N Kuswandi
@novianta.k
Starting Your Career
IN ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT
Elemen Keenam Organization
Design : Formalisasi Pekerjaan
Menciptakan Formalisasi Pekerjaan Yang Seimbang
Antara Kejelasan Dan Ruang Untuk Inovasi.
N Kuswandi
@novianta.k Studio Shodwe
Series Tentang Organization Development
Postingan sebelumnya bisa di cek di Post Linkedin saya
N Kuswandi
@novianta.k Studio Shodwe
"Apa jadinya jika sebuah organisasi tidak memiliki
job description yang jelas?
Apakah itu membuka ruang untuk fleksibilitas dan
inovasi, atau justru menciptakan kebingungan dan
ketidakjelasan yang merugikan kinerja?
Ketika sebuah organisasi tidak memberikan
batasan yang jelas melalui job description,
karyawan bisa merasa kebebasan untuk
mengambil inisiatif dan berinovasi.
Namun, jika kebebasan ini tidak disertai dengan
panduan yang jelas, bisa saja terjadi overwhelm—
yaitu kebebasan yang justru berujung pada
ketidakpastian.
N Kuswandi
@novianta.k
Disinilah pentingnya praktisi organization design
mengaplikasikan elemen keenam Desain Organisasi
(Formalisasi Pekerjaan)
Karena Pembagian Tugas akan menjadi input Job
Description yang memiliki keseimbangan antara
memberikan kejelasan dan memberikan ruang untuk
inovasi.
N Kuswandi
@novianta.k Studio Shodwe
Masih ingat dengan ini kan, kalau lupa bisa search
postingan awal saya tentang Sharing Organization
Design dari awal banget di LInkedIn
N Kuswandi
@novianta.k
Ingatkan Langkah
Ketiga
Kita sudah paham goalnya perusahaan, kita
juga sudah paham strateginya perusahaan
Dan kita sudah menerjemahkan goal dan stretegi tersebut ke
dalam business model dan operating model perusahaan
Dari business model dan operating model sudah mulai enak
melihat pilar struktur organisasi yang dibutuhkan organisasi
Saatnya kita masuk ke tahapan menyusun design organisasi
N Kuswandi
@novianta.k
6 Elemen Kunci
Desain Organisasi
1. Spesialisasi Kerja: Pembagian tugas menjadi
peran-peran yang spesifik.
2. Departementalisasi: Pengelompokan
pekerjaan berdasarkan fungsi, produk,
geografi, proses, atau pelanggan.
3. Rantai Perintah: Hierarki wewenang yang jelas.
4. Rentang Kontrol: Jumlah karyawan yang dapat
diawasi oleh seorang manajer.
5. Pembagian Kerja: Distribusi tugas di seluruh
kelompok.
6. Formalisasi: Standarisasi peran pekerjaan.
N Kuswandi
@novianta.k Studio Shodwe
6-8
Orang
6-8 6-8 10-15 10-15
Orang Orang Orang Orang
Learning Need Continuous Knowledge Pengelolaan
Analysis Improvement management asset learning
Design & Develop program system Learning data
Learning Project Hoishin kanri management
Implementation improvement (Best practice Learning
Career Path & standarisation sharing) operation
Succession Plan Project Community implementation
Learning improvement of practice/
Evaluation duplication Expert
Ingat kan carousel saya sebelumnya, case study nya sudah sampai
Departemenisasi, kita sudah dapat pilarnya, layernya dan kita
sekarang diskusi menentukan span of controlnya
N Kuswandi
@novianta.k Studio Shodwe
Diskusi di Pembagian Untuk melakukan elemen pembagian
kerja, setidaknya kita perlu connecting
Tugas & Formalisasi atas empat hal ini
1 - Job Analysis 3 - Job Evaluation
Proses sistematik untuk proses untuk menentukan nilai
mengumpulkan, menganalisis, dan relatif suatu pekerjaan dalam
menyusun informasi mengenai tugas, organisasi, berdasarkan faktor-faktor
tanggung jawab, keterampilan, seperti tanggung jawab,
pengetahuan, dan kondisi kerja yang keterampilan yang dibutuhkan, dan
dibutuhkan untuk sebuah pekerjaan kompleksitas pekerjaan
tertentu
2 - Work Load Analysis 4 - RACI
proses untuk mengukur dan menilai alat manajerial yang digunakan untuk
beban kerja yang dihadapi oleh mendefinisikan dan menjelaskan
individu atau kelompok dalam peran serta tanggung jawab dalam
organisasi. suatu proyek atau proses
N Kuswandi
@novianta.k
Di Carousel
Sebelumnya Kita
Diskusi Pembagian
Tugas Untuk Pilar
Learning & Capability
N Kuswandi
@novianta.k Studio Shodwe
Saatnya kita memformulasi
pembagian tugas tadi melalui job
desc Jangan hanya mencantumkan daftar
tugas harian, tetapi jelaskan juga tujuan
utama peran tersebut.
Dan inilah
Tentukan dengan jelas apa tanggung
beberapa jawab utama karyawan, serta wewenang
yang mereka miliki dalam mengambil
rule of the keputusan.
thumb nya Sisakan ruang untuk fleksibilitas dalam
pelaksanaan tugas dan inisiatif pribadi.
Jelaskan hasil yang diharapkan dari peran
tersebut, bukan hanya daftar kegiatan.
N Kuswandi
@novianta.k
Hal yang wajib ada di Job Description
#1 Job Identification
Rule of The Thumb
Nama posisi harus langsung menggambarkan apa yang dilakukan
oleh orang di posisi tersebut, tanpa memerlukan penjelasan
tambahan
Gunakan istilah yang sudah umum dan konsisten dalam organisasi
atau industri.
Jika relevan, masukkan level hierarkis dalam nama posisi
Gunakan kata kerja yang mencerminkan tugas dan aktivitas yang
dilakukan dalam posisi tersebut.
N Kuswandi
@novianta.k
Hal yang wajib ada di Job Description
#2 Job Purpose
Cara Penulisan
Action Verb + Object + Result/Output
What Does the job To what Why does the job holder
holder do? (object) do it (what is the result)
Anda bisa membuat lebih dari satu job purpose, saat posisi
tersebut handle beberapa pilar
Contoh To (action verb) design, implement, and
yang pilar evaluate (action verbs) training programs and
Learning & career development initiatives (objects) by
Capability
untuk posisi identifying learning needs, developing effective
N-4 curricula, managing training logistics, and
(Supervisor) assessing outcomes (actions that support the
main actions), in order to enhance employee
skills, ensure leadership succession, and drive
organizational performance improvement
(results).
N Kuswandi
@novianta.k
Hal yang wajib ada di Job Description
#3 Job Purpose
Cara Penulisan Main Activities
Action Verb + What + Result + How
The object The How to
of main Expected achieve that
contribution output of
contribution
Contoh yang Main Activities
pilar Learning Conduct (Action Verb) Learning Needs
& Capability Analysis to identify the skill gaps within the
untuk posisi organization (What) in order to define
N-4 specific training needs (Result) by gathering
(Supervisor) data through surveys, interviews, and
performance assessments (How).
Achievement Measurement
Track the number of skill gaps identified,
The percentage of employees assessed
The alignment of the training needs with
organizational priorities
N Kuswandi
@novianta.k
Closing
Thoughts
Biar gak overload informasi, hal wajib lain yang perlu
ada di job des kita bahas di carousel lain ya
Penting untuk diingat bahwa meskipun struktur job des
ini dapat memberikan kejelasan dalam perencanaan dan
pelaksanaan, implementasi yang sukses tetap
memerlukan adaptasi yang fleksibel berdasarkan
dinamika organisasi dan kebutuhan karyawan yang terus
berkembang
Meskipun metode penulisan dan pengukuran ini
memberikan kerangka yang solid, keberhasilan
sebenarnya terletak pada eksekusi yang konsisten dan
kemauan untuk terus mengevaluasi dan menyesuaikan
pendekatan sesuai dengan feedback dan hasil yang
diperoleh.