e-ISSN 2962-6129

Seminar Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA)

Jakarta-Indonesia, 20 Agustus 2022

Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Masyarakat

Berbasis Website di Wilayah RW 015 Kelurahan Tanjung Priok
Jakarta Utara

Aditya Rizky¹, Anita Muliawati², Ria Astriratma³

Sistem Informasi / Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta
Jl. RS. Fatmawati, Pondok Labu, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12450, Indonesia
adityar@[Link].id1, anitamuliawati@[Link].id2, astriratma@[Link].id3

Abstrak. Memberikan kualitas layanan masyarakat yang baik adalah harapan bagi setiap penyelenggara
pelayanan publik. Dalam pelaksanaannya, layanan surat-menyurat di wilayah RW 015 Kelurahan Tanjung
Priok Jakarta Utara masih menerapkan sistem kerja yang konvensional sehingga memakan waktu yang
cukup lama, dimana untuk mendapatkan surat permohonan, warga setempat harus datang ke kantor RW
terlebih dahulu kemudian melakukan pengajuan permohonan. Dalam perancangan sistem, metode
pengembangan yang digunakan yaitu waterfall dengan dibantu Unified Modelling Language (UML) sebagai
pemodelan desain sistem informasi. Hasil dari penelitian ini ialah terciptanya sistem informasi administrasi
pelayanan masyarakat berbasis website yang mampu melaksanakan proses pelayanan masyarakat dengan
cepat, serta dapat melakukan perekaman riwayat dari administrasi yang telah dilakukan. Dari hasil evaluasi
sistem, proses pengajuan permohonan menggunakan sistem ini lebih cepat kurang lebih 20 sampai 30 menit
perpelayanan dari proses konvensional.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Administrasi, Waterfall, Website

1 Pendahuluan

Saat ini, tertanggal 9 September 2021, wilayah RW 015 Kelurahan Tanjung Priok Jakarta Utara memliki
wilayah RT sebanyak 13 yang ditempati oleh 4.902 jiwa penduduk. Rata-rata perhari terhadap pelayanan surat-
menyurat di wilayah RW 015 ialah berjumlah kurang lebih 10 pelayanan, dengan waktu pemrosesan per-
pelayanan sekitar 20 sampai 50 menit. Namun ada masa dimana pelayanan tersebut melonjak sangat tinggi,
misalnya ketika adanya pendaftaran KJP yang membuat pelayanan surat-menyurat perharinya mencapai 50
sampai 75. Ditambah di masa sekarang, pemerintah memberi bantuan bagi pelaku usaha kecil yang
mengakibatkan pengajuan surat permohonan izin mendirikan usaha mikro melonjak tinggi. Selanjutnya pihak
RW 015 harus membuat pembukuan pelayanan dari surat permohonan yang dikeluarkannya dengan berbasis
buku, dimana hal ini menyebabkan penggunaan waktu yang cukup lama ketika ingin melihat atau menggunakan
data tersebut di kemudian hari, pasalnya pihak RW 015 harus mencari secara manual dari kumpulan berkas
yang sangat banyak.

Kantor RW 015 Kelurahan Tanjung Priok menangani semua pelayanan masyarakat seperti
permohonan pembuatan akta kelahiran, KTP, KK, SKTM, izin mendirikan usaha mikro, surat
keterangan pindah dan lain sebagainya.

Pengimplementasian teknologi informasi terhadap proses administrasi pelayanan masyarakat di

wilayah RW 015 Kelurahan Tanjung Priok Jakarta Utara bisa dijadikan suatu terobosan baru dalam
mempercepat proses administrasi, serta kelebihan lainnya yaitu membantu dalam menangani
pembukuan yang lebih tertata dengan baik.

2 Tinjauan Pustaka
286
2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kumpulan dari banyaknya komponen yang saling terintegrasi untuk
mencapai keberhasilan sistem dan menjadi sebuah inovasi baru yang bermanfaat dalam menangani
permasalahan organisasi dengan lebih cepat [1].

2.2 Administrasi Pelayanan Masyarakat

Administrasi publik atau bisa disebut dengan pelayanan masyarakat dapat diartikan sebagai suatu usaha atau
kegiatan terhadap publik yang bersifat konkret dimana terdapat penetepan tujuan dalam proses
pengimplementasiannya, serta wajib diwujudkan sesuai dengan ketetapan yang telah dicetuskan dan disahkan
oleh pemerintah [4].

2.3 Waterfall

Metode pengembangan waterfall adalah suatu siklus hidup yang memiliki alur proses sistematis
dimana terdapat proses yang berurut yaitu dengan menyelesaikan satu fase terlebih dahulu untuk
bisa melanjutkan ke fase selanjutnya [3].

2.4 PIECES

PIECES merupakan suatu metode analisis dasar penilaian kinerja sebuah sistem ataupun proses
bisnis, dimana biasanya digunakan sebagai pengidentifikasian suatu kelemahsan sebuah sistem yang
berguna untuk mendapatkan rekomendasi yang diperlukan sebagai bentuk evaluasi atau
pengembangan yang harus dilakukan [6].

2.5 Unified Modeling Language (UML)

UML merupakan suatu bahasa visualisasi alur kerja sistem yang memiliki konsep menampilkan
pemodelan berupa gambar ataupun diagram-diagram yang memuat definisi, visualisasi, dan
dokumentasi sebuah sistem sebagai penulisan cetak biru sistem dalam pengembangan software
berorientasi objek, dimana di dalamnya terdapat beberapa komponen konseptual misalnya actor
yang terlibat, proses bisnis, aktivitas sistem, dan komponen database [5].

2.6 Blackbox Testing

Black box testing dapat diartikan sebagai salah satu metode pengujian software yang berfokus pada
fungsionalitas, dimana melakukan uji keberhasilan sistem dengan testing terhadap fitur-fitur yang ada pada
sebuah sistem informasi apakah sudah susai prosedur sistem atau belum [2].

3 Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu waterfall, dengan tahapannya yang terstruktur
dinilai dapat meminimalisir tingkat kesalahan yang mungkin terjadi sehingga memudahkan dalam
menentukan tahapan yang akan dilakukan selanjutnya. Gambar 1 menunjukkan alur penelitian pada
penelitian ini.

287
Gambar 1. Alur penelitian

4 Hasil dan Pembahasan

4.1 Prosedur Sistem Berjalan

Proses berjalannya sistem saat ini, dimulai dari masyarakat sebagai pemohon terlebih dahulu
menemui sekretaris RT setempat untuk melakukan pengajuan, yang selanjutnya pemohon diberikan
formulir yang harus dilengkapi. Kemudian pemohon mendapatkan surat pengantar sebagai syarat
sah untuk meneruskan permintaan surat permohonan ke RW 015. Lalu ketika sekretaris RW
menyetujui permohonan tersebut, akan diterbitkan surat permohonan sesuai yang diajukan dan
penyimpanan data pemohon berbasis buku. Kemudian pemohon mendapatkan surat permohonan.

4.2 Analisis PIECES

Tabel 1 menunjukkan hasil analisis PIECES yang dilakukan pada penelitian ini.
Tabel 1. Analisis PIECES
Variabel Parameter Hasil Analisis Sistem Usulan
Proses pengajuan permohonan Dibuatkan sistem informasi
masih sering tertunda, misalnya agar pemohon dapat
Waktu
Performance pihak RT atu pihak RW yang melakukan proses pengajuan
Tanggap
sedang tidak ada di kediamannya. permohonan kapanpun dan
dimanapun.
Penyajian informasi masih bersifat Penyajian informasi terkait
mulut ke mulut, dimana belum proses dan persyaratan akan
adanya penyajian informasi yang ditampilkan secara jelas pada
Information
Akurat
jelas terkait proses dan persyaratan sistem usulan.
dalam melakukan pengajuan
permohonan.

288
 Variabel Parameter Hasil Analisis Sistem Usulan
1. Penyajian informasi yang 1. Penyajian informasi yang
kurang akurat dan kurangnya jelas dapat membantu
waktu tanggap menimbulkan pemohon dalam
penambahan biaya melakukan manajemen
operasional. biaya.
Economic Biaya 2. Sistem yang masih bersifat 2. Mampu mengurangi biaya
manual menyebabkan karena tidak lagi
pengeluaran biaya lebih menggunakan kertas yang
banyak, misalnya dalam terlalu banyak.
menyertakan foto copy berkas
pendukung.
Tidak adanya proteksi terhadap Dengan adanya kata sandi
data sehingga rawan terjadinya diharapkan terbentuknya hak
Keamanan
Control pencurian data. akses yang sesuai sehingga
Data
meningkatkan keamanan
data.
1. Pemohon yang bolak-balik 1. Pemohon mendapat
karena terhambatnya proses kemudahan dalam
Sumber pengajuan permohonan. melakukan proses
Daya 2. Pihak RW yang membutuhkan pengajuan permohonan.
Tenaga effort lebih dalam pencarian 2. Menyediakan fitur kelola
berkas dari tumbukan berkas laporan.
fisik.
1. Proses pengajuan permohonan 1. Informasi yang akurat
Efficiency
masih memerlukan waktu yang dapat membantu user
lama karena sering terjadi dalam mempersiapkan
Sumber pemohon bolak-balik. kelengkapan berkas.
Daya 2. Pengecekan berkas masih 2. Pengecekan berkas dapat
Waktu memerlukan waktu yang lama dilakukan dengan mudah
karena harus mengecek banyak dan cepat karena data
file yang berbentuk fisik. ditampilkan dengan visual
yang jelas.
Proses pelayanan sistem berjalan Dengan adanya fitur filter
masih terdapat kendala terkait pada sistem, diharapkan dapat
Proses monitoring permohonan. mempermudah dalam hal
Service
Laporan monitoring permohonan,
serta mampu melakukan
unduh laporan.

4.3 Use Case Diagram Sistem Usulan

Berikut merupakan diagram use case dari sistem usulan, dimana menggambarkan bagaimana sistem
akan berjalan dengan menguraikan fitur yang ada, serta menggambarkan interaksi antara actor
dengan sistem yang akan dirancang.

289
Gambar 2. Use Case Diagram

4.4 Class Diagram

Berikut merupakan diagram class, dimana menggambarkan kelas-kelas yang ada pada sistem dan
menjelaskan relasi antar kelas.

290
Gambar 3. Class Diagram

4.5 Implementation

1. Halaman Login
Gambar 4 menunjukkan implementasi dari halaman login yang berguna untuk masuk ke dalam
sistem.

Gambar 4. Implementasi Halaman Login

2. Halaman Dashboard Masyarakat

Gambar 5 menunjukkan implementasi dari halaman dashboard masyarakat.

291
Gambar 5. Implementasi Halaman Dashboard Masyarakat

3. Halaman Form Permohonan

Gambar 6 menunjukkan implementasi dari halaman form permohonan yang berguna untuk berguna
untuk melakukan permohonan.

Gambar 6. Implementasi Halaman Form Permohonan Pindah Keluar

4. Halaman Dashboard Sekretaris RT

Gambar 7 menunjukkan implementasi dari halaman dashboard sekretaris RT yang berguna untuk
melihat request permohonan.

Gambar 7. Implementasi Halaman Dashboard Sekretaris RT

5. Halaman Dashboard RW
Gambar 8 menunjukkan implementasi dari halaman dashboard RW yang berguna untuk proses
monitoring terkait surat permohonan yang telah disetujui.

292
Gambar 8. Implementasi Halaman Dashboard RW

6. Halaman Laporan
Gambar 9 menunjukkan implementasi dari halaman laporan yang dapat diakses oleh sekretaris RW,
dimana berisikan data riwayat dari surat permohonan yang telah disetujui, halaman ini juga
digunakan untuk melakukan filter dan download laporan.

Gambar 9. Implementasi Halaman Laporan

4.6 Testing

Tabel 2 menunjukkan hasil uji testing terhadap sistem administrasi pelayanan masyarakat ini dengan
menggunakan blackbox testing yang berguna untuk memastikan setiap fungsi pada sistem informasi
yang dirancang berjalan dengan baik dan sesuai harapan.
Tabel 2. Blackbox Testing
%
Nama
No Aktor Aksi Hasil Yang Diharapkan Validity
Skenario
Score
Melakukan Data akun users tersimpan ke
1 Registrasi Users registrasi untuk database dan bisa melakukan 100
membuat akun. login.
Melakukan login
dengan mengisi Users dapat masuk ke dalam
2 Login Users 100
email dan sistem.
password.
Sistem menyimpan data diri
3 Kelola Profil Users Mengubah data diri. 100
terbaru users.
Sistem menyimpan
Melakukan
Mengajukan permohonan yang diajukan,
4 Masyarakat pengajuan 100
Permohonan dan terintegrasi ke sistem
permohonan.
sekretaris RT.
293
 Dapat menetahui informasi
lengkap terkait permohonan
Melakukan validasi
yang diajukan oleh
Validasi Sekretaris terhadap
5 masyarakat, dan hasil 100
Pertama RT permohonan yang
validasi pertama berupa file
masuk.
surat pengantar dapat dilihat
oleh sekretaris RW.
Status progres selalu
melakukan update secara
Melihat
Melihat status otomatis mengikuti progres
6 Status Masyarakat 100
progres. yang dilakukan dari
Progres
permohonan yang sedang
diajukan.
Melakukan validasi
akhir dengan Dapat mengetahui informasi
Validasi Sekretaris menyetujui terkait permohonan yang
7 100
Akhir RW permintaan telah melewati tahap validasi
persetujuan pertama.
permohonan.
Melakukan
File surat permohonan dapat
Unduh Surat download surat
8 Masyarakat diunduh ke dalam perangkat 100
Permohonan permohonan yang
masyarakat.
telah disetujui.
Sistem dapat melakukan filter
Melakukan filter pada laporan sesuai jenis
Kelola Sekretaris
9 data, lalu download permohonan yang dipilih, 100
Laporan RW
laporan. lalu mampu mengunduh
laporan berupa file xls.
Keluar dari sistem dan
10 Logout Users Keluar dari sistem. 100
memasuki halaman login.

4.7 Evaluasi Sistem

Terakhir, sistem dilakukan evaluasi guna memastikan proses surat-menyurat menggunakan sistem
usulan lebih unggul dari sistem berjalan dalam hal waktu pemrosesan. Tabel 3 menunjukkan hasil
evaluasi sistem yang dilakukan pada penelitian ini.
Table 3. Evaluasi Sistem
Sistem Sistem %
Jenis
Percobaan Berjalan Usulan Persentase
Permohonan
(menit) (menit) Perbandingan
Pengajuan Kartu
1 45.20 12.18 271,10
Jakarta Pintar
2 Pindah Keluar 29.23 08.01 264,92
3 Penerbitan KTP 25.41 07.45 241,07

5 Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang dilakukan pada sistem informasi administrasi
pelayanan masyarkat ini, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.
294
 1. Pengimplementasian teknologi informasi pada proses administrasi pelayanan masyarakat di
wilayah RW 015 Kelurahan Tanjung Priok Jakarta Utara yaitu direalisasikan dengan
terciptanya sistem informasi berbasis website yang dirancang dengan menggunakan Laravel
sebagai kerangka kerja pengembangan sistem.
2. Pemanfaatan sistem informasi administrasi pelayanan masyarakat ini dapat memudahkan
masyarakat dalam melakukan pengajuan surat permohonan. Berdasarkan hasil evaluasi
sistem, tercatat proses surat-menyurat menggunakan sistem administrasi pelayanan
masyarakat ini lebih cepat dari sistem berjalan yaitu sekitar 20 sampai 30 menit perpelayanan.
3. Sistem informasi administrasi pelayanan masyarakat ini mampu melakukan pembukuan
terhadap surat permohonan secara terkomputerisasi sehingga dapat memudahkan proses
monitoring dan pelaporan.

5.2 Saran

Adapun saran yang terdapat pada penilitian ini yaitu terkait proses administrasi yang terdapat pada
sistem hanyalah pengajuan surat permohonan yang berjumlah tujuh jenis permohonan, diharapkan
penelitian selanjutnya yang akan mengusung pembahasan terkait, dapat mengembangkan dan
melengkapi fitur administrasi lainnya dan mampu menerapkan sistem barcode untuk menunjang
keaslian data dari surat yang diterbitkan, serta menerapkan, serta mampu mengembangkan skema
database dengan menerapkan data referensi sebagai pengolahan himpunan data yang berubah secara
perlahan.

6 Referensi

[1] Ahmad, L., & others. (2018). Sistem Informasi Manajemen: Buku Referensi: Sistem Informasi Manajemen (Vol. 1).
KITA Publisher.
[2] Cholifah, W. N., Yulianingsih, Y., & Sagita, S. M. (2018). Pengujian Black Box Testing pada Aplikasi Action \&
Strategy Berbasis Android dengan Teknologi Phonegap. STRING (Satuan Tulisan Riset Dan Inovasi Teknologi), 3(2),
206–210.
[3] Dennis, A., Wixom, B., & Tegarden, D. (2015). Systems analysis and design: An object-oriented approach with UML.
John wiley \& sons.
[4] Rudiyansyah, S., & Dahlan, S. P. (2018). Etika Administrasi Publik: Public Administration Ethics (Vol. 1). SAH
MEDIA.
[5] Sari, I. R. F., & Utami, A. (2021). REKAYASA PERANGKAT LUNAK BERORIENTASI OBJEK MENGGUNAKAN
PHP. Penerbit Andi.
[6] Simarmata, J., Romindo, R., Putra, S. H., Prasetio, A., Siregar, M. N. H., Ardiana, D. P. Y., Chamidah, D., Purba, B.,
& Jamaludin, J. (2020). Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen. Yayasan Kita Menulis.

295