BAB III

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

A. Sejarah Singkat Tempat Perusahaan

CV. Hamim Group berdiri pada tahun 1999 dengan nama <Hamim
Computer= yang beralamat di Jl. Imam Bonjol No. 121 yang bergerak dibidang
rental komputer dan pengetikan. Saat itu jumlah karyawan hanya 3 orang saja,
Kemudian pada tahun 2002 <Hamim Computer= berpindah tempat di Jl. Imam
Bonjol No. 117 dengan jumlah karyawan 5 orang, serta memiliki 3 unit computer
dan 1 buah mesin fotocopy. Pada tahun 2010 <Hamim Computer= membuka
cabang pertama yang bernama <Hamim Copy Center= di Jl. Imam Bonjol No. 98
dengan jumlah karyawan 6 orang. Pada tahun 2012 perusahaan memperluas
usaha dibidang percetakan, pengadaan, dan digital printing dengan nama
<Arthawarna= di Jl. Imam Bonjol No. 119 dan memiliki 8 orang karyawan dengan 4
unit komputer dan 1 buah mesin cetak, bekerja sama dengan 20 instansi
pemerintah/swasta. CV. Hamim Group kembali membuka cabang pada tahun
2013 yang bernama <Excellent= yang beralamat di Jl. [Link] 15 A Kampus.
Tahun 2016 <Arthawarna= secara legalitas memperluas izin badan hukum
perseroan comandiliter dengan nama CV. Hamim Group, memiliki sebuah cabang
baru yang beralamat di Jl. Kartini No. 20A (29 BanjarSari). Dengan 1 orang
karyawan 2 unit komputer serta 1 printer. Saat ini [Link] Group sudah memiliki
10 unit komputer, 2 mesin fotocopy berwarna, 4 mesin fotocopy hitam putih, 2 buah
mesin cetak, 1 mesin potong kertas besar, 1 mesin jilid, 1 mesin cutting stiker, 1
mesin cetak foto, dan 2 mesin laminating, dan 14 orang karyawan.
 Gambar 17. CV. Hamim Group. (Sumber: Hamim Group, 2024)

B. Lokasi Tempat Perusahaan

CV. Hamim Group terletak di Jl. Imam Bonjol No.98, Hadimulyo Bar., Kec.
Metro Pusat, Kota Metro, Lampung 34114, dengan jarak 6 KM dari Kampus 3
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Muhammadiyah Metro.

Gambar 18. Lokasi Maps CV. Hamim Group. (Sumber: Penulis, 2024)
C. Sistem Manajemen Perusahaan
Dengan memahami dan menerapkan visi dan misi dengan baik,
perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang terfokus, bermakna, dan
memberdayakan, yang dapat membantu mencapai kesuksesan jangka panjang
perusahaan. Berikut ini merupakan Visi dan Misi yang terdapat pada CV. Hamim
Group:

1. Visi dan Misi

Visi dan misi secara bersama-sama memberikan arah, fokus serta menjadi
pedoman bagi pengambilan keputusan dan tindakan. Visi memberikan pandangan
jangka panjang yang menginspirasi, sementara misi memberikan pemahaman
tentang bagaimana organisasi akan mencapai visinya melalui tindakan konkret
dan nilai-nilai yang dipegang teguh. Berikut adalah Visi dan Misi pada CV. Hamim
Group:

a. Visi
Sebagai solusi percetakan yang berkualitas dan cepat.
 b. Misi
1. Menjadikan proses percetakan modis.
2. Menciptakan lapangan pekerjaan.
3. Memberikan solusi bagi jasa cetak.

2. Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Organisasi

a. Kedudukan
Kedudukan percetakan, atau offset printing dalam konteks industri
percetakan, memiliki beberapa fungsi penting dalam proses produksi dan
penyediaan berbagai jenis materi cetak. Berikut adalah kedudukan pada CV.
Hamim Group:
1) CV. Hamim Group adalah sebuah perusahaan di bidang percetakan.
2) CV. Hamim group berada dibawah dan tanggung jawab kepada Direktur
Perusahaan CV. Hamim Group.
3) CV. Hamim Group dipimpin oleh Direktur sekaligus pemilik Perusahaan.

b. Tugas
Terdapat tugas pada CV. Hamim Group dalam menjalankan fungsi serta
tujuan sebagai perusahaan, yaitu sebagai berikut: .
1) Memberikan pelayanan dalam bidang percetakan.
2) Memberikan pelayanan yang terbaik.

c. Fungsi
Fungsi dalam aktivitas atau tugas yang dilakukan pada Perusahaan CV.
Hamim Group dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan untuk mencapai
tujuan secara menyeluruh, berikut adlah fungsi yang terdapat pada CV. Hamim
Group:
1) Sebagai sarana pada bidang percetakan.
2) Pelaksaan pelayanan produk dan jasa percetakan.

D. Struktur Organisasi
Sistem manajemen organisasi merupakan fondasi yang memastikan
operasi yang efisien dan berkelanjutan. Dengan fokus pada pengembangan
proses, pengawasan yang cermat, dan adaptasi terhadap perubahan, sistem
manajemen CV. Hamim Group bertujuan untuk menciptakan lingkungan di mana
setiap anggota tim dapat berkembang dan berkontribusi secara maksimal. Berikut
merupakan Striktur organisasi pada CV. Hamim Group:
 Direktur
Hakmim Tohari

SEKERTARIS BENDAHARA
Sutekno Arie W

FREE LANCE

CUSTOMER CUSTOMER CUSTOMER

SERVICE SERVICE 2 SERVICE 3
Rika Dedeh Eka

OPERATOR OPERATOR OPERATOR OPERATOR OPERATOR OPERATOR OPERATOR OPERATOR

GRAPHIC GRAPHIC GRAPHIC GRAPHIC GRAPHIC GRAPHIC GRAPHIC GRAPHIC
DESIGNER 1 DESIGNER 2 DESIGNER 3 DESIGNER 4 DESIGNER 5 DESIGNER 6 DESIGNER 7 DESIGNER 8
Putri Farhan Supri Sutek Herman Yus Yudi Reno

OPERATOR
FINISHING
Anjas

Gambar 19. Struktur organisasi CV. Hamim Group Tahun 2024. (Sumber: CV.
Hamim Group, 2024)
1. Direktur
Sehubungan dengan tugas dan fungsi dari Direktur sekaligus pemilik
perusahaaan terdapat tugas serta wewenang pada klinik sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas proses operasional, produksi, proyek, dan kualitas
produksi.
b. Bertanggung jawab atas pengembangan kualitas produk dan karyawan yang
terlibat.
c. Mengontrol dan memastikan karyawan melakukan tugasnya sesuai dengan
yang sudah diperintahkan oleh manajemen.
d. Menyusun, menetapkan, mengawasi, memutuskan dan melakukan koordinasi
dalam hal anggaran untuk operasional perusahaan.
e. Memeriksa, mengawasi, serta memastikan semua kebutuhan dalam proses
operasional perusahaan.
f. Merencanakan strategi dalam pemenuhan target perusahaan, dan cara untuk
mencapai target tersebut.

2. Sekertaris
 Merupakan seseorang yang bertanggung jawab dalam bidang administratif
yang memiliki keterampilan dalam manajemen waku, komunikasi,
pengorganisasian dan penggunaan perangkat lunak perusahaan, berikut
merupakan tugas dan wewenang sekertaris pada CV. Hamim Group:
a. Mengatur dan mencatat hasil rapat.
b. Melakukan pencatatan administrasi.
c. Komunikasi ke berbagai pihak.
d. Memastikan persyaratan hukum.
e. Memastikan persediaan perlengkapan perusahaan.
f. Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan baru.
g. Mengorganisir dan menyampaikan pesan.

3. Bendahara
Bendahara merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas
pengelolaan di bidang keuangan dan administrasi, berikut merupakan tugas dan
wewenang bendahara pada CV. Hamim Group:
a. Menilai, meninjau, dan melindungi kesejahteraan keuangan perusahaan.
b. Memastikan arus kas memadai.
c. Menangani saldo kas harian dan pasar uang.
d. Mengelola aspek keuangan organisasi, termasuk manajemen risiko,
pengelolaan kas, keputusan investasi, dan perencanaan keuangan.
e. Melakukan pemotongan/pemungutan pajak dan menyetorkannya kepada
negara ke kas negara.
f. Berwenang untuk mengelola dan mengembangkan kegiatan keuangan
organisasi.
g. Bertugas memeriksa, mengelola, dan menyelesaikan keuangan organisasi.
h. Berkewajiban mempertanggung jawabkan keuangan organisasi kepada
Direktur.
i. Merencanakan anggaran, menyimpan dan mengeluarkan dana sesuai program
kerja, serta menyusun laporan keuangan untuk evaluasi kinerja organisasi.
j. Mengelola dan Mengatur bukti transaksi.
k. Menerima, menyimpan, mencatat, membayarkan, dan mempertanggung
jawabkan uang untuk keperluan belanja dalam suatu bisnis di perusahaan.
4. Customer Service
Adanya Customer Service yaitu untuk memberikan pelayanan kepada
pelanggan, berikut ini merupakan tugas dan wewenang Cutomer Service pada CV.
Hamim Group:
a. Memberikan informasi yang jelas, akurat, dan tepat waktu tentang produk atau
layanan perusahaan.

b. Menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pelanggan atau konsumen.

c. Melakukan penanganan terhadap keluhan-keluhan yang disampaikan oleh

konsumen.

d. Membina hubungan baik dengan konsumen.

e. Melakukan pencatatan administrasi penjualan di sebuah perusahaan.

f. Menjaga citra dan nama baik perusahaan dengan memberikan pelayanan yang
ramah, sopan, dan profesional.

g. Merekomendasikan produk.

h. Mengelola administrasi.

i. Pengelolaan retur dan refund.

j. Mengumpulkan & menganalisis umpan balik.

k. Memberikan bantuan dan solusi kepada pelanggan yang mengalami masalah

atau pertanyaan terkait produk atau layanan bisnis.

5. Operator Graphic Designer

Operator Graphic Designer adalah istilah yang mungkin mengacu pada
seseorang yang memiliki keterampilan dalam menggunakan perangkat lunak dan
peralatan desain grafis untuk membuat karya-karya visual. Berikut ini merupakan
tugas dan wewenang Operator Graphic Designer pada CV. Hamim Group.
a. Memadukan unsur seni, visual, dan bahasa dalam sebuah desain untuk
menyampaikan suatu pesan, membuat desain yang komunikatif dan mudah
dipahami dari tampilan visualnya, menyampaikan pesan dengan cara yang
unik dan kreatif, melakukan pendayagunaan elemen desain, layout, dan proses
teknis, sehingga tercipta karya desain grafis yang sesuai dengan kebutuhan
yang diharapkan, dan memberikan solusi atas suatu permasalahan yang timbul
dalam ruang lingkup tertentu.
b. Menerima file siap cetak, dan menyiapkan settingan pada mesin cetak,
mengatur settingan file sesuai bahan yang dicetak, mengoperasikan mesin
 Digital Printing, merawat dan menjaga kondisi mesin cetak, dan membantu
mengerjakan pekerjaan finishing jika diperlukan.

6. Operator Finishing
Operator Finishing merupakan seseorang yang bertanggung jawab dalam
menyelesaikan atau menyelesaikan proses produksi suatu barang atau produk.
Operator Finishing berperan dalam tahap akhir produksi, di mana produk yang
telah dibuat secara substansial selesai dan siap untuk dikirim ke pelanggan atau
dipasarkan. Berikut merupakan tugas dan wewenang Operator Finishing pada CV.
Hamim Group:

a. Mengoperasikan Mesin Finishing.

b. Melakukan check schedule size produksi yang akan di proses di mesin
Finishing.

c. Mengawasi proses produksi pada Mesin Finishing agar tidak terjadi kesalahan
proses pada mesin Finishing.

d. Monitor material atau bahan tambahan yang akan di gunakan pada mesin
Finishing untuk meminimalisir terjadinya kesalahan penggunaan bahan
tersebut.

e. Mengawasi mesin Finishing dari segi fungsi kerja, jika terjadi kerusakan agar
bisa di informasikan kepada pimpinan di mesin produksi dan kemudian akan
di infokan kepada Teknisi Mesin Produksi.

E. Analisis Sistem Yang Berjalan

<Deskripsi kerja analisa sistem adalah mengumpulkan dan menganalisis
data-data dari perusahaan yang bersangkutan untuk mengembangkan suatu
sistem informasi yang nantinya dapat di jadikan salah satu alternatif di dalam
penyempurnaan sistem yang sudah ada pada perusahaan tersebut= (Nurlaela,
dkk., 2020: 77)
Dalam memahami proses operasional sistem pada CV. Hamim Group,
penulis melakukan analisis sistem yang berjalan, yang bertujuan untuk
mengidentifikasi kendala dan kebutuhan pada perusahaan. Berikut adalah hasil
analisis sistem yang telah dilakukan penulis:

1. Aliran Informasi
Berikut merupakan aliran informasi yang sedang berjalan pada CV. Hamim Group:
a. Operator memeriksa stok ketersediaan barang.
b. Kemudian jika stok ketersediaan barang habis, operator membuat laporan stok
barang yang habis, jika tidak operator kembali mengecek ketersediaan barang.
c. Kemudian laporan ketersediaan barang diserahkan kepada pemilik untuk
memvalidasi.
d. Jika laporan valid, maka operator membeli stok barang tersebut, jika tidak
operator kembali mengecek laporan ketersediaan barang yang habis.
e. Kemudian setelah valid operator membeli stok ketersediaan barang dan
operator membuat laporan barang yang dibeli.
f. Kemudian laporan ketersediaan barang masuk diserahkan kepada pemilik.
g. Kemudian pemilik memeriksa stok barang yang sudah dibeli.
h. Jika sesuai dan stok barang tersedia, kemudian operator mendistribusikan
kembali stok barang tersebut, jika tidak operator mengecek laporan barang
yang di beli.
Dengan aliran informasi yang di dapat diharapkan Perusahaan CV. Hamim
Group dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi. dengan
akses yang luas ke data dan informasi relevan. Aliran informasi CV. Hamim Group
terdapat di flowchart pada Gambar berikut:
2. Flowchart
Berikut merupakan aliran diagram dalam bentuk Flowchart untuk sistem
pengolahan data ketersediaan stok barang pada CV. Hamim Group.
 SISTEM YANG BERJALAN PADA CV. HAMIM GROUP

Operator Pemilik

Mulai
Laporan ketersediaan
stok barang

Memeriksa stok
ketersediaan
barang

Tidak Memvalidasi
Laporan

Jika stok ketersediaan

barang habis

Ya Tidak Valid

Membuat laporan
stok barang yang
habis

Ya

Laporan ketersediaan
stok barang

Membeli stok
barang yang habis
Laporan barang masuk

Membuat laporan
barang yang dibeli

Memeriksa stok
barang yang
sudah dibeli
Laporan barang masuk

Tidak
Valid

Stok Tersedia Ya

Mendistribusikan
kembali

Selesai

Gambar 20. Flowchart CV. Hamim Group. (Sumber: Penulis, 2024)

3. Kendala sistem yang berjalan
a. Rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kesalahan dalam mencatat jumlah
barang, penempatan barang, atau pencatatan data yang salah. Hal ini dapat
mengakibatkan ketidaksesuaian antara catatan inventory dan ketersediaan
barang pada CV. Hamim Group.
b. Risiko kehilangan data inventory lebih tinggi pada sistem manual karena
catatan sering kali disimpan dalam bentuk fisik yaitu pada buku besar.
Kerusakan, kehilangan data dapat mengakibatkan kehilangan informasi penting
tentang inventory di CV, Hamim Group.
c. Dalam sistem manual CV. Hamim Group, dimana mencari dan mengakses
informasi inventory tertentu bisa menjadi sulit, terutama jika catatan tersebar
atau tidak teratur. Hal ini dapat mengganggu proses operasional dan
memperlambat respons terhadap permintaan pelanggan atau kebutuhan
internal.
4. Kebutuhan Sistem
Sistem yang dibutuhkan untuk pengolahan data inventory barang pada CV.
Hamim Group yaitu:
a. Mengelola data inventory secara akurat dan efisien beserta informasi
menegenai stok, tanggal barang masuk dan tanggal barang habis.
b. memungkinkan pengelolaan data yang lebih terpadu. Semua informasi
inventory tersedia dalam satu sistem yang terpusat, sehingga dapat mengakses
dengan mudah dan cepat terkait informasi yang diperlukan.
c. Menghasilkan laporan terkait ketersediaan stok barang, termasuk penambahan
stok dan pengeluaran stok.
d. Memastikan keberlanjutan ketersediaan barang yang cukup untuk proses
operasional pada percetakan CV. Hamim Group
5. Analisis Dokumen
Berdasarkan flowchart yang telah dibuat oleh penulis, maka terdapat
beberapa dokumen yang digunakan oleh penulis sebagai berikut:
a. Dokumen Stok Ketersediaan Barang
Dokumen stok ketersediaan barang merupakan dokumen yang akan
diberikan kepada pemilik sebagai laporan untuk mengetahui stok ketersediaan
barang, berikut adalah tabelnya:
 Tabel 1. Dokumen stok ketersediaan barang
No Nama Keterangan
1 Nama Dokumen Stok ketersediaan barang
2 Tujuan Pemilik
3 Sumber Operator
4 Kegunaan Untuk mengetahui stok ketersediaan barang
5 Isi Nama Barang, Jumlah stok barang
(Penulis, 2024)

b. Dokumen Barang Masuk

Dokumen laporan barang masuk merupakan dokumen yang akan
diberikan kepada pemilik sebagai laporan untuk mengetahui stok barang yang
masuk, berikut adalah tabelnya:
Tabel 2. Dokumen Barang Masuk
No Nama Keterangan
1 Nama Dokumen Stok Barang Masuk
2 Tujuan Pemilik
3 Sumber Operator
4 Kegunaan Untuk mengetahui stok barang masuk
5 Isi Nama Barang, Jumlah stok barang
(Penulis, 2024)