MANAJEMEN PENGADAAN
Pertemuan-1 : Manajemen Pengadaan, Struktur dan Peran
Pengadaan
OUTLINE
Ø Tugas-tugas bagian pengadaan
Ø Peran bagian pengadaan dalam berkompetisi
Ø Prosedur pengadaan
Ø Pembelian rutin dan pembelian sistem tender dan lelang
Ø Faktor-faktor memilih supplier
Ø Cara meranking supplier
Ø Memilih supplier baru
Ø Mengelola hubungan dengan supplier
Ø Membina/mengembangkan kemampuan supplier
Ø Melibatkan supplier dalam pengambangan produk
Ø Manfaat e-procurement bagi perusahaan
1. Bagian Pengadaan
Tugas dari manajemen pengadaan adalah:
menyediakan input (barang dan jasa) yang dibutuhkan
dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam
perusahaan
Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan, jasa
konsultasi dan sebagainya)
Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang akan
dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel
Bagian Pengadaan (2)
Klasifikasi bagian pengadaan secara umum:
Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi
Capital equipment (mesin dan peralatan jangka
panjang lainnya)
Maintenance, repair and operating (MRO) supplies,
seperti suku cadang mesin dan sebagainya
Kegiatan pengadaan
• 1974, kegiatan pengadaan dianggap sebagai kegiatan
pendukung (menurut Amer)
• 1980-an, kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang
strategis
– Persaingan yang semakin ketat
– Ikut berperan dalam menciptakan inovasi produk dan
jasa (Carter, 2007)
• Keunggulan bagian pengadaan:
– Dari segi ongkos (40%-70% dari produk akhir)
– Kualitas produk (dari bahan baku dan komponen)
– Dari segi waktu (pemilihan supplier utk kirim barang)
Istilah Bagian Pengadaan
• Purchasing Management → Supply Management
• National Association of Purchasing Management
(NAPM) → Institute for Supply Management (ISM)
• International Federation of Puchasing and Materials
Management (IFPMM) → International Federation of
Purchasing and Supply Management (IFPSM)
2. Tugas-tugas Bagian Pengadaan
• Berdasarkan tujuan:
– Melakukan proses pembelian barang dan jasa
– Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang
murah, berkualitas dan terkirim tepat waktu
• Secara umum:
– Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
– Memilih supplier
– Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang
cocok
– Memelihara data item yang dibutuhkan dan data
supplier
– Melakukan proses pembelian
– Mengevaluasi kinerja supplier
3. Proses Pembelian
• Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender atau
pembelian rutin
• Proses pembelian rutin, berlaku untuk item-item
yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan
jangka panjang dengan perusahaan
• Proses pembelian tender (dan lelang), dilakukan
untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih
Pembelian Rutin
Supplier Bagian Gudang User Keuangan
Pengadaan
(1) Buat PR / MR
dan kirim ke
bagian pengadaan
(2) Buat PO dan
kirim ke Supplier.
Kirim copy ke
gudang, user dan
keuangan
(3) Kirim
konfirmasi bisa (4) Lakukan
tidaknya pesanan monitoring dan
dipenuhi. Kalau percepatan
bisa, kirim sesuai pengiriman bila (5) Terima barang
persetujuan perlu dan lakukan
inspeksi bersama
bagian kualitas
(6) Lakukan
pembayaran
Pembelian dengan Tender / Lelang
User mendefinisikan kebutuhan barang/ jasa
User mengkomunikasikan kebutuhan
tersebut ke bagian pengadaan
Bagian pengadaan dan user menentukan
model tender/ lelang dan kriteria pemilihan
supplier
Undang penawaran/ proposal (RFQ/
RFP)
Seleksi:
Tahap 1: lakukan seleksi awal berdasarkan aspek teknis
Tahap 2: evaluasi berdasarkan aspek finansial
Putuskan pemenang
Buat kontrak, buat dan kirim PO, monitor pengiriman
dan lakukan pembayaran
Keterangan
PR (Purchase Requisition) atau MR (Material
Requisition): dokumen permintaan pembelian
PO (Purchase Order) : dokumen pemesanan
RFQ (Request for Quotation) : dokumen penawaran
harga barang/jasa yang jelas spesifikasinya
RFP (Request for Proposal) : dokumen penawaran
harga barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya
4. Kriteria Pemilihan Supplier
Kriteria yang digunakan mencerminkan strategi
supply chain maupun karakteristik dari item yang
akan dipasok
Secara umum kriteria dasar antara lain, kualitas
barang yang ditawarkan, harga dan ketepatan waktu
pengiriman
Kriteria lain menurut Dickson (1966) berdasarkan
survey adalah sebagai berikut:
Kriteria Skor
Quality 3,5
Delivery 3,4
Performance history 3,0
Warranties and claim policies 2,8
Price 2,8
Technical capability 2,8
Financial position 2,5
Procedural compliance 2,5
Communication system 2,5
Reputation and position in industry 2,4
Desire for business 2,4
Management and organization 2,3
Operating controls 2,2
Repair services 2,2
Attitudes 2,1
Impression 2,1
Packaging ability 2,0
Labor relations record 2,0
Geographical location 1,9
Amount of past business 1,6
Training aids 1,5
5. Teknik Mengurutkan/Memilih
Supplier
• Salah satu metode yang digunakan dalam meranking
alternatif berdasarkan beberapa kriteria yang ada
adalah AHP (Analytical Hierarchy Process)
– Tentukan kriteria pemilihan
– Tentukan bobot masing-masing kriteria
– Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
– Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di
atas
– Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
– Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut
Contoh :
1. Kriteria yang akan dipakai untuk pemilihan supplier
adalah : Quality – Cost – Delivery
2. Menentukan bobot masing-masing kriteria,
Pada model AHP, pemberian bobot dilakukan dengan
sistem perbandingan berpasangan
Ø Caranya: dua buah kriteria diambil dan dibandingkan
Ø Jika dianggap sama pentingnya, kedua kriteria diberi angka 1
Ø Jika kriteria satu secara absolut lebih penting dari yang lain
maka yang lebih penting diberi angka 9, satuny 1
Ø Keseluruhan ada 9 angka yang mungkin diberikan sebagai
skala perbandingan
Membandingkan Quality, Cost, dan Delivery secara berpasangan untuk menentukan
mana yang lebih penting.
Bobot
Quality Cost Delivery Quality Cost Delivery
**
Quality 1 2 5 Quality 0,59* 0,62 0,5 0,56
Cost 1/2 1 4 Cost 0,29 0,31 0,4 0,33
Delivery 1/5 1/4 1
Delivery 0,12 0,08 0,1 0,10
Ʃ 1,7 3,25 10
* : diperoleh dari 1/1,7
** : diperoleh dari rata-rata ke samping
Hasil Perbandingan berpasangan
Quality sedikit lebih penting Perhitungan akhir bobot
dari cost masing-masing kriteria
3. Alternatif supplier yang akan dipilih adalah S1, S2, dan S3
Nilai Arti Penilaian (Judgement)
1 Sama penting
3 Sedikit lebih penting
5 Lebih penting
7 Sangat penting
9 Mutlak lebih penting
Nilai antara dua penilaian yang
2,4,6,8
berdekatan
Contoh:
• Saat memberi nilai 2 antara Quality vs Cost, artinya menurut
judgement, Quality sedikit lebih penting daripada Cost.
• Semua nilai judgement itu kemudian diolah secara matematis
(normalisasi, eigen vector, bobot) → menjadi bobot kriteria.
4. Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas
Untuk setiap kriteria, dibandingkan alternatif S1, S2, S3.
S1 S2 S3 S1 S2 S3
S1 1 3 7 S1 1 7 1/5
S2 1/3 1 3 S2 1/7 1 9
S3 1/7 1/3 1 S3 5 1/9 1
S1 S2 S3
1,48 4,33 11,00 6,14 8,11 10,20
S1 1 1/5 7
S2 5 1 3
S1 S2 S3 Nilai S1 S2 S3 Nilai
S3 1/7 1/3 1
S1 0,68 0,69 0,64 0,67 S1 0,16 0,86 0,02 0,35
6,14 1,53 11,00
S2 0,23 0,23 0,27 0,24 S2 0,02 0,12 0,88 0,34
S3 0,10 0,08 0,09 0,09 S3 0,81 0,01 0,10 0,31
S1 S2 S3 Nilai
S1 0,16 0,13 0,64 0,31
Kriteria Quality S2 0,81 0,65 0,27 0,58 Kriteria Delivery
S3 0,02 0,22 0,09 0,11
Nilai cost supplier 1 = 0,31
Kriteria Cost
5. Perhitungan nilai berbobot masing-masing supplier
• Bobot kriteria dikalikan dengan nilai alternatif pada tiap kriteria.
Kriteria Bobot S1 S2 S3
Quality 0,56 0,67 0,24 0,09
Cost 0,33 0,31 0,58 0,11
Delivery 0,10 0,35 0,34 0,31
Nilai berbobot 0,51 0,36 0,12
5. Urutan supplier berdasarkan nilai berbobot:
Supplier 1 à Supplier 2 à Supplier 3
6. Menilai Kinerja Supplier
• Dimonitor secara kontinyu
• Dilakukan sebagai bahan evaluasi yang digunakan
untuk meningkatkan kinerja atau sebagai bahan
pertimbangan mencari supplier alternatif
• Mengalokasikan order di masa depan
• Penilaian kerja lebih pada kualitas, ketepatan waktu,
flesibilitas dan harga
• Penilaian perlu dikomunikasikan tiap bulan, tiga
bulan, enam bulan atau tahunan.
7. Portofolio Hubungan dengan
Supplier
Ada dua faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan
dengan supplier :
1. Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli
perusahaan/supply chain
Ø Semakin strategis posisi suatu item dalam perusahaan, makin
perlu untuk menciptakan hubungan yang dekat dan berorientasi
jangka panjang dengan supplier dari item tersebut
Ø Strategis tidaknya suatu item dipengaruhi oleh beberapa hal :
1. Kontribusi item tersebut terhadap kegiatan/kompetensi inti
perusahaan
2. Nilai pembelian dalam setahun
3. Image/brand name dari supplier
4. Resiko ketidaktersediaan item yang bersangkutan
7. Portofolio Hubungan dengan Supplier (2)
2. Tingkat kesulitan mengelola pembelian item tersebut
Ø Semakin tinggi tingkat kesulitannya, semakin banyak
diperlukan intervensi dari manajemen
Ø Secara umum tingkat kesulitan pembelian suatu item
ditentukan oleh beberapa hal :
1. Kompleksitas dan keunikan item
2. Kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan
3. Ketidakpastian (ketersediaan, kualitas, harga, waktu
pengiriman)
8. Langkah-langkah dalam
Pengembangan Supplier
Tujuh langkah pengembangan supplier oleh Handfield
et al. (2000):
• Identifikasi komoditi yang kritis
• Identifikasi supplier yang kritis
• Bentuk tim lintas fungsi
• Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari
supplier
• Identifikasi proyek perbaikan
• Definisikan alat ukur, target, milestone dan deadline
• Monitor perkembangan dan lakukan perubahan
strategis bila perlu
9. Keterlibatan Supplier dalam
Pengembangan Produk Baru
Pengembanga Perancangan Prototip
Ide awal n konsep awal e
Lebih awal Lebih akhir
•Supplier untuk item-item •Supplier untuk item-item
yang kompleks yang lebih simpel
•Supplier untuk system atau •Supplier untuk komponen
subsystem tunggal
•Supplier item-item atau •Supplier item-item atau
teknologi yang kritis teknologi yang tidak terlalu
•Supplier yang merupakan kritis
aliansi strategis •Supplier yang tidak
termasuk aliansi strategis
10. Electronic Procurement
(e-procurement)
Didefinisikan sebagai aplikasi internet untuk
keperluan proses pengadaan
Secara umum ada beberapa jenis:
E-catalogue
E-auction
B2B market exchange
B2B Private Exchange
Keuntungan
• Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih
cepat, akurat dan murah
• Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa
mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh
lebih murah
• Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier
yang lebih banyak dan lebih berkompeten
• Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi
maupun proses-prose fisik (pengiriman dll)
• Bisa dilakukan di mana saja
Kritik
E-auction memiliki implikasi bahwa hubungan antara
pembeli dan supplier hanya bersifat jangka pendek
E-auction juga memunculkan pemenang yang
sebenarnya kurang berkompeten
TUGAS
• Mencari satu website/aplikasi e-procurement (e-
catalogue, e-auction, B2B market exchange, atau B2B
private exchange)
• Jelaskan cara penggunaan dan keunggulan
website/aplikasi
• Tampilkan capture websitenya
• Tuliskan tanggal aksesnya
• Persentasikan