FORMAT ADMINISTRASI FASILITAS DAN PERALATAN LABORATORIUM

1. Pengadministrasian Ruangan Laboratorium

Bentuk Format A ditunjukkan sebagai berikut :
FORMAT A
DATA RUANGAN LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

Laboratorium : _______________________

Luas
Luas (m2) dan Jenis Ruangan Luas Yang Rincian Usul
Seharusnya
Kapasitas Lab Lab ada (m2) Pengembangan
(m2)

Mengetahui
Kepala Sekolah, Kepala Lab, Ketua Lab _________

(__________________) (_______________) (__________________)

2. Pengadministrasian fasilitas umum laboratorium

Untuk mengadministrasikan fasilitas umum laboratorium tersebut digunakan
4 macam format yaitu Format B1, B2, B3 dan B4.

Format B1 disebut kartu barang. Kartu ini digunakan oleh petugas di setiap
laboratorium. Jika suatu sekolah memiliki beberapa jenis lab, maka untuk
barang sejenis nomor kartu di setiap lab harus sama, juga kartu ini hanya
digunakan untuk satu macam barang.

Pada bagian atas kartu barang tertera abjad dari A sampai Z untuk memberi
label nama awal dari suaru barang. Misalnya Barometer, dan Blower. Kedua
barang tersebut diawali dengan huruf B, maka huruf-huruf lainnya dari C s.d. Z

1
 harus dihilangkan dengan cara mengguntingnya. Karena secara alfabetis
urutan kata Barometer (Ba) lebih dahulu dari kata Blower (Bl), maka nomor
kartu untuk Barometer harus lebih rendah dari nomor kartu untuk Blower,
misalnya Barometer nomor B1 dan Blower nomor B2.

Informasi lain yang harus diisi pada kartu barang adalah nama barang,
golongan, nomor induk barang, lokasi penyimpanan, spesifikasi (merk,
ukuran, pabrik, kode barang), mutasi barang, dan riwayat barang.

Nama barang diisi dengan nama yang lazim digunakan misalnya barometer.
Golongan barang dimaksudkan apakah barang tersebut termasuk perkakas,
barang optik, barang elektronik, perabot, dsb. Kode barang disesuaikan
dengan kode yang diberikan oleh pabrik atau buku katalog. Nomor induk
adalah nomor pada buku induk/daftar barang.

Lokasi penyimpanan diisi dengan R_ / L_ / Rk_ / Tk_ . R, L, Rk dan Tk

menyatakan Ruangan, Lantai, Rak, dan Tingkat.

Tanggal diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun saat penerimaan barang atau
pengeluaran barang. Di bagian sebelahnya, kartu barang tersebut memuat
informasi tentang riwayat barang yang memberi keterangan tentang
pelaksanaan pemeliharaan atau perbaikan dari barang tersebut dengan
format sbb.

Pemeriksa / Ket.
Tgl No & Tanggal
No. Tgl Dikerjakan Biaya Sumber Penanggungjawab
Pemeliharaan/
Oleh Dana SPK / Berita Nam
Perbaikan Tgl Keadaan
Kontrak Acara a

Format B2 disebut daftar barang atau buku induk. Daftar barang merupakan
rekapitulasi dari format B1 (Kartu barang). Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam pengisian dan mendistribusikan daftar barang adalah sebagai berikut :

2
 Nomor urut, Nomor induk, kode barang, spesifikasi, dan jumlah barang yang
diisikan dalam Format B2 (daftar barang) disalin kembali dari format B1 (kartu
barang). Jangan sekali-kali menghilangkan nama barang pada Format B2
sekalipun jumlah persediaan yang tercantum dalam Format B1 tidak ada.
Karena akan menyulitkan pelacakan barang tersebut di masa mendatang.
Buatlah daftar barang beberapa rangkap untuk laporan periodik (awal
semester/tahun) kepada Ketua Lab/Kepala Lab/Pimpinan Sekolah, dan simpan
1 hingga 2 eksemplar untuk dokumen. Jika pada suatu saat anda akan
merubah/memperbaiki daftar barang karena memang ada perubahan data,
cara memperbaikinya adalah :
 Tutupi kolom jumlah pada barang dengan kertas, kemudian fotocopy 1
eks
 Hasil fotocopy kemudian dipakai untuk mencatat data baru

Bentuk format B1 dan Format B2 UNTUK ADMINITRASI BARANG.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

FORMAT B1
KARTU BARANG LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

Nomor Kartu : ________

Golongan Barang : ________
Nomor Induk : ________
Spesifikasi
Nama Barang : ___________
Merk : ___________
Ukuran : ___________
Pabrik : ___________
Kode Barang : ___________

Lokasi Penyimpanan :_____________

Keadaan
Paraf
Tanggal Masuk Keluar Persediaan Keterangan
petugas
Baik Rusak Baik Rusak Baik Rusak

3
 FORMAT B2
DAFTAR BARANG LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

No. No. No. Nama Spesifikasi Jumlah

Keterangan
Urut Induk Kode Barang Merk Ukuran Pabrik Baik Rusak

................., ................20..

Mengetahui Kepala/Ketua Lab ____ PetugasLab,

Kepala Sekolah,

(_________________) (___________________) (__________________)

Format B3 disebut Daftar Penerimaan/Pengeluaran Barang. Bagi yang

bekerja di sekolah barang-barang yang diterima di koordinir oleh Wakil
Kepala Sekolah Bidang Sarana. Pada waktu penerimaan sudah disertai daftar
barang atau faktur barang. Karena itu tidak perlu lagi menggunakan Format
B3 sebagai penerimaan. Langsung saja daftar tersebut didokumentasikan ke
dalam file khusus dan klasifikasikan berdasarkan sumber pendanaannya.
Format B3 bagi petugas hanya berfungsi sebagai daftar pengeluaran barang
yang didistribusikan ke masing-masing laboratorium sesuai dengan
usulannya yang tertuang dalam Format B4. Format B3 bagi teknisi yang
bekerja di lab berfungsi sebagai alat penerimaan barang atau alat
pengeluaran/peminjaman yang sifatnya tentatif.

4
 Bentuk format B3 dapat dilihat seperti berikut.

FORMAT B3
DAFTAR PENERIMAAN / PENGELUARAN
BARANG LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

No. No. No. Nama Spesifikasi Jumlah

Keterangan
Urut Induk Kode Barang Merk Ukuran Pabrik Baik Rusak

................., ................20..

Yang menyerahkan, Penerima,

( Sebagai .........................) (Sebagai .......................)

(_________________) (__________________)

Format B4 disebut daftar usulan barang. Usulan barang dapat berupa

perbaikan/rehabilitasi atau pengadaan baru. Mekanisme kerja pengusulan
barang dilakukan oleh Ketua Lab berdasarkan kebutuhan yang diajukan oleh
para Pembimbing Praktikum kepada Kepala Lab, sedangkan pengisian
Format B4 ini dilakukan oleh Teknisi lab. Alur selanjutnya Kepala Lab
melaporkan kepada Wakil Kepala Sekolah/Kepala Sekolah. Perusahaan yang
menangani pengadaan barang langsung mengirim barang tersebut ke
sekolah. Sedikit berbeda dengan format-format sebelumnya, pada format ini

5
 disamping tercantum jenis dan jumlah barang yang diperlukan harus juga
dicantumkan kuantitas barang tiap kemasan, termasuk juga harganya. Oleh
karena itu untuk memudahkan perencanaan, setiap laboratorium minimal di
sekolah harus memiliki katalog barang, alat, maupun katalog zat. Dalam
pengusulan, spesifikasi barang/alat/zat mempunyai fungsi yang sangat
penting, karena apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan
pangajuan, pemesan mempunyai dasar yang kuat untuk menolak barang
tersebut. Format B4 ditunjukkan seperti di bawah ini

FORMAT B4
DAFTAR USULAN PERBAIKAN / PENGADAAN
BARANG LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

Spesifikasi Harga
No. No. No. Nama Satuan Harga
Jumlah
Urut Induk Kode Barang Merk Ukuran Pabrik /Kemasan Total (Rp)
(Rp)

..................., ........................20..

Mengetahui
Kepala Sekolah, Kepala Lab, Ketua Lab ______

6
 (_______________) (_______________) (__________________)
3. Pengadministrasian alat laboratorium

Untuk mengadministrasikan peralatan lab digunakan Format C1 (Kartu Alat),

C2 (Daftar Alat), C3 (Daftar Penerimaan/Pengeluaran Alat), C4 (Daftar Usulan
perbaikan/pengadaan alat), C5 (Daftar usulan alat dari mata praktikum), dan
C6 (Daftar usulan alat dari tiap laboratorium). Teknis pengadministrasian alat
pada format C mirip dengan pengisian format B, akan tetapi pada pengisian
format C dituntut kemampuan mengenal alat yang relatif banyak. Berbeda
dengan sistem penataan alat yang mempertimbangkan sifat dan fungsi alat,
pada teknis pengadministrasian lebih menekankan urutan (sequence) alfabetis
berdasarkan nama awal (initial) alat.

Kartu alat dengan Format C1 berfungsi untuk mencatat data untuk masing-
masing alat. Suatu alat yang memiliki empat macam ukuran misalnya gelas
kimia 100 mL, 250 mL, 500 mL, dan 1000 mL, maka kartu alat yang diperlukan
adalah empat buah. Informasi yang harus dicantumkan dalam kartu alat ini
adalah nomor kartu, golongan alat, nomor induk, spesifikasi (nama alat, merk,
ukuran, pabrik, kode alat), lokasi penyimpanan, tanggal masuk dan
dikeluarkan, dan jumlah alat yang tersedia. Khusus untuk alat-alat canggih
dan alat keperangkatan harus dibuatkan secara tersendiri karena
spesifikasinya lebih banyak lagi dari apa yang tercantum dalam Format C2 ini.

Kartu alat tersebut sebaiknya dicetak pada kertas karton manila. Dengan
kertas itu akan lebih efisien karena dapat dipakai mencaat data 5-10 tahun.
Keuntungan lain yaitu kartu tersebut dapat dijadikan sumber informasi
primer, juga pengisiannya dapat dilakukan oleh setiap orang seperti tenaga
teknisi atau laboran secara manual. Akan tetapi sebaiknya dizaman teknologi
modern ini pembuatan kartu alat dilakukan secara komputerisasi (penyusunan
database) dengan melatih tenaga teknisi atau laboran. Keuntungan melalui
komputerisasi diantaranya dapat melakukan penyortiran (mengurutkan
secara alfabetis) alat secara cepat. Jika alat sudah tersusun secara alfabetis

7
 maka kita dapat menetapkan penomoran alat dengan mudah. Sedang
keuntungan lain kita dapat melayani dengan cepat atas
permintaan/pengusulan alat yang seringkali bentuk formatnya sudah
ditentukan. Jika di suatu lembaga/sekolah memiliki gudang pusat alat, maka
mekanisme pelaksanaan inventarisasi alat sebaiknya dilakukan dari gudang
pusat terlebih dahulu, kemudian inventarisasi alat yang ada di setiap
laboratorium mengacu pada bentuk inventarisasi di gudang pusat.

Bentuk format C1 ditunjukkan sebagai berikut.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

FORMAT C1
KARTU ALAT LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

Nomor Kartu : ________

Golongan Alat : ________

Nomor Induk : ________

Spesifikasi
Nama Alat : ___________
Merk : ___________
Ukuran : ___________
Pabrik : ___________
Kode Alat : ___________

Lokasi Penyimpanan :_____________

Keadaan
Paraf
Tanggal Masuk Keluar Persediaan Keterangan
petugas
Baik Rusak Baik Rusak Baik Rusak

8
 Daftar alat dengan Format C2 berfungsi untuk membuat rekapitulasi semua
alat yang ada pada kartu alat. Informasi-informasi yang harus terliput dalam
format ini adalah nomor urut, nomor induk (nomor yang sesuai pada kartu
alat), nomor kode (nomor yang diambil dari katalog), nama alat, spesifikasi
(merk, ukuran, pabrik) dan jumlah. Daftar alat harus ada di gudang pusat,
pada pimpinan lembaga, kepala laboratorium, dan para ketua lab agar para
pengambil keputusan tersebut mengetahui persis alat apa yang masih
tersedia di gudang pusat, sehingga tidak terjadi disefesiensi (tidak efisien)
dalam pengadaan alat baru. Bentuk format C-2 ditunjukkan sebagai berikut :
FORMAT C2
DAFTAR ALAT LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

No. No. No. Nama Spesifikasi Jumlah

Keterangan
Urut Induk Kode Alat Merk Ukuran Pabrik Baik Rusak

................., ................20..

Mengetahui Kepala/Ketua Lab ____ PetugasLab,

Kepala Sekolah,

(_________________) (____________________) (__________________)

9
 Format C3 disebut daftar Penerimaan / Pengeluaran alat. Daftar ini berfungsi
untuk mencatat alat yang diterima pada saat pemesanan atau mengeluarkan
alat ke masing-masing laboratorium. Di samping itu, format C3 dapat pula
digunakan oleh masing-masing lab untuk mencatat alat yang dikeluarkan atau
yang dikembalikan oleh peserta praktikum/pengguna lab. Informasi yang
tercantum dalam format C3 ini meliputi : nomor urut, nomor induk dan nomor
kode alat, nama alat, spesifikasi alat (merk, ukuran, dan pabrik), jumlah alat
yang diterima / dikeluarkan, dan keterangan. Kolom keterangan dapat diisi
oleh nama peminjam alat. Jika peminjam mengembalikan alat tersebut, maka
data peminjaman segera dicoret, diparaf dan dibubuhi tanggal pengembalian.
Selanjutnya jenis dan jumlah alat (jika ada sisa) yang dikembalikan dicatat
kembali pada kartu dan daftar alat. Bentuk format C3 ditunjukkan seperti di
bawah ini.
FORMAT C3
DAFTAR PENERIMAAN / PENGELUARAN
ALAT LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

No. No. No. Nama Spesifikasi Jumlah

Keterangan
Urut Induk Kode Alat Merk Ukuran Pabrik Baik Rusak

................., ................20..

Yang menyerahkan, Penerima,

( Sebagai .........................) (Sebagai .......................)

(_________________) (__________________)

10
Format C-4 disebut Daftar usulan alat. Format ini berfungsi untuk
mengusulkan alat yang dibutuhkan. Informasi-informasi yang terliput dalam
format ini adalah nomor urut, nomor induk (nomor sesuai pada kartu alat),
nomor kode (nomor dari katalog), nama alat, spesifikasi (merk, ukuran,
pabrik), jumlah alat yang dibutuhkan, harga satuan/kemasan, dan harga
total. Agar usulan dari setiap mata praktikum (percobaan) dan usulan dari
setiap lab dapat dilacak kembali pada saat pendistribusian alat nantinya, maka
perlu dikembangkan format baru yaitu format C5 dan C6.

Pada Form C5 angka 1,2,3 ... pada kolom percobaan adalah menyatakan
percobaan ke-1, ke-2, ke-3, .... dari suatu mata praktikum. Data yang harus
dimasukkan pada kolom percobaan ini adalah jumlah alat yang dibutuhkan
pada setiap percobaan. Pengisian kolom jumlah kebutuhan bukan merupakan
jumlah dari alat yang dibutuhkan pada percobaan ke-1 s.d. ke-10, tetapi
kolom ini diisi dengan jumlah alat yang paling banyak diperlukan diantara
percobaan ke-1 s.d. ke-10. Misalnya pada percobaan kesatu memerlukan 5
buah beker gelas 100 ml, percobaan kedua 10 buah, ketiga 4 buah, keempat 2
buah, kelima 3 buah, keenam 5 buah, ketujuh 4 buah, kedelapan 6 buah,
kesembilan 2 buah, kesepuluh 5 buah. Oleh karena percobaan kedua
jumlahnya paling banyak, maka jumlah beker gelas 100 ml yang diisikan pada
kolom jumlah kebutuhan adalah 10 buah.

Pada Form C6 angka 1, 2, 3, ... pada kolom mata praktikum adalah

menyatakan mata praktikum-mata praktikum yang akan menggunakan lab
tersebut. Data yang harus dimasukkan pada kolom mata praktikum ini adalah
jumlah alat yang dibutuhkan pada setiap mata praktikum. Pengisian kolom
jumlah kebutuhan bukan merupakan jumlah dari alat yang dibutuhkan pada
mata praktikum ke-1 s.d. ke-7, tetapi kolom ini diisi dengan jumlah alat yang
paling banyak diperlukan diantara percobaan mata praktikum, karena
pelaksanaan praktikum satu mata praktikum dengan mata praktikum yang lain
tidak akan dibuat jadwal yang bersamaan.

11
 Bentuk format C-4, Format C5 dan Format C6 ditunjukkan berikut ini.
FORMAT C4
DAFTAR USULAN PERBAIKAN / PENGADAAN
ALAT LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

Spesifikasi Harga
No. No. No. Nama Satuan Harga
Jumlah
Urut Induk Kode Alat Merk Ukuran Pabrik /Kemasan Total (Rp)
(Rp)

..................., ........................20..

Mengetahui
Kepala Sekolah, Kepala Lab, Ketua Lab ______

(_______________) (_______________) (__________________)

FORMAT C5
DAFTAR USULAN PERBAIKAN / PENGADAAN
ALAT DARI MATA PRAKTIKUM

NAMA SEKOLAH : __________________

MATA PRAKTIKUM : _____________________________

Percobaan Jumlah Jumlah Jumlah
No. Nama Alat Spesifikasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Alat Alat Alat
(KB) (AD) (KR)

KB = Kebutuhan, AD = Ada, KR = Kurang

................., ............................. 20 ..
Penanggung Jawab Mata Praktikum,
( ____________________)

12
 FORMAT C6
DAFTAR USULAN PERBAIKAN / PENGADAAN
ALAT DARI TIAP LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

LABORATORIUM : _____________________________
Mata Praktikum Jumlah Jumlah
Jumlah
No. Nama Alat Spesifikasi 1 2 3 4 5 6 7 Alat Alat
Alat (AD)
(KB) (KR)

KB = Kebutuhan, AD = Ada, KR = Kurang

................., ............................. 200 ..

Ketua Lab,

(____________________)

4. Pengadministrasian Ketenagaan di laboratorium

Pengadministrasian ketenagaan laboratorium digunakan format E yang
memuat informasi tentang jenis ketenagaan, jumlah, kualifikasi pendidikan,
dan rincian tugas (job description).

FORMAT E
DAFTAR KETENAGAAN
LABORATORIUM
NAMA SEKOLAH : __________________

Keadaan
Keadaan yang ada
Nama Seharusnya Rincian
Nama Jabatan
Lab Gol. Tugas
Jml Pend. Jml. Pend.
Kepeg.

13
 ..................., ........................20..

Mengetahui
Kepala Sekolah, Kepala Lab, Ketua Lab ______

(_______________) (_______________) (__________________)

5. Pengadministrasian kegiatan laboratorium

Untuk mengadministrasikan kegiatan laboratorium digunakan Format F yang

memuat informasi tentang waktu kegiatan, mata kegiatan/ mata pelaajran
praktikum, judul kegiatan/praktikum, pembimbing kegiatan/praktikum, jenis
praktikan dan jumlahnya. Data ini sangat diperlukan untuk melihat efisiensi
dan efektifitas penggunaan laboratorium. Bentuk Format F ditunjukkan seprti
berikut.

FORMAT F
AGENDA KEGIATAN
LABORATORIUM

NAMA SEKOLAH : __________________

Hari Mata kegiatan Judul Pengguna lab

Pembimb. Paraf
dan waktu / Mata Status Keterangan
Kegiatan Jml peserta prak. Pembim..
Kegiatan pelajaran Peserta

..................., ........................20...
Mengetahui
Kepala Sekolah, Kepala Lab, Ketua Lab ______

(_______________) (_______________) (__________________)

14