NO SOP [Link].
01
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENGADAAN ALAT HALAMAN 1 dari 1
KESEHATAN
A. Tujuan
Prosedur ini bertujuan agar proses pembelian dan pengadaan barang berjalan
secara efisien, cepat, dan transparan
B. Ruang Lingkup
Prosedur ini mecakup pengadaan alat kesehatan pada PT. Triniaga Medika
C. REFERENSI
Referensi Manual mutu, Kebijakan Mutu, Kebijakan Perusahaan, Ketentuan-
Ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku di PT. Triniaga Medika serta
Petunjuk Operasional Penerapan Cara Distribusi Alat Kesehatan Yang Baik,
Kementrian Kesehatan RI tahun 2018.
D. Penanggung Jawab
Direktur, Penanggung Jawab Teknis, Penanggung Jawab Gudang
E. Prosedur
1. Semua permintaan pembelian dan pengadaan barang dibuat oleh PJT sesuai
dengan kebutuhan dengan mengaju pada stock barang
2. Berdasarkan analisa kebutuhan, staf admin akan menerbitkan PO (Purchase
Order) berdasarkan spesifikasi, jumlah, dan jenis barang yang dibutuhkan.
3. Staf admin segera melakukan proses pemesanan kepada supplier yang
sudah terbukti bagus produk dan layanannya, serta mampu memberikan
harga kompetitif dengan rincian jenis barang, jumlah, harga, dan tanggal
pengiriman.
4. Staf admin mengirimkan copy PO kepada bagian Keuangan untuk
keperluan proses pembayarannya.
5. Staf admin kemudian menginfokan ke staf gudang tentang tanggal
kedatangan barang dari supplier.
1
NO SOP [Link].01
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENGADAAN ALAT HALAMAN 1 dari 2
KESEHATAN
6. PJT bersama staf gudang, menerima pengiriman barang dari supplier, dan
melakukan pengecekan apakah barang sudah sesuai dengan pesanan.
7. Jika ada barang yang tidak sesuai pesanan atau cacat, maka akan
dikembalikan ke supplier untuk meminta penggantian.
8. Jika semua barang sudah sesuai pesanan, maka staf gudang melakukan
penyimpanan barang pada gudang sesuai dengan kategori yang telah
ditentukan sebelumnya.
Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :
Achmad, SE
Hardianti, [Link] Basruddin
Penanggung Jawab Teknis Penanggung Jawab Gudang Direktur
2
NO SOP [Link].02
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENERIMAAN PRODUK HALAMAN 1 dari 3
A. Tujuan
1. Memastikan bahwa penerimaan barang dari distributor dilaksanakan sesuai
prosedur.
2. Memastikan bahwa produk yang telah diterima atau dikirim telah sesuai
dengan Purchasing Order (PO)
B. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk penerimaan produk alat kesehatan yang dilakukan di
PT. Triniaga Medika
C. REFERENSI
Referensi Manual mutu, Kebijakan Mutu, Kebijakan Perusahaan, Ketentuan-
Ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku di PT. Triniaga Medika serta
Petunjuk Operasional Penerapan Cara Distribusi Alat Kesehatan Yang Baik,
Kementrian Kesehatan RI tahun 2018.
D. Penanggung Jawab
Penanggung Jawab Teknis dan Penanggung Jawab Gudang
E. Prosedur
1. Menerima bukti penerimaan alkes dari distributor disesuaikan dengan surat
pesanan yang dibuat oleh PT. Triniaga Medika
2. Periksa kebenaran dan kondisi alkes, meliputi : identitas produk yang
diterima, jumlah produk, nomor batch, tanggal produksi dan tanggal
kadaluarsa, serta mengecek kondisi fisik produk.
3
NO SOP [Link].02
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENERIMAAN PRODUK HALAMAN 2 dari 4
3. Apabila barang yang diterima sesuai dengan pesanan Alkes, maka
Penanggung jawab Teknis menandatangani faktur asli sesuai dengan tanggal
penerimaan barang
4. Memasukkan barang ke dalam gudang oleh petugas gudang sesuai dengan
faktur pesanan, lalu mencatat barang (alkes) yang diterima ke dalam kartu
stok.
5. Mengirim kembali dokumen pengiriman barang yang harus dikembalikan ke
distributor setelah barang (alkes) diterima dengan baik dan benar.
Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :
Achmad, SE
Hardianti, [Link] Basruddin
Penanggung Jawab Teknis Penanggung Jawab Gudang Direktur
4
NO SOP [Link].03
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENYIMPANAN PRODUK HALAMAN 1 dari 5
A. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses penyimpanan barang di
gudang sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan sehingga tetap terjaga mutu
dan keamanannya
B. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup cara penyimpanan produk alkes sesuai dengan kondisi
yang dipersyaratakan
C. REFERENSI
Referensi Manual mutu, Kebijakan Mutu, Kebijakan Perusahaan, Ketentuan-
Ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku di PT. Triniaga Medika serta
Petunjuk Operasional Penerapan Cara Distribusi Alat Kesehatan Yang Baik,
Kementrian Kesehatan RI tahun 2018.
D. Penanggung Jawab
1. Petugas Gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang sesuai dengan
ketentuan
2. Penanggung Jawab Teknis bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan
protap ini
E. Prosedur
1. Penyimpanan produk Alkes menggunakan sistem FEFO (First Expired First
Out) dan FIFO (First In First Out) pada jajaran yang rapi, beri jarak antara
tiap jajar sehingga ada aliran udara dan mencegah resiko tercemar dan
tercampur antar jenis tiap produk.
5
NO SOP [Link].03
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENYIMPANAN PRODUK HALAMAN 2 dari 6
2. Saat peneriman barang dari supplier, maka staf gudang melakukan penempatan
barangnya sesuai dengan kategori barang dan gudang yang telah ditentukan
sebelumnya.
3. Setiap seminggu sekali, staf gudang melakukan pengecekan di gudang untuk
memastikan bahwa penempatan barang di gudang sudah sesuai dengan
lokasinya. Jika ada barang yang ditempatkan tidak sesuai lokasinya, maka ia
harus segera melakukan penataan ulang agar semua barang ditempatkan
sesuai lokasinya.
4. Produk tidak boleh disimpan langsung di atas laintai, harus menggunakan
pallet.
5. Pallet harus dirawat dengan baik dan tetap dalam kondisi [Link]
penyimpanan harus aman dari kemungkinan terjadinya pencampuran antar
produk layak jual dan tidak layak jual.
Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :
Achmad, SE
Hardianti, [Link] Basruddin
Penanggung Jawab Teknis Penanggung Jawab Gudang Direktur
6
NO SOP [Link].04
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENGIRIMAN PRODUK HALAMAN 1 dari 7
A. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan penyaluran
alat kesehatan agar sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
B. Ruang Lingkup
Proedur ini mencakup penerimaan pesanan, pengiriman produk, pengeluaran
barang dari gudang, dan pengiriman alkes. Proses pengiriman barang ke
pelanggan yang meliputi penerimaan faktur dan Surat Jalan sampai dengan
pengumpulan faktur atau Dokumen Tanda Terima
C. REFERENSI
Referensi Manual mutu, Kebijakan Mutu, Kebijakan Perusahaan, Ketentuan-
Ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku di PT. Triniaga Medika serta
Petunjuk Operasional Penerapan Cara Distribusi Alat Kesehatan Yang Baik,
Kementrian Kesehatan RI tahun 2018.
D. Penanggung Jawab
a. Penanggung Jawab
b. Petugas Gudang
c. Ekspedisi
E. Prosedur
1. Pemesanan alkes dapat melalui staf admin yang menerima pesanan dari
rumah sakit melalui via telepon ataupun e-mail dan fax serta mengirimkan
surat pesanan kepada PT. Triniaga Medika.
2. Fakturis menginput pesanan alkes yang diterima berdasarkan surat pesanan.
3. Menyerahkan faktur kepada Penanggung jawab Teknis untuk diperiksa .
NO SOP [Link].04
7
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENGIRIMAN PRODUK HALAMAN 2 dari 8
4. Menyerahkan faktur ke bagian gudang untuk dilakukan proses pengambilan
alkes di gudang sesuai dengan faktur yang diterima dengan menggunakan
5. system FIFO dan FEFO serta menginformasikan ekspedisi (pengantar
barang) bahwa barang siap dikirimkan.
6. Setelah semua barang sudah disiapkan oleh petugas gudang, dilakukan
pengecekan kembali oleh Penanggung jawab Teknis sebelum serah terima
kepada ekspedisi.
7. Bagian gudang melakukan serah terima barang sesuai dengan faktur dan
surat jalan kepada ekspedisi (pengantar barang) dan mengirimkan form
pengiriman barang kepada admin sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim
ke pelanggan.
8. Ekspedisi mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan kemudian
meminta tanda tangan dari pelanggan pada form penerimaan barang ketika
barang sudah sampai di alamatnya. Memberikan form yang berisikan tanda
tangan pelanggan ke staf admin sebagai bukti bahwa barang sudah diterima
pelanggan.
9. Staf Admin mencatat data pengiriman ke dalam sistem aplikasi data
pengiriman barang.
Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :
Achmad, SE
Hardianti, [Link] Basruddin
Penanggung Jawab Teknis Penanggung Jawab Gudang Direktur
8
NO SOP [Link].05
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENANGANAN KELUHAN DAN
HALAMANW 1 DARI 9
RETUR BARANG
A. TUJUAN
Untuk menjelaskan produk retur barang (kembalian) adalah produk yang dikembalikan dari
rumah sakit karena complain cacat fisik, kurang, salah kirim barang, ed dekat, dll
B. Penanggung Jawab
Petugas Gudang dan Penanggung Jawab Teknis
C. REFERENSI
Referensi Manual mutu, Kebijakan Mutu, Kebijakan Perusahaan, Ketentuan-
Ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku di PT. Triniaga Medika serta Petunjuk
Operasional Penerapan Cara Distribusi Alat Kesehatan Yang Baik, Kementrian
Kesehatan RI tahun 2018.
C. PROSEDURE
1. Barang yang diretur harus diperlihatkan ke pengantar barang, alasan pengembalian
(retur)
2. Barang retur dikonfirmasi kepada spv logistic
3. Alasan retur produk yang dapat diterima
a) Produk yang rusak karena kesalahan penyimpanan digudang, misalnya : dimakan
rayap, dimakan tikus dll
b) Kerusakan kemasan seperti terjadi kebocoran, penutup tidak sempurna, kemasan
sobek dan produk tidak tersegel
c) Produk kadaluwarsa
d) Produk yang dikirim tidak sesuai po yang dibuat
e) Jumlah produk yang diterima kurang
4. Alasan retur yang tidak dapat diterima gudang
a) komplain kerusakan produk disampaikan melewati hari diterimanya produk
tersebut
b) produk yang sampai digudang dalam waktu diluar ketentuan
5. Penerimaan produk yang dikembalikan kemudian diperiksa oleh karyawan gudang,
pemeriksaan yang dilakukan meliputi nama produk yang diretur sesuai dengan
produk yang pesan, jumlah barang.
9
SOP NO [Link].05
STANDART OPERATING REVISI
PROCEDURE
TGL EFEKTIF 02-01-2023
PENANGANAN KELUHAN DAN
HALAMANW 2 DARI 9
RETUR BARANG
6. Untuk produk kembalian
7. yang rusak, kemas produk dengan baik agar tidak tercampur dengan barang lain.
8. Simpan produk diruang karantina atau tempat terpisah
9. Buat bukti penerimaan oleh karyawan gudang dan berikan kepada bagian logistic
10. Produk yang diretur dengan alasan jumlah produk tidak sesuai dan produk yang
dikirim tidak sesuai yang dipesan dapat dikembalikan ke tempatnya dan dicatat di
akrtu stock barang.
11. Apabila produk kembalian kadaluwarsa atau rusak maka wajib diberi penandaan
yang dapat di lihat. Selanjutnya dilakukan konfirmasi kepihak principal Dibuat Oleh :
Disetujui
Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :
Achmad, SE
Hardianti, [Link] Basruddin
Penanggung Jawab Teknis Penanggung Jawab Gudang Direktur
10