01_Initiating

1. Project_Charter.docx
2. Stakeholder_Register.xlsx
3. Business_Case.docx
4. Kickoff_Minutes.docx
→ Total: 4

02_Planning
5. Scope_Statement.docx
6. Project_Schedule.xlsx
7. Budget_Estimate.xlsx
8. Quality_Management_Plan.docx
9. Resource_Plan.xlsx
10. Communication_Plan.docx
11. Risk_Register.xlsx ✅
12. Procurement_Plan.docx
13. Stakeholder_Engagement_Plan.docx
14. Change_Management_Plan.docx
→ Total: 10

03_Executing

15. Team_Assignment_List.xlsx

16. Work_Log.xlsx

17. Purchase_Order.docx

18. QA_Report.docx

19. Meeting_Notes.docx

20. [Link]

21. Issue_Log.xlsx

22. Change_Request_Form.docx
→ Total: 8

04_Monitoring_and_Controlling

23. Performance_Report.docx ✅

24. EVM_Tracking.xlsx

25. Risk_Issue_Log.xlsx

26. QC_Checklist.xlsx

27. Scope_Change_Log.xlsx

28. Variance_Analysis.xlsx

29. Feedback_Form.docx

30. Audit_Report.docx
→ Total: 8
05_Closing

31. Project_Closure_Report.docx

32. [Link] ✅

33. Lessons_Learned.docx

34. Final_Approval_Form.docx
→ Total: 4

06_Reference_ands

35. [Link]

36. [Link]

37. [Link]

38. [Link]

39. [Link]

40. Form_Request.docx

41. Form_Checklist.xlsx
→ Total: 7
👥 RESOURCE MANAGEMENT PLAN

Nama Proyek:
Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center — Kementerian ATR/BPN Tahun 2025

Disusun Oleh:

Project Management Office (PMO)

Tanggal:

02 Januari 2025

1. Tujuan Dokumen

Dokumen Resource Management Plan ini menjelaskan bagaimana sumber daya manusia, perangkat, dan fasilitas dikelola sepanjang sik

2. Tujuan Pengelolaan Sumber Daya

1. Menjamin ketersediaan sumber daya tepat waktu dan sesuai kompetensi.

2. Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya untuk efisiensi biaya dan waktu.

3. Meningkatkan kolaborasi antara tim internal dan vendor.

4. Menjaga keseimbangan beban kerja dan kinerja tim proyek.

3. Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi proyek:

Project Sponsor
│
└── Project Manager
├── PMO / QA
├── Team Leader DC
├── Team Leader DRC
├── Network Engineer
├── System Engineer
├── Storage Engineer
└── Administrator / Support
4. Daftar Sumber Daya Manusia Proyek

Peran di Tanggung Alokasi Keteranga

No Nama Jabatan
Proyek Jawab (%) n
Mengelola
Pengarah jadwal,
.................... Project
1 utama biaya, 100% Full-time
................ Manager
proyek risiko, dan
stakeholder
Mengawasi
.................... Team Koordinator kegiatan
2 80% Part-time
................ Leader DC teknis DC pemeliharaa
n DC
Memastikan
.................... Team Koordinator kesiapan
3 80% Part-time
................ Leader DRC teknis DRC dan uji
failover DRC
Monitoring
Pelaksana dan
.................... Network
4 teknis konfigurasi 100% Onsite
................ Engineer
jaringan jaringan
DC/DRC
Patching,
Pelaksana
.................... System monitoring
5 teknis 100% Onsite
................ Engineer sistem,
server
backup
Menangani
Pelaksana
.................... Storage SAN, NAS,
6 teknis 100% Onsite
................ Engineer backup dan
storage
restore
Dokumenta
.................... Administrat Dukungan si dan
7 100% Offsite
................ or administrasi laporan
kegiatan

5. Sumber Daya Non-Manusia

Jenis Durasi
Penanggu
No Sumber Deskripsi Lokasi Pengguna
ng Jawab
Daya an
Perangkat
Server & Sepanjang Team
1 utama DC DC/DRC Site
Storage proyek Leader
dan DRC
Switch,
Network Sepanjang Network
2 router, DC/DRC Site
Device proyek Engineer
firewall
Zabbix,
Monitoring Onsite/ Sepanjang
3 PRTG, PMO
Tools Remote proyek
Grafana
Laptop,
Ruang Kerja Selama Admin
4 meja kerja, Onsite
& Peralatan kontrak Support
akses VPN

6. Rencana Pelibatan Tim (Team Engagement Plan)

1. Rapat koordinasi harian teknis (daily meeting, 15 menit).

2. Rapat mingguan proyek untuk update status, risiko, dan kendala.

 3. Evaluasi kinerja bulanan oleh PMO dan Sponsor.

4. Kegiatan team-building setiap triwulan untuk menjaga motivasi.

7. Pelatihan & Pengembangan

Jenis
No Peserta Tujuan Waktu
Pelatihan
Refreshmen
Standarisasi
t SOP Semua tim
1 pelaksanaa Awal proyek
Pemeliharaa teknis
n kerja
n DC/DRC
Meningkatk
Workshop IT an
2 Security Semua tim kepatuhan Bulan ke-2
Awareness keamanan
data
Peningkatan
Uji Simulasi
kompetensi Setiap 3
3 Failover Tim DRC
pemulihan bulan
DRC
bencana

8. Strategi Pengelolaan Konflik

Konflik teknis: diselesaikan oleh Team Leader dengan arahan PM.

Konflik waktu/penjadwalan: diselesaikan melalui koordinasi PMO.

Konflik personal: difasilitasi oleh PM dan HR/penyedia SDM.

9. Rencana Evaluasi Kinerja

Kinerja setiap anggota tim dievaluasi berdasarkan:

1. Ketepatan waktu penyelesaian tugas.

2. Kepatuhan terhadap prosedur mutu dan keamanan.

3. Respons terhadap insiden dan komunikasi tim.

4. Kontribusi terhadap peningkatan efisiensi sistem.

Hasil evaluasi dicatat dalam Performance Review Log.

10. Persetujuan

Tanda
Nama Jabatan Tanggal
Tangan
.................... Project
................
................ Manager
.................... Project
................
................ Sponsor
.................... HR / Vendor
................
................ Manager

Apakah kamu ingin saya lanjutkan dengan Risk Management Plan setelah ini (biar satu set lengkap bagian planning)?
Atau mau sekalian saya buatkan Resource Histogram (Excel) untuk file pendukung
dan fasilitas dikelola sepanjang siklus hidup proyek Pemeliharaan DC & DRC, termasuk peran, tanggung jawab, serta strategi pelibatan tim dan mitra
agian planning)?
rta strategi pelibatan tim dan mitra kerja.
🧾 QUALITY MANAGEMENT PLAN

Nama Proyek:

Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center — Kementerian ATR/BPN Tahun 2025

Disusun Oleh:

Project Management Office (PMO)

Tanggal:

02 Januari 2025

1. Tujuan Dokumen

Rencana Manajemen Mutu ini menjelaskan kebijakan, prosedur, standar, dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa hasil proyek Peme

2. Sasaran Kualitas

Tujuan pengelolaan kualitas dalam proyek ini meliputi:

1. Menjamin ketersediaan Data Center dan DRC minimal 99,5% uptime selama masa pemeliharaan.

2. Memastikan seluruh kegiatan pemeliharaan terdokumentasi sesuai SOP.

3. Menjamin hasil pekerjaan lolos Uji Fungsi (Functional Test) dan Uji Failover (DR Test) tanpa temuan kritikal.

4. Memastikan tindak lanjut dari audit internal maupun eksternal terselesaikan ≤ 14 hari kerja.

3. Standar dan Acuan Kualitas

Rencana mutu ini mengacu pada standar berikut:

PMBOK® Guide – Project Quality Management (Plan, Manage, Control Quality)

ISO 9001:2015 — Quality Management System

ISO/IEC 20000 — IT Service Management

ISO/IEC 27001 — Information Security Management System

Kebijakan Mutu dan Prosedur Operasional ATR/BPN

4. Peran dan Tanggung Jawab

Tanggung
Peran Jawab
Utama
Memastikan
penerapan
Project
kebijakan
Manager
mutu dalam
(PM)
seluruh fase
proyek
Melakukan
Quality audit dan
Assurance verifikasi
(QA) terhadap
hasil kerja
Memastikan
teknisi
Team
menjalanka
Leader
n SOP dan
DC/DRC
checklist
mutu
Melakukan
PMO / review
Auditor berkala dan
Internal laporan
kualitas
Menyediaka
n layanan
Vendor /
sesuai
Mitra
standar SLA
Teknis
yang
disetujui

5. Proses Pengelolaan Mutu

Tahap Aktivitas Output

Identifikasi
Perencana
standar
an Mutu
mutu, Quality
(Plan
kriteria Checklist,
Quality
penerimaan SLA Matrix
Manageme
, dan
nt)
checklist
Audit
Manajeme internal,
n Mutu review hasil QA Report,
(Manage pekerjaan, Test Record
Quality) uji performa
DC/DRC
Validasi
hasil
Pengendali QC Report,
pekerjaan,
an Mutu NCR (Non-
analisis
(Control Conformanc
deviasi, dan
Quality) e Report)
tindakan
korektif

6. Alat dan Teknik Kualitas

Beberapa alat yang digunakan dalam pengelolaan mutu:

Checklist Kualitas (per komponen DC/DRC)

Control Chart (pemantauan KPI uptime dan response time)

Pareto Chart (identifikasi akar masalah utama)

Ishikawa Diagram (analisis penyebab deviasi kualitas)

Audit Checklist Form

7. Quality Metrics

Frekuensi
Metode
No Parameter Target Pengukura PIC
Verifikasi
n
Monitoring
Uptime Tools
1 ≥ 99.5% Bulanan Team DC
Sistem DC (Zabbix /
PRTG)
Uptime Log DRC
2 ≥ 99.5% Bulanan Team DRC
Sistem DRC Monitoring
Respon Ticketing
3 ≤ 30 menit Harian NOC
Incident System
Ticket
Penyelesaia ≤ 8 jam
4 Harian NOC Closure
n Incident kerja
Report
Laporan
Audit ≥ 1x per
5 Bulanan QA Audit
Kualitas bulan
Internal

8. Pengendalian Perubahan Mutu

Perubahan terhadap standar mutu, metrik, atau prosedur hanya dapat dilakukan melalui mekanisme Change Request yang disetujui oleh:

Project Manager

Quality Assurance Lead

Project Sponsor

Semua perubahan didokumentasikan dalam Quality Change Log.

9. Kriteria Penerimaan (Acceptance Criteria)

Kriteria
Deliverabl Penanggu
Penerimaa
e ng Jawab
n
Laporan Tidak ada
Pemeliharaa deviasi SLA PMO
n Bulanan kritikal
 Sistem
berfungsi
sesuai
Hasil Uji QA / DRC
desain
Failover Team
dalam
waktu ≤ 10
menit
Semua
temuan
Audit Mutu
minor PM / QA
Internal
ditindaklanj
uti ≤ 14 hari
Lengkap,
valid, dan
Dokumenta ditandatang
PMO
si Proyek ani oleh
semua
pihak

10. Persetujuan

Tanda
Nama Jabatan Tanggal
Tangan
.................... Project
................
................ Manager
Quality
....................
Assurance ................
................
Lead
.................... Project
................
................ Sponsor
mastikan bahwa hasil proyek Pemeliharaan DC & DRC memenuhi kebutuhan pengguna serta sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam Scope

emuan kritikal.
ange Request yang disetujui oleh:
ratan yang ditetapkan dalam Scope Statement dan Service Level Agreement (SLA).
💰 BUDGET ESTIMATE

Nama Proyek:

Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center — Kementerian ATR/BPN Tahun 2025

Disusun Oleh:

Project Management Office (PMO)

Tanggal:

02 Januari 2025

1. Tujuan Dokumen

Dokumen Budget Estimate ini disusun untuk memperkirakan total biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek Pemeliharaan Data

2. Dasar Penyusunan Estimasi Biaya

Estimasi biaya ini disusun berdasarkan:

Work Breakdown Structure (WBS) proyek

Data historis proyek pemeliharaan sebelumnya

Harga satuan terkini (vendor / kontrak eksisting)

Kebijakan mark-up dan overhead sesuai ketentuan Kementerian ATR/BPN

Ketentuan dalam PMBOK® – Project Cost Management

3. Metodologi Estimasi

Metode estimasi yang digunakan:

1. Bottom-Up Estimating — menghitung biaya dari setiap aktivitas terkecil.

2. Analogous Estimating — membandingkan dengan proyek sejenis tahun sebelumnya.

3. Three-Point Estimating (P, M, O) bila diperlukan untuk ketidakpastian tinggi.

4. Struktur Estimasi Biaya (Project Cost Breakdown)

Harga
Komponen Keteranga
No WBS ID Jenis Biaya Satuan Volume Satuan Total (Rp)
/ Aktivitas n
(Rp)
Kickoff
Personel
Inisiasi & meeting &
1 1.1 (PM, Admin, Paket 1 25.000.000 25.000.000
Kickoff koordinasi
Konsultan)
awal
Penyusunan Project Plan,
Dokumen Scope,
2 2.1 Personel Paket 1 40.000.000 40.000.000
Perencanaa Schedule,
n Risk
Monitoring,
Pemeliharaa Operasional 180.000.00 patching,
3 3.1 Bulan 6 30.000.000
n DC & Teknisi 0 hardware
check
Testing,
Pemeliharaa Operasional 150.000.00 backup,
4 3.2 Bulan 6 25.000.000
n DRC & Teknisi 0 failover
validation
HDD, UPS
Pengadaan
Battery,
5 3.3 Spare Part Material Lot 1 50.000.000 50.000.000
kabel,
Minor
router kecil
Review
Audit & Konsultan /
6 4.1 Bulan 6 10.000.000 60.000.000 performa
Monitoring PMO
dan risiko
Dokumenta
si, serah
Penutupan Personel &
7 5.1 Paket 1 15.000.000 15.000.000 terima,
Proyek Administrasi
laporan
akhir

5. Cadangan (Contingency Reserve)

Jenis Keteranga
Persentase Nilai (Rp)
Cadangan n
Untuk risiko
Contingency
5% 26.000.000 yang
Reserve
diketahui
Untuk risiko
Managemen
5% 26.000.000 yang tidak
t Reserve
terduga

6. Rekapitulasi Estimasi Biaya

Komponen Nilai (Rp)

Total Biaya 520.000.00
Langsung 0
Contingency
Reserve 26.000.000
(5%)
Managemen
t Reserve 26.000.000
(5%)
TOTAL
ANGGARA 572.000.0
N PROYEK 00
(ESTIMASI)

7. Asumsi dan Keterbatasan

 Seluruh harga adalah estimasi berdasarkan nilai pasar per Januari 2025.

Belum termasuk PPN 11%.

Jika terjadi perubahan ruang lingkup, estimasi akan disesuaikan melalui proses Change Control.

8. Persetujuan

Tanda
Nama Jabatan Tanggal
Tangan
.................... Project
................
................ Manager
.................... Project
................
................ Sponsor
Finance
....................
Representat ................
................
ive
anaan proyek Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center (DC & DRC). Estimasi biaya mencakup seluruh komponen sumber daya man
eluruh komponen sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, dan operasional sesuai ruang lingkup proyek.
PROJECT SCHEDULE

Nama Proyek:

Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center — Kementerian ATR/BPN Tahun 2025

Disusun Oleh:

Project Management Office (PMO)

Tanggal:

02 Januari 2025

1. Tujuan Dokumen

Dokumen ini berfungsi sebagai acuan jadwal resmi untuk seluruh kegiatan proyek Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Cen
Project Schedule ini menjadi bagian dari Project Management Plan dan berfungsi sebagai Schedule Baseline untuk memantau kemajua

2. Dasar Penyusunan

Penyusunan jadwal proyek ini mengacu pada:

Work Breakdown Structure (WBS) proyek

Durasi realistis tiap aktivitas

Ketergantungan antaraktivitas (dependencies)

Ketersediaan sumber daya manusia dan aset proyek

Hasil rapat perencanaan awal (kick-off meeting)

3. Prinsip Pengelolaan Jadwal

1. Setiap aktivitas memiliki tanggal mulai dan selesai yang jelas.

2. Perubahan terhadap jadwal hanya dilakukan melalui proses Integrated Change Control.

3. Setiap update harus dilaporkan dalam rapat Monitoring & Controlling mingguan.

4. Versi baseline disimpan secara terpisah dari versi aktual agar mudah dibandingkan.
4. Jadwal Kegiatan Proyek

Nama Deskripsi Durasi Tanggal Tanggal Ketergantu

No WBS ID PIC
Aktivitas Aktivitas (hari) Mulai Selesai ngan
Persiapan
dokumen
Inisiasi
1 1 charter, 5 2-Jan-25 6-Jan-25 PM -
Proyek
identifikasi
stakeholder

Penyusunan
Rencana
Manajemen
2 2 Perencanaan Proyek 10 7-Jan-25 17-Jan-25 PMO 1
(Scope,
Schedule,
Cost, Risk)

Pelaksanaa
n kegiatan
pemeliharaa Team
3 3 Eksekusi 90 20-Jan-25 19-Apr-25 2
n DC & DRC Leader
sesuai
rencana
Pengawasan
, evaluasi
Monitoring &
4 4 performa, 90 20-Jan-25 19-Apr-25 PMO 3
Controlling
dan mitigasi
risiko
Finalisasi
laporan,
serah
5 5 Penutupan terima hasil, 7 21-Apr-25 29-Apr-25 PM 4
dan
evaluasi
akhir

5. Milestone Proyek

No Milestone Tanggal Deskripsi

Dokumen
Project Charter
1 Charter 6-Jan-25 disetujui
Disetujui oleh
Sponsor
Semua
baseline
Rencana
(Scope,
2 Proyek 17-Jan-25
Schedule,
Disahkan
Cost)
disetujui
Aktivitas
Eksekusi pemeliharaa
3 20-Jan-25
Dimulai n DC & DRC
dimulai
Review Evaluasi
4 Tengah 10-Mar-25 progres
Proyek proyek
Proyek
selesai dan
Serah
5 29-Apr-25 diserahkan
Terima Final
ke
pengguna
6. Baseline & Tracking

Tanggal Disetujui Keteranga

Versi
Penetapan Oleh n
Project Versi awal
1 2-Jan-25
Sponsor baseline
(jika ada
1.1
revisi)

7. Catatan Tambahan

...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
enter & Disaster Recovery Center (DC & DRC).
aseline untuk memantau kemajuan proyek secara berkala.
Scope Statement Template

Nama Proyek:
Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center — Kementerian ATR/BPN Tahun 2025
Tanggal Dokumen:

..................................................

Disusun oleh:

..................................................

1. Tujuan Proyek

Tujuan utama proyek ini adalah untuk memastikan keberlangsungan operasional infrastruktur Data Center (DC) dan Disaster Recovery Cent

2. Latar Belakang

Kementerian ATR/BPN mengoperasikan Data Center dan DRC sebagai fasilitas utama penyimpanan dan pemulihan data layanan pertanahan

3. Cakupan Pekerjaan (In Scope)

Proyek ini mencakup, namun tidak terbatas pada, aktivitas berikut:

1. Pemeliharaan sistem kelistrikan (UPS, genset, panel distribusi, dan grounding).

2. Pemeliharaan sistem pendingin (CRAC/PAC, sistem exhaust, airflow management).

3. Pemeliharaan jaringan dan perangkat komunikasi antar DC & DRC.

4. Backup dan restore data periodik sesuai jadwal operasional.

5. Pengujian dan simulasi failover DRC berkala.

6. Pemantauan sistem (24×7 monitoring) dan pembuatan laporan performa infrastruktur.

7. Penanganan insiden dan dukungan teknis terkait infrastruktur DC & DRC.

8. Pelaporan bulanan, triwulan, dan tahunan kepada Kementerian ATR/BPN.

4. Pekerjaan di Luar Cakupan (Out of Scope)

 1. Pengembangan aplikasi baru atau perubahan arsitektur sistem.

2. Peningkatan kapasitas besar (major upgrade) di luar pemeliharaan.

3. Aktivitas migrasi data ke sistem non-ATR/BPN.

4. Pengadaan perangkat keras atau lisensi baru (di luar kebutuhan pemeliharaan).

5. Deliverables Utama

Deliverabl Frekuensi /
No Deskripsi
e Target
Berisi hasil
Laporan pemeriksaa
1 Pemeliharaa n dan Bulanan
n Preventif tindakan
preventif
Laporan Dokumenta
Sesuai
2 Pemeliharaa si perbaikan
kejadian
n Korektif insiden
Laporan Rekap hasil
3 Backup & backup dan Mingguan
Restore uji restore
Hasil
simulasi
Laporan Uji
4 failover dan Triwulanan
DRC
recovery
test
Ringkasan
seluruh
Laporan aktivitas
5 Akhir tahun
Akhir Proyek dan
rekomendas
i

6. Kriteria Keberhasilan (Success Criteria)

Semua sistem DC & DRC berfungsi optimal tanpa downtime lebih dari ambang batas SLA.

Tidak ada kehilangan data permanen selama periode proyek.

Laporan pemeliharaan dan monitoring diserahkan tepat waktu dan lengkap.

Hasil audit menunjukkan kepatuhan terhadap standar keamanan dan operasional.

7. Asumsi Proyek

Akses penuh ke fasilitas DC & DRC diberikan sesuai jadwal kerja.

Semua vendor pendukung (kelistrikan, pendingin, jaringan) siap bekerja sama.

Data dan konfigurasi sistem tersedia dan terdokumentasi.

 Jadwal pemeliharaan disetujui oleh pihak ATR/BPN dan tidak mengganggu operasional utama.

8. Batasan Proyek

Jadwal kerja dibatasi 8 jam per hari, kecuali kegiatan darurat.

Pekerjaan dilakukan sesuai peraturan keamanan data dan akses fasilitas.

Anggaran proyek telah ditetapkan dan tidak mencakup pembelian aset baru.

9. Risiko Awal

No Risiko Dampak Mitigasi PIC

Gangguan Jadwalkan
Gangguan
daya saat pemeliharaa Tim
1 operasional
pemeliharaa n di waktu Infrastruktur
DC
n low-load
Keterlambat Sediakan
an Penundaan stok
2 Tim Logistik
pengiriman kegiatan cadangan
spare part utama
Kesalahan Lakukan
Potensi
konfigurasi verifikasi
3 kehilangan Tim DRC
sistem dan uji
data
backup restore rutin

10. Persetujuan

Dokumen ini telah ditinjau dan disetujui oleh pihak-pihak berikut:

Tanda
Nama Jabatan Tanggal
Tangan
Project
Manager
Perwakilan
ATR/BPN
QA / Audit

📎 Dokumen Referensi:

Project Charter

Risk Register

Stakeholder Register
er (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC) Kementerian ATR/BPN melalui kegiatan pemeliharaan preventif, korektif, dan pengujian berkala terhadap se

pemulihan data layanan pertanahan nasional. Agar sistem tetap andal, aman, dan sesuai standar kinerja, diperlukan kegiatan pemeliharaan rutin yang m
 dan pengujian berkala terhadap seluruh komponen infrastruktur, termasuk sistem kelistrikan, pendingin, jaringan, keamanan, serta layanan cadangan d

kegiatan pemeliharaan rutin yang mencakup pemantauan, inspeksi, perbaikan, serta pelaporan kondisi infrastruktur secara periodik.
amanan, serta layanan cadangan data (backup & restore).

ecara periodik.
Kickoff Meeting Minutes Template

Proyek:

Pemeliharaan Data Center & Disaster Recovery Center — Kementerian ATR/BPN Tahun 2025

Tanggal Pertemuan:

..................................................

Waktu:

..................................................

Tempat / Platform:

(Contoh: Ruang Rapat DC Lantai 3 / Zoom Meeting)

Fasilitator:

..................................................

Pencatat Notulen:

..................................................

1. Tujuan Pertemuan

Menetapkan pemahaman bersama antara seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) terkait ruang lingkup, jadwal, peran, dan tanggung

2. Daftar Hadir

Instansi / Peran di Tanda

No Nama Jabatan
Unit Proyek Tangan
1
2
3

3. Agenda Rapat

1. Pembukaan dan perkenalan peserta

2. Penyampaian tujuan dan ruang lingkup proyek

3. Penjelasan struktur organisasi proyek

 4. Penjadwalan kegiatan utama

5. Pembahasan mekanisme komunikasi dan pelaporan

6. Identifikasi risiko awal dan rencana mitigasi

7. Tindak lanjut dan penutupan

4. Ringkasan Pembahasan

Topik Hasil
Target
No Pembahas Diskusi / PIC
Waktu
an Keputusan
1
2
3

5. Keputusan dan Tindak Lanjut

Keputusan Penanggu
No Deadline
/ Aksi ng Jawab
1
2

6. Risiko atau Isu yang Ditemukan

Deskripsi Rencana
No Dampak PIC
Risiko / Isu Mitigasi
1

7. Catatan Tambahan

...........................................................................................................................
...........................................................................................................................

8. Penutup

Rapat kickoff proyek ini diakhiri pada pukul ........ dengan kesepakatan bahwa seluruh peserta telah memahami tujuan, ruang lingkup, jadwa

9. Tanda Tangan Peserta

Tanda
No Nama Jabatan
Tangan
1
 2
3

📎 Dokumen Referensi:

Project Charter

Scope Statement

Stakeholder Register
gkup, jadwal, peran, dan tanggung jawab proyek Pemeliharaan Data Center dan Disaster Recovery Center sebelum pelaksanaan dimulai.
mahami tujuan, ruang lingkup, jadwal, serta tanggung jawab masing-masing pihak dalam pelaksanaan proyek.
elum pelaksanaan dimulai.
Business Case – Proyek Pemeliharaan Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC) Kementerian ATR/BPN Tahun 20

1. Executive Summary

Proyek Pemeliharaan DC dan DRC Kementerian ATR/BPN bertujuan memastikan layanan infrastruktur teknologi informasi tetap andal, aman
Melalui proyek ini, sistem kritikal yang mendukung layanan pertanahan dan tata ruang nasional akan dipelihara agar ketersediaan (availabi

Proyek ini mendukung strategi transformasi digital Kementerian ATR/BPN dengan menjaga operasional pusat data dan sistem cadangan aga

2. Problem / Opportunity Statement

Infrastruktur DC & DRC ATR/BPN mengalami degradasi performa karena usia perangkat dan beban layanan yang meningkat.
Tanpa pemeliharaan yang terencana, terdapat risiko downtime yang dapat mengganggu pelayanan publik serta pelaksanaan kebijakan satu

Proyek ini merupakan peluang untuk memperkuat keandalan sistem dan meningkatkan efisiensi operasional melalui pemeliharaan preventi

3. Strategic Alignment

Sasaran
Keterkaita
Strategis
n Proyek
ATR/BPN
Pemeliharaa
n DC/DRC
Digitalisasi
memastikan
layanan
layanan
pertanahan
daring tetap
nasional
beroperasi
24/7

Peningkatan Menjamin
efisiensi dan stabilitas
keamanan dan
infrastruktur keamanan
TI data kritikal
Memenuhi
Implementa standar
si Tata ISO/IEC
Kelola TI 20000 dan
Pemerintah ITIL dalam
layanan TI

4. Options Analysis

Kekuranga Rekomend
Opsi Deskripsi Kelebihan
n asi
Opsi 1: Risiko
Tidak Tidak ada downtime
melakukan tindakan Tanpa biaya tinggi, ❌ Tidak
apa pun pemeliharaa tambahan layanan disarankan
(Do n bisa
Nothing) terganggu
Opsi 2:
Dilakukan
Pemelihar Keterbatasa
dengan
aan Kontrol n SDM dan ❌ Tidak
SDM
internal penuh keahlian efisien
ATR/BPN
sepenuhny teknis
Opsi 3: sendiri
a
Pemelihar
aan
Efisien, ahli
melalui Kontrak
teknis Biaya ✅
penyedia pemeliharaa
tersedia, tambahan Direkomend
jasa n dengan
SLA kontrak asikan
profesiona vendor
terjamin
l
(Outsourci
ng)

5. Expected Benefits

Indikator
Jenis
Deskripsi Keberhasil
Benefit
an
Ketersediaa
Laporan
n sistem
Kuantitatif uptime
minimal
bulanan
99,5%
Kepuasan
Hasil survei
pengguna
Kualitatif kepuasan
layanan
pengguna TI
meningkat
Operasional
layanan
Laporan
Organisasi berjalan
kinerja TI
onal tanpa
bulanan
gangguan
besar

6. Cost Estimate

Estimasi total biaya proyek: Rp 3,5 miliar, mencakup:

Biaya tenaga ahli dan teknisi

Suku cadang, lisensi, dan bahan habis pakai

Pemantauan dan pelaporan bulanan

Perhitungan didasarkan pada harga pasar dan pengalaman proyek serupa sebelumnya.

7. Risk Assessment

Risiko Dampak Mitigasi

Penundaan Pengadaan
Keterlambat
jadwal dini &
an suplai
pemeliharaa vendor
perangkat
n cadangan
Kegagalan Backup aktif
sistem saat Downtime & jadwal
pemeliharaa sementara pemeliharaa
n n off-peak
Penjadwala
Keterbatasa Gangguan
n shift &
n SDM pelaksanaa
pelatihan
teknis n
singkat
Perubahan
Penyesuaia Evaluasi
kebutuhan
n kontrak triwulanan
operasional
Prosedur
Force Gangguan
pemulihan
majeure besar
DRC aktif

8. Implementation Approach

Tahapan utama pelaksanaan proyek:

1. Perencanaan dan Persiapan Teknis

2. Inventarisasi dan Baseline Kondisi DC/DRC

3. Pelaksanaan Pemeliharaan Preventif & Korektif

4. Pelaporan dan Review Bulanan (SLA & KPI)

5. Evaluasi Akhir dan Handover

9. Performance Metrics (KPI)

Frekuensi
KPI Target
Evaluasi
Ketersediaa
≥ 99.5% Bulanan
n sistem
Waktu
pemulihan ≤ 2 jam Bulanan
insiden
Jumlah
insiden 0 Bulanan
kritis
Kepuasan
≥ 85% Triwulanan
pengguna
Ketepatan
waktu 100% Bulanan
laporan

10. Assumptions and Constraints

Jenis Deskripsi
 Infrastruktur
DC/DRC
dapat
diakses
sesuai
jadwal;
personel
Assumptio ATR/BPN
ns dan vendor
tersedia
untuk
koordinasi;
pasokan
suku
cadang
aman.

Anggaran
tetap (fixed
budget);
waktu
pelaksanaa
n maksimal
hingga
Constraint Desember
s 2024; ruang
lingkup
hanya
pemeliharaa
n, bukan
pengemban
gan sistem
baru.

11. Benefit Realization Plan

Cara
Waktu Penanggu
Benefit Pengukura
Evaluasi ng Jawab
n
Ketersedia Laporan
Koordinator
an Sistem uptime Setiap bulan
Teknis
≥ 99.5% sistem
Laporan
Pemelihar Verifikasi Project
Setiap bulan
aan Tepat PPK Manager
Waktu
Zero Catatan QA &
Akhir
Critical insiden Documentat
proyek
Incident operasional ion
Kepuasan
Survei Setiap
Pengguna QA Team
pengguna triwulan
≥ 85%

12. Recommendation

Berdasarkan analisis manfaat, risiko, dan kesesuaian strategis, opsi terbaik adalah Opsi 3: Pemeliharaan melalui penyedia jasa profes

13. Approval Section

 Tanda
Jabatan Nama Tangan /
Tanggal
Pejabat
Pembuat ……………… ………………
Komitmen … …
(PPK)
Project ……………… ………………
Manager … …
Koordinator ……………… ………………
Teknis … …
QA &
……………… ………………
Documentat
… …
ion Lead
Kementerian ATR/BPN Tahun 2024

knologi informasi tetap andal, aman, dan berkelanjutan.

pelihara agar ketersediaan (availability) dan keandalan (reliability) tetap terjaga di atas 99,5%.

usat data dan sistem cadangan agar siap menghadapi risiko gangguan dan bencana.

an yang meningkat.
ik serta pelaksanaan kebijakan satu data pertanahan.

onal melalui pemeliharaan preventif dan korektif.

an melalui penyedia jasa profesional dengan SLA yang disesuaikan dan pengawasan langsung dari tim ATR/BPN.
 Contact Category Interest /
Organizati
No Stakeholder Name Position / Role Informatio (Internal / Expectatio
on / Unit
n External) ns
Keberhasila
n proyek
Kementeria Pejabat Pembuat Komitmen
1 [Nama Pejabat PPK] [Email/Telp] Internal sesuai
n ATR/BPN (PPK)
kontrak &
SLA
Stabilitas
Pusdatin
2 [Nama Kepala Pusdatin] Pengarah Teknis [Email/Telp] Internal sistem DC &
ATR/BPN
DRC
Monitoring
[Nama Kabag IT harian
3 ATR/BPN Pengawas Teknis [Email/Telp] Internal
Infrastruktur] berjalan
lancar
Kepatuhan
BPK /
[Nama Auditor BPK / terhadap
4 Inspektorat Auditor [Email/Telp] External
Internal] aturan &
ATR/BPN
kontrak
Keberhasila
n proyek
[Perusahaan
5 [Nama Project Manager] Project Manager [Email/Telp] External sesuai
Penyedia]
ruang
lingkup
Panduan
[Perusahaan
6 [Nama Tim Teknis] Tim Teknis Pemeliharaan [Email/Telp] External kerja &
Penyedia]
jadwal jelas
Integrasi
[Nama Vendor Pendukung, Vendor sistem
7 Pihak Pendukung Infrastruktur [Email/Telp] External
jika ada] Mitra berjalan
baik
Layanan
[Nama Tim Helpdesk tetap aktif &
8 ATR/BPN Pengguna Internal [Email/Telp] Internal
ATR/BPN] cepat
tanggap
Layanan
[Nama Direktorat Terkait
9 ATR/BPN Pengguna Layanan [Email/Telp] Internal tidak
ATR/BPN]
terganggu
Keberhasila
[Nama Manajemen [Perusahaan n proyek &
10 Manajemen [Email/Telp] External
Penyedia] Penyedia] reputasi
perusahaan
 Communicati
Engageme Engageme Management Owner
Influence / Impact on on
nt Level nt Level Strategy / (Responsible
Power Project Requirement
(Current) (Desired) Action Plan Person)
s
Laporan Libatkan dalam
Sangat mingguan, review
Tinggi Supportive Leading Project Manager
Tinggi rapat deliverables dan
koordinasi approval

Informasikan
Bulanan / ad
Tinggi Tinggi Supportive Leading progres & hasil Project Manager
hoc meeting
uji failover

Ajak dalam
Update
Sedang Sedang Neutral Supportive verifikasi hasil Koordinator Teknis
mingguan
pemeliharaan

Saat audit / Siapkan bukti

QA &
Tinggi Sedang Neutral Supportive laporan audit & laporan
Documentation
semester detail

Pimpin
Harian &
Tinggi Tinggi Leading Leading koordinasi & PPK ATR/BPN
mingguan
kontrol tim

Daily meeting Pastikan

Sedang Tinggi Supportive Supportive & grup komunikasi Koordinator Teknis
koordinasi teknis terbuka
Koordinasi
Koordinasi
Sedang Sedang Neutral Supportive dengan PM dan Project Manager
sesuai jadwal
tim ATR/BPN

Saat insiden & Sediakan kanal

QA &
Rendah Sedang Neutral Supportive laporan pelaporan
Documentation
bulanan insiden cepat

Laporkan
Rendah Sedang Neutral Supportive Bulanan Project Manager
kinerja sistem

Laporan Monitor KPI dan

Tinggi Sedang Supportive Leading Project Manager
bulanan risiko proyek
 PROJECT CHARTER

Proyek Pemeliharaan Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC) Kementerian ATR/BPN Tahun 2024

1. Project Purpose / Justification

Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC) Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) merupak
Untuk menjaga ketersediaan layanan publik dan keamanan data nasional, diperlukan kegiatan pemeliharaan berkala dan pengelolaan
Proyek ini juga menjadi bagian dari komitmen ATR/BPN dalam mendukung program transformasi digital pemerintahan serta menjaga k

2. Project Objectives and Success Criteria

Kriteria
Tujuan
Keberhasilan (Success Criteria)
Menjamin ketUptime minimal 99.5% selama periode proyek
Melaksanakan100% kegiatan preventif sesuai jadwal bulanan
Menjaga keam
Tidak ada insiden keamanan data yang signifikan
MenyediakanSeluruh laporan diserahkan tepat waktu (≤5 hari kerja setelah periode pelaporan)

3. High-Level Requirements

Sistem monitoring harus berjalan 24x7 dengan notifikasi otomatis untuk setiap anomali.

Laporan kesehatan infrastruktur (server, network, storage) dikirimkan setiap minggu.

Uji failover DC–DRC dilakukan minimal dua kali selama periode proyek.

Prosedur backup dan recovery diverifikasi setiap bulan.

Semua kegiatan terdokumentasi dan dapat diaudit oleh ATR/BPN maupun BPK.

4. High-Level Project Description and Boundaries

In Scope

Pemeliharaan infrastruktur fisik dan virtual DC & DRC.

Pemeliharaan jaringan, server, storage, dan sistem keamanan.

Monitoring, analisis performa, dan pelaporan.

Pengujian failover dan validasi sistem pemulihan bencana.

Dukungan teknis insiden dan problem solving.

Out of Scope

Pengadaan perangkat baru di luar kontrak pemeliharaan.

Pengembangan aplikasi atau sistem baru.

Aktivitas migrasi besar atau perubahan arsitektur infrastruktur.

5. High-Level Risks

Risiko DampakStrategi Mitigasi

Gangguan pera
Downtime la Jadwal pemeliharaan preventif & sistem failover otomatis
KetidaksesuaiKeterlambatan
Penetapan timeline pelaporan & pengawasan oleh PM
Kegagalan koKoordinasi tidRapat koordinasi mingguan dan penggunaan kanal resmi komunikasi
Serangan keaGangguan datAudit keamanan berkala dan patch management rutin

6. Summary Milestone Schedule

MilestoneTarget Tanggal Output

Kick-Off Meet Jan-24 Berita Acara Kick-Off
Maintenance Jan–Jun 2024 Laporan Semester 1
Uji Failover Jul-24 Laporan Pengujian Failover
Maintenance Jul–Des 2024 Laporan Semester 2
Project Closi Des 2024 Laporan Akhir & Berita Acara Serah Terima

7. Summary Budget

Total anggaran proyek mengikuti kontrak yang telah disetujui antara penyedia dan ATR/BPN, mencakup:

Tenaga ahli (mandays)

Operasional dan dukungan lapangan

Administrasi, dokumentasi, dan pelaporan

Overhead & profit penyedia

(Catatan: rincian biaya detail terdapat dalam dokumen kontrak dan RAB proyek.)

8. Project Approval Requirements

Proyek dinyatakan berhasil apabila:

1. Semua deliverables diterima dan disetujui oleh PPK Kementerian ATR/BPN.

2. Seluruh kegiatan pemeliharaan terlaksana sesuai ruang lingkup dan jadwal.

3. Tidak terjadi insiden kritikal yang mengganggu layanan publik.

4. BAST (Berita Acara Serah Terima) proyek telah ditandatangani kedua pihak.

9. Project Manager and Authority

Project Manager: [Nama PM]

Organisasi: [Nama Perusahaan Penyedia]
Kewenangan:

Mengatur penugasan dan jadwal tim teknis.

Mengkoordinasikan kegiatan teknis dan administratif proyek.

Mengesahkan laporan periodik dan berkoordinasi dengan PPK.

Mengusulkan perubahan jadwal, ruang lingkup, atau sumber daya bila diperlukan.

10. Key Stakeholders

Stakeholder Peran Kepentingan

Kementerian Pengguna utaKetersediaan layanan pertanahan
PPK ATR/BPN Pemberi perse
Kepatuhan kontrak & kualitas hasil
Tim IT ATR/B Pengawas tekValidasi teknis & pelaporan
Penyedia LayPelaksana ke Keberhasilan implementasi proyek
Auditor InternPengawas ke Audit laporan dan hasil proyek

11. Project Authorization and Sign-off

Dengan disetujuinya Project Charter ini, proyek “Pemeliharaan Data Center dan Disaster Recovery Center Kementerian ATR/BPN Tahun 202

Nama Jabatan Instansi Tanggal Tanda Tangan

[Nama PejabaPPK / Kuasa Kementerian [Tanggal]
[Nama ProjecProject Mana [Nama Perusa[Tanggal]
BPN Tahun 2024

ahan Nasional (ATR/BPN) merupakan infrastruktur vital yang mendukung layanan pertanahan berbasis digital.
aan berkala dan pengelolaan sistem DC & DRC agar infrastruktur selalu dalam kondisi optimal, handal, dan aman.
pemerintahan serta menjaga kepatuhan terhadap standar keamanan dan tata kelola TI.
Kementerian ATR/BPN Tahun 2024” dinyatakan resmi dimulai dan Project Manager diberi kewenangan untuk melaksanakan seluruh kegiatan sesuai ruan
kan seluruh kegiatan sesuai ruang lingkup dan ketentuan yang berlaku.