Standard Operating Procedure (SOP) untuk Admin dalam Menerima
Order Kurir Obat
1. Tujuan
Menjamin proses penerimaan order pengiriman obat oleh kurir berjalan
lancar, cepat, dan akurat.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk admin yang bertugas menerima pesanan
pengiriman obat dari apotek atau pelanggan dan memastikan pengiriman
dilakukan oleh kurir dengan benar.
3. Tanggung Jawab
- Admin : Bertanggung jawab memproses order pengiriman obat,
berkoordinasi dengan kurir, dan memastikan obat terkirim sesuai jadwal.
- Kurir : Bertanggung jawab mengambil dan mengantarkan obat sesuai
dengan instruksi.
- Tim Apotek : Bertanggung jawab menyediakan obat yang dipesan dan
memastikannya sesuai dengan order pelanggan.
4. Prosedur
4.1 Menerima Order Pengiriman
1. Penerimaan Order
- Admin menerima order pengiriman obat melalui sistem, telepon,
atau email.
- Catat data order, termasuk:
Nama pelanggan
Alamat lengkap
Jenis obat yang dipesan
Waktu pengiriman yang diinginkan
Kontak pelanggan
2. Verifikasi Ketersediaan Obat
- Admin memeriksa stok obat
- Jika stok tersedia, lanjutkan ke tahap berikutnya.
- Jika stok tidak tersedia, informasikan kepada pelanggan untuk
melakukan penyesuaian atau penggantian obat.
4.2 Koordinasi dengan Apotek dan Kurir
1. Persiapan Obat
- Berikan informasi order kepada tim apotek untuk persiapan obat.
- Pastikan obat sudah dikemas sesuai dengan prosedur, terutama jika
ada obat-obatan khusus seperti obat dingin atau berbahaya.
2. Penugasan Kurir
- Tentukan kurir yang akan melakukan pengiriman.
- Berikan detail order pengiriman kepada kurir, termasuk nama,
alamat, dan nomor kontak pelanggan.
- Instruksikan kurir untuk memastikan pengantaran dilakukan sesuai
waktu yang diinginkan pelanggan.
4.3 Konfirmasi Pengiriman
1. Konfirmasi Pengambilan Obat
- Pastikan kurir mengambil obat dari apotek sesuai dengan jadwal.
- Admin perlu melakukan pengecekan ulang dengan tim apotek
mengenai obat yang disiapkan.
2. Lacak Pengiriman
- Gunakan sistem tracking (jika tersedia) atau koordinasi manual
dengan kurir untuk memantau proses pengiriman.
- Informasikan status pengiriman kepada pelanggan jika diperlukan.
3. Konfirmasi Pengantaran
- Setelah kurir mengantarkan obat, minta kurir untuk mengirimkan
konfirmasi (foto tanda terima atau laporan pengiriman).
- Simpan data tersebut sebagai bukti penyelesaian order.
4.4 Penyelesaian Order
1. Penyimpanan Dokumen
- Simpan semua dokumen terkait, seperti tanda terima dan bukti
pengiriman, dalam sistem atau secara manual.
- Tutup order di sistem setelah memastikan pengiriman selesai.
2. Tindak Lanjut Pelanggan
- Kirimkan konfirmasi kepada pelanggan melalui pesan teks atau
email bahwa pengiriman telah selesai.
- Tanyakan kepada pelanggan tentang kepuasan mereka terhadap
layanan, jika diperlukan.
5. Pengukuran Kinerja
- Catat waktu pengiriman dari saat order diterima hingga selesai.
- Analisis tingkat kepuasan pelanggan melalui umpan balik yang diberikan.
- Pastikan setiap masalah atau komplain dari pelanggan ditangani secara
profesional.
6. Penutup
SOP ini harus diikuti oleh semua admin yang bertugas untuk memastikan
kualitas layanan pengiriman obat tetap terjaga dan sesuai dengan standar
operasional yang telah ditetapkan.