BAB II

LANDASAN TEORI

A. Rapat

1. Pengertian Rapat

Rapat merupakan pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi,

perusahaan, instansi pemerintahan baik dalam situasi formal maupun non

formal untuk membicarakan, merundingkan dan memustuskan suatu masalah

berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Beberapa ahli pun mendefinisikan

tentang pengertian rapat diantaranya Hardjana (Reswari, 2013) menyatakan

bahwa “rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam

jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.”

Kemudian Wursanto (2000:136) bahwa rapat, merupakan suatu bentuk

media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering

diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintahan.

Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah

kelompok dan rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara

musyawarah untuk mufakat.

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa rapat

adalah suatu pertemuan dalam suatu perusahaan, baik dalam situasi formal

atau nonformal untuk membicarakan, membahas serta menyelesaikan suatu

permasalahan berdasarkan kesepakatan bersama demi tercapainya suatu

tujuan.

5
 6

2. Fungsi Rapat

Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan oleh sekretaris mengenai

kegunaan dari rapat menurut Hendrarto dan Tulusharyono (2003:168), antara

lain :

a. Forum untuk memecahkan suatu masalah dan mengambil keputusan.

Dalam rapat sangat diperlukan keaktifan dari para peserta, agar tidak

minim pendapat. Pendapat pro dan kontra dari peserta rapat adalah hal

yang wajar, agar rapat dapat berlangsung sesuai dengan tujuan.

b. Saran untuk bernegosiasi, contohnya perusahaan akan melakukan

kerjasama dengan perusahaan lain, harus diadakan proses tawar menawar

dengan perusahaan tersebut hingga kedua belah pihak sepakat, dan tidak

ada yang dirugikan.

c. Alat untuk membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang

dikemukakan.

d. Alat koordinasi dan pembentukan tim rapat juga untuk mengkoordinasi

dalam suatu tim guna untuk pembentukan tim yang solid.

e. Media komunikasi

Rapat juga sebagai salah satu alat komunikasi baik komunikasi formal

atau informal.

f. Brainstorming – sumbang saran. Kegunaan rapat juga untuk menampung

saran dari peserta demi kemajuan dalam rapat tersebut maupun untuk

perusahaan.
 7

g. Ketentuan hukum/legal dan prosedural rapat dapat juga digunakan untuk

memutuskan suatu ketentuan hukum.

h. Proses demokrasi – dengar – pendapat dan menerima pertanggung

jawaban. Dalam hal ini kegunaan rapat yaitu untuk mendengarkan

pendapat dari peserta dan menerima pertanggung jawaban.

i. Media konsultasi, rapat dapat juga sebagai sarana konsultasi. Karena

dalam rapat antara pemimpin dan peserta diharapkan mempunyai rasa

kekeluargaan, sehingga apabila ada yang sedang berkonsultasi, yang lain

memberikan masukan.

3. Syarat Rapat

Menurut Wahyuni (Reswari, 2013) rapat akan menghasilkan tujuan yang

diharapkan, jika pelaksaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

a. Suasana terbuka.

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk

menerima informasi dari siapa pun. Hindrari sikap saling mencurigai

atau berprasangka negatife diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat

yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama

yang tinggi diantara pasa peserta rapat.

b. Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat

atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat

jalanya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif
 8

(tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai

hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

c. Partisipasi aktif dari peserta rapat.

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan

permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya

menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan

harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif

saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

d. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh

peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang

pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalanya rapat sehingga

pembahasaan tidak menyimpan dari tujuan rapat.

e. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi.

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yang biasa, namun jika

perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi

yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang,

dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat,

oleh karena itu hindari perdebatan yang bekepanjangan. Perdebatan

hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan

emosi.
 9

f. Pertanyaan singkat dan jelas.

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup

singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta

rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat

pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam

rapat, waktu sangat berharga sekali.

g. Disiplin waktu.

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan

membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat

menjadi lebih tertib.

4. Macam – Macam Rapat

Menurut Hendrarto dan Tulusharyono (2008:168), macam- macam rapat

dibagi menjadi 2 yaitu :

a. Rapat Formal.

Rapat Formal memiliki aturan/norma yang harus diikuti yang mana

dalam situasi tertentu memiliki status legal/sah menurut hukum, aturan –

aturan, seperti cara mengundang, kourum, atauran pengambil keputusan,

dan pembuatan.

b. Rapat Informal.

Merupakan kebalikan dari rapat formal – tidak memiliki aturan-aturan

yang harus diikuti. Panggilan rapat bisa dilakukan dengan menelepon,

 10

tidak ada aturan kuorum dan tak ada notulen yang mencatat hasil rapat

tersebut.

Sedangkan menurut Kamus praktis sekertaris Indonesia dalam Rahardi dan

Indrojiono (2005:193), rapat meliputi beberapa jenis, antara lain:

a. Rapat Akbar atau rapat raksasa, yaitu rapat besar untuk umum, biasanya

diadakan di lapangan terbuka dan luas.

b. Rapat Anggota, yaitu sidang yang diadakan untuk anggota perserikatan,

partai, dan sebagainya.

c. Rapat kerja, yaitu:

1) Sidang untuk membahas suatu masalah yang berkenaan dengan bidang

pekerjaan yang dihadapi; dan

2) Pertemuan para karyawan untuk membahas hal-hal yang berhubungan

dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

d. Rapat kilat, yaitu:

1) Sidang yang berlangsung dengan mendadak; dan

2) Sidang yang berlangsung di waktu singkat.

e. Rapat lengkap, yaitu rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan

forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas.

f. Rapat panipurna, yaitu rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan

forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas.

g. Rapat terbuka, yaitu rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang (rapat

umum).
 11

h. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh anggota tertentu dan ruang atau

tempatnya tertutup bagi yang tidak berkepentingan.

Macam-macam rapat menurut Ernawati (2004:170) ada dua, yaitu:

a. Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat kecil dan tidak memerlukan persiapan

istimewa. Biasanya diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya di ruang

kantor pimpinan atau di ruang rapat. Walaupun rapat kecil, sekertaris harus

tetap mempersiapkan sebaik-baiknya, antara lain:

1) Menghubungi pimpinan unit lain apakah dapat hadir atau tidak pada

rapat yang akan diadakan; dan

2) Memeriksa ruang apakah sudah siap dipakai, termasuk dengan kursi dan

alat-alat yang digunakan dalam rapat.

Dalam rapat tidak resmi, tidak ada aturan ketat seperti dalam rapat resmi.

Biasanya hanya berupa diskusi, saling bertukar pikiran atau informasi, dan

untuk mengakrabkan hubungan antara pimpinan dengan stafnya. Sekertaris

hanya membuat ringkasan sederhana hasil rapat menjadi kesimpulan. Rapat

kecil biasanya diselenggarakan secara periodik untuk keperluan

mengevaluasi kegiatan dan hal-hal yang dianggap perlu dibahas bersama.

Kegiatan seperti ini merupakan saran komunikasi dua arah antara pimpinan

dengan stafnya.
 12

b. Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-

masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan protokol yang mengatur

kelancaran jalanya rapat. Di dalam rapat resmi apabila terjadi perbedaan

pendapat di antara para anggota, maka peraturanya adalah pendapat

mayoritas menjadi keputusan, tetapi minoritas tetap dilindungi dengan

membatasi pembahasan pada pokok-pokok saja dan perlu ditekankan bahwa

semua peserta/anggota diperlakukan sebaik-baiknya.

Menurut Wursanto (2000:134), rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam,

tergantung pada peninjauanya.

a. Menurut tujuanya, rapat dibedakan menjadi rapat penjelasan, pemecahan,

dan perundingan.

1) Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan

penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil

oleh pimpinan organisasi, misalnya tentang prosedur kerja atau tata cara

kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.

2) Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang bertujuan untuk mencari

pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah

dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahanya

berhubungan dengan masalah-masalah lain yang saling mengait.

 13

3) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya

suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan

kedua belah pihak.

b. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:

1) Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara

resmi mendapat undangan.

2) Rapat informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu

perencanaan formal. Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan

siapa saja, kapan saja, di mana saja, dan kemudian membicarakan suatu

masalah yang mempunyai kepentingan bersama.

3) Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi

yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

4) Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan

biasanya yang dibahas menyangkut masalah – masalah yang masih

bersifat rahasia.

c. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:

1) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu untuk

membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh

masing-masing manajer.
 14

2) Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir

bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan

yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yang lalu.

3) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester

(setiap enam bulan), yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil

kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah

selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.

4) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya rapat

dewan komisaris, rapat umum pemegang saham.

d. Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi:

1) Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan,

bulanan, tahunan).

2) Rapat incidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung

pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah

yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgent, yang harus

segera dipecahkan bersama.

Demikian pula Sumarto dan Dwiantara (2000:90), rapat dapat dibedakan

menurut hal-hal berikut ini.

a. Berdasarkan tujuan, rapat dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1) Rapat untuk menyajikan berita atau informasi, rapat ini bisa

diselenggarakan apabila pimpinan atau pihak manajemen ingin

menginformasikan kebijakan baru dan sebagian atau semua orang dalam

 15

perusahaan perlu mengetahuinya. Walaupun rapat ini sifatnya hanya

penyampian informasi, tidak menutup kemungkinan menjadi diskusi atau

bahkan bargaining kepentingan, sehingga pimpinan hendaknya juga

mempersiapkan argumentasi sehubungan dengan rencana dan

pelaksanaan kebijakan baru tersebut.

2) Rapat untuk pemecahan masalah, rapat ini diadakan bila ada masalah

yang harus dipecahkan dan kemudian dicari jalan keluarnya. Para peserta

rapat diharapkan dapat membantu memecahkan masalah. Untuk itu pihak

manajemen:

a) Harus mengidentifikasi masalah dengan jelas dan lengkap

b) Dituntut untuk membuat alternatif solusi pemecahan masalah bila

rapat mengalami dead lock.

3) Rapat untuk mengambil keputusan, rapat ini serupa dengan rapat untuk

memecahkan masalah. Dalam rapat ini peserta juga aktif menuangkan

gagasannya, dan bila perlu berdebat. Perbedaan dengan rapat

pemecahaan masalah setelah dicapai konsensus kemudian diidentifikasi

pemecahan masalah yang disepakati, sedangkan dalam rapat ini pada

akhir rapat diambil suatu keputusan.

b. Berdasarkan perencanaanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua macam:

1) Rapat formal, adalah rapat yang telah direncanakan sebelumnya,

sehingga juga ada pemberitahuan kepada orang-orang yang diundang.

Dengan demikian, peserta rapat bisa mengetahui apa yang akan dibahas
 16

dan mempersiapkan materi tersebut, tak perlu bertanya-tanya lagi tentang

masalah yang akan dibahas.

2) Rapat informal, rapat ini diselenggarakan tanpa dipersiapkan terlebih

dahulu, karena rapat ini membahas masalah yang mendadak ada. Peserta

rapat pada umumnya tidak siap dengan materi yang akan dibahas,

bahkan pemberitahuannya secara langsung atau lisan secara mendadak.

c. Berdasarkan periodisasi, sekurang-kurangnya rapat dapat dibedakan menjadi

dua macam, yaitu rapat berkala dan rapat khusus.

1) Rapat berkala (regular meeting), yaitu rapat yang diadakan menurut

jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali,

atau tiga bulan sekali pada waktu dan tempat tertentu. Rapat ini

digunakan untuk membahas masalah-masalah rutin dalam organisasi,

misalnya rapat koordinasi antara satuan-satuan organisasi.

2) Rapat khusus (temporary meeting), yaitu rapat yang diadakan di luar

rapat berkala. Rapat ini diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan

yang sifatnya mendadak atau untuk mengatasi pertentangan atau

kesalahpahaman dan dipandang harus diselesaikan secepatnya, tidak

dapat ditunda menunggu rapat berkala atau rapat rutin.

d. Berdasarkan pesertanya, rapat sekurang-kurangnya dapat dibedakan menjadi

dua, yakni vertikal dan horizontal.

1) Rapat vertikal, merupakan rapat yang berlangsung antara atasan dan

bawahan. Dalam rapat ini ide-ide bawahan untuk menyelesaikan suatu

 17

masalah organiasi diharapkan muncul, sehingga dapat bermanfaat dalam

pengambilan keputusan. Bagaimanapun juga, untuk mencapai tujuan

organisasi tanggung jawab tidak hanya di puncak pimpinan, tetapi juga

pada seluruh personil yang ada.

2) Rapat horizontal, merupakan rapat yang diadakan antara pejabat yang

sedrajat. Biasanya rapat ini diselenggarakan untuk membicarakan

masalah-masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam

organiasi dan pengembangan organiasi.

e. Berdasarkan tingkat urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua, yaitu

rapat biasa dan rapat penting.

1) Rapat biasa, yaitu rapat yang diadakan untuk membahas masalah-

masalah yang dianggap masalah biasa. Rapat ini dapat berupa rapat

memberi informasi pada anggota suatu organisasi ataupun rapat

koordinasi.

2) Rapat penting, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk membahas hal-hal

dan masalah-malah yang dipandang penting bagi kemajuan lembaga, dan

biasanya rapat ini akan menghasilkan keputusan yang akan membawa

dampak bagi anggota organisasi maupun organisasi itu sendiri.

f. Berdasarkan jumlah anggota yang hadir, di dalam bahasa Inggris disebut

dengan istilah:

1) Small meeting, yakni rapat yang hanya dihadiri anggota

organisasi/perusahaan tertentu dan pelaksanaanya tidak rumit

 18

2) Large meeting, yakni rapat yang melibatkan jumlah anggota rapat yang

banyak dan membutuhkan persiapan dan pelayanan yang cukup sulit.

Jumlah anggota rapat yang sedikit atau banyak, sebetulnya berbeda-beda.

diantara suatu organisasi/perusahaan yang satu dengan yang lain. Bagi

organisasi/perusahaan yang memiliki anggota atau karyawan total 100 orang,

maka rapat yang diadakan untuk 50 orang disebut large meeting. Namun

sebaliknya, bila organisasi/perusahaan yang memiliki 500 orang/karyawan

mengundang rapat untuk 50 orang, bisa dianggap itu adalah small meeting.

Berdasarkan uraian di atas, selanjutnya dapat dibuat suatu ikhtisar

tentang macam-macam rapat seperti pada Gambar 2.1.

Sumber : Hendarto dan Tulusharyono (2008)

Gambar 2.1 Ikhtisar Berbagai Macam Rapat

 19

5. Tujuan Rapat

Rahardi dan Indrojiono (2005:195) berpendapat, bahwa secara garis besar

rapat mempunyai tujuan, yaitu :

a. Menyampaikan suatu atau beberapa informasi.

Dalam keadaan tertentu, seseorang pimpinan atau pejabat ingin

menyampaikan informasi secara langsung akan menimbulkan salah

persepsi bagai pegawai atau karyawannya.

b. Mendapatkan masukan dari anggota rapat.

Apabila perusahaan atau organisasi mengalami kesulitan terhadap

masalah tertentu, misalnya masalah mengenai semua karyawan atau

pegawai. Agar keputusan yang diambil tidak berat sebelah, maka

masukan dari semua anggota dibutuhkan sekali.

c. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk

memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga diharapkan masalah dapat

segera diatasi.

d. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap

yang diinginkan. Dalam setiap bagian, bila tidak saling bertemu maka

dimungkinkan sekali hanya memikirkan pekerjaan mereka sendiri.

Dengan adanya rapat tersebut diharapkan mereka akan memperhatikan

kepentingan bagian lainnya.

e. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, komplain, dan lain-lain.

Banyak hal yang dapat disampaikan secara terbuka dalam rapat, jika kita
 20

dapat memanfaatkan hal ini, maka akan banyak waktu yang dihemat

melalui rapat.

f. Memberi motivasi atau semangat kerja kepada anggotanya. Perusahaan

dapat menghemat waktu dalam memotivasi karyawan atau pegawai

asalkan mereka dalam keadaan normal tidak ada masalah yang krusial.

g. Mengambil keputusan sesuai dengan kewewenangan dari orang-orang

yang terlibat didalamnya.

Sedarmayanti (2005:112) juga menyatakan bahwa rapat perlu

diselenggarakan antara lain karena:

a. Untuk memecahkan masalah.

b. Untuk menyampaikan informasi.

c. Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.

d. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2005:111), dalam

menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dadar dengan cara

menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan lima “W” dan satu

“H” (5 W dan 1 H), yaitu:

a. Why : Mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan

pentingnya rapat.

b. What : apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat. hal ini perlu

untuk menyiapkan agenda rapat.

c. Who : Siapa yang akan diundang. Peserta yang diundang hendaknya

 21

sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.

d. Where : Di mana sebaiknya rapat diselenggarakan.

e. When : Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan

waktu yang dianggap paling sesuai bagi seluruh calon peserta rapat.

f. How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan

diselenggarakan :

1) Secara berkala atau cukup sekali.

2) Tertutup atau terbuka.

3) Bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak.

4) Memerlukan overhead projector, atau lainnya.

B. Peran Sekretaris dalam Pengelolaan Rapat

1. Perencanaan Rapat

Menurut Priansa (2014 : 368) Rapat yang berlangsung baik, dilaksanakan

dengan persiapan yang baik pula. Berikut ini disajikan beberapa penjelasan

tentang beberapa tahapan dalam penyelanggaraan rapat :

a. Membuat Surat Undangan Rapat.

Undang dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang

akan dikerjakan lengkap berisi :

1) Judul atau tema rapat.

2) Hari, tanggal, dan Jam.

3) Tempat rapat.

4) Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas di dalam rapat.
 22

b. Persiapan Ruangan Rapat.

Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap

keberhasilan dalam rapat. tata ruang rapat harus disesuaikan dengan

jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruang rapat menjadi

perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.

c. Alat – alat tulis.

Dalam rapat-rapat yang cukup besar perlengkapan alat-alat tulis sangat

penting. Alat-alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya :

1) Map dan kertas HVS.

2) Jadwal rapat.

3) Dokumen yang akan dibahas dalam rapat.

4) Peralatan menulis.

5) Buku note.

6) Dan kebutuhan lainnya sesuai dengan kepentingan rapat itu sendiri

d. Perlengkapan rapat.

Komputer atau laptop, sistem suara, infokus, video, whiteboard, alat

perekam, dan peralatan lainnya yang sangat membantu keberhasilan

rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan tersebut

siap dipakai sebelum rapat berlangsung.

 23

e. Akomodasi.

Untuk penyelenggara rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan

akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para

peserta rapat.

f. Konsumsi.

Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta datang

akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik. Pelayanan dan

penyajian minuman dan makanan sebaiknya :

1) Tidak menggangu jalannya rapat.

2) Memperhatikan kebersihan.

e. Kesehatan.

Kesehatan penyelenggara rapat yang cukup lama perlu disediakan

ruangan kesehetan untuk mencegah terhambatnua pelaksanaanya rapat

akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu

diperhatikan. Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan

penyelenggaraan rapat sebagai berikut :

2. Pelaksanaan Rapat

Berikut ini menurut Priansa (2014 : 368) yang beberapa kegiatan teknis

berkenaan dengan berlangsungnya rapat.

a. Membuka rapat.

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka sebuah rapat adalah :

 24

1) Acara tepat .

2) Tata tertib rapat (bersifat fleksible).

3) Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

4) Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

5) Tujuan diadakanya rapat.

6) Tanggapan-tanggapan atau saran.

b. Berlangsungnya rapat.

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalanya

rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi,

seperti terjadinya perdebatan yang bekepanjangan, adanya monopoli

pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya

peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat

catatan pelaksanaan rapat. bentuk catatannya disesuaikan dengan

keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu :

1) Verbatim.

Catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat yang diberi tanda

ditambahi ataupun dikurangi.

2) Notula.

Catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam

rapat.
 25

c. Menutup rapat.

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan

ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka

pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan

masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat menyelesaikan masalah

tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan

maka di akhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari

pertemuan/rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat

untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil

keputusan rapat. setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin

rapat dapat menutup rapat.

3. Penyelesaian Rapat

a. Notulen Rapat.

Notulen Rapat menurut Hendarto dan Tulusharyono (2008:168) Notulen

rapat adalah catatan singkat/risalah/pokok yang dibicarakan dalam sebuah

rapat.

Dalam membuat notulen rapat :

1) Mengetahui tema dan tujuan rapat.

Hal-hal yang tidak berkaitan dengan tema rapat tidak perlu dicantumkan.

Tujuan rapat digunakan apakah sumbangan pikiran yang diberikan sesuai

dan harus dicantumkan dalam notulen atau tidak.

 26

2) Dengan memperhatikan tema dan tujuan rapat, mahir menilai dan sigap

menangkap hal – hal penting yang muncul dan menulisnya dengan cepat.

3) Pandai mengeolah pendapat menjadi kesimpulan.

4) Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung sehingga tidak

ada hal penting yang terlewatkan.

5) Pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis

dan efektif sehingga benar-benar sesuai dengan yang dimaksud.

6) Cepat mengetahui nama-nama peserta yang hadir.

7) Berani bertanya bila ada hal yang kurang jelas.

8) Hati-hati dan teratur dalam menyimpan semua dokumen dan notulen

sehingga mudah dicari bila diperlukan, tetapi tidak mudah ditemukan

oleh yang tidak berwenang membacanya.

Sedangkan menurut Priansa (2014 : 368) Notulen bermakna catatan

singkat mengenai jalanya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan

diputuskan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Berdasarkan pengertian tersebut,

maka notula bisa digunakan sebagai buki telah diadakanya suatu rapat, bisa pula

digunakan sebagai bukti telah diadakanya suatu rapat, bisa pula digunakan

sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. apakah semua tujuan rapat

yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak, dan juga

notulen rapat dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan

mengenai kegiatan dalam notulen tersebut.

 27

Notulen ditulis oleh seorang notulis, yang akan dilaporkan oleh ketua

kegiatan, dan akan dipertanggungjawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau

peserta acara. Persyaratan menjadi seorang notulis adalah :

1) Mampu melaksanakan dua kegiatan sekaligus, yaitu mendengar dan menulis.

2) Kemampuan untuk memilih bagian yang penting dan yang tidak penting.

3) Kemampuan untuk berkonsentrasi.

4) Kemampuan untuk menyesuaikan diri, kemampuan melapor secara netral.

5) Memahami bahasa teknik, dan menguasai materi pembahasan.

6) Kemampuan mengetahui kebutuhan pembaca.

7) Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu.

8) Kemampuan menulis cepat.

9) Mampu mengemukakan pikiran secara tepat.

10) Menguasai metode mencatat.

11) Menguasai berbagai metode pengelolahan data.

12) Mengenal berbagai struktur rapat.

Notulis memiliki sejumlah kepentingan yang berhubungan dengan tugas

yang diembannya. Beberapa kepentingan notulis antara lain :

1) Sebelum rapat

Memperoleh informasi mengenai latar belakang materi yang akan disajikan

dalam rapat.
 28

2) Pada saat rapat berlangsung

a) Meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan rapat apabila belum

mendapatkannya.

b) Menerima semua dokumen yang dibagikan pada saat rapat.

c) Memberi saran kepada ketua sidang apabila ada kekacuan dalam

berlangsungnya rapat.

d) Duduk di dekat ketua sidang.

e) Pembebasan dari tugas lain.

3) Sesudah rapat

a) Mendapatkan waktu yang cukup untuk menglola catatan.

b) Berhak atas persediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi

tambahan rapat.

Susunan notulen disajikan agar para notulis dapat dengan mudah

mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar.

Selain itu, juga agar notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

Berikut ini disajikan susunan notulen rapat yang disajikan secara

sedarhana :

(1) Bagian kepala notulen

Kepala notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali

harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala

notulen terdiri atas :

 29

(a) Nama atau tema yang akan dibahas.

(b) Hari dan tanggal acara dilaksanakan.

(c) Waktu (jam) pelaksanaan acara.

(d) Tempat pelaksanaan acara.

(e) Acara saat berlangsung.

(f) Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu : ketua, wakil

ketua, sekretaris, notulis, dan peserta.

(2) Bagian isi notulen

Isi notulen merupakan suatu bagian dari susuan notulen yang

isisnya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan

tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatam isi

notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis

dalam notulen tersebut. Adapaun susunan sistematika dalam

penulisan notulen adalah :

(a) Kata pembukaan.

(b) Pembahasan.

(c) Pembacaan keputusan dari hasil.

(d) Waktu (jam) penutupan.

(3) Bagian akhir notulen

Bagian akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan

tentang hal-hal yang berada pada khir penulisan notulen. Namun,

walaupun letaknya di akhir, pengertian dan kedudukanya sangat

 30

penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian

akhir notulen antara lain :

(a) Nama jabatan.

(b) Tanda tangan.

(c) Nama pejabat dan jabatanya.

(4) Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang

yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang

dilaksanakan. Notulen yang ditandatangani oleh pejabat di

lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio

dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Sementara

notulen yang ditandatangani oleh pejabat di lingkungan satuan

organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan

menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang

bersangkutan. Notulen ditandatangani oleh ketua, wakil ketua,

sekretaris, dan notula.