LOGINS

(BAHASA)

Customer Service and Sales

Menu

NURAMA
2009

DAFTAR ISI

1 / 42
A. MASUK KE LOGINS 2

B. MASUK KE MENU CUSTOMER PROFILE 3

C. MASUK KE MENU RATES 12

D. MASUK KE MENU DISCOUNT 13

E. MASUK KE WEB BOOKING 15

F. MASUK KE WEB BOOKING VALIDATION 21

G. MEMBUAT PICK UP ORDER 14

H. MELAKUKAN PROJECT INVOICING 31

I. MELAKUKAN QUOTATION / PROJECT VALIDATION 36

J. MELAKUKAN TRACING 39

A. Entry LOGINS
Sebelum melakukan akses ke LOGINS, sangat disarankan agar anda terlebih
dahulu membaca buku manual LOGINS. Dalam Job Aid ini, semua pengetahuan
dasar mengenai LOGINS tidak secara khusus dijelaskan kembali. Semua
informasi di dalam sini adalah berpedoman pada penerapan harian (daily jobs)

2 / 42
pada LOGINS. Berikut merupakan langkah-langkah melakukan akses ke system
LOGINS.

1. Silahkan klik pada icon LOGINS yang ada pada desktop computer anda.

2. Masukkan User ID dan Password anda

3 / 42
B. Entry Customer Profile
Agar bisa menggunakan LOGINS, beberapa informasi mengharuskan untuk
terlebih dahulu diinput. Data yang perlu diinput oleh CS Sales adalah Customer
Profile (Profil Customer)

1. Klik pada CS Sales Main Menu kemudian pilih Customer Profile.

4 / 42
2. Customer Profile
Customer Profile terdiri dari 2 bagian :
- Account General Information (bagian I)
- Account Detail Information (bagian II)

- Account General Information (Section I)

Customer ID merupakan penomoran yang akan menjadi identitas

masing-masing customer dalam database POSLOG. Sebagai contoh, 2
digit pertama akan mengacu/menunjukkan kepada lokasi dimana
customer berada, yang gunanya untuk memudahkan identifikasi
customer :

21 : jakarta customer
22 : bandung customer
31 : surabaya customer

5 / 42
(Pengalokasiannnya bisa disesuaikan dengan kebijakan dari team CS
sales), 4 digit terakhir akan secara otomatis ditentukan oleh sistem
secara berurutan.
Company Name merupakan nama dari perusahaan yang menjadi
customer PT POSLOG. Contohnya: PT Telkomsel Indonesia, dll.

Reference No merupakan pengkodean ID customer yang dibuat

dalam system alpha numeric (kombinasi angka dan huruf) yang bisa
diminta oleh pihak customer jika menghendakinya. Bisa dibiarkan
kosong apabila tidak diperlukan.

Industry ID merupakan lingkup kerja dari pihak customer. Silahkan

memilih salah satu lingkup kerja yang sesuai di dalam daftar yang
tersedia. Jika lingkup kerja yang sesuai masih belum ada, anda bisa
mengubungi pihak administrator untuk ditambahkan.

NPWP adalah Nomor Pokok Wajib Pajak. Untuk customer yang

didirikan di Indonesia. NPWP dimasukkan tanpa spasi, titik, koma.
Untuk customer dari luar negeri, kolom ini tidak perlu diisi.

Website diisi dengan alamat website customer (jika tersedia).

Phone No diisi dengan nomor telepon customer (bukan nomor

extension). Detail nomor extension atau HP dan lainnya bisa diisikan
pada section II (bagian II). Kolom telepon merupakan OBLIGATORY
karena nomor telepon akan digunakan dalam CN Consignment Note
sebagai nomor referensi yang akan digunakan jika terdapat sesuatu
hal dalam kiriman.

Status Account ID merupakan kolom yang menunjukkan status dari

account masing-masing customer.
- Active
Status ini menunjukkan account customer tersebut masih
menggunakan jasa POSLOG secara aktif.
- Delete
Status ini menunjukkan account customer tersebut karena alasan
tertentu tidak lagi menjadi customer POSLOG, termasuk salah satu
faktornya adalah memiliki hutang terhadap POSLOG. Account dengan
status ini tidak lagi bisa digunakan.
- Inactive
Status ini menunjukkan jika account customer tersebut tidak bisa
digunakan untuk sementara waktu karena terjadi masalah dalam
pembayaran invoice atau tidak menggunakan jasa POSLOG selama
lebih dari 6 bulan.

Parent Account merupakan account utama customer apabila

costumer memiliki lebih dari 1 account. Parent Account dipilih dari
account customer tersebut yang paling aktif atau sesuai dengan pilihan
dari pihak customer. Jika tidak terdapat konfirmasi dari pihak customer
perihal ini maka kolom parent account diisi sama dengan Customer ID-
nya (default/ standar dasar dalam sistem)

6 / 42
 Customer Name merupakan nama pemilik account. Lebih spesifik
dari nama perusahaan, bisa merupakan nama departemen atau
bahkan nama PIC (person in Charge) untuk account tersebut.

Billing Account merupakan account dimana invoice akan dialamatkan

untuk setiap pengiriman yang menggunakan customer ID. Hanya
diterapkan pada customer yang memiliki beberapa account dan hanya
melayani 1 account saja, billing account hanya akan digunakan untuk
keperluan penagihan (invoice) bukan untuk sebagai shipper (pengirim)
atau consignee (penerima). Standar dasar (default) yang akan dipilih
sistem adalah billing account akan sama dengan Customer ID.

CR No merupakan kode wajib pajak (NPWP) bagi perusahaan yang

didirikan di Singapura.

E-mail diisi dengan alamat e-mail public customer. Bisa merujuk

kepada e-mail customer service/ sales. Atau pun bagian informasi.

Fax No diisi dengan nomor fax untuk keperluan umum.

Customer Owner Menunjukan bahwa pelanggan tersebut terdaftar

sebagai pelanggan POSLOG (Indonesia).

Tax Percentage (%) merupakan standar besaran pajak (PPN) yang

akan dikenakan kepada pihak customer.

Payment Term merupakan jangka waktu pembayaran invoice oleh

pihak customer dari sejak diterbitkannya invoice. Standar dasar
(default) system adalah 30 hari.

Load date merupakan tanggal pertama kali account untuk customer

tersebut dibuat.

- Account Detail Information (Section II)

Bagian II ini berisi informasi dengan sub-menu sebagai berikut
1. Address (Alamat)
2. Contact Person (Personal customer yang bertanggung jawab)
3. Remarks (Keterangan tambahan)
4. Account PIC (Personal POSLOG yang menangani customer
tersebut)
5. Service Profile (Jenis service yang dipilih oleh customer)

Address

7 / 42
 Tekan Add sebelum menambahkan informasi dalam Sub-Menu
Address. Address type (jenis-jenis alamat) :
 Warehouse (alamat gudang)
 Head Office (alamat kantor pusat)
 Factory (alamat pabrik)
 Billing (alamat penagihan invoice)
 Others (alamat lain-lain jika perlu dicantumkan)
 Faktur Pajak (untuk keperluan internal POSLOG
dalam penerbitan faktur pajak)

Billing Address merupakan OBLIGATORY (wajib diisi) untuk

keperluan penagihan. Demikian juga Head Office dan Factory
atau alamat lain yang sering menjadi tujuan untuk
pengambilan ataupun pengiriman barang merupakan
OBLIGATORY (wajib diisi), tujuannya untuk memunculkan
alamat ketika memasukkan nomor Customer ID LOGINS.

Di kolom paling kanan, terdapat pilihan check list “ Main Address”. Tanda
checklist Main Address ini digunakan untuk memilih alamat mana yang
akan ditampilkan di Consnote setiap kali ada kiriman dengan Customer ID
tertentu. Dari sekian alamat yang dimasukkan ke input data, hanya satu
yang dapat dipilih dan digunakan sebagai Main Address. Main Address
SEBAIKNYA alamat yang paling sering digunakan untuk Pick Up atau
Delivery.

Contact Person

Klik Add sebelum menambahkan informasi di Sub-Menu Contact Person.

8 / 42
Remarks

Sub-Menu ini dapat digunakan utnuk memasukkan data apapun yang

kita inginkan, mengenai informasi pelanggan. Contohnya, hobi PIC
costumer adalah bermain golf, dll.

Account PIC

Sub-Menu ini digunakan untuk memasukkan data PIC dari POSLOG

yang khusus menangani pelanggan ini atau Account Representative
POSLOG untuk pelanggan ini.

Service Profile

Merupakan bagian penting dari Costumer Profile yang perlu diisi.

Informasi pada Sub-Menu ini akan digunakan oleh sistem untuk
menghasilkan jenis invoice yang diinginkan costumer.

 Service Type adalah jenis layanan atau jenis service pengiriman

yang dimilki oleh POSLOG dan digunakan oleh pelanggan ini.

9 / 42
  Invoice Type adalah jenis invoice yang diinginkan oleh
pelanggan untuk setiap jenis layanan atau service pengiriman
yang digunakan :
1. Layanan REGULAR (Non Quotation) :
o Summary (default): Semua consnote akan dimasukkan
ke dalam satu invoice
o 1 Consnote = 1 Invoice: Satu Consnote akan dicetak
dalam satu invoice
o Grouped by Origin: Setiap invoice akan
dikelompokkan/dipilih berdasarkan daftar Consnote
dengan daerah asal yang sama.
o Grouped by Destination: Setiap invoice akan
dikelompokkan/dipilih berdasarkan daftar Consnote
dengan tujuan pengiriman yang sama.
2. Layanan NON REGULAR (Quotation):
o Quotation: Hanya untuk Quotation (non regular)
Consnote, di mana satu Consnote akan dicetak dalam
satu invoice (kecuali project invoicing).
o Project: Hanya untuk pengiriman Special Project ( non
regular), yang dimana didalam project invoicing ini ada
fasilitas installment yg dapat diberikan oleh POSLOG
kepada pelanggan.

 POD (Proof of Delivery) Report adalah apakah pelanggan

membutuhkan informasi POD atau tanda terima barang pada
saat penagihan/invoicing atau tidak.

*** Jika pelanggan menginginkan Nomor COSTUMER ID YANG BARU,

maka :

1. Pergi ke Menu Costumer Profile

2. Klik tombol BROWSE di sebelah field Costumer ID.

3. Jika pelanggan tidak tahu nomor chargee yang lama, anda tinggal mengetik “
% ” dan kemudian ENTER. Anda dapat menemukan Costumer ID yang baru
pada kolom Account No.

10 / 42
4. Jika pelanggan nengetahui nomor chargee mereka, anda dapat melakukan
hal-hal berikut :
 Pindahkan screen yang paling kanan dengan menggeser screen mover
sampai anda bisa melilhat kolom: Customer Reference.
 Klik pada Customer Reference dan anda akan melihat Field Subject akan
berubah menjadi Customer Reference.
Ketik pada bagian yang kosong (blank field) nomor chargee costumer dan
tekan ENTER.

 Anda akan melihat list 112233 sebagaimana gambar di bawah ini :

11 / 42
C. ENTRY RATES

Akses ini tidak diberikan ke seluruh pegawai. Hanya pegawai yang berwenang
yang akan melakukan maintenance terhadap rates. Di bawah ini terdapat
panduan untuk melakukan Rate Update (add, delete atau update). Table rate
akan menentukan/memasukkan layanan ke dalam layanan REGULAR. Jadi,
layanan REGULAR berarti layanan-layanan yang rate-nya telah di-update ke
dalam sistem.

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Rates.

12 / 42
2. Rates Inquiry

13 / 42
 Nomor-nomor di atas hanya sebagai contoh. Jangan digunakan sebagai
nomor referensi untuk pelanggan. Untuk updating yang dilakukan secara
massal, kita bisa mengirim (submit) rate-nya di dalam file Excel untuk
administrator LOGINS.

D. ENTRY DISCOUNT

Akses ini tidak diberikan ke seluruh pegawai. Hanya pegawai yang berwenang
yang akan melakukan maintenance terhadap discount. Di bawah ini terdapat
panduan untuk melakukan Discount Update (add, delete atau update). Kita akan
mempunyai PUBLISH RATE dan SPECIAL RATE. Setiap pelanggan akan
mempunyai rate khusus, yang dihasilkan dari Publish Rate yang telah didiskon.
Menu Discount adalah fasilitas untuk mengatur diskon/potongan harga.

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Discount.

14 / 42
2. Discount
Discount dapat ditentukan berdasarkan Service, Destination, Zone, dan Unit.

By Service:
Kita menggunakan mode ini, jika kita ingin memberikan discount pada
layanan tertentu untuk pelanggan. Contohnya, discount 10 % hanya akan
diberikan pada Express Domestic tetapi tidak untuk Surface Cargo. Jadi, kita
akan mengisi discount by service pada Express Domestic.
By Destination:
Kita menggunakan mode ini, jika ingin membedakan discount dalam satu
layanan berdasarkan tujuan pengiriman.
By Zone:
Peng-Zonaan discount ini masih belum dapat diaplikasikan untuk saat ini, dan
akan digunakan jika/ketika POSLOG menentukan rate berdasarkan zoning
system (pengelompokkan berdasarakan lokasi geografis dan membuat tiap
zona ke dalam satu rate).
By Unit:
Kita menggunakan mode ini, jika kita ingin memberikan discount berdasarkan
kisaran berat atau unit (contohnya : di atas 1.000 kg atau di atas 2 container
atau di atas 3 truk, dll). Unit bisa berupa : Kg, Ton, CBM, Container, ataupun
RT berdasarkan regular rate yang diinput ke dalam sistem.

15 / 42
16 / 42
E. WEB BOOKING

1. Entry Screen

Menu yang berada di sisi atas Web Booking ([Link] PosLog, [Link] and
Distribution Network, [Link] and Services, [Link] and Quality,
[Link], and Contact Us).

Jika pelanggan ingin membuat Web Booking Pick Up Order atau ingin mencari
daftar consnote, costumer harus LOGIN menggunakan user ID, Costumer ID
dan Password.

Contoh untuk User ID: wahyupambudi

Password: password diberikan oleh Administrator dari POSLOG

Jika pelanggan hanya ingin melacak kiriman, pelanggan dapat melakukan hal
tersebut tanpa LOGIN ke dalam sistem. Pelanggan dapat mengetikkan nomor
consnote mereka di pojok kanan bawah dari screen Web Booking.

17 / 42
2. Main Menu

18 / 42
ENTER NEW CONSNOTE
Menu ini digunakan jika pelanggan ingin mem-booking pick up order.

Semua informasi yang dibutuhkan di atas harus diisi.

19 / 42
Untuk Description, jika kiriman terdiri lebih dari satu jenis, maka yang diisi
hanya salah satu description saja. Item description yang lain akan diisi oleh
tim Operation pada menu LOGINS MPS ( Multiple Package System ).

Reference dapat diisi dengan nomor Surat Jalan atau atau Personal Effect
Information atau nomor referensi lainnya dari pelanggan yang berhubungan
dengan kiriman.

Pada menu Shipment Information, anda hanya bisa mengisi salah

satu informasi paket saja (jika kiriman terdiri lebih dari satu paket).
Tim Operation akan melengkapi sisanya dalam LOGINS.

Special Instruction digunakan untuk menginformasikan permintaan-

permintaan khusus dari pelanggan, contohnya :

- Gunakan truk 4 / 8 / 15 ton dengan Box / Open Truck / Flat Bed /

dsb.
- Gunakan container 20’ or 40’
- Harap di- re-packing dengan Wood (Full / Semi Full / Crate) atau
dipallet.
- Harap diambil sebelum 16:00 atau harap temui Mr. Didi, atau
lainnya.

Contoh-contoh Service Type:

- Express Domestic
Merupakan layanan kiriman via udara antar kota di Indonesia.

- FCL
Merupakan layanan pengiriman dengan menggunakan charter
container baik antar kota/ wilayah di Indonesia maupun antar
negara. Segala kiriman diambil dan dibawa menggunakan
container dan costumer akan dikenai biaya per container,
akan dikategorikan sebagai layanan FCL.

- Loose
Merupakan layanan kiriman laut untuk Loose Cargo (basis per
CBM) baik antar kota/ wilayah di Indonesia maupun antar negara.

- Packaging Carton Box

Layanan ini untuk mengepak kiriman costumer ke dalam Carton
Box (kotak karton).

- Packaging Wooden Wood

Layanan ini untuk mengepak kiriman costumer ke dalam Wooden
Box (kotak kayu).

- Special Project
Layanan ini adalah layanan untuk pengiriman dengan kriteria2
khusus atau dengan permintaan2 khusus dari pelanggan, hanya
dilaksanakan di bawah kesepakatan antara POSLOG dan
Pelanggan..

- Surface Cargo

20 / 42
 Merupakan layanan pengantaran kiriman yang bukan
menggunakan angkutan udara, tetapi menggunakan kombinasi
angkutan DARAT dan LAUT. Biaya layanan ini dihitung PER KG.
(REGULAR).

- Trucking
Layanan yang digunakan jika pelanggan ingin mengambil dan/atau
mengantarkan kiriman menggunakan TRUCK Charter. Biaya sewa
akan dihitung per truk per perjalanan (QUOTATION).

- Warehouse Cross Docking

Layanan ini adalah layanan yang menyediakan fasilitas tempat atau
gudang untuk proses cross docking dari barang-barang kiriman
pelanggan.

Remarks: Gunakan fiels ini untuk informasi spesifik dari pelanggan, seperti
Customer Charge of Account, The Duty Status, dsb.

Invoice To: Berarti bahwa kepada account mana/siapa biaya transportasi

ditagihkan/dikenakan. Jika dikenakan ke 3rd party (pihak ketiga),pastikan
bahwa Costumer IDnya tertulis di field.

Setelah semua field diisi dengan lengkap, costumer HARUS men-klik

SUBMITT dan MENCETAK(PRINT) (4 rangkap). Satu salinan DA harus
dilampirkan di paket ketika diambil oleh CKB/Vendor.

Setelah pelanggan men-klik SUBMITT, web booking akan mengeluarkan

nomor consnote. pelanggan harus mencatat nomor consnote ini sebagai
referensi ketika mereka ingin memeriksa atau melacak kiriman.

21 / 42
SEARCH DATABASE, PRINT CONSNOTE

Menu ini digunakan untuk mencari dan mencetak consnote pelanggan.

Daftar consnote yang ditampilkan merupakan daftar yang dimasukkan dan di-
up date oleh USER ID dan COSTUMER ID yang logged in tersebut. Data yang
dimasukkan oleh USER ID lain tidak akan bisa dilihat.

22 / 42
F. WEB BOOKING VALIDATION

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Web Booking Validation.

2. Web Booking Validation

Pastikan anda men-klik Refresh untuk meng-update data sebelum

melanjutkan.

Kapanpun pelanggan meng-input Pick Up Request melalui Web Booking,

consnote akan muncul di Web Booking Validation List.

3. Cara Memvalidasi Web Booking

Anda dapat meng-klik nomor consnote untuk mengetahui informasi rinci dari
pembuatan consnote.

23 / 42
Apabila rate atau biaya pengiriman belum terupload di LOGINS,
maka box quotation harus di ticked

Pada saat Costumer Service atau operator mengecek keakuratan informasi

consnote, pastikan customer service atau operator POSLOG MENELEPON
pelanggan untuk cross check data/informasi.

Setelah semua data ter-update, customer service atau operator POSLOG

HARUS meng-klik tombol Update sebelum menutup (Close) layar.

24 / 42
Setelah menutup screen DA Creation, kembali ke Web Booking Validation,
TICK di bagian field Confirmed kemudian klik Save.

Sekali anda meng-klik Save, DA akan muncul di Pick Up List pada Operations
Menu, sebagai order untuk mengambil kiriman.

25 / 42
G. PICK UP ORDER

Screen Pick Up Order digunakan utnuk membuat order ke Operation agar

melakukan pick up/pengambilan.

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Pick Up Order

2. Screen Pick Up Order dapat digunakan untuk:

a. Membuat Pick Up Order

Memasukkan semua informasi mengenai permintaan pick up dari
pelanggan untuk diteruskan ke operation.

b. Membuat Quotation Letter to Customer

Membuat surat penawaran yang memuat informasi mengenai deskripsi
barang, biaya, dan ketentuan-ketentuannya.

3. Membuat Pick Up Order

a. Klik Add kapanpun anda akan membuat Pick Up Order
b. Isi semua field dengan lengkap(untuk field dengan tanda *Asterix
WAJIB diisi)
c. Reference untuk Nomor surat jalan dari pelanggan ataupun informasi
lainnya yang berhubungan dengan pengiriman tersebut
d. Special Instruction, misalnya untuk:
 Harap gunakan truk 4 / 8 / 10 / low bed tons (jika menggunakan
layanan charter truck)
 Harap me-re-pack kiriman
 Dsb

26 / 42
 Karena jumlah space karakter yang tersedia terbatas, harap tulis instruksi
secukupnya/seperlunya saja.
e. Jika kiriman terdiri lebih dari satu paket, informasi Weight, Case #, Pkg
Type, Description, Description, Dimension, Vol (M3) hanya diisi mengenai
salah satu informasi paket saja. Sisa paket yang lain akan di update oleh
Operation di screen CN Creation.
f. Remarks bisa digunakan untuk mengisi Charge of Account, status tugas,
dll.
g. Service type digunakan untuk memilih jenis layanan atau service
pengiriman yang diinginkan oleh pelangggan
h. Invoice Currency digunakan untuk memilih nilai tukar mata uang apa
yang diinginkan pelanggan dalam invoice mereka untuk consnote ini.
i. Invoice To adalah pilihan kepada siapa invoice akan ditagihkan. Harap
pastikan Costumer ID terisi dengan benar.

Jika anda tidak membuat

‘Quotation Letter to
Customer’, BIARKAN
KOSONG saja
j. Klik SAVE

4. Membuat Quotation Letter to Customer

a. Lakukan hal yang sama sebagaimana pada saat membuat Pick Up Order
b. Klik atau tandai pada Quotation dan pada Quote to Customer

c. Klik SAVE
d. Setelah klik SAVE, anda perlu melengkapi Q-Desc, Q-Cost, and Term.

27 / 42
 Quotation Description
Klik ADD untuk menambahkan dan kemudian klik SAVE. Setelah semua
selesai, kemudian klik CLOSE.

 Quotation Cost and Sales

Klik ADD untuk menambahkan, dan kemudian klik SAVE. Setelah
semua selesai, klik CLOSE.

 Quotation Terms and Condition

Anda dapat mengetikkan Terms and Condition pada kotak di bawah ini
dan kemudian klik SAVE.

28 / 42
Jika anda ingin membuat Terms & Condition yang tetap, sehingga
dapat digunakan setiap kali anda membuat Quotation Letter to
Customer, anda dapat membuatnya di Setup Menu

29 / 42
 Prosedurnya adalah :
 Pergi ke Setup Screen dan pilih Quotation Term

 Setelah meng-klik Add kursor akan bergerak ke Description Box.

 Ketikkan semua Terms and Conditions yang anda inginkan,
kemudian klik SAVE.

e. Setelah semua tiga bagian di atas terisi lengkap, anda dapat mencetak
Letter tersebut dengan menekan tombol Print.

f. Anda dapat melihat Letter tersebut sebelum dicetak

30 / 42
g. Klik Printer Icon untuk melanjutkan. Anda juga dapat mencetaknya dari
Adobe Acrobat sehingga anda dapat menggunakan email untuk mengirim
quotation letter (surat penawaran) ke pelanggan.

h. Jika pelanggan tidak setuju dengan penawaran tersebut, anda dapat

meng-editnya dengan mencarinya di Pick Up Order pada Screen Pick Up
Order.

 Pergi ke Screen Pick Up Order

 Klik tombol browse yang terdapat pada sisi kanan field Pickup No

31 / 42
  Cari kolom Quotation No dan klik mouse anda pada kolom ini sampai
Field Information berubah menjadi Quotation No.

 Ketikkan Quotation No dan tekan ENTER.

 Anda dapat membukanya dengan cara mengklik dobel pada Pick Up No
yang terdapat di screen tersebut
 Anda dapat mengedit semuanya, dengan melakukan langkah a, b, c, d,
e, dan f di atas.

i. Jika costumer telah setuju dengan penawaran ataupun membatalkan

order/request tersebut, anda dapat pergi ke menu QUOTATION
CONFIRMATION.

32 / 42
 j. Beikut tampilan screen:

k. Jangan lupa untuk selalu mengetik Refresh terlebih dahulu.

l. Jika costumer setuju dengan quotation, tandai Release Box dan

pick up order akan diberikan ke Operations untuk diambil.
m. Jika customers membatalkan permintaan, tandai Delete Box dan
Pick Up Order akan dihapus dari sistem.

H. PROJECT INVOICING

Project Invoicing digunakan untuk penagihan satu atau banyak consnote dengan
nilai penjualan yang sudah ditentukan (summary atau lump sum), dengan
menyediakan metode pembayaran cicilan melalui pemisahan invoice tersebut.
Summary = Penjumlahan nilai jual dari setiap consnote ke dalam suatu nilai jual
total.
Lump Sum =Mengabaikan jumlah nilai jual dari setiap consnote dan membuat
membuat satu nilai jual saja.

Project Invoicing jika pelanggan menginginkan :

1. Menggabungkan satu consnote atau lebih ke dalam satu invoice.
2. Melakukan pembayaran secara cicilan (membayar secara dua kali, tidak
dalam satu kali pembayaran)

Atau untuk penggunaan secara internal, costumer service atau sales atau
finance atau operation ingin membuat:
1. Nila/harga Lump sum untuk satu consnote atau lebih.
2. Untuk membuat invoice dengan Invoice Date yang telah ditentukan.

Ada 4 bagian untuk melakukan Project Invoicing:

1. Section I, Membuat Project Invoicing Information pada Customer ID,
Charging Type, Discount or Surcharge, Currency,dsb.
2. Section II, membuat daftar cosnote untuk Project Invoicing tersebut
3. Section III, membuat ketentuan pembayaran (Installment & Invoice Date)
4. Project Preview, Anda dapat melihat project yang telah anda buat pada
menu Project Preview.

33 / 42
Bagaimana melakukan Project Invoicing:

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Project.

2. Screen Project

II
I

III

34 / 42
3. Sebelum membuat Project Invoicing, klik Add terlebih dahulu.

Setelah semuanya terisi, (pada box I di atas), klik Save.

4. Lanjutkan ke Section II untuk mengisi daftar consnote. Klik consnote Project

untuk mendaftar consnote atau untuk memasukkan data consnote yang akan
dimasukkan ke dalam Project Invoicing ini.

5. Berikut screen untuk memasukkan daftar consnote yang dimasukkan ke

dalam Project Invoicing.

Jika anda ingin memasukkan data consnote tersebut, jangan lupa untuk
mengklik Add sebelumnya dan klik Save atau tekan Tab Stop sampai kembali
lagi ke kolom pertama. Setelah selesai, klik Close.

6. Lanjutkan ke Section III untuk mengisi persyaratan pembayaran. Sebelum

memasukkan data pada Section III ini, klik Add. Jumlah cicilan maksimum
adalah 2 (dua) kali. Jika jumlah total Amount tidak sama dengan amount yang
ada di Section I, anda akan melihat angka berwarna MERAH yang muncul di
Summary number.

Jika cicilan sudah ter-invoice, anda akan melihat tanda checklist di the
Invoiced Tick Box.

7. Berikut ini adalah Project Invoicing yang sudah lengkap.

35 / 42
8. Setelah semua selesai, klik Close.

9. Jika anda telah membuat Project Invoicing seperti contoh di atas, List of
consnote yang dimasukkan ke dalam Project Invoicing ini tidak akan muncul
di consnote Validation ataupun di Regular. Consnote-consnote ini akan
muncul sebagai bagian dari Project Validation. Jadi, tidak akan ada
penagihan/invoicing ganda.

Consnote yang merupakan bagian dari PROJECT INVOICING akan muncul seperti
pada menu tracking inquiry di bawah ini.

36 / 42
I. QUOTATION / PROJECT VALIDATION

Screen Quotation / Project Validation Screen digunakan oleh Costumer Service

ataupun operator untuk memeriksa consnote yang akan ditagihkan ke
pelanggan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tagihan yang diberikan ke
pelanggan sudah benar.
Panduan melakukan Quotation/Project Validation:

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Quotation / Project Validation.

37 / 42
2. Berikut Screen Quotation / Project Validation

3. Ketikkan Customer ID yang ingin anda periksa dan pilih jenis Sales Service
(Quotation/ Project). Kemudian klik RUN. Daftar consnote/Project Number
akan muncul pada tabel di bawahnya.

4. Klik pada Project Number untuk melihat rinciannya.

5. Anda dapat memeriksa Cost dan Sales Amount.

6. Setelah anda memeriksa dan melakukan beberapa perubahan, jangan lupa

untuk meng-klik tombol UPDATE, kemudian klik CLOSE.

38 / 42
7. Kembali ke screen Quotation / Project Validation.

8. Jika semuanya sudah OK dan invoice dapat di-release, klik Save All
9. Jika anda ingin meng-hold Invoice, tandai HOLD BOX kemudian klik
Save All

[Link]-tahap ini juga berlaku untuk Quoatation Invoicing.

J. TRACING

Menu Tracing digunakan untuk merekam/mencatat komunikasi antara beberapa

pihak internal mengenai kiriman. Rekaman ini akan disimpan di Menu tracing
pada setiap consnote.

Tracing adalah KOMUNIKASI INTERNAL dan bisa digunakan secara terbuka

selama komunikasi berlangsung. Anda dapat menyebutkan semua informasi di
sini.

JANGAN memberitahu atau meng-copy paste informasi TRACING ke

pelanggan. Informasi inibersifat rahasia. Semua informasi yang
diteruskan ke pelanggan HARUS di-filter terlebih dahulu menjadi
iinformasi yang layak.

Cara membuat Tracing:

1. Pada Main Menu, klik CS Sales dan pilih Tracing.

39 / 42
2. Beikut tampilan screen tracing.

3. Jika anda ingin membuat Tracing, klok tombol Trace yang terdapat di sudut
kiri bawah.

4. Tracing Menu memiliki 2 bagian:

Tiap bagian mempunyai menu yang berbeda.
Section I:
Untuk membuat atau meng- up date tracing

40 / 42
  Jika anda ingin membuat topik tracing yang baru, klik Add dan ketikkan
nomor consnote. Pilih Open Code dengan menekan tombol drop down.
Isikan dengan informasi lainnya yang dibutuhkan, kemudian klik SAVE.
 Jika anda ingin melanjutkan tracing, pilih control number yang anda
inginkan sebagai feedback.
 Status = Open jika anda ingin membuat tracing baru atau melanjutkan
tracing yang BELUM/TIDAK selesai.
 Status = Close jika anda ingin menutup menu tracing tersebut apabila
telah selesai.
Section II:
Ketikkan alamat email dari orang yang ingin anda tujukan. Kemudian
ketikkan pesan anda pada Message Box. Setelah itu, jangan lupa untuk
mengklik SAVE.

Section
I

Section II

5. Pesan yang anda kirim akan muncul di alamat penerima sebagai berikut :

41 / 42
6. Jika anda menerima email seperti di atas, anda harus pergi ke menu Tracing,
ketikkan nomor consnote dan klik tombol Tracing yang terdapat di bagian kiri
bawah. Langkah selanjutnya akan sama seperti poin 4 di atas.

7. Untuk tujuan viewing, melihat catatan tracing, anda juga dapat :

 Pergi ke Menu Tracking Inquiry
 Ketikkan nomor consnote
 Jika di consnote terdapat catatan tracking, anda akan melihat tampilan ini
di pada bagian kiri bawah :

 Jika pada consnote tidak terdapat catatan tracking, anda akan melihat :

42 / 42