Pengelolaan Waktu

Untuk Efektivitas Melakukan Pekerjaan

Prasetyo Sarwono
Personality Development Consultant &
Trainer of Soft Skill

2
 Pengelolaan Waktu

Untuk Efektivitas Melakukan Pekerjaan

Pembagian Zona Waktu

Waktu merupakan batas hari yang memiliki
rentang yang sama yakni duapuluh empat jam dalam
satu hari. Pada dasarnya waktu terbagi hanya dalam
dua kondisi yakni siang dan malam, apabila
diilustrasikan maka pembagian waktu dapat
digambarkan sebagai berikut :

Siang Malam
12 Jam 12 Jam

Akan tetapi realitanya waktu ternyata terbagi dalam

empat kondisi yakni, pagi, siang, sore dan malam. Pun
pagi hari terbagi dalam dua kondisi, yakni dini hari dan
pagi hari. Bila diilustrasikan maka pembagian waktu
dapat terlihat seperti gambar berikut :

3
 Dini Hari
Pk. 01.00-05.00 Siang
Pagi Pk. 11.00-15.00
Pk. 05.00-11.00

Sore Malam
Pk. 15.00-18.00 Pk. 19.00-24.00

Secara umum sadar maupun tanpa kita sadari,

adapun waktu yang efektif untuk melakukan aktifitas
harian seperti bekerja dan lain sebagainya yang sering
dipergunakan hampir sebagian banyak orang dewasa
adalah rentang waktu antara Pk. 05.00 hingga Pk. 20.00.
Selebihnya sebagian besar orang lebih memilih waktu
tersebut dipergunakan untuk beristirahat, memulihkan
kembali tenaga yang sudah terpakai untuk melakukan
beragam aktifitas, yakni rentang waktu antara Pk. 21.00
hingga 04.00. Maka bila diilustrasikan akan tampak
seperti berikut :

Waktu Aktifitas Waktu Rehat

Pk. 05.00-20.00 Pk. 21.00-04.00

15 Jam 7 Jam
4
 Sebagai orang dewasa waktu 7 jam untuk
beristirahat merupakan rentang waktu yang cukup dan
sudah masuk dalam saran para ahli kesehatan. Menurut
National Sleep Foundation merekomendasikan jam
tidur atau istirahat untuk orang dewasa adalah antara
pukul 20.00 hingga 24.00, dimana saat itu tubuh
melepaskan hormon melatonin, yakni merupakan
hormon yang diproduksi oleh kelenjar kecil yang ada di
otak, Berfungsi untuk membantu mengatur dan
memberikan sinyal, kapan waktu untuk tidur dan waktu
untuk terjaga. Pun apabila terjadi kekurangan hormon
melatonin, maka dapat mengakibatkan insomnia, tidur
tidak nyenyak, pembesaran prostat, depresi, kelelahan
tubuh, kegelisahan, gangguan irama jantung, hipertensi,
siklus haid yang tidak teratur pada wanita dan kolestrol
tinggi. Oleh sebab itu, sangat dibutuhkan waktu istirahat
yang cukup yang telah direkomendasikan para ahli
kesehatan.

5
Pengelolaan Waktu (Time Manegement) Untuk
Melakukan Aktifitas Produktif

Bekerja merupakan kewajiban bagi setiap orang

dewasa yang telah memiliki rasa tanggungjawab atas
dirinya sendiri, keluarga maupun khalayak. Dalam
melakukan setiap pekerjaan orang dewasa pun memiliki
rentang waktu yang berbeda-beda, hal ini berdasarkan
kondisi pekerjaan yang digeluti atau kekuatan fisik yang
dimiliki. Pada dasarnya rentang waktu produktif
terbesar yang dimiliki setiap orang dewasa adalah
antara pukul 11.00 hingga pukul 16.00. Oleh sebab itu,
bagaimana cara kita menyikapi dan mempergunakan
rentang waktu tersebut agar memiliki efektivitas dalam
melakukan pekerjaan.

Untuk melakukan setiap pekerjaan agar dapat

lebih efektif, maka manajemen waktu sangat
dibutuhkan, agar tidak terjadi tumpang tindih atas
pekerjaan yang kita lakukan. Terlebih pekerjaan dapat
diselesaikan berdasakan tenggat waktu yang telah
ditentukan.

Manajemen waktu merupakan cara kita

membagi dan mengelola waktu yang kita miliki untuk
berbagai aktivitas agar memaksimalkan tingkat
produktivitas untuk mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan. Kemampuan dalam mengelola manajemen

6
waktu memungkinkan kita untuk dapat menyelesaikan
berbagai aktivitas pekerkaan setiap harinya.

Langkah-Langkah Yang dibutuhkan Untuk Mengelola

Manajemen Waktu :

1. Membuat Perencanaan
Membiasakan diri untuk selalu membuat
perecanaan kerja paling tidak satu hari sebelum
melakukan sebuah pekerjaan, dapat membantu
anda agar tidak lagi untuk berpikir tugas apa
yang selanjutnya harus dilakukan. Buatlah
perencanaan kerja dalam daftar list berdasarkan
tingkat prioritas kepentingan.

Contoh :

Mendesak Tidak Mendesak

 Ma s a l a h  Pengembangan Diri
 Kri s i s  Perencanaan hidup
Penting  Urus a n Berbatas  Pengemba nga n
Wa ktu Rel a s i

 Permi ntaan  Ha l -ha l s epel e

Tidak Menda dak  Kegi aatan ya ng
Penting  Unda nga n, menyenangkan
tel epon,  Mengi si waktu luang
e-ma i l ,dl l

7
 2. Disiplin Waktu
Dalam arti kata sebagai orang dewasa tentu kita
telah memiliki rasa tanggungjawab untuk dapat
melakukan hal-hal yang lebih penting ketimbang
melakukan hal-hal sepele yang tidak memiliki
prioritas apapun dalam hidup. Membiasakan
disiplin diri membuat kepercayaan diri pun ikut
tumbuh berkembang dengan baik, dikarenakan
kita telah memiliki tingkat kesadaran akan arti
pentingnya melakukan segala sesuatu yang
bermanfaat dalam hidup, yang dapat membawa
perubahan yang cukup signifikan. Dengan
membiasakan disiplin diri tentu juga
mempermudah kita menyelesaikan seluruh
pekerjaan dan atau masalah yang mungkin
akan timbul dikemudian hari apabila kita tidak
memiliki kedisipiinan diri atau lalai.

3. Fokus Atas Pekerjaan

Pergunakan waktu yang cukup singkat untuk
tetap dapat tertuju pada satu pekerjaan yang
menjadi prioritas tertingggi hingga tuntas.
Sehingga kita dapat melakukan atau berpindah
pada pekerjaan lainnya yang mungkin juga
memiliki tingkat prioritas yang tinggi, dan
demikian seterusnya. Tentu hal ini akan
mempermudah kita menjalai hidup yang hanya

8
 berbatas waktu, tanpa harus dikejar-kejar oleh
waktu.

4. Berani Ambil Keputusan

Secara garis besar, apabila anda harus
mengambil sebuah keputusan, lakukan secara
bijak. Pikirkan berbagai faktor yang mungkin
akan berdampak dari keputusan yang anda
ambil. Apabila keputusan yang harus anda ambil
bersifat mendesak, berarti anda siap untuk
menanggung segala resiko yang mungkin akan
timbul dikemudian hari dari keputusan yang
telah anda buat dengan rasa tanggungjawab.
Pun anda harus berani mengambil keputusan
atas pekerjaan atau kegiatan yang tidak me-
miliki prioritas penting, apalagi tidak memiliki
hubungan langsung dengan pekerjaan yang
sedang anda geluti, kemungkinan anda dapat
mengambil keputusan dengan mengabaikan hal
tersebut.

5. Menjaga Kesehaatan
Menjaga kesehatan juga merupakan hal utama
dalam menjalankan kehidupan. Tanpa memiliki
tingkat kesehatan yang prima, mustahil anda
dapat melakukan berbagai hal yang mungkin
sangat dibutuhkan dalam hidup anda. Oleh
sebab itu, jadwalkan dalam daftar anda untuk

9
 senantiasa olahraga secara teratur dalam waktu
yang telah anda tentukan dan tentunya tidak
mengganggu aktivitas pekerjaan anda yang
sangat penting, yang mungkin dapat
memengaruhi pekerjaan anda secara
menyeluruh.

10
Cara Menyiasati Pengelolaan Waktu (Time
Management) Yang Efektif

1. Pilih dan Pilah Seluruh Pekerjaan Berdasarkan

Prioritas, Susun Jadwal dan Deadline
Sebelum anda melakukan sebuah pekerjaan,
tentu anda sudah harus memilih dan memilah atas
pekerjaan yang menjadi tugas-tugas anda. Pilih dan
pilah pekerjaan mana yang memiliki tingkat prioritas
tertinggi, bersifat sangat penting dan mendesak atau
penting dan mendesak, dengan pekerjaan yang sedikit
bisa dikerjaakan di satu waktu tertentu seperti
pekerjaan yang memiliki tingkat prioritas menengah
atau pekerjaan yang dapat anda tunda untuk
melakukannya karena tidak memiliki prioritas apapun.
Masukkan seluruh pekerjaan anda tersebut ke dalam
daftar yang telah anda susun seperti di atas berdasarkan
skala prioritasnya. Setelah itu lakukanlah langkah-
langkah pekerjaan seperti yang telah penulis jabarkan di
atas, terutama fokus pada satu pekerjaan yang memiliki
skala prioritas sangat penting hingga tuntas dan baru
beralih kepekerjaan lainnya yang juga memiliki skala
prioritas sangat penting dan mendesak hingga seluruh
pekerjaan tersebut dapat anda selesaikan dengan baik
dan tepat waktu.
Sah-sah saja ditengah-tengah anda melakukan
seluruh pekerjaan dengan skala prioritas sangat penting

11
dan mendesak, anda sejenak beristirahat akan tetapi hal
tersebut jangan sampai mengalihkan perhatian anda ke
hal lain, hingga anda mungkin dapat lupa menyelesaikan
pekerjaan yang sedang anda kerjakan. Rehat sejenak
untuk memulihkan tenaga dan pikiran anda tentunya
tidak akan mengganggu atas pekerjaan yang menjadi
fokus anda.
Rentang waktu rehat terbaik untuk hal ini
antara 5 hingga 10 menit, setelahnya anda harus
kembali fokus pada pekerjaan anda. Rentang waktu
tersebut usahakan jangan anda alihkan pikiran dan
fokus anda ke hal-hal yang dapat membuat anda lupa
atas pekerjaan yang sedang anda kerjakan. Lakukanlah
dalam rentang waktu tersebut hanya sekedar untuk
meregangkan otot-otot anda atau sekedar hanya untuk
minum atau makan/ngemil secukupnya. Hindari rentang
rehat yang hanya sejenak tersebut terlibat dalam
sebuah interaksi (pembicaraan) yang dapat menyita dan
membutuhkan waktu yang cukup panjang, hingga
perhatian anda akan teralihkan, termasuk di dalamnya
jangan pernah melakukan kegiatan yang dapat
membuat anda lupa waktu, seperti bermain game on-
line atau sekedar scroll media sosial.
Sekali lagi penulis tekankan biasakan dalam
melakukan sebuah pekerjaan susun jadwal yang efektif
dan di akhiri dengan deadline atau batas waktu.
Sehingga anda dapat dengan mudah mengetahui tingkat
skala prioritas pekerjaan yang hendak anda kerjakan.

12
Apabila anda sudah memiliki kebiasaan ini, tentu hal
tersebut akan mempermudah anda mengerjakan
seluruh tugas-tugas yang menjadi tanggungjawab anda,
disamping anda membiasakan untuk mendisiplinkan
diri bekerja sesuai dengan alur yang jelas dan efektif,
sehingga seluruh pekerjaan dapat anda tuntaskan
dengan baik dan sesuai dengan tenggat waktu yang
telah ditentukan.

2. Melakukan Pendelegasian
Bila memungkinkan anda mendelegasikan
sebagian pekerjaan anda kepada rekan yang dapat anda
percaya, tentunya hal ini akan jauh lebih mempermudah
anda dalam melakukan seluruh pekerjaan. Sepanjang
pendelegasian diberikan kepada rekan yang juga
memahami inti dari pekerjaan yang tengah anda
lakukan. Pendelegasian tugas wajar adanya apabila
rekan anda siap membantu pekerjaan atau tugas-tugas
yang sedang anda lakukan, sepanjang tidak mengganggu
waktu kerja rekan anda. Pun seperti telah penulis
jelaskan di atas, setidaknya rekan anda juga memahami
atas pekerjaan yang tengah anda lakukan. Jangan
sesekali mendelegasikan tugas kepada seseorang yang
tidak memahami atas tugas atau pekerjaan anda, tentu
hal ini justru akan menyulitkan anda sendiri. Bisa jadi
rekan anda akan menyita waktu anda dengan selalu
banyak bertanya atas tugas yang anda delegasikan yang

13
tentunya dapat membuyarkan fokus anda pada
pekerjaan utama yang sedang anda kerjakan.

Demikianlah uraian mengenai pengelolaan

waktu atau time management, agar anda dapat lebih
efektif dalam melakukan serangkaian pekerjaan dan
tugas-tugas anda. Semoga anda dapat menerapkannya
hingga anda dapat memahami bagaimana cara
mengelola waktu dengan efektif untuk menyelesaikan
sejumlah pekerjaan yang tengah anda geluti.

14
Latar Belakang Penulis

15