutnya klik pada menu Penjualan dan akan muncul menu Kasir sebagai berikut:
 Pada form input Kode Barang, scann barcode produk atau ketikkan kode/ nama barang
untuk melihat tabel Stok Master. Setelah kode barang yang dimaksud sudah didapat,
tekan tombol Enter untuk menuju ke input berikutnya.
 Untuk menembahkan jumlah atau quantity barang adalah dengan menekan tombol F2
atau (+) pada keyboard dan akan muncul text box berikut.
 Kemudian isi Qty Baru dan klik tombol Koreksi atau tekan Enter.
Kemudian scan barang kedua dan seterusnya hingga barang ditransaksi telah habis atau
selesai

 Untuk menyelesaikan transaksi penjualan, tekan klik Posting atau tekan end pada
keyboard dan akan muncul text box seperti berikut
 Pilihlah sistem pembayaran dengan menekan tombol Space-bar (Tunai/ Bon/ Credit
Card)
 Apabila pembayaran secara Bon/ Tempo isi Termin Pembayaran. Enter hingga selesai.
 Apabila pembayaran secara Tunai, masukkan nominal uang dibayar.
 Kemudian klik Simpan atau tekan enter untuk mengakhiri transaksi

Tombol perintah pada form input transaksi penjualan antara lain:

- F1 – untuk menampilkan tabel Stok Master)

- F2 – atau tekan (+) untuk melakukan koreksi transaksi penjualan
(untuk menambah, mengurang atau menghapus 1 item)
- F3 – untuk mencetak ulang faktur penjualan)
- F4 – untuk membatalkan transaksi)
- F5 – untuk mencari data berdasarkan kode barang }
- F6 – untuk mencari data bardasarkan nama barang }
- F7 – untuk mencari data berdasarkan merk/ type }
- F8 – Untuk mencari data berdasarkan departement }

 F10 Penutupan kasir/ Closing Cashier

Setelah selesai melakukan transaksi penjualan lakukan proses Penutupan Kasir dengan
menekan F10 atau klik Tutup Kasir.

- F11 – Untuk melakukan Pending transaksi penjualan.

- F12 – Untuk keluar sementara dari form Kasir atau penjualan

Catatan :
- Bila menginginkan pencetakan faktur transaksi secara otomatis, pastikan posisi print
on/off tercentang (√)
- Pengurangan jumlah/ quantity barang terjual prosedur/ caranya sama dengan proses
penambahan barang.
F. Memasukkan Transaksi Pembayaran Hutang dan Piutang

Untuk memasukkan data pembayaran hutang pada layar program Micro Store Software 4.0
di Menu Transaksi > Bayar Hutang, kemudian akan tampil layar berikut:

 Masukkan kode suplier atau tekan tombol Enter untuk melihat tabel data suplier, pilih
suplier yang dibutuhkan kemudian tekan tombol Esc.
 Kemudian akan tampil data suplier tersebut beserta saldo hutang terakhir, pada pilihan
kode transaksi pilih Pembayaran dan tekan tombol Enter.
 Masukkan bukti transaksi dengan menekan tombol Enter menuju ke tombol dan
tekan enter sekali lagi untuk menampilkan tabel transaksi faktur pembelian yang sudah
pernah dimasukkan. Pilihlah salah satu yang akan dibayarkan kemudian tekan tombol
Esc untuk kembali menuju ke proses selanjutnya.
 Masukkan jumlah potongan jika ada atau kosongkan untuk menuju ke input selanjutnya
dan masukkan jumlah yang akan dibayarkan. Apabila pembayaran lunas tekan tombol
Enter untuk menyimpan atau seandainya pembayaran dengan cicilan masukkan jumlah
sesuai dengan nominal yang akan dibayarkan.
 Untuk melakukan pembayaran faktur lebih dari satu bisa dilakukan proses selanjutnya
atau apabila ada kesalahan tekan tombol untuk menampilkan data
tersebut dilayar kemudian tekan tombol Hapus.
 Apabila sudah selesai tekan tombol Simpan untuk menuju tombol Bayar.
 Tekan tombol Bayar dan lanjutkan input prosedur cara pembayaran sampai selesai.
 Setelah itu tekan tombol Posting untuk mengakhir proses transaksi.

Apabila terjadi kesalahan transaksi yang sudah terposting tekan tombol yang berada di
atas tabel transaksi. Posisikan pada [Link] dan tanggal transaksi yang akan dibatalkan
kemudian tekan tombol Pembatalan kemudian masukkan user id ADMIN1 dan
passwordnya.

Untuk proses Pembayaran Piutang petunjuk dan prosedur pengguanaan program sama
dengan proses di atas.
G. Memasukkan Transaksi Mutasi Stok

Mutasi stok adalah proses keluar atau masuk barang diluar transaksi pembelian dan
penjualan. Untuk menjalankan program tersebut pada layar program Micro Store Software
4.0 tekan menu Mutasi Stok melalui modul Tansaksi, kemudian akan tampil layar berikut:

 Pilihlah jenis mutasi Keluar atau Masuk kemudian tandai √ tekan tombol Mutasi Baru.
 Masukkan kode barang atau tekan tombol Enter untuk melihat Tabel Master Stok.
 Setelah itu pilihlah barang yang akan diproses kemudian tekan tombol Esc.
 Masukkan jumlah Satuan barang yang dimutasi, missal : 12.
 Setelah menuju tombol Simpan tekan Enter untuk melanjutkan.
 Lanjutkan proses berikutnya, apabila ada kesalahan tekan tombol untuk
menampilkan barang yang akan dikoreksi kemudian tekan tombol Hapus.
 Setelah semua terinput selanjutnya tekan tombol Keluar untuk mengakhiri proses.

Apabila terjadi kesalahan transaksi yang sudah terposting tekan tombol yang berada di
atas tabel transaksi. Posisikan pada [Link] dan tanggal transaksi yang akan dibatalkan
kemudian tekan tombol Pembatalan kemudian masukkan user id ADMIN1 dan
passwordnya.
H. Cetak Barcode & Label

Cetak Barcode adalah fasilitas dimana software dapat melakukan cetak Barcode dengan
membuat kode barcode sendiri apabila ada produk yang belum ada kode Barcodenya.
Untuk menjalankan aplikasi tersebut masuk ke Micro Store Software kemudian klik menu
Laporan > Inventori > Barcode Label.

Pilih Jenis Printer, sesuaikan dengan merek printer yang digunakan (Printer A4)
Pilih Cetak, Pilih jenis stiker yang digunakan, 60, 100, atau 120
Pilih barang yang akan di cetak barcodenya
Isi jumlah barcode yang akan di cetak, > Enter
Untuk memulai mencetak tekan Printer, setelah itu muncul screen lembar barcode yang
akan di cetak.
Selanjutnya kilk Printer untuk mencetak ke lembar stiker barcodenya
I. Menampilkan dan Mencetak Laporan di Layar atau Printer

Apabila semua proses input data sudah dimasukkan, untuk melihat laporan atau informasi
mengenai semua data, bisa dilakukan dengan masuk ke menu Laporan > Inventory > Stok
Barang, kemudian akan tampil layar berikut:

Setelah itu tekan tombol Cetak dan akan tampil pertanyaan sebagai berikut:

Selanjutnya pilih tombol Yes untuk mencetak ke Printer atau tombol No untuk melihat hasil
di screen layar monitor.

Begitu juga untuk proses cetak laporan lainnya, dari semua laporan yang ada di program
Micro Store Software 4.0 dapat dilakukan dengan cara yang sama.
J. Stok Opname

Proses stok opname dilakukan untuk mengetahui tingkat kesalah/ selisih antara stok fisik
dengan data stok di komputer. Untuk melakukan proses ini,masuk ke Micro Store Software
dengan login
ID User : OPNAME dan Password : OPN

Scann atau pilih Item barang di dalam tabel barang yang aka di opname, isikan jumlah stok
fisiknya Enter dan klik Simpan.
Untuk laporan stok opname bias dilihat di Laporan .> Inventori > Rekap Stok Adjustment

K. Proses Perawatan USER ID beserta PASSWORD

Untuk menambah, merubah atau menghapus User Id dan Password masing-masing

pengguna program dapat dilakukan dengan masuk ke menu System > Setup Admin & User,
kemudian akan tampil sebagai berikut:

 Untuk melihat Admin dan user tekan tombol dan akan tampil data-data
user program yang aktif.
 Untuk melihat password yang sudah ada klik kiri kotak kecil berada disebelah kanan
tulisan New Password, setelah itu klik tombol Edit dan akan tampil password dari user
ID tersebut.
 Untuk menghapus User yang sudah ada, posisikan user ID tersebut pada layar, kemudian
tekan tombol Hapus. Dengan Catatan User ID yang tidak bisa dihapus adalah
ADMIN1, ADMIN2, dan ADMIN3. Untuk passwordnya bias diganti
 Untuk merubah nama, password atau status user id tersebut posisikan pada layar
kemudian tekan tombol Edit dan ubahlah data yang ada kemudian tekan tombol Simpan.

L. Proses Backup dan Perawatan Data

Setelah semua proses input data sudah dilaksanakan jangan lupa untuk selalu mem Backup
data setiap hari, begitu juga untuk proses Reindex Data.

Untuk melakukan proses tersebut pilih menu Utility > Pilih Reindex Data Master, setelah itu
Reindex Data Transaksi dan Backup Data
Proses ini harus dilakukan setiap hari, sehingga apabila terjadi data error dan harus
mengambil data backup masih ada kesempatan untuk memperoleh data backup di hari
sebelumnya.
Apabila terjadi erorr database software pada waktu operasional, langkah pertama yang harus
dilakukan adalah melakukan Reindek Data Master dan Reindek data Transaksi.

Untuk Keteranga Lengkap kunjungi [Link]

Atau WA / SMS Telpun ke : 08123 5889 777 (Arif)
VISTASOFT
Jalan Papagan No 47 Makamhaji Kartasura Sukoharjo Jawa Tengah