Laporan kinerja purchasing

Sudah berjalan :
1. Jalan nya RAB. Untuk saat ini RAB sudah berjalan setiap hari, baik RAB untuk keperluan ruko maupun untuk
keperluan P&G.
2. Update harga. Update harga juga sudah berjalan dengan menginformasikan kepada seluruh supplier untuk
mengupdate harga jual pada periode 2 minggu 1x.
3. Nota belanja berstempel. Untuk saat ini hampir semua nota sudah berstempel toko, dan menuliskan nomer
rekening jika belanja bukan dari supplier regular.
4. Rab event . Sudah mulai dikerjakan oleh tim purchasing dengan bantuan mas Erwin serta arahan dari mas renal.
5. Rab penambahan belanja. Saat ini, jika ada permintaan dadakan untuk belanja namun RAB sudah naik ke grup
bayar dan gsheet maka akan dilakukan revisi.
6. Rab harus direncanakan. Rab dibuat setiap hari dengan rutin dan teratur.
7. Membuat SOP pencarian vendor. Untuk saat ini SOP belum release tetapi proses pencarian vendor terus
dilakukan.
8. Mengecek kembali barang yang datang harus sesuai dengan bahan baku. Ikut serta dalam pengecekan barang
datang bersama logistic, sehingga jika ada barang yang tidak sesuai atau kurang bisa langsung kita ajukan return.
9. Kendala purchase sering kali terjadi karna tidak adanya barang di supplier sehingga tim harus mencari sendiri
keperluan tersebut.

Kendala :
1. Kendala dalam membuat RAB untuk saat ini hanya jika ada permintaan barang tambahan yang mendadak
sehingga RAB harus revisi Kembali.
2. Ada beberapa supplier yang tidak memberikan update harga jual kepada kita. Contoh nya dari supplier UD sayur
bang john.
3. Masih ada beberapa toko yang tidak memiliki stampel resmi sehingga harus memasukan nomer hp penjualnya.
4. Masih harus banyak belajar lagi tentang pembuatan RAB event karna RAB event tidak setiap hari dikerjakan.
5. Terkadang ada permintaan dadakan dari kitchen maupun logistic yang harus segera terpenuhi, dan itu membuat
RAB harus direvisi.
6. Untuk saat ini tidak ada kendala untuk pembuatan RAB regular, hanya saja speed pembuatan RAB nya harus lebih
dipercepat,
7. Belum adanya SOP pencarian vendor, namun sedang tim purchasing usahakan untuk diadakan nya SOP pencarian
vendor.
8. Kadang tim logistic tidak memberi tahu datangnya barang kepada tim purchasing sehingga tim purchasing tidak
tahu ada barang yang datang.
9. Susahnya permintaan uang cash untuk pembelian barang dadakan sehingga mempengaruhi operasional dan
pembelian/ketersediaan barang.

Solusi :
1. Sebelum membuat RAB harus benar benar bertanya kepada tim kitchen dan logistic masih ada atau tidaknya
permintaan barang dari tim kitchen dan logistic sehingga tidak perlu adanya revisi RAB.
2. Harus sering memfollow up supplier yang tidak memberikan update harga kepada tim purchasing.
3. Dengan menuliskan nomer hp serta nomer rekening supplier di nota. Sehingga jika terjadi kesalahan beli atau
kekurangan bisa langsung di proses.
4. Lebih sering bertanya tentang pembuatan RAB event kepada mas Erwin serta mas Renal.
5. Harus benar benar bertanya kepada tim logistic dan kitchen masih adanya atau tidak barang yang harus tim
purchasing beli.
6. Mempercepat pembuatan RAB.
7. Dibuatnya SOP pencarian vendor oleh tim purchasing.
8. Adanya komunikasi antara tim logistic dan purchasing sehingga jika ada barang datang, tim logistic bisa langsung
memberi info kepada tim purchasing.
9. Tim purchase mengajukan budgeting untuk urgent order sehingga tidak menganggu petty cash milik finance.
List Supplier Lama

List Supplier Baru

 PROSEDUR No. Dokumen : P–PRC-01
OPERASIONAL Tanggal : 29 July 2025

EVALUASI DAN PENETAPAN Revisi : 0

SUPPLIER Halaman : 1/3

TUJUAN :
Untuk memastikan bahwa supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh
perusahaan.

RUANG LINGKUP :
Meliputi kegiatan evaluasi supplier yang digunakan dan pemilihan supplier baru untuk jenis
barang /jasa yang bernilai Rp. 200.000,- ke atas.

PENANGGUNG JAWAB :
Departemen Purchasing

RINCIAN PROSEDUR :

1. Evaluasi Supplier

1.1. Evaluasi Supplier dilakukan secara periodik setiap 1 (satu) bulan sekali oleh
Purchasing Manager.

1.2. Evaluasi dilakukan terhadap supplier yang tercatat dalam Daftar Supplier dengan
melihat catatan-catatan pembelian dan penerimaan barang dari supplier yang ada.

1.3. Penilaian dilakukan terhadap kriteria:

1.3.1. Mutu Produk/Jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi, berdasarkan hasil
pemeriksaan yang dilakukan oleh Logistik yang ditunjuk ataupun bukti lain.

1.3.2. Harga, yang diajukan supplier masih sesuai dan dapat disetujui oleh perusahaan.

1.3.3. Waktu Pengiriman, yang sesuai dengan jadwal.

1.3.4. Syarat Pembayaran, yang disepakati oleh kedua belah pihak.

1.3.5. Pelayanan, yang diberikan oleh supplier.

1.3.6. Aspek kualitas (dan lainnya), yang sesuai dengan sifat higienis dan bersih

1.4. Evaluasi dilakukan dengan memberikan penilaian terhadap kriteria tersebut diatas
dengan nilai SANGAT BAIK (A) atau BAIK (B) atau CUKUP (C) atau KURANG (K)
(penjelasan lihat hal. 3), dan kemudian menjumlahkan nilai dari masing-masing
penilaian.

1.5. Supplier dinyatakan lulus evaluasi/memenuhi syarat jika hasil penilaiannya tidak
memiliki nilai KURANG untuk semua kriteria yang ada.

1.6. Penilaian akan dicatatkan pada lembar Hasil Evaluasi Supplier yang mencantumkan
data-data supplier dan hasil penilaian serta kesimpulan yang diambil.

Prosedur Evaluasi dan Penetapan Supplier

 PROSEDUR No. Dokumen : P–PRC-01
OPERASIONAL Tanggal : 29 July 2025

EVALUASI DAN PENETAPAN Revisi : 0

SUPPLIER Halaman : 2/3

1.7. Supplier yang dapat memenuhi hasil penilaian pada point 1.5. akan digunakan kembali
untuk periode berikutnya dan dimasukkan dalam Daftar Supplier.

1.8. Sedangkan supplier yang tidak dapat memenuhi persyaratan tersebut tidak akan
dipergunakan untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier.

1.9. Berdasarkan hasil evaluasi supplier ini maka akan dikeluarkan satu Daftar Supplier
yang baru yang telah lulus evaluasi.

2. Pemilihan Supplier Baru

2.1. Setiap Supplier baru harus dilakukan seleksi untuk memastikan bahwa supplier
tersebut dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

2.2. Purchasing Manager akan mencari data mengenai supplier tersebut mengenai Mutu
Produk/Jasa yang dihasilkan, Harga Jual, Waktu Pengiriman, Aspek kualitas, harga
yang kompetitif dan lainnya.

2.3. Berdasarkan data yang ada, Purchasing Manager bersama-sama dengan pihak/bagian
lain yang terkait akan meninjau untuk memastikan kesesuaian atas kriteria persyaratan
yang telah ditetapkan.

2.4. Jika diperlukan, Purchasing Manager akan meminta contoh produk dari supplier untuk
dilakukan pemeriksaan oleh pihak yang ditunjuk terlebih dahulu.

2.5. Peninjauan dilakukan sesuai dengan pelaksanaan evaluasi supplier diatas (point 1.3,
1.4 & 1.5), kecuali : 1.3.1. Mutu Produk/Jasa yang akan diberikan berdasarkan
spesifikasi tertulis dan/atau contoh produk, 1.3.3. Waktu Pengiriman yang dijanjikan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan 1.3.6. Pemenuhan aspek kualitas dan
harga yang kompetitif sesuai dengan persyaratan hukum dan/atau perusahaan

2.6. Hasilnya dicatatkan dalam lembar Evaluasi Supplier dengan mencantumkan data-data
supplier yang ditinjau serta hasil kesimpulan dari peninjauan yang dilakukan.

2.7. Berdasarkan hasil peninjauan tersebut, maka Purchasing Manager akan menentukan
apakah supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

2.8. Purchasing Manager akan memberitahukan Supplier yang terpilih dan kemudian
melakukan proses pembelian sesuai dengan Prosedur Pembelian yang ada serta
memasukkan data supplier tersebut kedalam Daftar Supplier.

LAMPIRAN/FORMULIR :
1. Persyaratan MK3L L – PRC - 01
2. Daftar Supplier F – PRC - 01
3. Hasil Evaluasi Supplier F – PRC - 02
Prosedur Evaluasi dan Penetapan Supplier
 PROSEDUR No. Dokumen : P–PRC-01
OPERASIONAL Tanggal : 29 July 2025

EVALUASI DAN PENETAPAN Revisi : 0

SUPPLIER Halaman : 3/3

KRITERIA PENILAIAN SUPPLIER

NILAI D C B A
< 55 55 – 70 70 - 85 85 - 100
Spesifikasi kurang sesuai Spesifikasi melebihi
Spesifikasi tidak sesuai Spesifikasi sesuai dengan
tetapi masih dapat permintaan untuk
dengan permintaan, dan permintaan untuk
Mutu Produk/Jasa digunakan dan tidak menghasilkan jasa
mempengaruhi mutu jasa menghasilkan jasa akhir
mempengaruhi mutu jasa akhir lebih dari yang
akhir yang diharapkan
akhir diharapkan
Harga tidak konstan
Harga tidak memenuhi Harga memenuhi Harga dibawah
tetapi masih dapat
Harga anggaran dan tidak dapat anggaran dan selalu anggaran yang ada
dinegosiasikan dan masih
dinegosiasikan konstan dan selalu konstan.
dalam batas anggaran
Keterlambatan Waktu pengiriman
Waktu Pengiriman Keterlambatan Selalu menepati waktu
pengiriman jarang terjadi lebih cepat dari yang
(Supplier Lama) pengiriman sering terjadi pengiriman yang diminta
(< 5%) diminta
Waktu yang dijanjikan
Waktu yang dijanjikan Waktu yang dijanjikan
Waktu Pengiriman sesuai dengan Waktu yang dijanjikan
tidak memenuhi lebih cepat dari
(Supplier Baru) permintaan tapi ada sesuai dengan permintaan
permintaan permintaan
keraguan
Masih dapat diterima dan
Waktu pembayaran sesuai
Tidak sesuai dengan masih bisa Waktu pembayaran
Waktu Pembayaran dengan keinginan
keinginan organisasi dinegosiasikan/diperbaiki sangat memuaskan
organisasi
untuk masa mendatang
Tidak memberikan Memberikan pelayanan Memberikan pelayanan Memberikan pelayanan
Pelayanan
pelayanan yang baik yang cukup baik yang baik yang sangat baik
Menenuhi semua Menerapkan Standart
Aspek Higienis Tidak memenuhi Memenuhi Standart
Peraturan standart Dengan Baik

Prosedur Evaluasi dan Penetapan Supplier