PEKERJAAN

PERKANTORAN
By : Rissa Mara
 DEFINISI
Berbagai tugas administratif
dan manajerial yang dilakukan
di lingkungan kantor untuk
mendukung operasi bisnis,
seperti mengelola informasi,
mengurus dokumen,
berkomunikasi, serta tugas-
tugas lain yang melibatkan
penggunaan teknologi kantor
 FUNGSI
Menghimpun: Mengumpulkan dan mencari
informasi yang diperlukan.
Mencatat: Merekam informasi dengan berbagai
peralatan dan teknologi.
Mengolah: Mengerjakan informasi agar lebih
berguna dan siap pakai.
Menggandakan: Memperbanyak informasi
dengan jumlah yang diperlukan.
Menyimpan: Mengatur dan menaruh informasi
agar aman dan mudah diakses.
Mengirim: Menyampaikan informasi kepada pihak
yang membutuhkan.
 JENIS PEKERJAAN KANTOR
Bidang Administrasi dan Manajemen:
Melibatkan tugas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengendalian kegiatan, penjadwalan, dan
manajemen dokumen.
Bidang Keuangan dan Akuntansi:
Mengurus pencatatan, pelaporan, analisis transaksi keuangan, serta pemrosesan tagihan dan pembayaran.
Bidang Sumber Daya Manusia (SDM):
Bertanggung jawab atas rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja, administrasi kepegawaian, serta penggajian
karyawan.
Bidang Teknologi Informasi (TI):
Menangani layanan helpdesk, pemeliharaan perangkat keras dan lunak, serta pengelolaan sistem informasi.
Bidang Pemasaran dan Penjualan:
Berfokus pada strategi pemasaran, interaksi dengan pelanggan, penanganan pesanan, dan administrasi penjualan.
Bidang Pelayanan Pelanggan:
Melayani dan menanggapi pertanyaan, masalah, atau permintaan dari pelanggan.
Bidang Pengelolaan Dokumen dan Informasi:
Mengurus pemeliharaan dan organisasi dokumen fisik maupun digital, serta analisis data dan penyusunan
laporan.
MENGELOLA DATA DAN INFORMASI KANTOR
melibatkan siklus pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan analisis data untuk mendukung pengambilan
keputusan yang efektif, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepatuhan. Implementasinya membutuhkan
sistem yang terintegrasi, analisis data yang canggih, pelatihan SDM, serta penanaman budaya data-driven dalam
organisasi.

[Link] Data (Data Collection)

Identifikasi Kebutuhan:Tentukan jenis informasi yang krusial untuk operasional kantor Anda,
seperti data pribadi karyawan, data keuangan, atau data pelanggan.
[Link] dan Penyimpanan Data (Data Processing and Storage)
Pembersihan Data (Data Cleaning):Pastikan data yang dikumpulkan akurat,
lengkap, dan valid untuk menghindari kesalahan.
Integrasi Sistem:Gunakan platform digital yang dapat menggabungkan data dari berbagai
sumber agar lebih mudah diakses dan dianalisis.
Penyimpanan Data:Simpan data dalam database yang terstruktur agar mudah diorganisir,
diakses, dan dilindungi.
MENGELOLA DATA DAN INFORMASI KANTOR
3. Analisis dan Pemanfaatan Informasi (Data Analysis and Utilization)

Tentukan Tujuan:Sebelum menganalisis data, tentukan apa yang ingin dicapai agar proses analisis lebih
fokus dan relevan.
Analisis Data:Gunakan teknik analisis, termasuk Big Data Analytics untuk mengolah volume data besar
dan mendapatkan wawasan real-time.
Visualisasi Data:Tampilkan hasil analisis dalam bentuk visual agar informasi lebih mudah dipahami dan
digunakan untuk pengambilan keputusan.

4. Aspek Pendukung

Otomatisasi Proses:Manfaatkan teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA) untuk

mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti entri data, pembaruan data, dan pembuatan laporan.
Keamanan Data:Pastikan data sensitif dilindungi dan aksesnya dibatasi hanya untuk pihak yang
berwenang untuk menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan.
Budaya Data-Driven:Dorong semua level dalam organisasi untuk membuat keputusan berdasarkan
data, bukan hanya intuisi.
Pelatihan SDM:Berikan pelatihan kepada karyawan agar mereka memiliki keterampilan untuk
memanfaatkan data dan menginterpretasikan informasi dengan optimal.
 PERALATAN KANTOR
perangkat dan sarana penting yang
digunakan untuk menunjang kelancaran
aktivitas administrasi dan operasional di
lingkungan kerja
Peralatan Komunikasi dan Komputasi:
[Link]/Laptop: Perangkat utama
untuk berbagai tugas digital.
[Link]: Mencetak dokumen dari
komputer.
[Link] Fotokopi: Menggandakan
dokumen.
[Link]/Faximile: Untuk komunikasi
dan pengiriman dokumen jarak jauh.
[Link]: Untuk menampilkan
presentasi dalam rapat.
 PERALATAN KANTOR
Perabotan dan Furnitur:
Meja dan Kursi: Penting untuk kenyamanan dan produktivitas karyawan.
Lemari Arsip: Tempat penyimpanan berbagai arsip kantor.
Sofa Kantor: Digunakan untuk area tunggu atau ruang santai.

Perlengkapan Alat Tulis (ATK):

Alat Tulis: Pulpen, pensil, spidol, dan penghapus.
Kertas: A4, folio, dan berbagai ukuran lainnya.
Map dan Ordner: Untuk menyimpan dan mengorganisir dokumen.
Buku Catatan dan Sticky Notes: Untuk mencatat dan membuat
pengingat.
Stapler dan Isi Staples: Untuk menyatukan lembaran kertas.

Peralatan Khusus dan Penunjang:

Shredder: Untuk menghancurkan dokumen rahasia.
Pelubang Kertas: Membuat lubang pada kertas untuk dimasukkan ke dalam map atau ordner.
Tinta: Digunakan oleh printer, spidol, dan pena.
Flashdisk: Untuk menyimpan data digital.
PENGELOLAAN KANTOR
Mengelola gedung dan perlengkapan kantor meliputi
aktivitas building management dan sarana prasarana,
yang bertujuan menjaga kondisi aset, memastikan
operasional yang aman dan efisien, serta mendukung
kelancaran kegiatan organisasi. Kegiatan ini mencakup
perencanaan, pengadaan, perawatan, pengawasan,
pemeliharaan gedung (struktur, utilitas, kebersihan), serta
pengelolaan dan inventarisasi perlengkapan kantor.
PENGELOLAAN GEDUNG
Perencanaan dan Pengawasan

Perawatan dan pemeliharaan

Efisiensi Operasional
PENGELOLAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Perencanaan dan Pengadaan

Penyimpanan dan pemeliharaan

pengawasan dan pengendalian

 Google
Drive
layanan penyimpanan cloud gratis
dari Google yang memungkinkan
Anda menyimpan, mengakses, dan
berbagi file secara daring dari
perangkat apa pun.
Fungsi dan Fitur utama
Penyimpanan Daring: Menyimpan berbagai jenis file seperti dokumen, gambar,
video, dan lainnya di server Google.
Akses Lintas Perangkat: Mengakses file Anda dari komputer, ponsel, atau tablet
dengan koneksi internet.
Kolaborasi Real-time:Bekerja sama dengan orang lain dalam satu dokumen
secara bersamaan, di mana semua perubahan akan tersimpan otomatis.
Berbagi File: Membagikan file atau folder kepada orang lain dengan pengaturan
izin tertentu (hanya melihat atau mengedit).
Integrasi Google Workspace:Terhubung dengan aplikasi seperti Google Docs,
Sheets, dan Slides untuk membuat dan mengelola dokumen secara langsung.
Sinkronisasi: Memungkinkan Anda menyinkronkan file dari perangkat Anda ke
Drive, sehingga data aman dari kehilangan atau kerusakan.
Cara Kerja
1. Buka Google Drive: Anda bisa membuka aplikasi atau mengaksesnya melalui
browser web.
2. Unggah File: Anda dapat mengunggah file dan folder yang sudah ada di
perangkat Anda.
3. Buat File: Gunakan aplikasi Google (Dokumen, Spreadsheet, Slide) untuk
membuat file baru langsung di Drive.
4. Akses dan Kelola: Akses file Anda kapan saja dan di mana saja, serta kelola file
dengan mengaturnya ke dalam folder.
Bagikan: Bagikan file atau folder dengan mengatur izin akses untuk orang lain.
POST TEST
Jelaskan bagaimana pengelolaan
data kantor secara terintegrasi dan
digital !
THANKYOU
By : Rissa Mara