Cari artikel di sini!
SDM
Mengenal Proses Problem Solving di Dunia Kerja
Vindiasari Yunizha
September 12, 2024 • 10 minutes read
Melatih problem solving atau memecahkan masalah dapat mengasah berbagai macam keterampilan
dan meningkatkan profesionalitas seseorang dalam pekerjaan.
—
Dalam dunia kerja, kita kerap kali berhadapan dengan yang namanya masalah. Sayangnya, proses
pemecahan masalah di dunia kerja tak jarang menimbulkan konflik antar sesama stakeholder.
Namun tak perlu khawatir, Anda dapat mengatasinya dengan pendekatan problem solving.
Metode ini bisa dilakukan agar proses pencarian solusi dapat berjalan dengan lebih mudah dan efisien.
Harapannya, melalui pendekatan ini, seorang manajer atau project leader dapat memecahkan masalah
untuk klien dan anggota timnya.
Selain itu, anggota tim atau individu dapat memecahkan masalah untuk diri mereka atau rekan kerja
yang lain.
So, penting bagi setiap karyawan memiliki kemampuan untuk memahami proses pemecahan masalah
dan mengembangkan keterampilan pemecahan masalah.
Keterampilan tersebut akan membantu Anda dalam proses meniti karier ke jenjang manajerial yang
lebih baik.
Mari, kenali maksud dari problem solving dan apa saja langkah yang harus Anda lakukan!
Apa yang Dimaksud Problem Solving?
Pemecahan masalah atau problem solving adalah sebuah soft skill mengenai proses untuk
memahami tantangan dalam bekerja untuk menemukan solusi yang efektif.
Tujuan problem solving adalah menemukan solusi yang tepat dari sebuah permasalahan. Namun, ini
iergantung pada jenis dan kompleksitas masalahnya, pemecahan masalah tersebut mungkin
melibatkan penggunaan kemampuan yang menantang, seperti perhitungan khusus atau menguji
keterampilan berpikir kritis seseorang.
Ketika pemimpin berbicara tentang problem solving, mereka biasanya sedang mencoba mengukur
kemampuan dan keterampilan tim untuk menghadapi situasi sulit.
Skill ini akan berguna ketika Anda harus menghadapi masalah bisnis yang rumit sehingga bisa
menemukan solusi yang inovatif.
Perbedaan Problem Solving dan Project Based Learning
Sebuah masalah bisa diselesaikan dengan berbagai cara. Selain problem solving, pendekatan lain
yang cukup populer adalah project based learning.
Sebetulnya, problem solving dan project based learning metodenya hampir sama, karena keduanya
fokus terhadap identifikasi dan penanganan sebuah masalah atau tantangan.
Namun, ada beberapa perbedaan utama antara problem solving dan project based learning, yaitu:
1. Scope (Ruang Lingkup)
Problem solving biasanya lebih works untuk penanganan masalah atau tantangan yang bersifat
spesifik sehingga proses pengerjaannya pun cenderung lebih singkat.
Sementara itu, project based learning lebih banyak digunakan untuk menangani proyek yang lebih
besar dan kompleks.
Hal ini membuat PBL membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan dan seringkali melibatkan
banyak langkah dan hasil yang beragam.
2. Approach (Pendekatan)
Untuk menemukan solusi, problem solving umumnya menggunakan pendekatan yang lebih terstruktur
dan linier. Ini berbeda dengan project based learning yang lebih terbuka dan fleksibel sehingga Anda
bisa mengksplorasi lebih banyak kemungkinan.
Agar karyawan memiliki skill yang bagus dalam melakukan pemecahan masalah, maka perusahaan
perlu memfasilitasi mereka dengan pelatihan dari seorang expert. Bingung bagaimana cara
melatihnya? Tenang, ada ruangkerja yang siap membantu! Coba konsultasi gratis dengan tim
ruangkerja, yuk!
3. Collaboration (Kolaborasi)
Problem solving sangat terbuka untuk dilakukan bersama orang lain. Umumnya, proses pemecahan
masalah akan melibatkan kelompok kecil dengan pembagian tugas yang jelas.
Untuk project based learning, prosesnya lebih sering melibatkan kolaborasi dan kerja sama tim dalam
jumlah yang lebih besar.
Baca Juga: Stress Kerja Menghambat Produktivitas? Begini Cara Mengatasinya
4. Application (Aplikasi)
Pemecahan masalah seringkali difokuskan pada menemukan solusi untuk masalah tertentu,
sedangkan PBL lebih fokus pada penerapan pengetahuan dan keterampilan pada situasi dunia nyata.
5. Assesement (Penilaian)
Penilaian dalam problem solving lebih banyak dilihat berdasarkan kualitas solusi dan proses yang
digunakan untuk mencapainya.
Hal ini berbeda dengan PBL yang sering dinilai berdasarkan produk akhir atau penyampaiannya, serta
proses dan keterampilan yang digunakan untuk membuatnya.
Baca Juga: Project Based Learning, Pembelajaran yang Menghasilkan Solusi Terbaik
Contoh Problem Solving di Perusahaan
Contoh, perusahaan XYZ harus mencari tahu apa penyebab penjualan salah satu produk mereka
menurun akhir-akhir ini. Akhirnya perusahaan membentuk tim untuk menyelidiki masalah tersebut dan
mencari solusinya.
Tim mungkin mulai dengan mengumpulkan data penjualan produk dan membandingkannya dengan
periode sebelumnya.
Mereka juga mungkin akan mengumpulkan informasi tentang faktor eksternal apa pun yang dapat
memengaruhi penjualan, seperti perubahan market atau kompetitor.
Selanjutnya, tim akan melakukan brainstorming penyebab potensial dari turunnya hasil penjualan.
Faktor ini bisa mencakup masalah dengan produk itu sendiri, seperti kualitas, harga, atau strategi
penjualannya.
Setelah tim mengidentifikasi penyebab potensial, mereka dapat mulai mencari solusi yang pas. Ini
mungkin dapat membuat perubahan pada produk, menyesuaikan strategi pemasaran, atau
menemukan cara baru untuk proses selling.
Terakhir, tim dapat mengimplementasikan solusi pilihan mereka dan memantau hasilnya untuk
melihat apakah solusi tersebut berdampak positif pada penjualan atau tidak.
Dalam hal ini, jika solusi yang dipilih tidak berhasil, mereka bisa kembali ke drawing board untuk
mencoba pendekatan yang berbeda.
Proses di atas hanyalah salah satu contoh bagaimana sebuah perusahaan menerapkan problem
solving.
Namun, tentunya setiap proses akan berbeda karena harus menyesuaikan dengan bobot masalah,
sumber daya, dan juga goals perusahaan.
Mengapa Problem Solving Penting Bagi Perusahaan?
Memiliki pemimpin dan karyawan dengan skill yang baik dalam menyelesaikan masalah adalah sebuah
anugerah.
Pasalnya, tak hanya mengatasi permasalahan yang ada, problem solving pun efektif untuk mengasah
kemampuan berpikir kritis (critical thinking) seseorang.
Dengan begitu, keputusan yang diambil dapat lebih inovatif dan membuat produktivitas semakin
meningkat. Proses pemecahan masalah memainkan peran kunci dalam kehidupan berorganisasi di
perusahaan.
Jika kompetensi karyawan berkembang, tentunya hal ini akan memberikan dampak positif pada orang
lain atau bahkan memberikan profit pada perusahaan.
Tidak hanya itu, dengan memiliki kualitas kerja yang baik, kepercayaan dan citra klien atau mitra lain
pun akan semakin meningkat. Dengan demikian, bagus bagi seseorang untuk meangkselerasi
kemampuan ini.
6 Langkah Proses Problem Solving
Menyelesaikan masalah dan mencari solusi adalah proses dari problem solving. Skill tersebut sangat
berharga bagi setiap orang karena membutuhkan pemikiran dan konsentrasi yang baik.
Anda bisa menggunakan langkah pemecahan masalah (problem solving) yang dijabarkan sebagai
berikut:
1. Mendefinisikan masalah (Define the problem)
Mulai dari menganalisis masalah memerlukan ketelitian dan kecermatan. Masalah yang terlihat
sederhana, jika dianalisis secara mendalam, maka Anda bisa saja melihatnya menjadi masalah yang
kompleks.
Coba untuk lakukan identifikasi masalah yang sedang dihadapi dalam keseharian, tahap ini dilakukan
untuk memahami bagaimana cara untuk menyelesaikannya.
Dalam proses pemecahan masalah perlu adanya akurasi. Untuk mendapatkan hal tersebut ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan di antaranya:
Bedakan opini dan fakta
Tentukan proses penyebab masalah itu ada
Menganalisis kebijakan dan prosedur perusahaan
Diskusikan dengan anggota tim yang terlibat untuk mengumpulkan lebih banyak informasi
Definisikan masalah dalam istilah tertentu
Kumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah
2. Mencari alternatif solusi atau pemecahan masalah (Brainstorming)
Salah satu cara memecahkan suatu masalah adalah dengan melakukan brainstorming.
Cobalah untuk pertimbangkan setiap aspek yang dapat memperlambat proses penyelesaian masalah
yang ada. Pastikan ide yang dihasilkan konsisten dengan tujuan dan sasaran yang relevan.
Tak lupa periksa bahwa setiap orang berpartisipasi dalam proses pembuatan ide yang menghasilkan
berbagai perspektif solusi. Bedakan antara alternatif jangka pendek dan jangka panjang. Tuliskan
semua solusi yang diusulkan.
3. Mengevaluasi solusi
Setelah memiliki daftar alternatif, kini evaluasilah solusi tersebut.
Pertimbangkan konsekuensi positif dan negatif dari setiap alternatif yang ditentukan pada langkah
sebelumnya.
Menganalisis dan membandingkan semua alternatif dalam hal sumberdaya yang diperlukan untuk
pelaksanaannya, termasuk waktu, data, personel, dan anggaran.
4. Memilih solusi atau pemecahan masalah
Dalam mencari solusi perlu dipertimbangkan dengan matang beberapa topik, misalnya apakah solusi
yang dipilih akan memecahkan masalah dengan lancar tanpa menciptakan masalah baru?
Apakah solusi dapat diterima oleh semua orang yang terlibat? Apakah solusi praktis untuk dilakukan?
Apakah solusi sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku?
5. Mengimplementasikan pilihan solusi
Dalam mengimplementasikan pemecahan masalah ada beberapa alur yang sebaiknya dilakukan dalam
tahapan implementasi, antara lain:
Membangun rencana aksi (action plan) terhadap solusi yang terpilih
Buat objektif dan pisahkan dalam beberapa penilaian yang terukur untuk mencapai target
Buat jadwal atau timeline dalam menjalankan pemecahan solusi agar dapat terukur
Komunikasikan hal-hal di atas kepada tim agar pelaksanaan berjalan lancar
Terbuka terhadap masukan selama proses implementasi berlangsung
6. Monitoring perkembangan dan buat penyesuaian
Setelah menjalakan pemecahan masalah, jangan lupa untuk melakukan monitoring dan melihat
perkembangan dari keputusan yang telah diambil. Dapatkan feedback atau umpan balik untuk terus
memperbaiki masalah yang bisa saja muncul setelahnya.
Skill dalam Proses Problem Solving
Melatih kemampuan dalam memecahkan masalah adalah bagian penting untuk pengembangkan
kapasitas. Akan ada banyak keterampilan yang terasah seiring proses pelatihan problem solving. Apa
saja?
Berikut beberapa keterampilan yang akan terasah ketika mengikuti pelatihan problem solving:
1. Kemampuan Mendengar (Listening)
Mendengarkan secara aktif membantu Anda mengumpulkan informasi berharga untuk pemecahan
masalah.
Pemecah masalah yang baik dapat mengidentifikasi semua orang yang terlibat, mendorong mereka
untuk terlibat dan secara aktif mendengarkan pendapat yang berbeda untuk memahami masalah, akar
masalahnya, dan solusi yang dapat diterapkan.
2. Pemikiran Kritis (Critical thinking)
Pemikiran analitis membantu untuk memahami masalah dan penyebabnya. Kemampuan membangun
sebab dan akibat sangat penting dan berkaitan dalam mengantisipasi efek jangka panjang dari suatu
tindakan. Kemampuan analisis ini memberikan efektivitas solusi.
3. Berpikir Kreatif (Creative Thinking)
Pemecahan masalah mengharuskan seseorang untuk menciptakan keseimbangan antara logika dan
kreativitas. Kreativitas dapat menuntun untuk menemukan penyebab masalah.
Hal ini juga membutuhkan kreativitas untuk mengembangkan solusi inovatif. Orang-orang kreatif
membawa perspektif unik dan memberikan arah baru bagi perusahaan.
4. Komunikasi (communication)
Dalam proses pemecahan masalah, penyampaian pendapat atau pemaparan sebuah masalah atau
solusi pasti memerlukan kemampuan komunikasi yang baik.
Komunikasi efektif yang dimaksud bisa dalam bentuk lisan maupun tertulis.
Baca juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi atau Communication Skill Bagi
Pemimpin
5. Kerjasama Tim (Teamwork)
Dalam proses pemecahan masalah pastinya melibatkan kerja tim. Ada proses diskusi atau bertukar
pikiran untuk mengumpulkan berbagai pendapat dan pandangan seseorang terhadap sebuah masalah.
Selanjutnya tim akan menentukan solusi terbaik dari proses kerjasama tersebut.
6. Pengambilan keputusan (Decision Making)
Seseorang harus dapat memutuskan metode apa yang harus digunakan untuk mengidentifikasi
masalah, solusi mana yang harus diambil dan bagaimana mengimplementasikan solusi tersebut.
Hampir setiap tahap pemecahan masalah mengharuskan seseorang membuat keputusan.
Selain itu, kemampuan memecahkan masalah menjadi cerminan profesionalitas seseorang.
Dalam jangka panjang, perusahaan yang menggunakan pelatihan pemecahan masalah akan
memungkinkan karyawan mereka untuk secara efisien dan produktif mengelola setiap interaksi
internal atau eksternal dengan profesionalisme yang hanya akan menguntungkan bisnis secara
keseluruhan.
Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki
pelatihan yang mendukung suksesnya pengembangan keterampilan proses pemecahan masalah di
perusahaan Anda.
RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:
1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai
keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi.
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi.
Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?
Sumber:
Harrison-Mirauer, Victoria. 2020. Agile Thinking and Creative Problem-solving in Times of Disruption
[online]. Link: [Link]
and-creative-problem-solving-in-times-of-disruption/ (Accessed: 1 April 2022)
Stinnett, William. 2012. How to Solve the Wrong Problem: A Step-By-Step Guide for Leaders [online].
Link: [Link]