ROBERT SIMATUPANG, S.T.,M.M.
,ELT,CPC,CEC
Problem
Solving
TRANSFORMED LEADER ADVANCE LEADERSHIP
Learning Objectives
WHAT WE'RE COVERING
Memahami 5 karakter orang dalam
menghadapi masalah
Mengetahui metode Fishbone dalam
penyelesaian masalah
Analisis masalah dengan langkah –
langkah Analisis Persoalan (AP) Kepner-
Tregoe
Problem
Karakter Orang Dalam Menghadapi Masalah
PROSES BERPIKIR
INPUT PROCESS OUTPUT
Input yang baik harus Pengalaman itu baik akan implementasi
disertai dengan DATA tetapi LEBIH BAIK pola
yang akurat. Berpikir
Education is not the Learning
of Facts, but the Training of
the mind to think.
FISHBONE ANALYSIS
MENGENAL FISHBONE
Adalah alat yang umum
digunakan untuk
Definisi secara luas membantu organisasi
Secara etimologi artinya Fishbone Analysis / memecahkan masalah
Analisa Tulang Ikan Fishbone Diagram / dengan melakukan
Cause Effect Diagram analisis sebab dan
akibat dari suatu
keadaan
Pembuat alat analisis
ini adalah Kaoru
Ishikawa,
seorang ilmuwan dan
innovator manajemen
kualitas di Jepang,
pada tahun 1990,
sehingga juga sering
disebut Ishikawa
Diagram
Fungsi Analisis Fishbone
Diagram tulang ikan membantu untuk
Mengidentifikasi Akar Penyebab Masalah
Memungkinkan juga untuk Mengidentifikasi
Solusi yang dapat membantu Menyelesaikan
lebih dari satu masalah
Analisa Fishbone Juga Berarti Metode
sederhana yang dapat dipergunakan untuk
menelusuri penyebab suatu permasalahan
terjadi
Dasarnya adalah prinsip bahwa
Melibatkan Partisipasi semua orang pemikiran yang bersumber dari orang
banyak lebih baik dari satu orang
0 PROBLEM Menyepakati Pernyataan
1 STATEMENT Masalah
0 IDENTIFY
Mengidentifikasi Kategor -
Steps for Making 2 Kategori
Fishbone Diagram
0 ROOT CAUSE
Menemukan sebab -
potensial dengan menggunakan
sebab
3 ANALYSIS 5 WHY (BRAINSTORMING)
0 Mengkaji dan Menyepakati
REVIEW sebab - sebab yang paling
4 mungkin
LANGKAH 1 : MENYEPAKATI PERNYATAAN MASALAH
Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement)
Tuliskan Pernyataan Masalah sebagai kepala ikan
Buatlah sebuah garis/panah menuju kepala ikan tersebut
LANGKAH 2 : MENGIDENTIFIKASI KATEGORI - KATEGORI
Buatlah sebuah garis/panah menuju kepala ikan tersebut
Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi "cabang" atau tulang
besar
Setiap cabang mewakili "sebab utama" dari masalah yang ditulis.
sebab ini diinterpretasikan sebagai "cause", atau secara visual dalam fishbone
seperti "tulang ikan".
Kategori yang ada disesuaikan dengan kondisi bisnis/proses yang ada.
CATEGORY CAUSE EFFECT
LANGKAH 3 : MENEMUKAN SEBAB-SEBAB POTENSIAL DENGAN MENGGUNAKAN 5 WHY
(BRAINSTORMING)
Prinsip yang dipakai untuk membuat diagram sebab akibat adalah Sumbang Saran /
Brainstorming.
Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut
harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang
mana gagasan tersebut harus ditempatkan.
Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak "tulang" kecil keluar dari
garis diagonal.
Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan
beberapa kategori.
Tanyakan "Mengapa ? - Mengapa ? - Mengapa ? ...(5 Why)" sampai saat pertanyaan itu
tidak bisa dijawab lagi, dianggap sebab pokok setelah teridentifikasi.
Jawaban terakhir adalah sumber penyebab (X Faktor). Lingkarilah sebab yang
tampaknya menjadi sumber penyebab
Cause Effect
HENTIKAN sesi pencarian penyebab (cause) jika SEBAB
yang dikemukakan sudah tidak relevan lagi dengan
MASALAH yang ada.. !
Pernyataan Masalah : Saya Kesulitan Menyimpan Uang (saving)
[Link] saya tidak bisa menyimpan uang?
Karena tidak punya uang untuk disimpan
2. Mengapa saya tidak punya uang untuk disimpan ?
Karena kebanyakan uangnya dipakai untuk pembayaran-pembayran rutin
3. Mengapa saya menggunakannya untuk pembayaran2 rutin?
Karena saya gagal mem-budgetkan dan Karena saya kelebihan (banyak)
memonitor pengeluaran rutin (harian) menggunakan hutang
4. Mengapa saya gagal membudgetkan dan 4. Mengapa saya kelebihan menggunakan
memonitor? hutang?
Karena saya tidak belajar bagaimana Karena saya tidak tahu dampak dari hutang
membudgetkan dan memonitor
LANGKAH 4 : MENGKAJI DAN MENYEPAKATI SEBAB-SEBAB YANG PALING MUNGKIN
Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua
sebab-sebab dan sub-subnya.
Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling
memungkinkan) dan tanyakan, “Mengapa ini sebabnya?”
Gunakan DATA untuk melakukan verifikasi, apakah sumber penyebab tersebut sering
terjadi dan berdampak signifikan terhadap timbulnya masalah ?
Biasanya semakin sering terjadi (tercermin dari data kejadian), semakin besar
kemungkinan sebagai sumber penyebab (pareto).
Berdasarkan DATA.
Contoh Fishbone (1)
Contoh Fishbone (2)
Langkah-langkah Pembuatan Fishbone Diagram
MENYEPAKATI
PERNYATAAN MASALAH
-----------------------------------------------------------------------
MENGIDENTIDIKASII
KATEGORI-KATEGORI
------------------------------------------------------------------------
MENEMUKAN SEBAB-SEBAB POTENSIAL DENGAN
MENGGUNAKAN 5 WHY (BRAINSTORMING)
----------------------------------------------------------------------------
MENGKAJI DAN MENYEPAKATI
SEBAB-SEBAB YANG PALING MUNGKIN
Pemecahan Masalah
Jika Anda sudah memperoleh sumber
Penyebab ...apa yang selanjutnya
dilakukan ..?
1. Cari ide-ide Solusi
2. Pilih ide Solusi
Insanity :
Doing the same thing over
and over again and
expecting different results.
Pemecahan Masalah
High
High
BENEFIT
IMPACT
Low
Low
EFFORT COST
Low High Low High
EFFORT : Time, Manpower, Money, etc
IMPACT : People, Process, Performance, Organization (Cross-
Functional Projects)
Tabel Countermeasure
Fishbone : Logistik
Seorang manajer sebuah usaha logistic menghadapi masalah karena meningkatnya
keluhan dari pelanggan baik internal maupun eksternal setiap harinya. Diduga bahwa
keluhantersebut karena beberapa faktor, antara lain : ketidakpuasan pelanggan karena
jadwal pengiriman yang sering di luar dari jadwal yang dijanjikan, lambatnya respon
atas pertanyaan bahkan keluhan yang sudah disampaikan, dan faktor-faktor lainnya
yang menyebabkan keluhan pelanggan.
Untuk mengatasi tersebut, manajer dan timnya
menggunakan fishbone dan mulai melakukan
brainstorming untuk menemukan penyebab-
penyebab yang ada. Mereka menggunakan 4
Ms (Man, Method, Machine, dan Material)
Analisis Persoalan
PROBLEM ANALYSIS KEPNER-TREGOE
Persoalan
Hubungan Sebab Akibat dab
Sebab Persoalan
Hubungan Sebab Akibat
Penyimpangan muncul karena ada perubahan
Penyimpangan adalah bentuk akibat
Perubahan adalah tempatnya sebab
Sebab Persoalan
Sebab adalah perubahan relevan yang terkait dengan
perbedaan, yaitu kekhasan fakta dibandingkan bukan fakta
Fakta (Is) & Bukan Fakta (Is Not)
Tahapan Anaisis Persoalan
[Link] Penyimpangan
[Link] FAKTA Persoalan
[Link] BUKAN FAKTA Persoalan
[Link] Sebab-sebab yang mungkin
[Link] dan Menetapkan Sebab-sebab
yang paling mungkin
[Link] Tindakan Perbaikan
[Link] Follo-Up
1. Merumuskan Penyimpangan
DIrumuskan apa adanya dan lengkap dengan
menyebutkan apa yang mengalami
penyimpangan dan disertai beberapa
keteranga tambahan, bila perlu.
Paling tidak menyebutkan obyek yang
menyimpang dan apa bentuk
penyimpangannya
2. MENENTUKAN FAKTA PERSOALAN
APA / SIAPA
Apa obyek yang mengalami penyimpangan?
Apa bentuk penyimpangannya?
DIMANA
Dimana pada obyek itu penyimpangan terjadi?
Dimana tempat (geografis) penyimpangan terjadi diketahui?
Di proses mana penyimpangan terjadi?
2. MENENTUKAN FAKTA PERSOALAN
KAPAN
Kapan penyimpangan pertama kali diketahui?
Bagaimana frekuensi terjadinya penyimpangan?
LUAS
Berapa besar penyimpangan yang terjadi?
Bagaimana tren penyimpangan?
3. MENENTUKAN BUKAN FAKTA
PERSOALAN
APA / SIAPA
Apa obyek yang mungkin mengalami penyimpangan, tetapi tidak?
Apa bentuk penyimpangan yang mungkin terjadi, tetapi tidak
DIMANA
Dimana pada obyek itu dimungkinkan terjadi penyimpangan, tetapi
tidak?
Dimana tempat (geografis) penyimpangan mungkin terjadi
diketahui, tetapi tidak?
Di proses mana penyimpangan mungkin terjadi, tetapi tidak?
3. MENENTUKAN BUKAN FAKTA
PERSOALAN
KAPAN
Kapan penyimpangan pertama kali mungkin diketahui, tetapi tidak?
Bagaimana frekuensi penyimpangan mungkin terjadi, tetapi tidak?
LUAS
Berapa besar penyimpangan mungkin terjadi, tetapi tidak ?
Bagaimana tren penyimpangan mungkin terjadi, tetapi tidak?
4. MENCARI SEBAB-SEBAB YANG MUNGKIN
Dengan Menggunakan :
5 Whys
Fishbone Diagram
Mengamati perubahan yang terjadi
Diskusi
5. MENGUJI DAN MENETAPKAN SEBAB-SEBAB YANG
PALING MUNGKIN
Ditemukan dengan cara menguji sebab-sebab yang mungkin terhadap
FAKTA dan BUKAN FAKTA
Apakah sebab-sebab yang mungkin tersebut cocok mengakibatkan
persoalan yang terjadi pada FAKTA dan tidak cocok dengan BUKAN
FAKTA?
Ajukan pertanyaan : Bagaimana persoalnnya hanya terjadi pada FAKTA dan
tidak terjadi pada BUKAN FAKTA?
Sebab-sebab yang tidak bisa menjawab pertanyaan diatas dianggap tidak
relevan sebagai sebab persoalan, oleh karena itu dapat digugurkan dari
kemungkinan sebab
Sebab yang paling mungkin adalah sebab yang dapat menjelaskan
mengapa penyimpangan hanya terjadi pada FAKTA dan tidak terjadi pada
BUKAN FAKTA.
6. Melakukan Tindakan Perbaikan
Tindakan yang direncanakan harus bisa menjawab penyebab terjadinya
penyimpangan
Tentukan Person-In-Charge (PIC) dan due date untuk setiap tindakan yang
dibuat
7. MELAKUKAN FOLLOW-UP
Untuk memastikan tindakan terlaksana dengan baik,
sesuai dengan yang direncanakan, maka perlu dilakukan
Follow-Up (Tindak Lanjut) secara berkala.
Bentuk Follow-Up bisa berupa review berkala.
Jangan baru melakukan pengecekan, pada saat hampir
due date.
Pastikan bahwa tindakan yang dilakukan sudah
terlaksana. Lihat bukti objektif pelaksanaannya.
I asked for Strength …
And God gave me Difficulties to make me strong!
I Asked for Wisdom …
And God gave me Problems to solve!
I asked for Prosperity …
And God gave me Brain and Energy to work!
I asked for Courage …
And God gave me Danger to overcome!
I asked for Love …
And God gave me Troubled People to help!
I asked for Favors …
And God gave me Opportunities!
I received nothing I Wanted,
But I received everything I Needed!