JOBLIST

CLASSMEETING PIBA
TAHUN 2024

1. KETUA DAN WAKIL KETUA

Persiapan:
Semuanya
Hari Pelaksanaan:
Semuanya
Selesai Acara:
Semuanya

2. SEKRETARIS
Persiapan:
a. Membuat surat peminjaman Ruangan (6 Ruang).
b. Membuat surat peminjaman Sound System
c. Membuat surat permohonan sambutan ke Rektor
d. Membuat surat permohonan sambutan ke Kepala Lembaga Bahasa
e. Membuat surat permohonan sambutan ke Wakil Rektor III
f. Membuat surat permohonan Pembacaan Doa ke Wakil Rektor II
g. Membuat surat permohonan menjadi juri Khitobah dan Speech
h. Membuat surat pemberitahuan acara kepada satpam.
i. Membuat surat undangan kepada seluruh Ormawa UNHASY
j. Membuat surat undangan terbuka kepada mahasiswa PIBA UNHASY
k. Membuat surat izin panitia untuk ikut kegiatan.
l. Menyusun Proposal Kegiatan untuk Kampus
m. Menyusun Time Line Kegiatan bersama Ketua
n. Mengarsipkan semua surat-surat yang telah dikeluarkan
o. Membuat Absensi Rapat Panitia
p. Membuat Absensi TM dan Acara
q. Menjadi Notulen di Setiap Rapat
Hari Pelaksanaan
a. Membuat surat Pemberitahuan Jumlah Peserta Clasmeeting PIBA.
b. Membuat surat Pemberitahuan diadakannya Technical Meeting.
c. Membuat surat Pemberitahuan Peserta Clasmeeting PIBA.
Timeline: Persiapan – Hari Pelaksanaan - Closing
JOB LIST DAN DETAIL PEKERJAAN PANITIA

d. Membuat surat Pemberitahuan kepada panitia tentang Gladi Bersih.

Selesai Acara
a. Mengarsipkan semua surat-surat yang telah dikeluarkan
b. Membuat LPJ dari seluruh kegiatan

3. BENDAHARA
Persiapan:
a. Membuat Rancangan Anggaran Belanja.
b. Menagih kebutuhan setiap divisi.
c. Mengepaskan dana kebutuhan terhadap dana yang tersedia.
d. Berhak memotong dana kebutuhan divisi apabila dana yang disetorkan ke
divisi tidak objektif atau mengada-ada. Kategori kebutuhan yang dapat
dipotong yakni:
- Konsumsi yang terlalu berlebihan.
- Barang yang seharusnya dapat dipinjam tanpa disewa.
- Menambah biaya jaga-jaga (karena biaya jaga-jaga hanya bersifat
umum).
- Barang terlalu mahal, namun ada opsi yang lebih murah, namun
secara fungsional sama.
- Ada kebutuhan yang sangat mendesak dan lebih penting.
e. Menanyakan divisi yang dananya dipotong diminta untuk
menjelaskan pemanfaatan dananya.
f. Membuat Lampiran dana awal atau dana sebelum dana utama cair.
g. Membuat Laporan Jumlah dana masuk dari LPB UNHASY
h. Membuat rancangan list kebutuhan pada setiap timeline, sehingga dapat
membuat laporan harian.
i. Mengklasifikasikan dana tetap atau yang tidak bisa diganggu gugat yakni:
- Bisyaroh Juri
- Bisyaroh Perumus Soal
- Dana Hadiah Lomba
Hari Pelaksanaan
a. Mencatat pengeluaran diluar RAB seperti bensin dll.
b. Menyimpan dana dalam bentuk Cash sepertiga dari total dana tidak tetap.
c. Membuat aplikasi G-form yang bisa mencatat uang masuk dan uang keluar
secara otomatis.
d. Menyimpan semua Nota Pengeluaran.
e. Menghitung dan mengklasifikasi kelas PIBA yang tidak mengikuti PIBA
serta membuat list denda per mahasiswa.
Selesai Acara
a. Membuat Laporan Jumlah dana keluar
b. Membuat LPJ Pemasukan dan Pengeluaran Keuangan
c. Penagihan Kelas yang tidak mengikuti Lomba

Classmeeting PIBA 2024 – Panitia LPB Universitas Hasyim Asy’ari Tebuireng Jombang
Timeline: Persiapan – Hari Pelaksanaan - Closing
JOB LIST DAN DETAIL PEKERJAAN PANITIA

4. DIVISI ACARA
Persiapan:
a. Menjadi MC Bahasa Inggris, Arab dan Indonesia.
b. Membuat susunan Acara Lengkap.
c. Membuat Teks MC dan di konsultasikan kepada Mr. Sayid dan Ust. Mu’at.
d. Membuat susunan kronologis panitia secara rinci dan spesifik
- Pendaftaran Lomba
- Registrasi Peserta Lomba
- Opening
- Perlombaan
- Jeda Penjurian
- Pengumuman dan penyerahan hadiah Pemenang
- Closing
e. Melakukan Gladi Bersih H-2 dan H-1.
f. Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait
dengan event tersebut.
g. Menghias panggung bersama Divisi Perlengkapan
h. Mempersiapkan Pembaca Ayat suci Al-Qur’an
Hari Pelaksanaan
a. Menjadi koordinator Lapangan saat acara berlangsung,
b. Sesi perlombaan sepenuhnya diberikan kepada PJ masing-masing
c. Memastikan acara berjalan sesuai rencana
d. Memberitahukan dan mengingatkan kepada PJ Lomba masing-masing
tentang waktu apabila ada perubahan.
e. Mendampingi dan membawa hadiah saat penyerahan hadiah Lomba.
Selesai Acara
a. Membuat laporan acara baik yang terlaksana maupun tidak terlaksana sesuai
dengan jadwal pada susunan kronologis panitia

5. DIVISI KESEKTARIATAN
Persiapan:
a. Membuat Form Pendaftaran Peserta Lomba
b. Membuat timeline dan teknis alur pendaftaran
c. Mengelola dan membagikan update Peserta
d. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir
mahasiswa PIBA pada saat acara
e. Membuat Id-Card Panitia
f. Membuat akun WA khusus per lomba untuk Peserta Lomba dan
memasukkan PJ terkait.
g. Alur Pendaftaran
- Peserta mengunjungi link [Link]/classmeet23PIBA
- Peserta mengisi Form Pendaftaran.
- Peserta langsung bergabung dengan grup WA utama peserta dengan link
yang ada pada halaman terakhir.
- Peserta mengkonfirmasi ke CP.

Classmeeting PIBA 2024 – Panitia LPB Universitas Hasyim Asy’ari Tebuireng Jombang
Timeline: Persiapan – Hari Pelaksanaan - Closing
JOB LIST DAN DETAIL PEKERJAAN PANITIA

- Panitia akan mencek form pendaftaran dan pendaftaran berhasil.

h. Melakukan komunikasi (menjadi CP) dengan peserta secara profesional.
i. Membuat form penilaian di semua lomba.
j. Segala jenis desain minta ke Divisi media dokumentasi.
Hari Pelaksanaan
a. Stand by di meja daftar hadir peserta dan Mahasiswa PIBA.
b. Menyiapkan sertifikat untuk peserta dan panitia.
c. Menyiapkan souvenir/piala/medali Juara Lomba.
d. Membuat piagam penghargaan untuk Juri dan Juara.
e. Menagih penilaian dan finalis dari PJ untuk disatukan selanjutnya diberikan
kepada Divisi Acara untuk diumumkan.
Selesai Acara
a. Membuat rekap juara
b. Membuat rekap mahasiswa yang tidak hadir dan diserahkan kepada
bendahara

6. DIVISI MEDIA & DOKUMENTASI

Persiapan:
a. Membuat banner untuk acara dan setiap lomba.
b. Membuat desain pamflet.
c. Membuat desain IG sesuai time line Clasmeeting.
d. Membuat desain Id Card
e. Membuat desain Sertifikat Peserta dan Panitia
f. Membuat desain Piagam Juara
g. Membuat desain Juara di Piala
h. Membuat desain twibbon Clasmeeting
i. Membuat video coming soon Clasmeeting
j. Membuat desain tulisan pada piala/medali
k. Menyiapkan laptop sebanyak permintaan PJ dengan support HDMI
l. Menyiapkan video hitungan mundur 7 menit.
m. Menyewa kamera untuk dokumentasi.
n. Membuat list peminjaman barang
o. Membuat desain soal untuk CC
Hari Pelaksanaan
a. Menyiapkan perekaman acara.
b. Bertanggung jawab akan kualitas gambar yang diambil dari kamera.
c. Mencatat barang yang dipinjam
Selesai Acara:
a. Membuat laporan barang yang dipakai
b. Mengembalikan barang yang dipinjam
c. Membuat video kompilasi Clasmeeting 2024
d. Membuat drive untuk upload foto-foto dan video dari semua panitia

Classmeeting PIBA 2024 – Panitia LPB Universitas Hasyim Asy’ari Tebuireng Jombang
Timeline: Persiapan – Hari Pelaksanaan - Closing
JOB LIST DAN DETAIL PEKERJAAN PANITIA

7. DIVISI PERLENGKAPAN
Persiapan:
a. Meminjam 5 (kondisional) buah proyektor
b. Menyiapkan panggung utama
c. Mempersiapkan 4 (kondisional) buah Speaker
d. Meminjam lampu dan bel CC
e. Menyiapkan Kursi peserta serta mahasiswa
f. Meminjam sofa dan meja untuk undangan
g. Meminjam microphone 7 (kondisonal) buah
h. Mempersiapkan sound sistem panggung (Afdol)
i. Membuat list peminjaman barang
j. Meminjam stop kontak 6 buah
k. Meminjam HT BEM U
l. Mengatur posisi panggung utama untuk CC
m. Mempersiapkan hal lainnya jika diperlukan
Hari Pelaksanaan:
a. Stand by pada panggung utama
b. Bertanggung jawab apabila ada kendala dalam speaker
c. Memasang atau Instalasi tempat lomba, baik banner maupun
Selesai Acara:
a. Membuat laporan barang yang dipakai
b. Mengembalikan barang yang dipinjam
c. Membongkar panggung utama
d. Mencatat barang yang telah selesai dikembalikan

8. DIVISI HUMAS & KEAMANAN

Persiapan:
a. Mengirim surat permohonan ke juri
b. Mengirimkan surat permohonan sambutan ke Rektor
c. Mengirimkan surat undangan ke semua Warek.
d. Mengirimkan surat undangan semua Ormawa
e. Survei dan sewa panggung apabila dibutuhkan ke MU
f. Survei dan sewa kamera (diutamakan yang bisa dipinjam)
g. Mengirim surat peminjaman bunga di SMP AWH.
h. Menjadi mediator antara panitia dan Undangan (juri, Rektor, dsb)
i. Menyebar pamflet dan info Clasmeeting di papan pengumuman
j. Presentasi di depan setiap kelas mengenai akan diadakannya Clasmeeting.
k. Selain kegiatan diatas, Membantu panitia lain.
Hari Pelaksanaan
a. Menyambut undangan dan mengantar ke tempat duduknya
b. Mengupayakan agar tidak terjadi miskomunikasi antara divisi panitia.
c. Mengantarkan juri ke tempat Perlombaan
d. Mengkondusifkan audience dan peserta pada saat jalannya lomba
e. Patroli dengan HT

Classmeeting PIBA 2024 – Panitia LPB Universitas Hasyim Asy’ari Tebuireng Jombang
Timeline: Persiapan – Hari Pelaksanaan - Closing
JOB LIST DAN DETAIL PEKERJAAN PANITIA

Selesai Acara:
a. Mengantarkan gift kepada Warek (apabila ada)
b. Membantu Perlengkapan dalam membongkar panggung utama

9. DIVISI KONSUMSI
Persiapan:
a. Membuat rancangan anggaran konsumsi secara detail untuk di ajukan ke
bendahara (karena konsumsi adalah wajib ada)
b. Menghitung dan mengkondisikan kebutuhan konsumsi setiap rapat sesuai
anggaran yang ada.
c. Yang termasuk konsumsi adalah
- Snack
- Makan Siang
- Makan Sore
d. Mempersiapkan konsumsi untuk panitia dan satpam dan kebersihan
e. Mempersiapkan snack untuk peserta
f. Mempersiapkan konsumsi untuk juri dan undangan (Pengurus Lembaga
Bahasa dan Rektor/Warek)
g. Mempersiapkan snack untuk pembawa ayat suci Al-Qur’an
h. Meminjam peralatan konsumsi apabila tidak ada di Lembaga Bahasa
i. Bebas Mengkonsep kebutuhan dan jenis konsumsi.
j. Menjaga nota konsumsi
k. Pemesanan konsumsi adalah H-1 hingga H-2.
l. Membuat konsep alur konsumsi
Hari Pelaksanaan
a. Memberikan konsumsi kepada setiap panitia, undangan, dan juri.
b. Memberikan snack kepada peserta dan pembawa ayat suci Al-Qur’an
c. Mempersiapkan suguhan di depan juri dan undangan
Selesai Acara:
a. Menyusun nota konsumsi
b. Membuat laporan keuangan

10. PJ KHITOBAH DAN SPEECH

Persiapan:
a. Membuat Juknis
b. Meminta data peserta pada kesektariatan
c. Bergabung di grup utama peserta Indonesia dan asing
d. Menghubungi juri terkait waktu dan teknis pelaksanaan lomba serta diskusi
mengenai format penilaian dengan juri
e. Mengirim format penilaian ke kesektariatan
f. Memahami konsep lomba sebelum lomba dimulai
g. Membuat daftar hadir peserta
h. Memasuki WA Grup peserta per lomba
i. Bertanggung jawab atas pelaksanaan lomba

Classmeeting PIBA 2024 – Panitia LPB Universitas Hasyim Asy’ari Tebuireng Jombang
Timeline: Persiapan – Hari Pelaksanaan - Closing
JOB LIST DAN DETAIL PEKERJAAN PANITIA

Hari Pelaksanaan
a. Memastikan peserta telah di ruangan sebelum lomba
b. Memanggil Peserta lomba yang akan tampil.
c. Operator video hitungan mundur untuk lomba
d. Mengirim hasil Juara ke kesektariatan
e. Menghitung dengan TELITI hasil Penjurian
Selesai Acara:
a. Merekap hasil Juara.
b. Membantu Panitia lain

11. PJ CERDAS CERMAT (CC)

Persiapan:
a. Membuat Juknis
b. Meminta data peserta pada kesektariatan
c. Bergabung di grup utama peserta Indonesia dan asing
d. Menghubungi juri terkait waktu dan teknis pelaksanaan lomba
e. Mengirim format penilaian ke kesektariatan
f. Memahami konsep lomba sebelum lomba dimulai
g. Memastikan sarana lomba dapat dipakai
h. Membuat daftar hadir peserta
i. Memasuki WA Grup peserta per lomba
j. Bertanggung jawab atas pelaksanaan lomba
Hari Pelaksanaan:
a. Memastikan peserta telah di lokasi sebelum lomba
b. Memanggil Peserta lomba yang akan tampil.
c. Operator soal slide untuk lomba
d. Dengan TELITI hasil babak penyisihan
e. Mengirim hasil Juara ke kesektariatan
f. Mengkondisikan peserta tampil
Selesai Acara:
a. Merekap hasil Juara.
b. Membantu Panitia lain.

Classmeeting PIBA 2024 – Panitia LPB Universitas Hasyim Asy’ari Tebuireng Jombang