Developing

Key Performance Indicators (KPI)

TUK HRD CLINIC

LSP MSDMU
BNSP
Contact Person : 081357569008
1
 SASARAN PELATIHAN
1. Performance Management
2. Piramida Performance Management
3. Esensi KPI dalam Performance Management
4. Identifikasi Critical Success Factors
5. Jenis – Jenis KPI
6. Tekhnik Pembobotan KPI
7. KPI dan Target Kerja
8. Penyusunan Technical Guidance KPI
9. Perencanaan Kinerja Organisasi, Divisional, dan Individual
[Link] & Evaluasi Pencapaian KPI

•4
5
 The Meaning of Performance

• The accomplishment, execution, carrying out,

working out of anything ordered or undertaken
(The Oxford English Dictionary)
Performance means both
behaviours and results.
Brumbach (1988)
 SIKLUS PMS
• Rencana Strategis Jangka Panjang (Strategic Planning)
• Strategic Planning  Sasaran Perusahaan tahunan
• Pengukuran dan monitoring dalam proses eksekusi
• Review periodically
• Reward & Recognations
SASARAN STRATEGIS DAN INDIKATOR
KINERJA
 ARSITEKTUR BSC
Courtesy: BSC Collaborative
Mission
Why We Exist

Values
What’s Important to Us

Vision
What We Want to Be
Strategy
Our Game Plan

Strategy Map
Translate the Strategy

Balanced Scorecard
Measure and Focus

Targets & Initiatives

What We Need to Do

Personal Objectives
What I Need to Do

Strategic Outcomes

Satisfied SHAREHOLDERS / Delighted Efficient & Effective Motivated & Prepared

COMMUNITY CUSTOMERS PROCESSES WORKFORCE

•12
 Balanced Scorecard Perspectives
Financial
How do we Objectives Measures Targets Initiatives
appear to our
Shareholders?

Customer Vision Internal Business Process

At what internal Objectives Measures Targets Initiatives
How do we Objectives Measures Targets Initiatives & processes must
appear to our
Customers? Strategy we excel?

Learning and Growth

How do we Objectives Measures Targets Initiatives
sustain our
ability to change
& grow?

13
 Financial
How do we Objectives Measures Targets Initiatives
appear to our
Shareholders?

•14
15
MENENTUKAN SASARAN STRATEGIS (SS)

Identifikasi Identifikasi
Sasaran
Sasaran dari Misi
Strategis
Strategis dan Fungsi
Divisi/Dept.
Perusahaan Pokok Divisi

16
CIRI PENULISAN SASARAN STRATEGIS (SS)
• Di buat dalam bentuk Kata Kerja yang bernuansa
positive (ie. Meningkatkan, Mengembangkan, etc.)
• Dapat bernuansa negative pada kata kerja yang
menunjukan bentuk suatu kekurangan atau hal2 yang
dihindari (ie. Menurunkan Angka Kecelakaan Kerja,
Menurunkan Complain etc.)

17
 CONTOH :
• Meningkatkan Omset Perusahaan
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
• Meningkatkan Kepuasan Karyawan
• Meningkatkan Produktivitas Karyawan
• ……………
• ……………
• ……………

18
 MEMBUAT SASARAN STRATEGIS (SS)
DIVISI/DEPT.
• Tentukan Misi dari Divisi/Department
• Tentukan Tanggung Jawab Utama atau Tugas Pokok Dari
Divisi/Department
• Tentukan “HASIL” dari Misi maupun setiap Tugas Pokok.
• Bila perlu, dibuat dalam kalimat aktif/kata kerja yang
bernuansa peningkatan.

19
 SUMBER MISI DAN FUNGSI UTAMA
• Lakukan FGD pada Divisi/Department dan konfirmasi
pada Atasan (misal Ka Div, konfirmasi pada Direktur)
sesuai SOP/Prosedur yang ada.
• FGD membahas tentang 2 (dua) hal utama :
1. Misi atau Tujuan Utama suatu Div/Departement.
2. Tanggung Jawab Utama atau Tugas Pokok atau Fungsi
yang merupakan penjabaran dari Tujuan Utama.
• Sumber utama selain FGD adalah Job Desc. Ka Div/Ka
Dept
20
 DIVISI HR
• MISI : Menyediakan SDM yang Kompeten, Sistem
Pelayanan Karyawan, serta Membangun Hubungan
Industrial yang Harmonis
• Hasil :
1. Sumber Daya Manusia Kompeten (SS : Meningkatkan
Ketersediaan SDM Kompeten)
2. Sistem Penggajian, Sistem Pelayanan Kesehatan,…
3. Forum Bipartit

21
PRAKTEK…

22
23
 PERFORMANCE INDICATORS
Adalah indikator atau
pertanda/sinyal yang
memberikan informasi
terhadap arah organisasi dalam
mencapai sasaran atau tujuan
strategisnya

24
 KEY PERFORMANCE INDICATOR
Serangkaian indikator kunci/utama yang
bersifat terukur dan memberikan informasi
sejauhmana sasaran strategis yang di
bebankan kepada suatu organisasi dapat
tercapai.

25
 CONTOH :
• Meningkatkan Market Share dalam Negeri

Ratio Penguasaan Pasar

• Meningkatkan Tingkat Kemampuan Inovasi &

Penguasaan Tekhnologi Pangan

Jumlah Hasil Penelitian Inovasi Aplikatif

26
 FORMAT LENGKAP
NO SASARAN STRATEGIS PERFORMANCE SATUAN TARGET
INDICATORS
1 Meningkatkan Market Share Ratio Penguasaan Ratio 0,25
dalam Negeri Pasar

2 Meningkatkan Tingkat Jumlah Hasil Jumlah (#) Min 5 hasil

Kemampuan Inovasi & Penelitian Inovasi penelitian/tahun
Penguasaan Tekhnologi Aplikatif
Pangan

27
 Tugas :
Buatlah KPI Result & KPI Proses

•34
35
 PEMBOBOTAN
Derajad PENTING-NYA suatu KPI di
bandingkan dengan KPI yang lain bagi sebuah
Organisasi/Divisi/Department/Individual

36
 PENERAPAN
• Total jumlah pembobotan adalah 100 persen
(100%)
• Pembobotan untuk setiap KPI, di usahakan
minimal 5%, karena bila di bawah ( < ) 5%,
akan menyebabkan terlalu banyak jumlah KPI

37
 CONTOH KRITERIA PEMBOBOTAN

Level Prioritas Kriteria Alokasi Bobot

Penting Indikator penting tetapi bukan 5 – 10%
membawa nilai utama bagi
operasional organisasi

Sangat Penting Indikator sangat penting dan 10 – 15%

pendorong nilai utama untuk
operasional organisasi

Kritikal Indikator sangat penting dan > 15%

kritikal dalam pencapaian tujuan
organisasi

38
 METODE PEMBOBOTAN
KPI A B C D
A 0 1 1 2
B 2 0 1 1
C 2 2 0 2
D 1 1 1 0

5 4 3 5

39
 STUDI KASUS
Sebuah perusahaan sedang kesulitan dalam melakukan
kontrol biaya tenaga kerja. Berikut adalah KPI mereka dan
buatlah bobot-nya :
1. Pencapaian Pemenuhan Kebutuhan Karyawan;
2. Pemenuhan Budget Training
3. # Komunikasi dengan SP/SB
4. Pemenuhan Budget Lembur
5. # Jam Training tiap Karyawan

40
41
 PENENTUAN TARGET
NO SASARAN STRATEGIS PERFORMANCE SATUAN TARGET
INDICATORS
1 Meningkatkan Market Share Ratio Penguasaan Ratio 0,25
dalam Negeri Pasar

2 Meningkatkan Tingkat Jumlah Hasil Jumlah (#) Min 5 hasil

Kemampuan Inovasi & Penelitian Inovasi
Penguasaan Tekhnologi Aplikatif penelitian/ta
Pangan hun

42
 PENENTUAN TARGET
• Target di tentukan dalam bentuk kuantitatif agar mudah
di identifikasi dan di ukur pencapaiannya.
Contoh :
• Pencapaian Penjualan minimal 10 juta/hari
• Jumlah Pertemuan Rutin dengan SP/SB minimal 4 x per
Bulan

43
49
 CASCADING
• Proses menurunkan KPI dan Terget Pencapaian
pada level Organisasi atau Struktur yang lebih
Tinggi pada Struktur yang lebih rendah;
• Proses Penurunan ini disebut juga dengan proses
Penyelarasan

50
 CASCADING
• Proses penurunan KPI secara berjenjang dari level lebih tinggi,
misalnya Organisasi ke level lebih rendah misalnya Divisi, dan
seterusnya;
• Proses penurunan KPI pada level atau jenjang yang setara, misalnya
antar divisi, antar Department, antar Individu.
• Pencapaian KPI suatu Divisi tidak mungkin tidak tercapai tanpa
adanya pencapaian KPI Divisi yang lain.
• Jika di kehendaki, proses cascading dapat di turunkan sampai pada
level individu dengan mempertimbangkan keselarasan pada Job
Description.

51
52
53
54
55
 Latihan :
• Buatlah contoh Cascading di bidang masing-masing

56
62
 TUJUAN MONITORING & EVALUASI
• Memastikan tercapainya Tujuan dan Sasaran Strategis
Organisasi;
• Menghindarkan adanya kesalahan yang lebih besar di
dalam pelaksanaan;
• Memberikan umpan balik bagi perbaikan kinerja
• Membangun komunikasi antara management level
dengan karyawan

63
 PERIODISASI MONITORING
• Monthly – di lakukan per-bulan
• Quarterly – dilakukan 4 bulan sekali
• Semesterly – dilakukan tiap 6 bulan sekali
• Yearly – dilakukan setahun sekali
Kadang-kadang ada yang melakukan :
• Seminggu sekali
• 2 minggu sekali
• 3 bulan sekali
64
65
66