I.

PETUNJUK

A. Anda adalah seorang administrasi pada perusahaan kontraktor, yaitu PT.

Persada Bangun Mitra, Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948,
Fax. (022) 587949, email: persadabangunmitra@[Link]. Website:
[Link]. Pimpinan Anda adalah bapak Kusuma Dedi Persada,
MT., sebagai Manajer Operasional.

B. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 5 Cluster dan 6 pekerjaan, yaitu:
1. Mengelola Dokumen Kantor
a. Membuat Surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
b. Menyusun Arsip
2. Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja
a. Melakukan panggilan telepon dan menerima telepon
3. Menyusun Agenda Kerja dan Agenda Perjalanan Dinas
a. Menyusun Agenda Kerja Pimpinan
b. Perjalanan Bisnis Pimpinan
4. Memberikan Pelayanan Prima
a. Surat Undangan
b. Daftar Hadir
c. Susunan Acara
d. Notula
e. Anggaran
5. Mengelola Kas Kecil
a. Membuat laporan dana kas kecil
b. Menyusun form/voucher dana kas kecil

C. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan
teliti
 I. CLUSTER PENGELOLAAN DOKUMEN KANTOR

TUGAS 1 a : MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA

1. Petunjuk Kerja
a. Anda diminta untuk membuat surat balasan atas surat yang diterima, yaitu
surat pesanan. Surat dibuat menggunakan Bahasa Indonesia, tanggal surat
hari ini, pengirim PT. JAYA GUNA, Jl. Soekarno Hatta No. 102, BANDUNG.
b. Baca dan cermati makna surat yang disediakan.
c. Ketikan menggunakan font Times New Roman dengan ukuran 12
d. Margin kanan dan kiri 2,5cm serta atas dan bawah 2cm
e. Kop surat menggunakan picture

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Amplop persegi panjang

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Buatlah balasan surat dalam bahasa Indonesia tersebut diketik dalam bentuk
Block Style
c. Tanggal surat hari ini
d. Nomor Surat ...........................
e. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model Accordian fold dan
dimasukkan ke dalam amplop

4. Hasil yang diharapkan

Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Block Style, dilipat dalam lipatan
Accordian Fold dan dimasukkan ke dalam amplop.
 PT JAYA GUNA
Jl. Soekarno Hatta No. 102
Bandung ( 40292 )
[Link] E-mail :jayaguna@[Link]

Nomor : 109/PM/VIII/2025 7 Agustus 2025

Kepada:
PT PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung ( 40291 )

Hal : Penawaran Bahan Bangunan

Dengan hormat,

Perusahaan kami merupakan perusahaan yang bergerak sebagai distributor bahan

bangunan terbesar di Bandung, bahan bangunan yang kami tawarkan sangat kami
rekomendasikan karena merupakan pilihan terbaik dikelasnya dan harga yang kami
tawarkan lebih murah.

Berikut bahan bangunan yang paling banyak dipilih oleh pelanggan kami terdiri atas:
No. Nama Barang Merk Harga / Sak
Aquaproof Rp. 178.000
1 Cat Tembok Catylac Rp. 118.000
Nippon Paint Rp. 115.000
Gresik-40 Rp. 68.500
Holcim-40 Rp. 55.000
2 Semen
Holcim-50 Rp. 66.000
Tiga Roda-50 Rp. 68.000
3 Gypsum Tembok Jayaboard Firestop 13mm Rp. 252.500
Kanmuri Natural Rp. 171.000
4 Genteng Kanmuri Eksekutif Rp. 227.000
Kanmuri Spesial Rp. 163.000

Untuk lebih jelasnya, kami lampirkan katalog untuk Bapak/Ibu lihat dan
pertimbangkan. Pembayaran dilakukan 50% dibayar dimuka dan sisanya setelah
barang diterima. Pengiriman barang Franco gudang pembeli. Kami menunggu
pesanan Bapak/Ibu segera.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Herdi Layna Maretan, SE

 Manajer Pemasaran

TUGAS 1b : MEMBUAT SURAT BAHASA INGGRIS

1. Petunjuk Kerja
1. Bacalah dengan cermat MEMO dihalaman berikut :
2. Buatlah surat pesanan reservasi kepada :

IBIS HOTEL SINGAPORE NOVENA

6 Irrawaddy Road,
Novena /Balestier,
SINGAPORE 329543

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Kop Surat
e. Amplop persegi panjang

3. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Buatlah surat dalam Bahasa Inggris tersebut diketik dalam bentuk
block style
3. Tanggal Surat hari ini
4. Nomor Surat : ..............................
5. Cetak dengan menggunakan kertas berkop
6. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model standard fold dan
dimasukkan ke dalam amplop.

4. Hasil yang diharapkan

Surat Bahasa Inggris dalam bentuk Semi Block Style, dilipat dalam
lipatan standard fold dan dimasukkan kedalam amplop.

INTEROFFICE MEMORANDUM

To : Administrative
From : Operational Manager
Date : August 20th, 2025
Subject : Hotel Reservation

I will be visiting Singapore, and will be there from September 1 – 5, 2025.

I would like to stay at Ibis Hotel Singapore Novena, I prefer deluxe room.
Please make a reservation letter for me.
 Kusuma Dedi Persada, MT

TUGAS 2 : MENANGANI ARSIP

1. Petunjuk Kerja
a. Saat ini di meja anda ada 7 surat masuk dan 8 surat keluar
b. Baca soal dengan cermat
c. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan
d. Tanggal terima 3 hari dari tanggal surat

2. Bahan dan Alat

a. Perangkat komputer dan printer
b. 14 lembar surat
c. Guide ( HVS Warna )
d. Kertas F4
e. 1 map snelhechter
f. Perforator
g. Stapler
h. ATK

3. Alur Kegiatan

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b. Buatlah format buku agenda kembar di microsoft word
c. Catatlah surat-surat tersebut di dalam format yang telah dibuat
d. Lanjutkan untuk proses penyimpanannya (arsip) dengan menggunakan
- Sistem Masalah (Subject Filing System) untuk surat masuk
- Sistem Abjad (Alfabet Filling System) untuk surat keluar
e. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan sistem yang digunakan
f. Cetak buku agenda kembar di kertas F4
g. Selanjutnya susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip tersebut
dalam map snelhechter sesuai dengan sistem yang digunakan

4. Hasil yang diharapkan

a. Buku agenda kembar tercetak dan terisi dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhechter sesuai dengan sistem
masalah (surat masuk) dan sistem abjad (surat keluar)
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 015/PBM/VIII/2025 3 Agustus 2025

Hal : Permintaan daftar harga

Kepada
Yth. Pimpinan CV Delta Nusantara
Jl. Agus Salim No. 30
Jakarta

Dengan hormat,

Kami informasikan kepada Saudara, bahwa kami adalah perusahaan kontraktor nasional yang
sering menggunakan produk-produk bahan bangunan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud meminta daftar harga dan informasi lain
mengenai produk bahan bangunan yang Saudara jual. Apabila harga produk Saudara
bersaing, kami akan mempertimbangkan untuk membeli produk bahan bangunan dari
perusahaan Saudara.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 016/PBM/VIII/2025 13 Maret 2025

Hal : Pemberitahuan Pengerjaan Proyek

Kepada Yth.
Bapak Rusdy Rupawan
Pemilik ARJUNA SELARAS HOTEL
Jl. Melati No.38
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan kontrak kerjasama No. 006/HUK-PED/[Link]/I2025 tentang pengerjaan

bangunan Wisma yang akan kami selesaikan dalam jangka waktu 6 bulan. Melihat situasi dan
kondisi yang kurang kondusif dalam beberapa waktu ini, kami ingin menginformasikan
bahwa hal-hal tersebut dapat mempengaruhi terhadap keberlangsungan pembangunan
Wisma.

Hal-hal tersebut sedang kami selesaikan dengan segera mungkin. Kami usahakan dalam
waktu 6 bulan dapat kami selesaikan pembangunan tersebut. Namun kiranya apabila terjadi
keterlambatan, kami usahakan maksimal keterlambatan pengerjaan hanya dalam kurun waktu
2 minggu (14 hari kerja).

Pengerjaan pembangunan ini akan kami usahakan dapat kami laksanakan awal bulan Agustus
2025. Apabila ada hal-hal lain yang berkaitan dengan jalannya pembangunan ini, akan kami
informasikan kembali kepada Bapak.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas pengertian Bapak kami mengucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 023/PBM/VII/2025 25 Maret 2025

Lampiran : Bukti pembayaran
Hal : Pesanan Komputer

Kepada:
Pimpinan EL’SES KOMPUTER
Jl. C. Simanjuntak No. 38
Yogyakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 10 Maret 2025 yang lalu dengan No.
012/Pen/VII/23, kami sangat tertarik pada printer yang Saudara tawarkan.

Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan printer merk Epson tipe L220
Print Scan Copy sebanyak 5 unit. Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima
pada awal Maret 2025. Bersama surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar
50% dari pembayaran keseluruhan pesanan dan 50% sisanya akan kami selesaikan setelah
barang sampai di tempat kami.

Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang baik kami
mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 022/PBM/VII/2025 17 Maret 2025

Lampiran : Foto Barang Rusak
Hal : Komplain

Kepada Yth:
Pimpinan KIRANA PRINTER
Jl. Gemilang Raya No. 76
Bandung

Dengan hormat,

Pesanan kami berupa 5 unit printer merk Epson tipe L220 Print Scan Copy dengan
nomor faktur FT0928471881220021 sudah tiba di perusahaan kami. Kami ucapkan terima
kasih atas komitmen Saudara untuk mengirimkan pesanan kami tepat waktu.

Kami menerima laporan dari bagian IT bahwa ada 2 unit printer yang Saudara kirim
mengalami eror pada catridge warna hitam, sehingga tidak dapat digunakan dengan
sempurna. Berdasarkan informasi pada kartu garansi, catridge tidak termasuk dalam klaim
layanan purna jual. Untuk itu kami bermaksud menanyakan apakah ada garansi catridge dari
perusahaan Saudara, mengingat barang tersebut belum kami pergunakan sama sekali.

Sambil menunggu jawaban dari Saudara dan atas kerjasama yang baik kami
mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 025/PBM/VII/2025 29 Maret 2025

Lampiran : 1 lembar bukti transfer
Hal : Pesanan mobil

Kepada Yth.
Manajer Pemasaran PT Nasmoco
Jl. Bimasakti No.50
Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Maret 2025 tentang penawaran mobil, kami
tertarik untuk membelinya.

Adapun mobil yang kami pesan adalah dua unit mobil Toyota Inova tipe G 2.1 warna silver.
Bersama ini kami lampirkan bukti transfer pembayaran uang muka sebanyak 40%
sebagaimana yang Saudara minta. Sisa pembayaran akan kami lunasi setelah pesanan mobil
kami terima.

Kami harap mobil yang kami pesan dapat diterima paling lambat tanggal 15 Agustus 2025.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 028/PBM/VIII/2025 4 Agustus 2025

Lampiran : Bukti pembayaran
Hal : Pesanan ATK

Kepada
PT Gading Murni
Jl. Tanah Abang IV No.12
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 11 Maret 2025 yang lalu dengan No.
67/GM/VII/23, kami sangat tertarik pada produk ATK yang Saudara tawarkan.

Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan ATK berupa

No. Jenis Barang Merk Jumlah Barang Harga Satuan Total Harga
1 Ballpoint Uchida 100 buah Rp 15.000 Rp 1.500.000
2 Marker Staedler 100 buah Rp 10.000 Rp 2.000.000
3 Kertas A4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000
4 Kertas F4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000
Jumlah Rp 11.500.000

Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima pada akhir Agustus 2025.
Bersama surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar 30% dari pembayaran
keseluruhan pesanan dan 70% sisanya akan kami selesaikan setelah barang sampai di tempat
kami.
Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang menyenangkan kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

Nomor : 056/PBM-W/VII/2025 17 Maret 2025

Yth. Saudari Shari Kinanti Refina

Jl. Citandui No. 37
Bandung ( 41212 )

Perihal : Panggilan Wawancara

Dengan hormat,

Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang di kirim beberapa waktu yang
lalu, dengan lamaran Saudari untuk menjadi tenaga Administrasi di perusahaan kami,
maka kami mengundang Saudari untuk mengikuti wawancara pada :

Hari/tanggal : Kamis, 10 Agustus 2025

Pukul : 09.00 s.d 11.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting Lt.2
PT Persada Bangun Mandiri

Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Saudari, kami
sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 PT PERSADA BANGUN MITRA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949
Email: persadabangunmitra@[Link], Website: [Link]

13 Maret 2025
Nomor : 054/SK/VII/2025

Kepada
Yth. Manajer PT KRAKATAU STELL
Jl. Merdeka No. 45
Cilegon Banten

Hal : Pesanan Baja dan Alumunium

Dengan Hormat,

Menyambung pembicaraan kita pada bulan yang lalu maka kami berharap mulai bulan depan
Saudara sudah dapat mengirimkan Baja Batangan dan Alumunium sebanyak 5 kontainer
untuk masing-masingnya.

Kiranya Saudara menerima dengan senang hati, serta dapat mengirimkan pesanan ini tepat
waktu.

Atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Kusuma Dedi Persada, MT.

Manajer Operasional
 CV DELTA NUSANTARA
Alamat: [Link] Salim No.30 Jakarta, Telp. (021) 785672, Fax. (021) 785673,
email: deltanusantara@[Link].

Nomor : 021/DN/VII/2025 15 Maret 2025

Lampiran :-
Hal : Pengiriman Barang

Kepada
Yth. Pimpinan PT PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan surat pesanan saudara tertanggal 10 Maret 2025 maka dengan ini kami
beritahukan bahwa kami telah melakukan pengiriman atas barang-barang yang dipesan.
Apabila dalam penerimaan ada barang-barang yang cacat/rusak mohon untuk dapat
menyampaikan pada kami untuk segera ditukar dengan yang bagus.

Atas perhatian dan kerjasamanya, disampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Risky Budi Utomo, S.E.

Manajer Pemasaran
 EL’SES Komputer
Alamat: Jl.C Simanjuntak No.38, Yogyakarta
Telp. (0274) 548927, Fax. (0274) 548928, Email: elseskomputer@[Link]

Nomor : 056/EK/VII/2025 17 Maret 2025

Lampiran : Katalog Produk
Hal : Penawaran Komputer

Kepada
Yth. Pimpinan PT PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa surat permintaan Saudara tanggal 13 Maret 2025 dengan
016/MBP/VII/2025 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan
Saudara.

Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk komputer dan periperal
yang dapat menunjang pekerjaan perusahaan Saudara sebagai kontraktor yang berbasis IT.
Bersamaan dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk yang kami jual beserta
harganya.

Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk dari perusahaan
kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran
 PT GADING MURNI
Alamat: Jl. Tanah Abang IV No.12 Jakarta Pusat,
Telp. (021) 276482, Fax. (021) 276483, Email: gadingmurni@[Link]

Nomor : 078/GM/VIII/2025 7 Agustus 2025

Lampiran : Katalog Produk
Hal : Penawaran ATK

Kepada
Yth. Pimpinan PT. PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa surat Saudara tanggal 29 Maret 2025 dengan nomor
025/MBP/VII/2025 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan
katalog ATK dari Saudara tersebut.

Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk ATK yang dapat
menunjang pekerjaan perusahaan Saudara sebagai kontraktor berskala Nasional. Bersamaan
dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk yang kami jual beserta harganya.

Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk ATK dari
perusahaan kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran
 PT GADING MURNI
Alamat: Jl. Tanah Abang IV No.12 Jakarta Pusat,
Telp. (021) 276482, Fax. (021) 276483, Email: gadingmurni@[Link]

Nomor : 085/GM/VIII/2025 9 Agustus 2025

Lampiran : Bukti Pengiriman Barang
Hal : Penyelesaian Pengaduan

Kepada
Yth. Pimpinan PT. PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tanggal 7 Agustus 2025 dengan nomor 027/MBP/VIII/2025

tentang komplain barang yang rusak. Kami menyampaikan permohonan maaf kepada
Saudara. Perlu kami informasikan bahwa sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih
dahulu pasti akan dipastikan proses packing yang aman. Namun, kami belum mengetahui
penyebab pasti setelah barang sampai ditempat saudara barang mengalami kerusakan.

Bersamaan dengan surat ini barang – barang tersebut sudah kami kirim kembali ke
perusahaan saudara melalui jasa ekspedisi JNE dengan nomor resi pengiriman
CGKI800064166016. Dengan estimasi lama pengiriman 1-2 hari kerja. Semua biaya
pengiriman kembali merupakan tanggung jawab kami.

Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran
 PT. JAYA SERVIS LESTARI
Alamat: Jl. Pemuda No.67 Bandung,
Telp. (022) 787748, Fax. (022) 787749, Email: jayaservislestari@[Link].

10 Maret 2025

No. : 51/JST/VII/2025

Kepada
PT. PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap mobil perusahaan Saudara dengan nomor D 4546
MA, ternyata mengalami kerusakan yang cukup berat pada sistem kelistrikan. Dan telah kami
lakukan tindakan perbaikan.

Sehubungan dengan hal tersebut, total biaya perbaikan sebesar Rp 9.500.000,00. Silahkan
melakukan pembayaran sebelum tanggal 20 Maret 2025 dengan mentransfer ke Rek. BCA
No. 125-356-567 a.n PT Jaya Servis Lestari.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rendra Saputra
Manajer
 Satu nama pembentuk performa!
Jl. Melati No. 89 Jakarta 12610 – Indonesia
Ph. (021) 392 3641 Fax. (021) 392 3614
Nomor : 569/MBC-SCC/VII/2025 7 Maret 2025

Yth. Bapak Kusuma Dedi Persada

PT PERSADA BANGUN MITRA
Jalan Dewi Sartika No. 20
Bandung

Perihal: Permohonan Menjadi Nara Sumber

Dengan hormat,

Sebagai salah satu lembaga terkemuka di Jakarta yang menyelenggarakan kegiatan

Pengembangan Kepribadian dan Motivasi, kami mengundang Bapak untuk menjadi
pembicara utama (Nara Sumber) dalam seminar sebagai berikut :

Hari/Tanggal : Sabtu, 15 Maret 2025

Waktu : 09.00 – 16.00 WIB
Tema : “Meraih Impian Terbaik di Tahun 2021”
Tempat : Aula Lt.5 Hotel Sheraton Bandung

Dalam kegiatan tersebut, Bapak dapat memberikan topik seputar motivasi. Sedangkan untuk
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan ini dapat Bapak pelajari dalam lampiran yang kami
sertakan dalam surat.

Besar harapan kami Bapak dapat berpartisipasi dalam acara tersebut. Atas perhatian Bapak,
kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Tri Hapsari, [Link].

Direktris

TRADING DEVELOPMENT
 Develop your best personality!
Raffles Buildings 2nd Floor 17, Orchard Road
Singapore 048942 - Phone + 65 65598001

August 4th, 2025

Reff : 43/PM/VIII/2025

Mr. Kusuma Dedi Persada

PT PERSADA BANGUN MITRA
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Confirmation to Your Invitation

Dear Mr. Kusuma,

I will attendance your invitation and i will be in Bandung on August 25 th, 2025 to talk
about the program we have planned over the phone conversation.

Please feel free to contact us about anything you would like to know regarding to this
program while you are waiting for my attending.

We look forward to seeing you soon.

Sincerely yours,

Gerald Anthony
Managing Director

II. CLUSTER MELAKUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

TUGAS 3 : PENANGANAN TELEPON

1. Petunjuk Kerja
a. Menerima panggilan telepon
 Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon Anda
 Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang diperlukan.
 Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia.
b. Melakukan panggilan telepon
 Anda akan diminta penguji untuk melakukan kegitan menelepon.
 Siapkan Block Note serta hal lain yang diperlukan
 Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Inggris

2. Bahan dan Alat

a. Pesawat Telepon
b. Lembar Pesan Telepon ( LPT )
c. Block Note
d. Alat tulis

3. Alur Kegiatan
a. Menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon
b. Catat informasi / pesan yang diterima pada format Lembar Pesan Telepon
(LPT)
c. Membuat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi
melalui telepon pada format block note.
d. Melakukan panggilan telepon kepada relasi yang di minta pimpinan
e. Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan

4. Hasil yang diharapkan

a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika
bertelepon yang sesuai dengan standar
b. Lembar pesan telepon (LPT) dapat diisi dengan rapi dan benar
c. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam
bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang
diminta
d. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan
permasalahan yang diminta

A. Menerima Panggilan Telepon

 Ibu Widya Renata ingin berbicara dengan pimpinan Anda, tetapi pimpinan
Anda tidak berada di tempat. Ibu Widya Renata bermaksud mengundang
pimpinan Anda untuk hadir di PT PESONA GRIYA yang beralamat di jalan
Cihampeulas No. 29, Bandung untuk membahas rencana kerjasama proyek
pembangunan gedung hotel New Crystal nanti siang pukul 14.00 WIB (hari,
tanggal sesuai pelaksanaan ujian).

B. Melakukan Panggilan Telepon

Anda diminta oleh pimpinan untuk menelepon Ibu Dra. Rani Kemalarini, Kepala
Badan Lingkungan Hidup Provinsi Jawa Barat untuk mengundang rapat
tentang proyek pembangunan instalasi limbah industri. Rapat diselenggarakan
pada hari ini pukul 14.00 – 16.00 bertempat di Kuningan Room, Hotel Aston,
Bandung.

III. CLUSTER MENYUSUN AGENDA KERJA DAN AGENDA PERJALANAN DINAS

SOAL 4 : Menyusun Agenda Kerja Pimpinan

1. Petunjuk Kerja
a. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-
data daninformasi yang telah tersedia (terlampir)
b. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga memudahkan pimpinan
anda untuk melakukan kegiatan
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi Ms. Word/Ms. Excel

2. Alat dan Bahan

a. Perangkat komputer dan printer
b. Kertas HVS ukuran F4
c. Stapler dan staples
d. Kalender meja tahun 2021
e. ATK

3. Alur Kegiatan
a. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan
benar
b. Membuat format agenda kegiatan pimpinan yang lengkap sesuai
kebutuhan
c. Masukkan data-data kegiatan secara kronologis
d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS F4

4. Aspek yang dinilai

a. Kelengkapan penyusunan agenda

b. Ketepatan penyusunan agenda
c. Kerapihan penyusunan agenda

SOAL
 Hari Senin, 3 Maret 2025, di meja kerja Anda terdapat surat, catatan, memo dan
sejenisnya yang berisi informasi terkait kegiatan pimpinan untuk beberapa hari ke
depan, sebagai berikut:
1) Undangan makan malam dari Ibu Renny Permatasari untuk membicarakan proyek
pembangunan Gudang Logistik pada tanggal 5 Maret 2025 di Rumah makan Saung
Desa, Jalan Adi Sucipto Bandung, pukul 19.00 s.d. 21.00.
2) Pada tanggal 7 Maret 2025 ada business appointment pukul 14.00 s.d. 16.00
dengan Manajer Utama PT. Cisarua Mountain Dairy di Pangrango Room Hotel
Novotel Bandung membahas kerjasama pembangunan pabrik susu. Catatan:
membawa desain pabrik.
3) Undangan dari Manajer Jasa Marga, untuk menghadiri rapat pembahasan rencana
proyek pembangunan jalan tol ruas 6 pada tanggal 10 Maret 2025, pukul 09.00 s.d.
11.00 di Hotel Hilton Bandung Jl. HOS Tjokroaminoto No.41-43, Arjuna Bandung.
4) Ada pertemuan Asosiasi Kontraktor Indonesia tingkat nasional pada tanggal 13
Maret 2025, pukul 08.00 s.d. 15.00 di Aula Hotel Crowne Jl. Lembong No.19,
Braga, Bandung. Membahas perubahan pengurus organisasi.
5) Pada tanggal 18 Maret 2025 pukul 10.00 s.d. 12.00, kepala Cabang Yogyakarta
bertemu pimpinan, membahas usulan pegawai cabang Yogyakarta tentang
penambahan pegawai lepas untuk proyek pembangunan jalan desa.
6) Berdasarkan isi Lembar Pesan Telepon (LPT) tanggal 10 Maret 2025, diperoleh
informasi bahwa tanggal 17 Maret 2025, Walikota Bandung mengundang pertemuan
bertempat di Kantor Walikota Bandung pukul 13.00 s.d. 15.00 membahas rencana
rehab ulang gedung Walikota. Catatan: membawa draf kerjasama.
7) Pada tanggal 20 Maret 2025, pimpinan menghadiri acara pembukaan Hotel Aryanta
di jalan Kemanta No 39-43, Bandung pukul 10.00 s.d 14.00.
8) 12 Maret 2025 melakukan rapat dengan stafnya, pada pukul 09.00-11.30 dengan
agenda pembahasan laporan proyek ruas tol 6 di ruang pertemuan.
9) 28 Maret 2025 menerima tamu dari Manajer Bank Mandiri, bincang-bincang
rencana pengembangan usaha, pukul 13.00-15.00
10) Pada 25 Maret 2025 Pimpinan menyelenggarakan rapat koordinasi dengan para
stafnya di ruang 3 Lt. 2 pada pukul 08.00-10.00. Menyiapkan job desk masing-
masing staf.
PERJALANAN DINAS PIMPINAN DAN MENCARI INFORMASI
MELALUI INTERNET

Tugas 3a PENANGANAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

1. Petunjuk Kerja

a. Anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan dinas pimpinan

dengan data-data dan informasi yang telah tersedia ( terlampir )
b. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga
memudahkan pimpinan anda untuk melakukan kegiatan.
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel

2. Alat dan Bahan

a. Perangkat komputer dan printer
b. Kertas HVS ukuran A4
c. Stapler dan staples
d. ATK

3. Alur Kegiatan

a. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan

rapi dan benar
b. Membuat format jadwal perjalanan dinas pimpinan yang lengkap
sesuai kebutuhan
c. Masukkan data – data kegiatan secara kronologis
d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkan

Jadwal perjalanan dinas pimpinan tersusun dengan benar, jelas,
informatif dan lengkap.

Soal
Pimpinan dan Manajer Keuangan akan melakukan perjalanan dinas
selama 3 hari ke Batam mulai tanggal 16 – 18 September 2025, berikut
jadwalnya:
1. Mengunjungi pembangunan kantor cabang di Batam pada pukul
14.00 – 16.00 bersama dengan Manajer Keuangan Bapak Ronny
Djuanda pada hari Selasa, 16 September 2025.
2. Pimpinan bertemu Bapak Erwin selaku Ketua Tim Arsitektur
pembangunan kantor cabang untuk membahas perkembangan dan
kesiapan pembangunan tersebut pada hari Rabu, 17 September
2025 pukul 09.00 – 11.00 di hotel tempat pimpinan menginap.
3. Pimpinan bersama dengan Bapak Ronny Djuanda mengadakan
pertemuan dengan Bapak Frank Sunandar dari PT Persero Batam
untuk membahas kerjasama logistik di wilayah Sulawesi pada hari
Rabu, 17 September 2025 pukul 14.00 – 16.30 di PT Persero Batam
Jl. Yos Soedarso No. 1 Batu Ampar, Kota Batam, Kepulauan Riau
4. Pimpinan dan Bapak Ronny Djuanda makan malam bersama tim
Arsitektur di Harbour Bay Seafood Restaurant Jalan Duyung Sei
Jodoh, Sungai Jodoh, Batam pada hari Selasa, 16 September 2025
pukul 19.00 – 21.00
5. Bertemu dengan Ibu Rieke Manajer Pemasaran PT Louisz
Internasional Jalan Raya Sagulung Baru No.88, Sungai Binti, Kota
Batam sekaligus makan siang bersama di Golden Prawn 933
Restorant Jalan Golden Prawn, Tj. Buntung, Kota Batam pada hari
Rabu, 17 September 2025 dengan agenda kerjasama dalam
pengiriman kasur keluar negeri.
6. Sebelum kembali ke Tanggerang, pimpinan dan Bapak Ronny
Djuanda melakukan kunjungan ke tempat-tempat wisata yang ada
di Batam. Dan mereka tiba di Jakarta pada hari Kamis, 18
September 2025 pukul 17.15.
7. Selama pimpinan dan manajer keuangan berada di Batam, mereka
diantar jemput oleh supir dari Bapak Erwin
 IV. CLUSTER MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA

SOAL 5: Mengatur Rapat/Pertemuan

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah notula rapat dari narasi terlampir
b. Surat undangan
c. Daftar Hadir
d. Susunan Acara
e. Format notula menggunakan pola resume
f. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer MS. Word
g. Tanggal rapat hari ini

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Alat tulis lainnya

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca narasi berupa konsep diskusi yang telah dilaksanakan.
c. Membuat notula rapat dengan format yang sesuai dan informasi penting
terkomunikasi di dalam notula.
d. Membuat surat undangan rapat untuk Manajer Personalia
e. Daftar hadir
f. Susunan Acara
g. Sebelum dicetak simpan pada file anda
h. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkan

a. Notula rapat yang baik dan benar
b. Daftar hadir peserta rapat
c. Susunan acara rapat
d. Surat Undangan dengan bentuk Block Style

Proses Jalannya Rapat :

Pimpinan mengadakan rapat dengan beberapa orang yang telah ditunjuk untuk
menangani proyek pembangunan Wisma Arjuna. Rapat dilakukan pada hari ini jam
10.00 – 12.00 WIB di Grand Mercure Bandung.
Agenda rapat:
 1. Laporan pelaksanaan proyek
2. Tim pelaksana
3. Lain-lain

Yang mengikuti rapat adalah Sita Mauren (Kepala Pelaksana Proyek), Fathan
Irwansayah (Kepala Kordinasi Arsitek), Erlitha Asri (Manajer Personalia), Donny
Ramadhan (Kepala Tim Pengembang), Gunawan (Manajer Keuangan), Rama Dirga
(Tim Kuasa Hukum), Irene Sanjaya (Tim Pelaksana), dan 3 orang Operator Teknisi.

Pimpinan membuka rapat dan mengucapkan terimakasih atas kehadiran mereka

yang telah di undang rapat.

Sita menginformasikan hasil kunjungannya ke wisma arjuna minggu lalu dengan

pemilik wisma Bapak Cahyo. Bahwa pembangunan berjalan sejauh ini sesuai
dengan rencana tetapi ada 3 hal yang kemungkinan kedepannya akan menjadi
kendala. 3 hal tersebut adalah
a. Karena lokasi wisma yang dekat dengan pemukiman warga, warga sudah
mulai resah dengan banyaknya kendaraan-kendaraan yang lalu lalang. Hal ini
terjadi karena area belakang wisma ternyata jurang dan perlu penambahan
tanah dan batu.
b. Cuaca yang memasuki musim penghujan akan menjadi hambatan
c. Perlu penambahan pekerja dan alat

Sebagai tim pengembang bapak Donny menyampaikan untuk penambahan tanah

dan batu merupakan tanggung jawab dari Bapak Cahyo, dan hal itu tidak
mempengaruhi kecepatan dalam pembangunan karena yang mengerjakan adalah
pegawai dari Bapak Cahyo. Sedangkan untuk keresahaan warga kami dibantu
dengan Bapak Rama sudah berkordinasi dengan pihak terkait untuk dapat meredam
hal-hal tersebut. Dan semua biaya sudah dibayarkan oleh Bapak Cahyo.

Ibu Irene menambahkan untuk pelaksanaan pembangunan sudah mengalami

kendala sejak kemaren sore. Curah hujan yang tinggi dan angin kencang sudah
terjadi sejak kemarin dan sampai rapat ini berlangsung pun masih terjadi hal
tersebut. Kemungkinan kita harus menunda pengerjaan sampai cuaca mereda dan
pantauan dari BMKG cuaca buruk akan berlangsung selama 1 minggu. Tetapi
walaupun mengalami hal tersebut kita masih dapat mengejar ketertinggalan
pengerjaan apabila ada penambahan jumlah pekerja dan alat cor nya.

Pimpinan menanyakan pelu berapa penambahan jumlah pekerja dan mesin cor-nya
dan kira-kira apakah itu menambah biaya? Dan selisih biaya akan disubsidi dari
bagian yang mana? Kalau tidak menambah pekerja dan alat cor manfaatkan yang
ada sekarang, apakah tidak bisa selesai sesuai deadline?

Ibu Irene memberikan penjelasan berdasarkan deadline pengerjaan harus selesai

pada bulan April, dan sekarang baru dikerjakan sekitar 60%. Kemungkinan untuk
mengejar deadline bisa, asalkan pekerja bekerja 24 jam penuh dan berharap cuaca
cepat mereda. Kalaupun tidak, otomatis kita akan selesai setelah deadline.

Sehubungan dengan biaya Bapak Gunawan mengatakan untuk biaya penambahan

pekerja dan alat cor, bisa kita subsidi dari bagian bahan bangunan, kita mendapat
diskon yang sebesar 5% dari mitra bisnis kita. 5 % ini bila dikalkulasi sebesar Rp.
37.500.000, dan uang ini sudah masuk kedalam rekening kita. Tenang saja barang
yang kita gunakan tidak berubah dan tidak dikurangi, ini murni karna ada diskon
awal tahun. Sebelum barang digunakan kami telah melakukan pengecekan bersama
dengan tim pelaksana dan pengembang.
Dimas sebagai operator teknisi mengatakan untuk alat cor tidak perlu penambahan
dengan yang ada saja di maksimalkan penggunaannya, dimas dan tim akan
bertanggung jawab terhadap kondisi dan kesiapan dari alat cor tersebut.

Sita menambahkan untuk pekerja tambahan tidak harus full bekerja 24 jam seperti
pekerja inti. Jadi bisa dicari pekerja yang freetime, tidak perlu banyak cukup 5 orang
saja, karena sebenarnya tugas dari pekerja tambahan ini adalah membantu dalam
pembersihan lokasi saja, kalau untuk yang lain bisa dihandle sama pekerja kita. Dan
paling lama pekerja tambahan ini berkerja selama 6 hari saja. Sebaiknya kita
mengambil pekerja lepas ini dari masyarakat sekitar dan biaya tolong siapkan Rp.
5.000.000 karena biaya perorang perhari perkiraan sebesar Rp. 100.000 dan nanti
kita akan kordinasi dengan tim dilapangan.

Pimpinan mengingatkan untuk penambahan pekerja jangan sampai malah menjadi

masalah baru, dan untuk biaya jangan melebihi batas yang telah ditentukan. Dan
kesimpulan pada rapat hari ini yaitu:
a. Permasalahan yang mungkin muncul kedepannya semaksimal mungkin
dicegah
b. Setiap harinya mungkin tidak 24 jam full hujan, jadi pekerja tetap stand by
berada dilokasi
c. Penambahan pekerja silahkan saja asal tidak melebihi budget yang ada
d. Tetap utamakan keselamatan selama bekerja dan sebisa mungkin jangan
mengecewakan klien

Untuk sementara ini itu saja yang dapat dilaporkan, silahkan masing-masing tim
melakukan pertemuan sendiri dan apabila ada kendala yang tidak dapat ditangani,
jangan ambil keputusan sendiri tetap harus didiskusikan lagi bersama.

Demikian rapat hari ini semoga pembangunan wisma dapat selesai sesuai dengan
target dan klien merasa puas atas hasil yang dikerjakan.

Rapat ditutup pukul 12.00 WIB