DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

ATAU MANAJEMEN PANGKALAN DATA

Database Management System (DBMS) adalah perangkat lunak (software) yang digunakan
untuk membuat, mengelola, dan mengakses basis data. DBMS memungkinkan pengguna
untuk menyimpan, mengubah, dan mengambil data secara efisien dan terstruktur.
Dalam Bahasa Indonesia, DBMS dikenal juga dengan istilah Manajemen Pangkalan Data.

✓ Tujuan DBMS
a. Menyimpan data dalam bentuk terstruktur.
b. Mengelola data yang besar dan kompleks.
c. Memfasilitasi interaksi antara pengguna dan database.
d. Menjamin keamanan, integritas, dan konsistensi data.
e. Mendukung multiuser access (akses oleh banyak pengguna secara bersamaan).

✓ Komponen Utama dalam DBMS

Komponen Fungsi
Database Tempat penyimpanan data (berupa tabel-tabel)
DBMS Software Aplikasi yang mengelola database, seperti MySQL, Ms-Access, PostgreSQL
Query Language Bahasa untuk mengakses/manipulasi data (contoh: SQL)
Database Engine Mesin yang menangani operasi CRUD dan optimasi penyimpanan
User Interface Tampilan/form yang digunakan untuk mengakses database secara mudah

✓ Fungsi-Fungsi Utama DBMS

1. Data Definition
Menyediakan cara untuk membuat dan memodifikasi struktur tabel/data.
2. Data Manipulation
Memungkinkan untuk melakukan operasi CRUD:
▪ Create (membuat data baru)
▪ Read (membaca/menampilkan data)
▪ Update (mengubah data)
▪ Delete (menghapus data)
3. Data Security dan Integrity
Menjaga agar hanya pengguna yang berwenang yang bisa mengakses/mengubah data.
4. Concurrency Control
Mendukung akses data oleh banyak pengguna tanpa konflik.
5. Backup & Recovery
Menyediakan cara untuk mencadangkan data dan memulihkan jika terjadi kerusakan.
✓ Contoh Software DBMS Populer
Nama DBMS Jenis Keterangan
MySQL Open Source Banyak digunakan dalam pengembangan web dan aplikasi
PostgreSQL Open Source Mendukung fitur geospasial dan sangat stabil
Oracle Database Komersial Digunakan di perusahaan besar untuk sistem enterprise
Microsoft Access Komersial Cocok untuk aplikasi kecil-menengah berbasis desktop
SQLite Embedded Sangat ringan, banyak dipakai di aplikasi mobile

✓ Manfaat Penggunaan DBMS

▪ Mempermudah pengelolaan data skala besar
▪ Meningkatkan keamanan dan integritas data
▪ Mendukung kolaborasi multiuser
▪ Memudahkan pelaporan dan pengambilan keputusan
▪ Mengurangi duplikasi data (redundansi)

❖ Database Management System Dengan Aplikasi Microsoft Access dan

MySQL

Perbedaan antara Microsoft Access dan MySQL terletak pada tujuan penggunaan, skala,
dan arsitektur sistemnya. Keduanya adalah DBMS (Database Management System), tetapi
digunakan dalam konteks yang berbeda. Berikut perbandingannya dalam berbagai aspek:
1. Jenis dan Lingkungan Penggunaan
Aspek Microsoft Access MySQL
Jenis Desktop-based DBMS Server-based DBMS (RDBMS)
Cocok untuk aplikasi kecil hingga Cocok untuk aplikasi skala menengah
Lingkungan
menengah di lingkungan lokal hingga besar, termasuk berbasis web
Platform Windows Multi-platform (Windows, Linux, macOS)

2. Arsitektur
Aspek Microsoft Access MySQL
Tidak memerlukan server database Memerlukan server database seperti
Server
terpisah (file .mdb atau .accdb) MySQL Server
Terbatas untuk multi-user (rawan Dirancang untuk banyak pengguna (multi-
Multi-user
konflik data) user) dan transaksi simultan
Skalabilitas Terbatas, tidak ideal untuk data besar Sangat skalabel, cocok untuk sistem besar
 3. Fitur Teknis
Aspek Microsoft Access MySQL

Bahasa Query SQL (dengan sintaks khas Access) SQL (standar ANSI SQL)
Manual/CLI atau dengan tools seperti
Relationship GUI visual, cocok untuk pemula
phpMyAdmin
Lebih aman, dengan sistem user dan hak
Keamanan Terbatas, tidak ideal untuk web
akses lengkap

4. Interface
Aspek Microsoft Access MySQL
GUI bawaan (form, report) untuk
Antarmuka CLI, GUI (phpMyAdmin, MySQL Workbench)
membangun aplikasi
Mudah Sangat cocok untuk pengguna Cocok untuk developer, admin, dan
digunakan non-programmer pengguna teknis

5. Kapasitas dan Kinerja

Aspek Microsoft Access MySQL
Terbatas oleh kapasitas server dan
Ukuran database Maks. ±2 GB
konfigurasi
Menurun jika data besar atau Konsisten dan efisien untuk data besar dan
Kinerja
banyak pengguna transaksi tinggi

▪ Kesimpulan
Jika Kita Maka Pilih
Membuat aplikasi sederhana desktop, lokal, single user Microsoft Access
Mengembangkan aplikasi web, sistem multi-user, atau
MySQL
proyek skala besar

A. Database Management System Dengan Aplikasi Microsoft Access

Apa itu Microsoft Access?
Microsoft Access adalah salah satu DBMS (Database Management System) berbasis
desktop yang dikembangkan oleh Microsoft. Yang memungkinkan pengguna untuk
membuat, mengelola, dan memanipulasi database relasional dengan antarmuka visual
yang user-friendly. Microsoft Access cocok digunakan untuk aplikasi skala kecil hingga
menengah.
Komponen Utama dalam Microsoft Access
1. Tabel (Tables)
Tempat menyimpan data dalam format baris (record) dan kolom (field).
2. Kueri (Queries)
Digunakan untuk mencari, memfilter, atau memanipulasi data dari satu atau lebih
tabel.
3. Formulir (Forms)
Antarmuka pengguna untuk memasukkan dan melihat data.
4. Laporan (Reports)
Digunakan untuk menyajikan data dalam bentuk cetakan atau tampilan siap cetak.
5. Relasi (Relationships)
Menghubungkan tabel satu dengan lainnya berdasarkan field yang sama.

✓ Tipe Data, Struktur Data, Hirarki Data, Entity, Attribute, dan Relationship di
Ms-Access

1. Type Data
Tipe data menentukan jenis data yang bisa disimpan di suatu kolom (field) dalam
tabel. Microsoft Access memiliki berbagai tipe data, di antaranya:
Tipe Data Penjelasan
Short Text Untuk teks pendek, seperti nama, alamat, kode. Maks 255 karakter.
Long Text Untuk teks panjang seperti catatan atau deskripsi. Bisa ribuan karakter.
Number Untuk angka yang bisa dihitung (integer, decimal, dsb).
Date/Time Untuk menyimpan tanggal dan/atau waktu.
Currency Untuk nilai uang. Menjaga akurasi angka desimal.
Yes/No Untuk data logika (Boolean), seperti "Ya/Tidak", "True/False".
AutoNumber Nomor otomatis, biasanya digunakan sebagai Primary Key.
Hyperlink Untuk menyimpan URL/link ke situs atau file.
Attachment Untuk menyimpan file, gambar, dokumen, dll.
Calculated Menghitung nilai berdasarkan ekspresi (formula).
Lookup Wizard Untuk membuat pilihan dari daftar (dropdown), bisa dari tabel lain.

2. Struktur Data
Struktur data di Access menggambarkan bagaimana data diorganisasikan dalam
tabel-tabel. Dalam sebuah aplikasi basis data, Access menggunakan struktur
relasional.
✓ Komponen Struktur Data:
1. Database (.accdb)
▪ Satu file yang menyimpan semua objek (tabel, query, form, laporan, makro,
dll).
2. Table (Tabel)
▪ Tempat menyimpan data utama dalam baris dan kolom.
▪ Setiap tabel = 1 entitas (seperti Anggota, Buku, Peminjaman).
3. Field (Kolom)
▪ Atribut atau properti dari entitas.
▪ Contoh: Nama, Alamat, Tanggal Lahir.
 4. Record (Baris)
▪ Satu baris menyimpan satu data lengkap dari suatu entitas.
▪ Contoh: Data satu anggota = 1 record.
5. Primary Key
▪ Kolom unik untuk membedakan setiap record. Biasanya AutoNumber.
6. Foreign Key
▪ Kolom yang merujuk ke primary key di tabel lain (digunakan untuk relasi antar
tabel).

3. Hirarki Data
Hirarki data menjelaskan tingkatan penyusunan data, dari yang paling kecil hingga
keseluruhan database:
Bit → Byte → Field → Record → Table → Database
Tingkatan Penjelasan
Bit Unit terkecil data (0 atau 1).
Byte Sekumpulan 8 bit. Satu karakter biasanya = 1 byte.
Field Kolom pada tabel yang menyimpan satu tipe data.
Record Baris data yang lengkap dari satu entitas.
Table Kumpulan record yang saling terkait.
Database Kumpulan tabel dan objek lain yang terhubung membentuk sistem informasi.

Contoh Sederhana di Sistem Perpustakaan:

Hirarki Contoh pada Ms-Access
Field Nama_Anggota, Alamat, No_Telp
Record ["Rani", "Jl. Merdeka", "08123456789"]
Table Tabel: Anggota
Database [Link]

4. Entity (Entitas)
Entity dalam DBMS adalah objek nyata atau konsep yang ingin disimpan datanya ke
dalam sistem database.
✓ Di Microsoft Access:
Entity diwujudkan dalam bentuk TABEL.
Contoh:
✓ Tabel Anggota (menyimpan data anggota perpustakaan)
✓ Tabel Buku
✓ Tabel Peminjaman
✓ Tabel Pengembalian
Jadi, setiap tabel dalam Ms-Access merepresentasikan satu entity.
5. Attribute (Atribut)
Attribute adalah karakteristik atau informasi yang menjelaskan suatu entity. Dalam
tabel, atribut adalah nama kolom atau field.
✓ Di Microsoft Access:
Attribute disebut Field atau Kolom pada suatu Tabel.
Contoh:
Pada Tabel Buku, atributnya bisa meliputi:
• ID_Buku (Primary Key)
• Judul
• Pengarang
• Tahun Terbit
• Penerbit

6. Relationship (Relasi)
Relationship adalah hubungan logis antar entity (tabel). Biasanya hubungan ini
terjadi ketika satu tabel memakai kunci tamu (foreign key) yang mengacu ke kunci
utama (primary key) dari tabel lain.
✓ Di Microsoft Access:
Relationship dibuat melalui menu Database Tools > Relationships, di mana Anda
dapat menghubungkan dua tabel berdasarkan field tertentu.
✓ Jenis Relationship di Ms-Access:
• One to One (1:1): Satu record pada Tabel A berelasi dengan satu record di Tabel B.
• One to Many (1:N): Satu record di Tabel A bisa berelasi dengan banyak record di Tabel B.
(ini yang paling sering dipakai)
• Many to Many (M:N): Harus dibuat dengan bantuan tabel relasi (junction table).
Contoh Relasi:
• Anggota — Peminjaman
Satu anggota bisa memiliki banyak peminjaman → One to Many
• Buku — Peminjaman
Satu buku bisa dipinjam berkali-kali → One to Many
Contoh Tabel yang Akan Dihubungkan (Entity):
1. Tabel Anggota
• ID_Anggota (PK)
• Nama
• Alamat
• No_Telepon
2. Tabel Buku
• ID_Buku (PK)
• Judul
• Pengarang
• Penerbit
• Tahun
 3. Tabel Peminjaman
• ID_Peminjaman (PK)
• ID_Anggota (FK)
• ID_Buku (FK)
• Tanggal_Pinjam
• Tanggal_Kembali

Kesimpulan:
Konsep DBMS Microsoft Access
Entity Tabel
Attribute Field/Kolom
Relationship Relasi antar Tabel (via Foreign Key)

B. Langkah-langkah Pembuatan Aplikasi Perpustakaan di Ms-Access

1. Rancang Struktur Database
Tabel yang dibutuhkan:
▪ Anggota
Menyimpan data orang yang bisa meminjam buku.
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
ID_Anggota AutoNumber Primary Key
Nama Short Text Nama anggota
Alamat Short Text Alamat tempat tinggal
No_Telepon Short Text Bisa juga pakai Number

▪ Buku
Menyimpan daftar buku yang tersedia di perpustakaan
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
ID_Buku AutoNumber Primary Key
Judul Short Text Judul buku
Pengarang Short Text Nama pengarang
Penerbit Short Text Nama penerbit
Tahun_Terbit Number Tahun terbit
Jumlah Number Jumlah eksemplar buku

▪ Peminjaman
Menyimpan data transaksi peminjaman buku oleh anggota
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
ID_Peminjaman AutoNumber Primary Key
ID_Anggota Number Foreign Key dari tabel Anggota
ID_Buku Number Foreign Key dari tabel Buku
 Tanggal_Pinjam Date/Time Tanggal buku dipinjam
Tanggal buku harus
Tanggal_Kembali Date/Time
dikembalikan

▪ Pengembalian
Mencatat saat buku dikembalikan dan menghitung denda (jika telat)
Nama Kolom Tipe Data Keterangan
ID_Pengembalian AutoNumber Primary Key
ID_Peminjaman Number Foreign Key dari tabel Peminjaman
Tanggal_Pengembalian Date/Time Tanggal buku benar-benar dikembalikan
Denda Currency Jumlah denda jika terlambat

✓ Relasi Antar Tabel

Tabel Asal Kolom Tabel Tujuan Kolom Jenis Relasi
Anggota ID_Anggota Peminjaman ID_Anggota One-to-Many
Buku ID_Buku Peminjaman ID_Buku One-to-Many
Peminjaman ID_Peminjaman Pengembalian ID_Peminjaman One-to-One (umumnya)

2. Buat Tabel
▪ Buka Ms-Access → Pilih Blank Database.
▪ Buat masing-masing tabel seperti di atas.
▪ Atur Primary Key di tiap tabel.
▪ Hubungkan antar tabel melalui Database Tools > Relationships.

Berikut langkah-langkah membuat tabel

✓ Buka Ms-Access → Pilih Blank Database → Simpan dengan nama misalnya
[Link].
✓ Buat masing-masing tabel:
▪ Gunakan Design View, bukan datasheet.
▪ Atur tipe data dengan benar sesuai tabel di atas.
▪ Simpan setiap tabel dengan nama yang sesuai.
✓ Setelah semua tabel selesai, buat lah relasi antar tabel, dengan cara:
▪ Buka Database Anda
Buka file [Link]
▪ Masuk ke Menu "Relationships"
• Klik tab Database Tools di ribbon.
• Klik Relationships.
▪ Langkah 3: Tambahkan Tabel yang Ingin Dihubungkan
• Klik Show Table → Pilih Tabel yang ingin dibuat relasi.
• Klik Add, lalu Close.
 ▪ Buat Relasi Antar Tabel
• Klik dan tarik field Foreign Key dari tabel Peminjaman (misal: ID_Anggota) ke
Primary Key tabel Anggota (ID_Anggota).
• Lakukan hal yang sama untuk ID_Buku dari tabel Peminjaman ke ID_Buku di tabel
Buku.
▪ Aktifkan Referential Integrity
• Centang "Enforce Referential Integrity"
• Centang juga "Cascade Update" dan "Cascade Delete" jika perlu.
• Klik Create.
▪ Centang Enforce Referential Integrity (untuk menjaga hubungan data).

Berikut Entity Relationship Diagram (Diagram Relasi Antar Tabel) untuk sistem
Perpustakaan Sederhana yang melibatkan 4 entitas utama:
1. Tabel Anggota
• ID_Anggota (Primary Key)
• Nama
• Alamat
• No_Telepon
2. Tabel Buku
• ID_Buku (Primary Key)
• Judul
• Pengarang
• Penerbit
• Tahun
3. Tabel Peminjaman
• ID_Peminjaman (Primary Key)
• ID_Anggota (Foreign Key → ke Anggota)
• ID_Buku (Foreign Key → ke Buku)
• Tanggal_Pinjam
• Tanggal_Kembali
4. Tabel Pengembalian
• ID_Pengembalian (Primary Key)
• ID_Peminjaman (Foreign Key → ke Peminjaman)
• Tanggal_Kembali

✓ Keterangan Diagram:
Entitas Atribut Utama Relasi yang Terlibat Jenis Relasi

Anggota ID_Anggota (PK) → Peminjaman.ID_Anggota One-to-Many (1:M)

Buku ID_Buku (PK) → Peminjaman.ID_Buku One-to-Many (1:M)

Peminjaman ID_Peminjaman (PK) → Pengembalian.ID_Peminjaman One-to-One (1:1)

Pengembalian ID_Pengembalian (PK) ← Peminjaman.ID_Peminjaman (FK) One-to-One (1:1)

✓ Penjelasan Relasi:
▪ Anggota → Peminjaman
Satu anggota bisa melakukan banyak peminjaman.
(1 anggota : banyak peminjaman)
▪ Buku → Peminjaman
Satu buku bisa dipinjam berkali-kali (oleh banyak anggota).
(1 buku : banyak peminjaman)
▪ Peminjaman → Pengembalian
Setiap transaksi peminjaman hanya punya satu pengembalian.
(1 peminjaman : 1 pengembalian)

Relasi antar tabel sangat penting dalam Database Management System (DBMS),
termasuk di Microsoft Access, karena alasan-alasan berikut:
1. Menghubungkan Data yang Terkait
Relasi membuat data di satu tabel terkait secara logis dengan data di tabel lain.
Misalnya:
- Anggota bisa punya banyak Peminjaman.
- Buku bisa dipinjam berkali-kali.
Tanpa relasi, kita harus menyimpan data berulang-ulang, yang bikin duplikasi dan
tidak efisien.
2. Menjaga Konsistensi dan Integritas Data
Relasi memungkinkan sistem menerapkan aturan integritas referensial, misalnya:
- Tidak boleh ada peminjaman yang merujuk ke ID_Anggota yang tidak ada.
- Jika anggota dihapus, relasi akan menjaga agar peminjaman terkait ikut diproses
(cascade delete atau restrict).
3. Mengurangi Duplikasi Data
Misalnya, kamu tidak perlu menuliskan nama anggota setiap kali peminjaman
dicatat—cukup ID_Anggota
Ini menghemat ruang dan mencegah data ganda yang tidak sinkron.
4. Mendukung Query yang Kuat dan Laporan Terintegrasi
Dengan relasi, kamu bisa dengan mudah membuat:
- Query: gabungkan data antar tabel (Join)
- Form atau Laporan: menampilkan data dari banyak tabel yang saling terkait
5. Struktur Data Lebih Rapi dan Modular
Relasi memaksa kamu memecah sistem menjadi entitas yang logis, misalnya:
- Anggota ≠ Buku ≠ Peminjaman Setiap tabel punya tanggung jawab masing-
masing.
6. Mempermudah Pemeliharaan Database
Jika ada perubahan (misal, format alamat anggota), kamu cukup mengubah di satu
tempat—tabel Anggota, bukan di semua tabel lain.
 Analogi Sederhana:
Bayangkan kamu punya rak buku:
- Satu laci = satu tabel.
- Relasi = laci-laci yang saling terhubung dengan label (misal “ini milik siapa”,
“dipinjam kapan”). Kalau tidak ada relasi, kamu harus tulis semua info berulang-
ulang di setiap laci

3. Input Data Awal

Masukkan beberapa data ke tabel Anggota dan Buku untuk simulasi. Setelah tabel
Anggota dan Buku dibuat, kita bisa isi datanya langsung lewat tampilan Datasheet
View.
Contoh isi tabel Anggota:

ID_Anggota Nama Alamat No_Telepon

12345 Ahmad Kertapati 081234567890
67890 Siti Plaju 082345678901

Contoh isi tabel Buku:

ID_Buku Judul Pengarang Penerbit
112233 Belajar Basis Data Budi Santoso Andi Offset
223344 Manajemen Perpustakaan Lina Marlina Erlangga

4. Buat Form (Formulir Input)

Membuat Form Input agar pengguna bisa memasukkan data tanpa langsung membuka
tabel.
Buat form:
▪ Form Data Anggota
▪ Form Data Buku
▪ Form Peminjaman
▪ Form Pengembalian

✓ Langkah-langkah membuat Form

1. Buka Microsoft Access dan Pilih Tabel yang akan dibuat Form misal Tabel
Anggota, lalu Klik Tabel Anggota pada panel navigasi di sebelah kiri.
2. Gunakan Fitur Form Otomatis
• Klik menu Create (Buat) di tab atas.
• Klik tombol Form.
• Access akan langsung membuat Form Otomatis berdasarkan semua field di
Tabel Anggota.
3. Simpan dan Ubah Nama Form
• Klik Save (ikon disket).
• Beri nama misalnya: Form_Data_Anggota.
4. Uji Coba Form
• Jalankan form dengan klik View > Form View.
• Masukkan beberapa data dan klik tab navigasi bawah untuk berpindah record.
• Cek ke Tabel Anggota apakah datanya sudah tersimpan otomatis.
 5. Desain Ulang Form(Opsional)
Untuk tampilan yang lebih menarik dan user-friendly:
• Klik Form Design untuk masuk mode desain.
• Tambahkan:
▪ Label → untuk judul seperti "Form Input Data Anggota".
▪ Button → bisa ditambahkan fungsi "Save", "Close", dll.
• Atur posisi field dan label agar lebih rapi.

B. Database Management System Dengan MySQL