STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

RECRUITMENT & SELECTION

HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT
PT. LABIRU RAUDHAH INDONESIA
2022
Proposed by HRD PT Labiru Raudhah Indonesia
Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

A. Tujuan
Rekrutmen/ Permintaan Tenaga Kerja merupakan suatu proses pencarian kandidat
dan penempatan karyawan untuk berbagai jabatan/pekerjaan yang terdapat dalam
sebuah perusahaan. Standard Operating Procedures (SOP) bertujuan untuk memberikan
panduan sehingga memastikan ketepatan, kecepatan dan objektifitas dalam proses
rekrutmen calon karyawan.

B. Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur rekrutmen atau permintaan tenaga kerja adalah serangkaian
aktivitas yang dilaksanakan secara berurutan untuk calon karyawan, yang terdiri dari:
1. Sourching
2. Screening
3. Interview
4. Offering

C. Ketentuan
 Process Sourching
 Rekrutmen membuka lowongan atau job posting berdasarkan Organization
Development (OD). Job posting dapat dilakukan melalui:
 Media lowongan kerja (Jobstreet, LinkedIn, aplikasi kita lulus, pintary dsb)
 Media Online
 Head Hunter
 Job Fair
 Kerjasama dengan instansi Pendidikan (universitas, sekolah) atau
kelembagaan lainnya
 Menggunakan jasa iklan lowongan kerja
Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

 Standar Display Kolom Minimal Memuat:

- Logo Labiru Raudhah / Labiru Tour / Hajar Aswad
- Judul dan tulisan “WE’RE HIRING”/ “Urgently Required”
- Posisi yang dibutuhkan
- Syarat & ketentuan
- Deskripsi pekerjaan
- Nomor terkait informasi yang bisa dihubungi
- Tertera link [Link]/CAREER

 Ketentuan Apply Lamaran

- Jobseeker / pelamar masuk ke link yang tersedia pada informasi / flayer
lowongan kerja yang tersedia ([Link]/career)
- Pelamar mengikuti alur yang telah tersedia pada papan informasi / WEB
- Mengisi formulir lowongan kerja, dan
- Mengirimkan lamaran ke email dengan format yang telah ditentukan

 File Lamaran Kerja

- File lamaran non shortlist dari media lowongan kerja tetap dijadikan
database dan berkas lamaran yang dikirim ke head office tetap di simpan
dengan rapi di loker atau tempat penyimpanan rekrutmen minimal 6 bulan
- File lamaran shortlist di simpan per posisi dan jabatan (rekrutmen harus
mempunyai bank data lamaran yang potensial)
- File lamaran kerja yang dikirim ke head office tidak diperkenankan disimpan
dilantai atau tercecer pada tempat yang tidak tepat (rekrutmen bertanggung
jawab atas kerahasiaan data setiap pelamar dan wajib memperlakukan setiap
data pelamar dengan confidential)
 Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

 Proses Screening
Semua lamaran kerja yang masuk harus segera diseleksi dengan mengacu
pada ketentuan syarat dan kualifikasi yang berlaku, jangan sampai terjadi
overqualified ataupun underqualified.
a) Panggilan Psikotes & Interview
Panggilan Psikotes Interview melalui:
- Telepon paling lambat 1 hari sebelum tanggal psikotes & inteview
- E-mail minimal seminggu sebelum tanggal psikotes & inteview

Note : Pemanggilan lewat email dilakukan apabila kandidat tidak bisa dihubungi melalui
telepon

Jika calon karyawan atau pelamar berada di luar kota dapat diberikan reschedule dan hal-
hal yang perlu disampaikan saat panggilan melalui telepon:

 Memperkenalkan diri dan penjelasan singkat PT. Labiru Raudhah Indonesia

 Menanyakan calon kandidat apakah sudah mengetahui tentang PT. Labiru
Raudhah Indonesia
 Menjelaskan sumber file lamaran kerja diperoleh dari iklan (media online /
lowongan kerja dan tanggal)
 Tempat dan waktu (hari, tanggal, jam) serta PIC yang harus ditemui
 Menginformasikan untuk mengisi Form aplikasi lamaran yang dikirimkan
beserta undangan email dan dibawa dengan kelengkapan berkas lainnya
 Menginformasikannomor telepon kantoryang dapat dihubungi
calon kandidat apabila mereka berhalangan hadir dan menegaskan kepada
calon kandidat
 Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

apabila mereka berhalangan hadir harap konfirmasi dengan membalas

undangan e-mail

Note :

- Hindari panggilan psikotes dan interview dengan menitip informasi kepada

keluarga ataupun kerabat calon kandidat
- Tuliskan daftar hadir pemanggilan psikotes dan interview calon kandidat
- Pada saat psikotes dan interview calon kandidat diminta membawa fotocopy ijazah
dan transkrip nilai dengan cap basah dan dokumen-dokumen yang belum lengkap
seperti: KTP, foto, CV (yang belum lengkap) dan surat referensi lain yang diperlukan
dsb.
- Pada saat pemanggilan, pastikan calon kandidat hadir pada schedule yang sudah
disepakati dan tidak datang terlambat
- Bila calon kandidat yang dipanggil tidak hadir, rekrutmen wajib menghubungi kembali
untuk menanyakan alasan ketidakhadiran
- Pada saat pemanggilan kedua, tanyakan kepada calon kandidat apakah masih
berminat atau tidak. Apabila tidak berminat, beri keterangan di file lamaran sehingga
tidak dipanggil kembali untuk waktu yang akan datang

b) Pelaksanaan Test
- Kandidat datang tepat waktu (apabila terlambat lebih dari 30 menit dari
waktu yang telah disepakati tidak akan diproses/ harus diberi keterangan di
file kandidat, alasan keterlambatan)
- Kandidat mengisi daftar hadir peserta tes
- Kandidat mengumpulkan kelengkapan berkas yang harus dibawa dan
dipersilahkan memasuki ruangan tes
- Rekrutmen yang berperan sebagai pewawancara memperkenalkan diri dan
memberikan arahan yang jelas mengenai aturan-aturan dalam pelaksanaan
Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

psikotes, sampai dengan mempersilahkan peserta tes dan berdo’a terlebih

dahulu sebelum memulai psikotes
- Psikotes dibagi kedalam 3 (tiga) tahapan; tahapan pertama (ST30), tahapan
kedua tes inventory (DISC, MBTI) dan tahapan ketiga tes grafologi atau bisa
disesuaikan
- Setelah kandidat selesai mengerjakan psikotes, kandidat mempersiapkan diri
untuk melakukan Interview HR.
Keterangan:
Waktu pengerjaan Tes Psikologi :
- ST30 : 10 Menit
- DISC : 15 Menit
- MBTI : 15 Menit

 Interview
Interview merupakan rangkaian dari proses rekrutmen yang berfungsi untuk
mengetahui hal-hal yang tidak dapat diungkap melalui tes psikologis.
Menggali data kandidat dengan mempelajari hal-hal yang menyangkut pemilihan
pertanyaan-pertanyaan yang dilakukan dalam interview harus disesuaikan dengan
tujuan dan kondisi yang ada untuk efisiensi waktu;
 Mengetahui Informasi lowongan kerja perusahaan bersumber darimana
 Apakah sudah mencari tau mengenai perusahan PT. Labiru Raudhah
Indonesia
 Motivasi ingin bergabung & mengapa apply di posisi tersebut
 Pengalaman bekerja sebelumnya
 Gaji yang di inginkan
 Alasan PT. Labiru Raudhah Indonesia harus menerima kandidat
Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

 Persiapan Interview HR
- Mempelajari dimensi atau potensi kandidat yang akan digali
- Mengenali latar belakang kandidat melalui Form Aplikasi Lamaran Kerja
- Mengecek keaslian Ijazah, Transkrip Nilai dan dokumen lainnya
- Melakukan pedoman interview berdasarkan dimensi atau potensi yang hendak digali
dari kandidat. Dalam melakukan interview sebaiknya menggunakan pertanyaan
pertanyaan yang konkret atau study case
- Memperhatikan kriteria penilaian interview
- Memeriksa kembali jadwal Interview dan alat-alat yang akan digunakan sehingga
proses interview dapat berjalan dengan lancar

 Pelaksanaan Interview HR
- Memastikan ruang yang digunakan untuk interview agar proses interview dapat
berjalan dengan baik dan kondusif
- Ciptakan suasana yang baik atau tidak tegang.
- Kemukakan tujuan dan maksud dari interview dan membuat beberapa catatan yang
penting terkait dari penilaian kandidat
- Dalam melakukan interview menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas
untukmenghindari adanya makna ganda
- Interview menggunakan pertanyaan yang dapat memancing pendapat danmeminta
contoh-contoh konkret. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang umum atau berbelit-belit
- Proses interview dilakukan oleh tim HR
Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

Interviewe Content
No TA TO Accounting Desain Grafis Documentor
r HR Creator
1 HR √ √ √ √ √ √

2 Supervisor - - - - - -
3 Leader TA - - - - - -
4 Leader TO - - - - - -

Interviewe Content
No TA TO Accounting Desain Grafis Documentor
r User Creator
1 HR - - - - - -
2 Supervisor √ √ √ √ √ √

3 Leader TA √ - - - - -
4 Leader TO - √ - - - -

 Interview HR
- Memeriksa kelengkapan file (form aplikasi lamaran kerja, CV, pas
foto,fotocopy KTP dan NPWP, surat referensi, otorisasi ijazah + transkrip nilai,
dll)
- Akurasi dan kelengkapan informasi pada form aplikasi lamaran kerja yang diisi
oleh kandidat
- Menggali informasi latar belakang ingin bergabung dengan PT. Labiru Raudhah
Indonesia
- Rencana, opini dan persepsi terhadap pekerjaan yang ditawarkan
- Kesesuaian dengan gaya manajemen, budaya dan etos kerja, serta kompetensi
untuk menjalankan tugas dan pekerjaan
- Menanyakan kepada kandidat mengenai gaji yang diharapkan
- Mengisi hasil interview kandidat pada form hasil Interview dan ditandatangani
Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

- Berkas kandidat yang lolos Psikotes dan Interview HC di review kembali

oleh HR (form hasil interview terlampir)
- Kandidat yang dinyatakan lolos akan diundang kembali untuk interview user
- Rekrutmen wajib berkoordinasi dengan User untuk schedule interview user,
lalu mengundang kembail kandidat sesuai dengan waktu yang telah disepakati

 Interview User
- Mengidentifikasi, pengetahuan teoritis, keterampilan dan pengalaman kerja
- Kesesuaian kandidat dengan gaya kepemimpinan, etos dan budaya kerja
- Negosiasi gaji, fasilitas yang akan diperoleh, dll
- Akhir interview dengan memberi kesempatan kepada calon karyawan untuk
bertanya atau memberitahu rencana berikutnya
- Setelah interview berakhir, pelajari catatan hasil interview dan tulis data
kandiat sesuai dengan standar kriteria interview sebagai observasi tentang
positif atau negatif kandidat (form hasil interview terlampir)
- Lalu user memberikan feedback hasil interview, apakah kandidat lolos atau
tidak

 Keputusan Hasil Psikotest & Interview

- Jika hasil interview user kandidat lolos, rekrutmen langsung memberikan
kembali berkas kandidat kepada HR dan direview kembali untuk proses
offering
- Jika tidak lolos, beri informasi hasil interview akan dikabarkan dalam 2 minggu
ini, jika lolos akan dikontak (cara menolak secara halus)
- Jika belum ada keputusan, kandidat ditanya waktu yang tepat untuk proses
lebih lanjut dan akan di proses dalam 2 minggu
 - Khusus kandidat yang direferensikan oleh user atau kandidat yang sudah
beberapa kali interview, jika tidak lolos harus dikirimkan surat pemberitahuan
dengan mencantumkan “....dengan sangat menyesal kami

Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT
-
- memberitahukan bahwa Saudara belum dapat bergabung dengan Perusahaan
kami sebagai .....”.

 Proses Pending / Penolakan Kandidat

Pending proses penerimaan karyawan dilakukan pada saat proses
interview dengan HR/user sudah selesai, dengan menginformasikan bahwa
lamaran kerja akan diproses dalam 2 minggu ini. Apabila dalam batas waktu

tersebut belum ada proses, berkas kandidat akan dimasukkan ke dalam

database calon karyawan potensial yangsewaktu-waktu dapat diproses kembali.

 Proses Offering
- Berkas kandidat yang dinyatakan lolos interview user direview kembali oleh HR untuk
proses offering
- Calon karyawan diundang kembali untuk proses offering
- Compensation & benefits (comben) melakukan negosiasi untuk menentukan
penempatan, gaji dan tanggal masuk karyawan
- Mencetak MOU dan Surat Penerimaan Karyawan
- Jika negosiasi tidak mencapai kata sepakat sehingga kandidat tidak dapat
diterimamaka kandidat akan diarsip untuk jabatan lainnnya.
- Melakukan offering kandidat dengan membuatkan SK Penerimaan Karyawan
- Melakukan input karyawan baru yang sepakat dalam proses offering

 Program Orientasi Karyawan Baru (OKB)

Karyawan baru level staff up dalam masa percobaan/ masa training wajib mengikuti
Program Orientasi Karyawan Baru (OKB). Program ini dikoordinasikan dari HR materi
yang dibawakan dalam OKB:
- Latar belakang dan tujuan OKB
- Sejarah perusahaan

Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

- Budaya dan etos kerja

- Program Perusahaan
- Fasilitas dan tunjangan karyawan

 Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Pada Saat Menerima Kandidat

 Bagian HR mengingatkan kembali ke karyawan baru tentang:
- Kesiapan HR untuk membantu dan mendukung mereka di dalam proses penyesuaian
diri dengan lingkungan kerja baru
- Koordinasi dan komunikasi dengan HR jika mereka menghadapi masalah
 HR profile absensi karyawan baru, dan apabila ada penyimpangan langsung
didisiplinkan yang dilakukan oleh bagian HR mengatur schedule rutin untuk
bertemu dengan setiap karyawan baru, minimals ekali dalam sebulan
 Filing: Calon Karyawan tidak diterima jika kelengkapan Administrasi file belum
lengkap (lihat form kelengkapan dokumen karyawan)

 Prosedur Operasional Rekrutmen

Kegiatan Tanggung Jawab Intruksi Pelaksanaan

1. Man Power Leader, Supervisor - Leader divisi mengisi Form
Request & HR Permintaan Tenaga Kerja (FPTK) di
 Tim Human Resource Development
(HRD)
- Jika posisi yang diminta adalah
posisi baru maka harus disertai
dengan job description
- Tim HR akan memeriksan dan
berdiskusi dengan Supervisor
- Jika sesuai akan dilanjutkan dengan
membuka lowongan pekerjaan
2. Proses HRD - Jika disetujui selanjutnya, HR
Sourching membuka lowongan atau
job posting
- HR melakukan proses shorting
list kandidat sesuai ketentuan yang
ada. Shorting list kandidat dari
media online/media lowongan kerja
- Kandidat yang qualified diundang
untuk mengikuti proses psikotes
dan interview HR
- Penjadwalan untuk menentukan
tanggal pemanggilan kandidat
untuk kepentingan interview user
- Pemanggilan calon karyawan

3. Proses HRD - Mempersiapkan sarana/prasarana

Screening psikotes dan interview
- Menginstruksikan kandidat mengisi
daftar hadir peserta tes dan
meminta menyerahkan berkas yang
telah lengkap
- Kandidat mengikuti proses psikotes
 dari awal sampai akhir
- Mengkoreksi lembar tes peserta
dan mengumumkan hasil tahapan
eliminasi

4. Proses HRD - Melaksanakan psikotes dan

Interview interview
- Mencetak serta menginput resume
hasil test kandidat yang akan
dijadikan sebagai dasar untuk
interview
- Memanggil kandidat untuk
mengikut interview HR
- Membuat kesimpulan interview dan
resume hasil seleksi ke HR
- HR mereview berkas kandidat dan
memberikan feedback kandidat
yang lanjut untuk interview user
- Mengkoordinasikan schedule untuk
interview user dan mengundang
kembali kandidat sesuai dengan
waktu yang telah disepakati
User/Supervisor - Menyerahkan kesimpulan hasil
seleksi ke user
- Pelaksanaan interview user
- Membuat keputusan penerimaan/
penolakan/ pending kandidat
dengan menyerahkan kembali
berkas kandidat ke HR
HRD - Berkas kandidat yang dinyatakan
lolos oleh user, dikembalikan ke
 HR direview kembali untuk proses
offering
5. Proses Compensations & - Melakukan negosiasi untuk
Offering Benefits menentukan penempatan, gaji dan
tanggal masuk karyawan
- Mencetak MoU dan surat
penerimaan karyawan
- Jika negosiasi tidak mencapai kata
sepakat sehingga kandidat tidak
dapat diterima maka kandidat akan
diarsip untuk jabatan lainnnya.-
- Melakukan input karyawan baru jika
sepakat dalam negosiasi
 Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

 FLOWCHART REKRUTMEN

Leader/Tim Divisi meminta

penambahan karyawan pada posisi
yang membutuhkan SDM tambahan

HRD menganalisis dan

berkoordinasi dengan
Supervisi/Supervisor
Disetujui Tidak disetujui

HRD membuka lowongan pekerjaan

Dikaji ulang
dengan membagikan info loker ke
LinkedIn, situs iklan lowker dsb

HRD melakukan proses shorting list

calon kandidat yang qualified

HRD mengundang calon

kandidat untuk mengikuti seleksi
psikotest dan interview HR

Tidak lulus
Lulus seleksi HR, HR
interview HR
berkordinasi dengan
Supervisor/Team leader
terkait proses tahap
selanjutnya
Selesai

Tidak lulus Kandidat lanjut mengikuti

interview user interview user

Proses offering letter calon karyawan dengan comben Penerimaan Karyawan Proses Rekrutmen selesai

Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

 KELENGKAPAN DOKUMEN KARYAWAN

Nama Karyawan Join Date
Jabatan / Posisi Lokasi Kerja
Divisi Tanggal Masuk
Silakan lengkapi dokumen-dokumen yang terdapat pada daftar dibawah ini untuk
kebutuhan informasi data karyawan dengan memberi tanda check ( √) :

Aplikasi lamaran kerja* FC kartu keluarga*

Pas foto 4x6 berwarna 2 lembar* Surat Pengalaman Kerja
Curiculum Vitae (CV)* Surat Lamaran*
FC KTP* Surat keterangan sehat*
FC SIM* Surat Keterangan berperilaku baik*
FC NPWP FC sertifikat/kursus
FC ijazah terakhir*
FC Transkip Nilai*
* ) Dokumen wajib
Catatan :

Yang Menyerahkan, Yang Menerima, Yang Mengetahui,

Karyawan HRD Supervisor

Dokumen STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman RECRUITMENT & SELECTION
Divisi HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

 INTERVIEW RECORD
Nama Pelamar :
Jabatan/Posisi yang dilamar :
Interviewer :
Tanggal Interview :
ASPEK YANG
KARAKTERISTIK HASIL PENILAIAN
DINILAI
SB B C K
HR SV HR SV H SV HR SV
R
Penampilan Fisik Memperlihatkan
penampilan yang
bersih, baik dan
rapi serta
ekspresi wajah
antusias
Motivasi Kerja Memiliki orientasi
 kerja yang jelas
serta dorongan
yang kuat untuk
maju dan
berkembang
(keinginan untuk
berprestasi) serta
kreativitas dalam
gagasan
Kepercayaan Diri Tidak mudah
gugup/cemas,
dapat bersikap
tegas dan yakin
dengan
kemampuan
dirinya/tetap
teguh pada
pendiriannya
Komunikasi Mampu
menerima serta
menyampaikan
pendapat dalam
Bahasa yang
terstruktur dan
sistematis, lugas
dan jelas serta
inisiatif untuk
bertanya/mencari
penjelasan
Attitude Mampu
memperlihatkan
suatu sikap/ body
 language yang
baik dan santun
Daya Tangkap Mampu
menangkap
informasi dari
luar dengan cepat
dan tepat
Pengetahuan & Memiliki
Wawasan pengetahuan dan
wawasan yang
cukup akan
bidang
pekerjaannya dan
bidang-bidang
lainnya
Pengalaman Kerja Memiliki
pengalaman kerja
yang memadai
untuk posisi atau
jabatan yang
dilamar pada saat
ini
Pendidikan Latar belakang
cukup memadai
atau lebih
sebagai prasyarat
pada posisi yang
dilamar
Kemampuan / keahlian khusus :
Ekspetasi salary & fasilitas yang di minta :
Note :
Kesimpulan : 1. Disarankan HR SV
2. Dapat dipertimbangkan
3. Tidak disarankan
Interviewer
HR Supervisor

SB : Sangat Baik C : Cukup

B : Baik K : Kurang