EFFECTIVE PRODUCTIVITY

SUPERVISORY ROLE ACADEMY

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Outline
1. Peran Supervisor Hebat
 Pencapaian Target Operasi
 Standarisasi dan Peningkatan Operasi
 Komunikasi dan Pengembangan Tim
2. Job design dan Job Observasi yang Benar
3. Supervisor yang Efective Bagi Bawahannya
4. Agenda Supervisor yang Tangguh

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

 1. Peran Supervisor yang Hebat

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Definisi Supervisor
Wikipedia
Supervisor adalah karyawan management tingkat pertama yang bertanggungjawab pada beberapa group
karyawan, bagian dari management, dimana Pekerjaan utama seorang pengawas lebih mementingkan mengatur
dan mengendalikan pekerjaan daripada melakukannya secara langsung

Supervisor Role dapat disebut Saya Supervisor

Hebat
sebagai:
 Manager
 Assistant Manager
 Supervisor
 Foreman
 Project Leader

4
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
Dilema Sebuah Organisasi (No.1)
Apakah anda Motivate or Demotivate
Mengapa karyawan resign: Apa yang diyakini seorang supervisor vs kenyataan

11% 12%

7 Hidden Reasons Employees Leaving

(Leigh Braham)

89% 88%

Kenyataan
Diyakini Supervisor
 89% of managers believe employees leave for more money  12% of managers believe employees leave for more money
 11% of managers believe employees leave for other reason  88% of managers believe employees leave for other reason

5
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
Target Sebuah Organisasi Customer
Key Performance Indicator (KPI)

Customer Inginkan Produsen Menterjemahkan

 Saya Ingin mobil yang nyaman, dynamic Kami dengarkan • Quality,
shield, dan kuat (durability) suara customer • Cost
dengan detail • Delivery
 Harga Murah
• Productivity
 Pengiriman tepat waktu sesuai
• Safety
kebutuhan • Moral

Customer Produsen

6
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3 Peran Supervisor Hebat

① Mencapai Target Target KPI

Saya Supervisor

③ Pengembangan
Anggota Team

Level
② Standarisasi dan Improve Pekerjaan
7 QCT

Standar - standar

5S

7
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3 Peran Supervisor Hebat  1. Pencapaian Target

① Mencapai target
• Buat Rencana Tahunan
• Melakukan Review hasil pelaksanaan
② Standarisasi dan Improve “Rencana Tahunan” dan hasil PDCA
Pekerjaan
• Kontrol dan analisa SQCT
• Kontrol anggaran dan pengeluaran
③ Pengembangan Anggota Team • Aktivitas lintas Departemen antara
departemen terkait dan Genba

8
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
1. Mencapai Target

Target pencapaian : Key Performance Indicator

…berarti bahwa Supervisor mencapai “Target (Q C T)” melalui anggota timnya

T ogether
E veryone
A chives
M ore

“Bersama-sama mencapai hasil yang lebih

banyak”

9
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
1. Mencapai Target
• Membuat Rencana Tahunan

Target bulan ini: DPU: 0,5

Due date: Maret 2022

Tetapkan target bersama Jelaskan rencana aksi Tetapkan peran untuk setiap
dengan superior dan setting kepada anggota team anggota tim dan jelaskan
Strategy dan Control semua bagaimana Menindaklajutinya
item untuk mencapai target
team

10
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
1. Mencapai Target
• Melakukan review pelaksanaan rencana tahunan dan hasil PDCA

Menganalisis faktor
Review pencapaian
pencapaian yang kurang dan
bulanan berdasarkan
secara terus menerus memutar
rencana tahunan
siklus PDCA

11
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
1. Mencapai Target
• Kontrol dan analisis SQCT • Kontrol anggaran dan pengeluaran

Acceptable range

Not-good products Not-good products Good products

 Identifikasi apa efek dari hasil yang dicapai dan Tetapkan prioritas terkait
jelaskan gap yang terjadi pada semua anggota tim anggaran tim yang tersedia
 Penjelasan juga harus dilakukan secara spesifik dan kendalikan biaya
dengan angka dan action plan berikutnya

12
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
1. Mencapai Target
• Aktivitas lintas fungsional* antara departemen
terkait

Department terkait bertanggung jawab untuk mencapai

SQCT target produksi dengan bekerjasama dengan
departemen lain

“Kondisi yang diinginkan”

Pemecahan masalah -> Prinsip 3 Gen + 2 Gen (Genba, Genbutsu, *Aktivits
lintas bagian
Genjitsu, Genri, Gensoku)
= Departmen terkait dan genba saling
Genba = Lantai Produksi bekerja sama dan berhubungan erat
Genbutsu = Produk asli
Genjitsu tekini = Realistis
Genri = Prinsip
Gensoku = Peraturan

13
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3 Peran Supervisor Hebat  2. Standarisasi dan
Perbaikan Pekerjaan

② Mencapai target
• Buat standard pekerjaan
• Mematuhi Standar operasi
• Standarisasi dan Improve • Review standard pekerjaan dan
Pekerjaan Perbaikan
• Penanganan keabnormalan
③ Pengembangan Anggota Team • Lingkungan kerja yang bagus
• Model baru dan proses baru

14
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi dan Perbaikan Pekerjaan
 Tetapkan standar kerja yang optimal
 Pastikan operator menerapkan standar
 Putar siklus PDCA untuk meningkatkan standar

15
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan

[Pentingnya Standarisasi]

• Siapapun yang terlatih dengan SOP akan

selalu menunjukkan performa yang sama pada
kecepatan yang sama tanpa variasi jika dia
beroperasi sesuai standar.

• Dapat meningkatkan target tingkat

keterampilan, manajemen dan rekayasa
dengan meninjau berbagai metode operasi dan
menetapkan cara terbaik sebagai standar

16
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan
• Mematuhi Standar Operasi

Bawahan Supervisor
• Adalah penting bahwa Supervisor
mendemonstrasikan operasi dan
menginstruksikan dengan sabar sampai
operator dapat melakukannya

• Yaitu menginstruksikan secara berulang-

ulang sesuai dengan metode pengajaran 3
langkah sampai operator benar-benar belajar

17
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan
3 Langkah Pengajaran
1. Jelaskan pekerjaannya.
・Jelaskan tentang pekerjaan apa yang akan mereka kerjakan.
・Pastikan seberapa banyak mereka akan tahu tentang pekerjaan tsb
・Jelaskan seberapa pentingnya pekerjaan tsb.
・Tempatkan pada posisi yang tepat.
・Jelaskan tentang part, jig dan tool nya.

2. Praktikan lalu biarkan mereka mencoba.

・Praktikan sambil menjelaskan langkah-langkah utamanya, key point nya,
serta alasan-alasannya.
・Biarkan mereka melakukannya sendiri sambil kita perbaiki kesalahannya dengan
menjelaskan langkah-langkah utama, key point, serta alasannya.

＊Ajari berulang-ulang hingga mereka bisa.

3. Observasi setelah melakukan pengajaran

・Tentukan kepada siapa mereka harus bertanya jika mereka memiliki pertanyaan.
・Cek sesering mungkin.
・Coba ajukan beberapa pertanyaan.

18
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan
• Review standard operation and improve

Melalui pengamatan pekerjaan harian, Terus putar siklus PDCA untuk operasi
periksa apakah operasi standar dan alokasi pekerjaan dengan
standar/alokasi pekerjaan diterapkan menemukan peluang kaizen, analisis,
dengan benar dan mengambil countermeasures

19
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan
• Penanganan keabnormalan

Ciptakan lingkungan operasi di mana Anda dapat Poin-poin penting dari manajemen visual
mengidentifikasi abnormality secara cepat adalah
• Memperjelas definisi kelainan dan batas
kendali
• Tetapkan prosedur, metode, tanggung
jawab, dan wewenang untuk mengontrol
secara ketat
• Terapkan "manajemen visual" untuk segera
menemukan kelainan

20
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan

Menciptakan Lingkungan kerja yang baik

Before After

Lingkungan kerja (lingkungan proses dan ergonomis) harus ditetapkan dengan benar

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

2. Standarisasi & Perbaikan Pekerjaan

New model and process

Untuk membuat proses kerja yang baik usulkan

kepada superior peluang baru perbaikan yang
relevan dengan model atau proses baru

Selalu memiliki kepedulian terhadap masalah

dan lakukan observasi.

22
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3 Peran Supervisor Hebat 
3. Pengembangan Anggota Team

② Mencapai target
• Mengembangkan pola pikir
melalui komunikasi
② Standarisasi dan Improve
Pekerjaan • Teamwork (membangun sebuah
tim)

• Pengembangan Anggota Team • Membuat training plan

• Evaluasi Skill / performa

23
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3. Pengembangan Anggota Tim

Sumber daya manusia memungkinkan pencapaian kondisi manufaktur maupun jasa yang diinginkan
Pengembangan anggota Tim adalah peran penting Supervisor

24
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3. Pengembangan Anggota Tim
• Kembangkan pola pikr melalui komunikasi

 Pesan tidak akan tersampaikan dengan tepat jika

hanya dengan [komunikasi searah] saja

 Kesalahpahaman sangat mungkin untuk dicegah,

dengan melakukan komunikasi dua arah dan dengan
mendengarkan pertanyaan si pendengar.

Memahami anggota tim melalui komunikasi dan  Mencoba untuk simpati, mendengar dengan baik,
dan mengerti. Sikap seperti itu disebut
pelatihan satu lawan satu mendengarkan secara aktif.

25
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3. Pengembangan Anggota Tim
Teamwork (Membangun sebuah team)

Perusahaan kami dibangun oleh “Manusia".

“Manusia" berkontribusi merealisasikan kondisi perusahaan yang kami
inginkan.

“Pengembangan anggota tim” dan “kerjasama” sangat diperlukan

26
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
3. Pengembangan Anggota Tim
Team work (Membangun Tim)

1. Mengembangkan keterampilan diri sendiri lalu menurunkannya ke anggota

tim
2. Terlibat dalam improvemen grup dan memberikan saran/nasihat kepada
anggota tim
3. Meringkas pendapat/opini dari anggota tim dan mencatatnya
4. Menyetujui, mengevaluasi dan mempelajari Perbaikan-Perbaikan dan
proposal praktis

<Pengembangan anggota tim>

• Promosi perluasan/peningkatan keterampilan
<Team work>
• Grup yang kuat, tempat kerja yang aktif

27
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
 3 Pengembangan Anggota Tim

Membuat Rencana Pelatihan

Target Participant 2022 2023
How
Category Item Staff Assistant Manager Manager 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Automotive Production Process Plan ● ● ● D H
PS Internal & HR
Actual H
5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) Plan ● ● ● D,H
PS Internal
Actual H
Health & Safety (SMK3) Plan ● ● D,H,Y
External (Excellent)
Actual H,Y
ISO 45001 (Safety Management System) Plan ● ● ● D,H,Y
Basic External (Excellent)
Actual H,Y
ISO 14001 (Environment Management Sys) Plan ● ● ● D,H,Y
External (Excellent)
Actual H,Y
ISO 9001 (Quality Management System) Plan ● ● ● D,H,Y
External (Excellent)
Actual H,Y
Basic Kaizen (Improvement) Plan ● ● ● D H
PS Internal
Actual H
Lean Manufacturing (MMPW) Plan ● ● ● D,H,R H, Y, R
PS Internal
Actual
Management Project Plan ● ● D H, Y
GM (weekly)
Actual D
Internal Audit Plan ● ● ● D,H,Y
External (Excellent)
Actual H,Y
Budgeting Plan ● ● ● D,H,Y H,Y
PS Internal
Actual H,Y
ERP (SAP) Plan ● ● D,H,Y H.Y
PS Internal
Actual
KPI Plant Ranking Calculation Plan ● ● ● D H
Operasional PS Internal
Actual H
APW Konsep Plan ● ● ● D H
PS Internal
Actual H
Integrated Factory Automation (iFA) Plan ● ● ● D,H,Y H,Y
PS Internal
Actual
Overall Eficiency External (MMC)/PS Plan ● ● ● H
Internal Actual H
Operating Ratio External (MMC)/PS Plan ● ● ● H
Internal Actual H
QCC Plan ● ● ● D,H
PS Internal
Actual H
Leadership Plan ● ● D,R H,Y
PS Internal
Actual
Coaching Plan ● ● D H,Y
PS Internal
Actual
Conselling Plan ● ●
Advanced PS Internal
Actual
7 Management tools Plan ● ● ● H,Y
PS Internal
Actual
Cost reduction concept Plan ● ● ● D R R
PS Internal
Actual

28
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
 3. Pengembangan Anggota Tim

Skill / performance evaluation

OPERATIONAL SKILL ADVANCE COMPETENCES CATEGORY
BASIC COMPETENCES
CATEGORY OF WEIGHT DIRECT PROCESS LEADERSHIP PEOPLE DEVELOPMENT PROBLEM SOLVING SUB CATEGORY
2 GENERAL PROCESS A B C D E F G H I J K L M N O P Q R ARRANGEMENT
3 SPECIAL PROCESS SHE EMS QMS Kaizen
Management APW Main
4 HIGH SKILL PROCESS 5R/5S Computer Internal Audit Budgeting SAP KPI Calculation APW Tools LEADERSHIP COACHING CONSELLING 7 QC TOOLS Cost Reduction KIND
Basic Safety ISO 14001 ISO 9001 Improvement Project Book

NO NAME DESCRIPTION 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 WEIGHT

PLAN 2019

1 Nanang Susanto

EDUCATION PLAN
DATED 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19
NIK : 00419 PLAN 4 4 3 3 4 4 3 4 4 3 4 4 2 4 4 4 4 4
Maret 19 - April 20
ACT 4 4 2 2 3 4 2 4 3 3 3 3 2 4 3 3 3 4
Assitant Manager
W xS 8 8 4 4 6 12 6 12 9 9 9 9 6 16 12 12 12 16
PLAN 2019

2 Rifana Shavira Bilqis

EDUCATION PLAN
DATED 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19
NIK : 2889 PLAN 4 4 3 3 4 4 4 3 3 3 3 4 4 3 2 2 3 3
Maret 19 - April 20
ACT 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 2 4 3 2 1 1 2 3
Staff
W xS 6 6 6 6 6 9 9 6 9 9 6 12 9 8 4 4 8 12
PLAN 2019

3 Samuel Manaek

EDUCATION PLAN
DATED 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19
NIK : 03238 PLAN 4 4 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2 2 2 2
Maret 19 - April 20
ACT 3 3 3 3 3 3 2 2 3 2 3 3 3 2 1 1 2 1
Staff
W xS 6 6 6 6 6 9 6 6 9 6 9 9 9 8 4 4 8 4
PLAN 2019

3 Santoso

EDUCATION PLAN
DATED 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19 1-Oct-19
NIK : 04687 PLAN 3 4 2 2 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3 2 2 3 3
Maret 19 - April 20
ACT 3 4 2 2 3 3 3 3 3 2 3 4 4 3 2 2 3 2
Staff
W xS 6 8 4 4 6 9 9 9 9 6 9 12 12 12 8 8 12 8

29
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
Evaluation dan Performance appraisal

Manager
70%
• 5 group Supervisor

Supervisor
• 10 group foreman 59%
81%

Foreman 66% 87% 90% 58% 62% 56%

• >20 group leader

Leader
• ALL Genba

30
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
 2. Job Observation Yang Benar

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Mengapa Supervisor Melakukan Job Observasi?

 Mengecek bahwa standar telah dipatuhi, untuk menjamin

kualitas work station dan cara bawahannya bekerja

 Menemukan sumber Non Value Add (Proses yang tidak

memiliki nilai tambah) dan menemukan sesuatu yang bisa
diperbaiki (kaizen) di work station untuk meningkatkan
performa

32
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
Mengapa Supervisor Melakukan Job Observasi?

Salah satu Fungsi seorang pengawas  Job Observation

Direktur/Manager Supervisor Foreman Operator

• Menjelaskan pentingnya • Setiap minggu, • Melaksanakan Job • Mematuhi standar

Job Observasi melakukan Job Observasi. untuk menjamin
Observasi bersama kualitas.
• Menjelaskan mengapa Foreman. • Berpartisipasi dan
Job Observasi itu penting menyarankan perbaikan • Ikut berpartisipasi dan
untuk meningkatkan • Setiap minggu, untuk kesenjangan mengusulkan
performa membina salah satu yang teridentifikasi Perbaikan
Foreman untuk selama Pengamatan
• Mendorong aktivitas Job melaksanakan Job Pekerjaan
Observasi. Observasi (Kegiatan
dilaksanakan bersama
• Memandu tim jika Foreman dan
diperlukan. Supervisor)

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

3. Supervisor yang Efektif Bagi Bawahannya

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Dilema Sebuah Organisasi (No.2)
Memahami Perbedaan

• Belum pernah ada tenaga kerja dan tempat kerja

yang begitu beragam dalam ras, jenis kelamin,
dan etnis. (Zemke, et al., 2000)
• Kami memiliki empat generasi yang bekerja
berdampingan dalam organisasi Penyuluhan
untuk pertama kalinya dalam sejarah.
• Semua memiliki pengalaman dan atribut unik
yang memengaruhi sikap mereka terhadap
pekerjaan.

Diadaptasi dari: Recognition Management Institute ,

2000

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Teori Maslow 1943 melalui “A Theory of Human Motivation”
Teori Hirarki Maslow menyatakan ada lima tingkatan dalam kebutuhan manusia, dimulai
dari yang paling rendah yakni kebutuhan fisiologis, kebutuhan rasa aman, kebutuhan social,
kebutuhan ego dan kebutuhan aktualisasi diri sebagai tingkatan paling tinggi.
Secara garis besar Abraham Maslow beranggapan bahwa kebutuhan menjadi alasan terbentuknya motivasi pada diri seorang individu
untuk melakukan semua kegiatan yang sekiranya dapat menopang individu tersebut dalam usaha memenuhi kebutuhan mereka.

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Gaya Supervisor yang Efektif

 Gaya kepemimpinan yang efektif selalu berpandangan bahwa organisasi adalah unik
dan memiliki situasi yang berbeda-beda
 Gaya kepemimpinan seseorang harus disesuaikan dengan tingkat kematangan bawahannya.
Hal itu dikarenakan tidak semua karyawan bisa menerima perlakuan yang sama.
 Tinggi rendahnya prestasi kerja satu kelompok dipengaruhi oleh sistem motivasi dari
pemimpin dan sejauh mana supervisor dapat mengendalikan dan mempengaruhi suatu
situasi tertentu (model kontingensi Fiedler)

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Hubungan antara karakter dan kepribadian dapat digambarkan
sebagai gunung es

Penampilan, gaya, tampang, citra sosial,

teknik bergaul (doing)
KEPRIBADIAN

KARAKTER

Disiplin, ketulusan, keberanian, integritas,

kejujuran, kerendahan hati, kerajinan,
Kesederhanaan (being)

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

 Gaya Supervisor yang Efektif
TIPE-TIPE BAWAHAN Gaya Leadership Yang Harus Diterapkan
(High)

COACHING
TIPE BINTANG - Memberi pengarahan
TIPE BANTENG DELEGATION
- Kemauan tinggi - Memberi contoh
- Kemauan tinggi - Memberikan kepercayaan
- Kemampuan tinggi - Membimbing
- Kemampuan rendah - Memberikan otonomi
- Aktif mendengar
Kemauan

- Meminta pendapat

CONSELING
TIPE KARTU MATI TIPE KELEDAI Memberi penghargaan
PEMBINAAN
- Kemauan rendah - Kemauannya rendah
Aset atau Tidak??? Aktif mendengar
- Kemampuan rendah - Kemampuan tinggi
Membantu problem solving

(High)
(Low) Kemampuan

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

 4. Agenda Supervisor Yang Tangguh

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Apa saja Agenda atau
kegiatan harian Supervisor?

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]

Agenda Supervisor Yang tangguh

• Semua area yang jadi tanggungjwab anda Mapping kekuatan

• Perencanaan Pelatihan dan edukasi dan kekurangan team
Collect necessary • Pendatang baru dan memetakan area
information • Isu masa lalu
kerja
• Modifikasi proses atau produk modifications

• Area kerja yang bermasalah Melihat kondisi team

• Kekurangan dari tim dalam bekerja
yang sebenarnya dan
Define priorities • Kebutuhan karyawan baru
melakukan follow up
• Isu masa lalu yang tidak selesai-selesai
• Area kerja yang perlu dimodifikasi

Pastikan untuk
Make the Job mengamati kegiatan
Observation tim di periode
schedule tersebut

42
PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]
 Thank You
PRODUCTIVITY ACADEMY

: [Link]@[Link]
: 082112235378
: Productivity Academy (PRODEMY)
: @prodemyasia

: [Link]

PRODUCTIVITY ACADEMY [Link]