Discussion 4

Deadline : Minggu, 17 November 2024, 23:59

Discussion Topic : Kendala apa yang biasa timbul dalam aktifitas pengorganisasian ini dan
bagaimana solusinya?

Dear Ibu Nadiya Lifa Ningrum yang terhormat,

Berikut tanggapan diskusi ke-4 dari saya. Mohon koreksinya atas kesalahan dan kekurangan jawaban
saya. Terima kasih.

Jawaban:

Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai
macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian dan
seterusnya dalam rangka mencapai tujuan. Adapun Kendala apa yang biasa timbul dalam aktifitas
pengorganisasian dan solusinya antara lain:

1. Kendala Komunikasi

Kendala komunikasi seringkali terjadi dalam suatu organisasi terutama pada organisasi yang gemuk
(banyak jenjang hierarki). Hal tersebut terjadi karena panjangnya alur hierarki yang harus ditempung
mulai dari jenjang paling atas hingga paling bawah sehingga terjadi keterlambatan pelaksanaan suatu
keputusan, terjadi distorsi informasi bahkan manipulasi informasi untuk kepentingan pribadi.

Solusi: Untuk mengatasi hal tersebut bisa dilakukan Rapat Monitoring Evaluasi secara rutin/periodic yang
dihadiri oleh semua pihak dari jenjang atas sampai bawah agar komunikasi dan informasi yang
disampaikan dapat diterima dengan baik.

2. Kendala Motivasi

Kendala Motivasi umumnya terjadi pada organisasi yang gemuk (tall) karena kekuasaan, kewenangan,
peran dan tanggung jawab relative kecil dan sedikit. Hal ini sejalan dan berbanding lurus dengan
motivasi untuk bekerja lebih giat.

Solusi: solusinya adalah semua pihak dalam organisasi ahrus memiliki komunikasi yang baikdan peran
pimpinan dalam hal ini sangat dibutuhkan salah satunya bisa dengan pemberian apresiasi terhadap
pegawai tertentu.

3. Kendala Koordinasi
Salah satu kendala pada struktur divisi adalah kendala koordinasi. Kendala koordinasi timbul biasanya
dikarenakan masing-masing divisi ingin menunjukkan kinerja terbaiknya dan cenderung memiliki rencana
sendiri yang kadang justru tidak sejalan dengan rencana jangka panjang perusahaan. Masing-masing
divisi biasanya akan bersaing untuk mendapatkan sumber daya perusahaan dari kantor pusat.

Solusi: dapat dilakukan antara lain, masing-masing divisi harus membangun komunikasi secara terbuka
antar divisi dan menetapkan SOP bersama dan memastikan bahwa semua divisi memiliki tujuan akhir
yang sama untuk kesuksesan organisasi.

4. Kendala konflik internal

Salah satu bentuk struktur organisasi yang mengalami kendala ini adalah struktur matriks, di mana
biasanya hal ini terjadi karena sifat organisasi matriks yang memiliki dua pimpinan. Contohnya, salah satu
pimpinan unit fungsional mementingkan kualitas sedangkan pimpinan unit produk justru mementingkan
efisiensi biaya. Maka hal ini akan menimbulkan kebingungan atau bahkan menjadi konflik internal.

Solusi: Mengatasi hal tersebut, masing-masing pimpinan dan tim dapat melakukan komunikasi atau
kolaborasi untuk mencapai tujuan yang sama dan menentukan prioritas bersama sehingga dapat
meminimalisir konflik internal.

5. Ketidakjelasan Tujuan dan Prioritas:

Jika tujuan organisasi tidak jelas atau prioritas tidak ditetapkan dengan baik, anggota organisasi mungkin
kebingungan atau tidak fokus.

Solusi: Definisikan dengan jelas tujuan organisasi dan tetapkan prioritas yang jelas. Pastikan seluruh
anggota organisasi memahami visi dan misi perusahaan.

6. Kurangnya Sumber Daya:

Bisa terjadi kendala dalam hal sumber daya seperti dana, personil, atau peralatan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi.

Solusi: Evaluasi anggaran dan alokasi sumber daya dengan hati-hati. Jika perlu, cari cara untuk
mendapatkan tambahan sumber daya atau optimalkan penggunaan yang ada

7. Perubahan Lingkungan Eksternal:

Solusi: Tetapkan sistem pemantauan lingkungan eksternal dan fleksibilitas dalam rencana organisasi
untuk menangani perubahan yang mungkin terjadi.

8. Kendala stratejik.

Kendala stratejik biasanya dihadapi dengan struktur organisasi fungsional. Kendala ini biasanya timbul
karena banyaknya waktu yang dibutuhkan pimoinan dan hari- harinya hanya diisi dengan melakukan
koordinasi. Hampir tidak ada waktu untuk melakukan perencanaan atau pemikiran yang bersifat jangka
panjang.

Solusi:Hal ini dapat diatasi dengan pendelegasian yang bijak. Pimpinan dapat menyerahkan masalah
operasional sehari-hari kepada manajer sehingga pimpinan dapat lebih fokus terhadap perencanaan
jangka panjang. Penyusunan perencanaan jangka panjang juga harus terjadwal, sehingga dapat berjalan
teratur dan tidak terganggu.

9. Pengambilan Keputusan yang Lambat:

Struktur yang terlalu birokratis atau proses pengambilan keputusan yang kompleks dapat menghambat
respons cepat terhadap perubahan. Solusi: Evaluasi dan mungkin menyederhanakan proses
pengambilan keputusan. Berikan wewenang kepada individu atau tim yang tepat untuk mengambil
keputusan yang relevan.

10. Ketidakmampuan Mengatasi Perubahan:

Ketidakmampuan untuk menyesuaikan organisasi dengan perubahan dalam lingkungan eksternal, seperti
pasar atau teknologi, dapat menjadi kendala. Solusi: Membentuk tim atau unit yang fokus pada
pemantauan lingkungan eksternal, dan mengadopsi pendekatan yang lebih fleksibel untuk perencanaan
strategis.

Kesimpulan:

Pengorganisasian yang efektif memerlukan pemecahan masalah yang sistematis dan komitmen untuk
mengatasi kendala-kendala ini. Dengan mengidentifikasi masalah dan menerapkan solusi yang sesuai,
organisasi dapat mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi Dengan struktur yang jelas
dan tugas yang ditetapkan, organisasi dapat menghadapi tantangan dengan lebih baik dan meraih
keberhasilan jangka panjang.

Referensi:

Buku Materi Pokok ISIP4111 Asas-Asas Manajemen. Sam'un Jaja Raharja. Penerbit Universitas Terbuka

Materi Power Point ISIP4111_Materi Sesi 4a_Fungsi Pengorganisasian