Cara Membuat PivotTable Excel Untuk

Membuat Laporan Dan Analisis Data

Gunakan File Gunakan File Latihan sampel excel 1

CARA MEMBUAT PIVOTTABLE EXCEL UNTUK

MEMBUAT LAPORAN DAN ANALISIS DATA

Tutorial cara membuat dan menggunakan pivot table excel sederhana untuk membuat laporan dan
analisis data dengan mudah dan cepat pada Microsoft excel.

Tutorial Pivot Table Excel - Apakah anda pernah mendengar istilah PivotTable? Jika
belum maka anda sedang membaca artikel yang tepat. Kalaupun sudah pernah
mendengar namun masih kesulitan bagaimana membuat pivot table pada microsoft
excel maka silahkan baca tutorial excel ini sampai selesai, sebab pada tutorial kali ini
kelas excel akan mengajak anda untuk belajar pivot table dan berlatih membuat dan
menggunakan pivot table pada excel.
§ Pengertian Pivot Table
§ Manfaat Pivot Table
§ Persiapan Membuat Pivot Table Pada Excel
§ Latihan Membuat Pivot Table Pada Excel
§ Cara Update Data Pivot Table
§ Download File Latihan

PENGERTIAN PIVOT TABLE

Apa pengertian PivotTable di Excel?

Sebelum belajar pivot table excel lebih lanjut, kita perlu tahu dulu maksud
istilah pivottable itu sendiri.
Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa
menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar dalam bentuk dan orientasi
yang berbeda serta mampu melakukan kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan
dengan menggunakan cara perhitungan sesuai kebutuhan.
Jika anda memiliki data yang terdiri dari banyak kolom atau field, tentunya dari data
tersebut perlu bisa di baca untuk dapat diartikan atau disimpulkan maknanya.

Namun demikian dengan adanya ratusan, ribuan, atau bahkan ratusan ribu baris data
tentunya akan sulit bila anda harus menyimpulkan kecenderungan apa yang terjadi
pada data anda, membandingkan antar field atau kolom satu dengan yang lainnya,
perulangan data, hubungan perulangan data pada suatu periode, dan lain sebagianya.

Untuk melakukan analisa pada data tersebut diperlukan langkah-langkah

pengelompokan, pengurutan serta pengolahan data sesuai dengan kebutuhan.

Microsoft Excel sebenarnya sudah menyediakan fitur sorting (pengurutan

data), filtering (penyaringan data) serta subtotal (pengelompokan dan perhitungan
data) pada sebuah table, namun jika anda merasa fitur atau fasilitas tadi masih kurang
maka sepertinya anda membutuhkan Pivot Table Excel ini.

Kalau merujuk pada laman wikipedia, pivot table di artikan sebagai berikut :

A pivot table is a table that summarizes data in another table, and is made by applying an
operation such as sorting, averaging, or summing to data in the first table, typically including
grouping of the data.

Pivot Table adalah sebuah tabel yang merangkum data pada tabel lain yang dilakukan
dengan menerapkan operasi tertentu seperti sortasi, rata-rata, atau penjumlahan ke data
pada tabel pertama, biasanya termasuk pengelompokan data.
Pada microsoft excel PivotTable merupakan salah satu fitur excel yang sangat
powerfull untuk meringkas, menganalisa, meng-explore, serta menyajikan data Anda.

Penyajian data dengan pivot table relatif sangat cepat untuk dibuat dengan beberapa
kali klik tanpa harus dipusingkan dengan berbagai macam rumus excel (Excel Formula).
Pivot Table sangat fleksibel dan dapat dengan cepat disesuaikan, tergantung pada
keinginan dalam menampilkan hasil.

Silahkan perhatikan 2 Tabel data penjualan berikut:

Isi pada kedua tabel tersebut sebenarnya sama, hanya saja susunan kolomnya yang
berbeda. Meskipun datanya sama, saya yakin anda akan mendapatkan gambaran yang
berbeda dari kedua model laporan penjualan tersebut.

Bagaimana jika tabel data yang akan kita analisa memiliki banyak kolom (field) serta
ribuan baris (record). Tentunya akan ada lebih banyak sudut pandang yang bisa anda
gunakan dalam penyajian tabel data anda.
Pivot Table dapat diletakkan pada range tertentu atau worksheet lain sesuai pilihan

anda tanpa harus mengubah tabel data aslinya. Kalaupun ada perubahan data pada
tabel sumber maka dengan mudah pivot tabel dapat menyesuaikan dengan
perubahan sumber data tersebut.
Istilah kolom (Column) pada excel biasa disebut dengan dengan field pada pembahasan
pivot table. Kedua istilah ini merujuk pada makna yang mirip/sama, jadi jangan sampai
bingung.
MANFAAT MENGGUNAKAN PIVOT TABLE

Apa saja manfaat yang bisa kita peroleh dengan penggunaan Pivot Table dalam
penyajian data?

Dengan memanfaatkan fitur Pivot Table pada Excel anda akan dapat dengan mudah
melakukan hal-hal berikut:

1. Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari

sumber data yang sama
2. Memindahkan field pada berbagai lokasi yang berbeda
3. Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam

penyajian laporan atau ringkasan data

4. Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dalam
beberapa cara (SUM, COUNT, AVERAGE, Dan lain-lain)
5. Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang
akan ditampilkan
6. Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah
dibuat
7. Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada

Tentu saja bukan hanya beberapa hal diatas saja manfaat dari fitur pivot table pada
excel ini. Manfaat lebih jauh akan anda temukan saat sudah terbiasa dan terlatih
menggunakan Pivot Tabel ini.

Lalu bagaimana cara membuat pivot tabel pada microsoft excel? bagaimana
menggunakan pivot table di excel?

PERSIAPAN MEMBUAT PIVOT TABLE DI EXCEL

Sebelum berlanjut membahas tentang cara pembuatan pivot tabel di excel, ada
beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum membuat pivot table.
 1. Pastikan tidak ada baris atau kolom yang kosong pada range data yang
akan anda buat sebagai sumber data pivot table. Jika ada kolom atau baris
kosong silahkan hapus terlebih dahulu. Tutorialnya bisa anda baca
disini: Cara Mudah Menghapus Kolom dan Baris Kosong Di Excel
2. Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yang unik (unique
header name). Usahakan header atau kepala kolom ini jangan terlalu

panjang. Buat sesingkat mungkin asal mewakili jenis data pada baris-
barisnya
3. Hindari penggunaan merge cell pada header tabel sumber data anda.
4. Tipe data pada setiap kolom harus sama. Misalnya, jangan mencampurkan
tipe data tanggal dan teks dalam 1 kolom yang sama.
5. Sangat di anjurkan menerapkan Format Table pada data sumber, hal ini
akan mempermudah anda dalam pembuatan tabel pivot serta melakukan
updating data jika memang diperlukan. Pembahasan detail tentang Format
Table Excel bisa anda baca pada halaman berikut: Cara Membuat Tabel di
Excel
6. Selain mengatur sumber data sebagai format table anda bisa juga
menerapkan "Defined Range" untuk menamai range data tersebut. Dalam
hal ini sebaiknya nama range di atur sebagai nama range yang dinamis.
Tutorialnya bisa anda baca pada halaman berikut: Cara Membuat Nama
Range Dinamis pada Excel

Selain beberapa hal di atas, sebelum membuat PivotTable Excel, anda juga perlu
merencanakan atau membayangkan seperti apa data anda akan diringkas dan
ditampilkan.

Secara umum tidak semua kolom-kolom data akan ditampilkan pada pivot table,

hanya beberapa saja yang akan digunakan dalam setiap pivot table, tentunya hal ini
menyesuaikan kebutuhan anda dalam menampilkan data summary dari sumber data
yang anda miliki.
Pivot Table membuat cache tersendiri dari data sumber, sehingga dalam hal ini data
sumber anda tidak akan diubah sama sekali, meskipun data sumber anda hapus maka
tabel pivot yang telah dibuat tetap akan berjalan normal. Tentu saja dalam kasus
semacam ini anda tidak bisa merefresh data atau update data.

LATIHAN MEMBUAT PIVOT TABLE PADA EXCEL

Hal yang paling penting sebelum membuat atau menyusun pivot table pada excel
tentunya menyiapkan data sumbernya sebagaimana keterangan sebelumnya.

Dalam contoh langkah-langkah penyusunan latihan pivot table ini saya

menggunakan microsoft excel 2016. Jika anda menggunakan versi yang lebih lama
anda masih bisa membuat pivot table namun dimungkinkan ada beberapa bagian

misalnya soal tampilan yang sedikit berbeda.

File excel yang digunakan untuk contoh dan latihan pivot tabel bisa anda dapatkan pada
bagian akhir file ini.
Setelah sumber data sudah siap, langkah yang diperlukan untuk membuat sebuah
pivot table sederhana adalah sebagai berikut:

1. Klik salah satu sel atau range data yang akan kita buat pivot tabel-nya.
2. Pilih menu Pivot Table yang ada di Tab Insert -- Table -- Pivot

Table . Langkah ini bisa anda lakukan dengan menggunakan

shortcut Alt + N.
 Jika anda menggunakan Format Table pada data sumber, langkah 2 di atas
bisa juga Anda lakukan dengan cara memilih menu Summarize With
Pivot Table yang ada pada Tab Table Tools -- Tools Group .

Ketiga langkah diatas (Menggunakan shortcut, menu Insert PivotTable atau

menu Summarize With Pivot Table Excel) akan menghasilkan kotak
dialog Create PivotTable yang sama.

3. Apabila langkah anda benar, selanjutnya akan muncul sebuah dialog

box Create PivotTable Dengan nama tabel otomatis sudah terisi.

Dalam contoh ini nama tabel sumber yang digunakan adalah "Tabel

Sumber".

Jika menghendaki range data yang lain anda tinggal menyesuaikannya.

Selanjutnya tentukan dimana hasil Tabel Pivot akan diletakkan pada

opsi Choose where you want the PivotTable report to be
 placed . Pada sebuah lembar kerja (Worksheet) baru atau pada worksheet

yang telah ada.

Pada latihan pivot table ini saya memilih New Worksheet yang artinya

excel akan membuat sebuah Sheet baru sebagai tempat dimana PivotTable
akan diletakkan. Jika anda memilih Existing Worksheet , tentukan pada

cell/range mana PivotTable akan diletakkan.

Selanjutnya Klik OK Untuk membuat pivot table baru dengan pengaturan

diatas.
4. Setelah memilih OK pada kotak dialog sebelumnya, akan muncul sheet

baru yang berisi Bidang PivotTable kosong pada workbook anda. Selain
itu pada bagian sebelah kanan akan muncul PivotTable Fields .

Bidang PivotTable kosong di sebelah kiri adalah tempat dimana PivotTable

akan ditampilkan, sedangkan PivotTable Fields adalah pengaturan
 field-field data PivotTable apa sajakah yang akan ditempakan pada
bagian Row, Column, Value atau Filter.
5. Langkah Selanjutnya adalah melakukan Drag and Drop atau dengan cara
memilih pada bagian PivotTable Fields untuk menentukan filed-field

mana yang akan kita letakkan pada bagian-bagian PivotTable (Row, Column,

Value dan Filter).

Keterangan:

§ FILTERS : Area ini diisi dengan field yang akan kita jadikan

sebagai acuan filter yang akan menyaring data pada tabel pivot
yang akan kita buat.
 § COLUMNS :Area ini berisi field dan akan disusun secara mendatar

(horizontal) yang pada umumnya bisa dianggap sebagai header

dari nilai-nilai yang ditampilkan pada PivotTable.
§ ROWS : Area ini berisi field yang akan ditampilkan secara menurun

(vertikal) secara urut di sebelah kiri area PivotTable.

§ VALUE : Bidang ini berisi fields yang menentukan data mana saja

yang akan disajikan di area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya

berupa angka-angka.
Pada latihan ini saya atur pada bagian Rows adalah Field
BARANG dan KUARTAL, pada bagian Columns adalah field TAHUN, Pada
bagian Values adalah Field JUMLAH dan terakhir pada bagian Filters saya isi
dengan Field SUPLIER.

Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak

dibutuhkan tidak masalah dikosongkan. Sedangkan tiga bagian pertama

pada umumnya harus diisi.
6. Jika langkah-langkah yang anda lakukan persis seperti di atas maka
tampilan PivotTable yang akan anda dapatkan kurang lebih akan seperti
 gambar berikut ini:

Jika anda menggunakan microsoft excel 2013 atau yang lebih baru, selain cara di atas,
langkah ke-2 bisa juga digantikan dengan menggunakan menu Recommended
PivotTables .
Apabila menggunakan menu ini maka excel akan mencoba mengenali dan
menganalisa kebutuhan layout PivotTable yang anda butuhkan. Silahkan dipilih
beberapa layout yang disediakan dan selanjutnya Anda hanya perlu klik OK .

Saat menggunakan cara ini maka excel akan otomatis menempatkan beberapa field
pada bagian-bagian yang ditentukan sesuai dengan rekomendasi yang anda pilih.

Jika anda menggunakan Excel 2010 atau versi sebelumnya anda tidak akan
menemukan Tab Analyze, sebab pada versi ini excel masih menamai Tab ini
dengan Options
CARA MELAKUKAN UPDATE DATA PIVOT TABLE EXCEL

Sudah lazim kita ketahui bahwa sebuah tabel data bisa berubah setiap saat sesuai
kebutuhan. Perubahan ini bisa jadi dikarenakan penambahan data, pengurangan data
atau hanya sekedar editing atau pembenahan pada sebuah tabel data.

Jika data ini kita jadikan sebagai data sumber PivotTable bagaimana cara melakukan
update PivotTable yang kita buat dari data ini?

Seperti yang sudah di jelaskan di atas, sangat disarankan menerapkan format table
pada sumber data pivot anda. Salah satu kelebihannya adalah untuk mempermudah
melakukan update data jika sumber data yang anda gunakan untuk tabel pivot

merupakan sebuah data yang dinamis atau berubah setiap saat.

Apabila data sumber pivot yang anda gunakan merupakan sebuah Format
Table atau Nama Range yang dinamis maka untuk melakukan update data cukup
dengan mengguanakn menu Refresh yang bisa anda temukan di Pivot Table
Tools -- Tab Analyze -- Data Group -- Refresh .

Cara lain, jika data sumber anda merupakan sebuah range statis maka untuk
melakukan update PivotTable adalah dengan menyesuaikan kembali range sumber
pada pivot table yang bisa anda lakukan dengan memilih menu Pivot Table
Tools -- Tab Analyze -- Data Group -- Change Data Source . Selanjutnya

Anda hanya perlu memilih atau menuliskan range data baru yang akan anda jadikan
sebagai suber data pivot.
Pada dasarnya langkah-langkah diatas sudah cukup untuk membuat sebuah Pivot
Table, namun tentunya PivotTable yang telah kita buat tadi perlu di desain dan di
format lebih lanjut agar tampilannya lebih enak dan mudah untuk dilihat dan dibaca.
Bagian ini akan kita bahas lain kali. Untuk sesi pengenalan latihan PivotTable ini saya
cukupkan sampai disini dulu. Sampai jumpa pada seri tutorial PivotTable selanjutnya.
 Cara Mengatur Format Tampilan (Layout) Pada PivotTable
Excel

Gunakan File Latihan sampel excel 2

CARA MENGATUR FORMAT TAMPILAN (LAYOUT) PADA

PIVOTTABLE EXCEL

Panduan Mengubah Tampilan PivotTable, Menampilkan dan menyembunyikan Grand Totals, Sub
Total, Menambahkan baris kosong dan menerapkan style pada pivot table excel

Pivot Table Layout - Panduan pivot tabel kali ini merupakan kelanjutan tutorial pivot
tabel sebelumnya. Untuk itu sebelum mengikuti tutorial excel kali ini anda sangat
disarankan untuk menyelesaikan panduan sebelumnya disini: Cara Membuat Pivot
Table di Excel.
Setelah selesai menempatkan masing-masing field ke dalam area PivotTable, langkah
yang diperlukan adalah mengatur layout serta format dari tabel pivot yang telah kita
buat. Hal ini bertujuan agar tabel pivot (Pivot Table) lebih enak dilihat dan mudah untuk
dibaca dan di analisa sesuai kebutuhan anda.
§ Mengubah Layout Pivot Table
§ Menampilkan dan Menyembunyikan Grandtotal
§ Menampilkan dan Menyembunyikan Subtotal
§ Menambahkan Baris Kosong Pada setiap Akhir Group Item
§ Menerapkan Pivot Table Style
§ Mengubah Nama Label Field
§ Download File Latihan

MENGUBAH LAYOUT PIVOT TABLE EXCEL

Secara default fitur pivot table pada excel akan menggunakan "Compact Form Layout".
Pada model tampilan ini tabel pivot akan menampilkan "Row Labels" and "Column
Labels" sebagai heading dari pivot table. Bagi sebagian pengguna excel model
tampilan ini tidak nyaman untuk dilihat terlebih bagi pengguna excel yang masih
awam atau jarang memanfaatkan fitur pivot table pada excel.

Untuk layout saran saya gunakan model Outline Form atau Tabular Form. Kalau saya
pribadi lebih cenderung menggunakan Model layout Tabular [Link] sebagai
berikut:
1. Klik/pilih salah satu sel/range pada pivot table area.
2. Kemudian pilih menu Pivot Table Tools -- Design -- Layout --
Report Layout .

3. Pada bagian Report Layout pilih Show in Outline Form atau Show

in Tabular Form .

Report Layout dalam model Tabular Form :

Report Layout dalam model Outline Form :

Jika anda ingin benar-benar menghilangkan Row Labels atau Column Labels silahkan
hilangkan dengan cara memilih menu "Field Headers" yang bisa anda temukan
di Pivot Table Tools -- Analyze -- Show -- Field Headers .

Untuk lebih jelasnya Silahkan dicoba dan perhatikan perbedaan untuk masing-masing
pengaturan tadi.
MENAMPILKAN DAN MENYEMBUNYIKAN GRANDTOTALS PADA PIVOT
TABLE EXCEL

Grandtotals merupakan jumlah total keseluruhan pada masing-masing value baik

untuk kolom atau barisnya. Anda bisa mengatur untuk menampilkan atau
menghilangkan Grand totals ini. Caranya yakni dengan memilih salah satu menu pada
menu Grand Totals yang bisa anda temukan di Pivot Table Tools -- Design --
Layout -- Grand Totals .

Pilihannya adalah sebagai berikut:

1. Off For Rows Anda Columns : Menyembunyikan Grand Total pada

bagian paling kanan dan bawah pivot table.

2. On For Rows Anda Columns : Menampilkan Grand Total pada bagian

paling kanan dan bawah pivot table.

3. On For Rows Only : Menampilkan Grand Total pada bagian paling

kanan pivot table.

4. On For Columns Only : Menampilkan Grand Total pada bagian paling

bawah pivot table.

MENAMPILKAN DAN MENYEMBUNYIKAN SUBTOTAL PADA PIVOT TABLE
EXCEL

Selain Grand Totals, anda bisa juga menampilkan subtotal pada area pivot table untuk
masing-masing group. Untuk mengaturnya ada pada bagian Pivot Table Tools -
- Design -- Layout -- Subtotals .

Settingnya adalah sebagai berikut:

1. Do Not Show Subtotals : menyembunyikan/menghilangkan Subtotals

baik pada bagian atas atau bawah masing-masing Group.

 2. Show Subtotlas at Bottom of Group : Menampilkan Subtotals pada

bagian bawah Group.

3. Show Subtotlas at Top of Group : Menampilkan Subtotals pada

bagian atas Group.

Subtotals pada bagian atas hanya ditampilkan jika anda menggunakan Layout
Compact atau Outline . Apabila anda menggunakan Layout Tabular , pivot
tabel hanya bisa menampilkan Subtotal hanya pada bagian bawah setiap group.

MENAMBAHKAN BARIS KOSONG PADA MASING-MASING GROUP ITEM

Selain pengaturan diatas, jika suka anda bisa juga menambahkan sebuah baris kosong
setelah setiap item group pada area pivot agar anda lebih mudah untuk membaca dan

menganalisa data pivot tersebut. Caranya cukup mudah, yakni dengan memilih
menu Insert Blank Line After Each Item .
Tombol untuk menu ini bisa anda temukan di Pivot Table Tools -- Design --
Layout -- Blank Rows . Jika Anda tidak suka dengan tambahan baris kosong ini

silahkan dihilangkan dengan cara memilih menu Remove Blank Line After Each
Item .

MENGGUNAKAN STYLE PIVOT TABLE EXCEL

Agar layout pivot Table terlihat lebih menarik sebaiknya terapkan juga Pivottable
style . Hal ini akan menjadikan tabel pivot yang anda buat lebih enak dilihat karena

komposisi pewarnaan font dan fill bacgroundnya.

Ada banyak pilihan style yang telah tersedia untuk anda terapkan pda pivot table anda.
Silahkan pilih salah satu style yang ada di Pivot Table Tools -- Design --

Pivottable Styles . Style disini mirip dengan style Format Table pada

excel sehingga saya yakin anda sudah cukup familiar.

Jika style yang disediakan masih kurang memenuhi keinginan, anda bisa juga
membuat style pivot sesuai kebutuhan. Caranya klik More icon dan pilih menu New
Style Pivottable... .

CARA MENGUBAH NAMA FIELD TABEL PIVOT EXCEL

Saat pertama kali membuat sebuah PivotTable Biasanya anda akan dipusingkan
dengan Nama Label Field yang kurang ramah untuk dibaca misalnya: Sum of
JUMLAH, Row Labels, Column Labels, dan sebagainya kemudian anda ingin mengganti
nama ini dengan Label lainnya.

Pada dasarnya anda bisa untuk mengganti atau menamai label field pada tabel pivot
ini dengan nama yang lain. Caranya cukup mudah tinggal pilih label mana yang ingin
anda ganti lalu tuliskan seperti biasa nama barunya.

Terkadang anda ingin mengganti nama label field ini, namun kemudian muncul
notifikasi atau peringatan sebagai berikut "PivotTable field name already

exists".
Apabila muncul notifikasi seperti diatas hal ini menunjukkan bahwa nama field sudah
dipakai sehingga tidak bisa digunakan lagi. Lalu bagaimana solusinya? Untuk masalah
semacam ini solusinya cukup mudah. Tambahkan saja spasi di akhir nama field yang
anda inginkan.
Kasus lain adakalanya anda ingin menghilangkan Tampilan Nama Label yang tidak
anda kehendaki. Namun saat anda menghapus nama label filed muncul pesan berikut:
"Cannot enter a null value as an item or field name in a
pivottable report".

Solusi untuk error ini sama. Gunakan spasi untuk mengisi nama filed yang ingin anda
hapus tadi.

Referensi

Kelas Excel [Link]