Handout SIM (menerapkan pengelolaan informasi dan tekknologi)

Menurut Robert A. Leitch, “sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem informasi dalam suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua
tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan,
mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan
menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem informasi masih sederhana yakni,
memproses transaksi, menyimpan data, accounting dan aplikasi proses data elektronik
(electronic data processing) lainnya. Kemudian pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi
awal produk yang dibuat oleh information reporting systems tidak dapat memenuhi
kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision
support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif kepada
manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.

Memasuki tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga proses

mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa
yang disebut dengan end user computing. Kemudian konsep executive information systems
(ESS) dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen
atas untuk mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan.
Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI)
memberi gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES)
dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi.

Sebuah peran baru yang penting lagi bagi sistem informasi muncul di tahun 1980-an
dan diharapkan terus berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep peran
strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems
(SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung
dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung
jawab baru bagi sistem informasi di dalam bisnis, apalagi di era globalisasi seperti sekarang
ini.
 Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di
perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai
macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan
mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup
penting dalam bisnis mereka.

Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah :

1. Mendukung Operasi Bisnis .

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi
menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika
tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk
dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi
kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager

menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu
para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari
keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan
yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3. Mendukung Keunggulan Strategis.

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis

perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar. Penjelasan lebih mendalam
mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian
klasifikasi sistem informasi di bawah ini:

Klasifikasi Sistem Informasi

Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-
silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya
diperlihatkan pada gambar 1 berikut.

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis

Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam
kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses
transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas
kantor secara efisien.

 Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk
sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic
data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis,
seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai
informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS
membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian,
formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan
perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.

 Process Control Systems

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses
operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control
systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis
dibuat oleh komputer.

 Office Automation Systems

Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim

data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office
automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail),
teleconferencing, dan lain-lain.

2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem
informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan
yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah
meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif.
Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

 Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan

informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen
(management decision making).
 Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk
mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis
harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang
berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:

 Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end
users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data
IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh
transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat
dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi
pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan
setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

 Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems
dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis
komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses
pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja
elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk
peramalan penjualan atau keuntungan.

 Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi
strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer
adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-
faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS
harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari
sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika
perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa
(1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari
perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari
konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan
hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada
competitive advantage strategies. Hubungan kelima faktor tersebut dapat digambarkan
seperti pada gambar 2 berikut.

Gambar 2. Lingkungan Persaingan Dari Sebuah Industri

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

 Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan
biaya rendah.
 Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk
menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
 Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya
pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi
produk dan jasa.

Peran Strategis Untuk Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan
efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-
sumber informasi strategi.

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi
lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi
keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat
menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan
meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki
persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok
dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh

yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar
dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa
tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya

pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau
pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan
terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan
besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi
tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan
lain.

3. Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber

informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini
berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan
telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis

(strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi
bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam
meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai
contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen
mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru
kepada konsumen.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building
bloc), yang terdiri dari :

 Komponen Input

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode
dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-
dokumen dasar..

 Komponen Model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

 Komponen Output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

 Komponen Teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dan sistem secara keseluruhan,

 Komponen Hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi,
berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai
sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem
informasi.

 Komponen Software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung, dan memanipulasi data
yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

 Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan
dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak
untuk memanupulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut Database Management System.

 Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan,
sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

Peranan dan Fungsi Sistem Informasi

O’Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk
sebuah perusahaan, yaitu:

a. Mendukung proses operasi bisnis

b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya

c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif

Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2005) adalah:

Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi,
keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia

Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta
layanan dan kepuasan pelanggan

Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan

pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis

Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang
memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global

Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita

Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis
yang membentuk jaringan.
Jenis Sistem Informasi

Menurut Obrien (2009) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua
bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management Support Sistem
(MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing
Sistem), PCS (Process Control Sistem), ECS (Enterprise Collaboration Sistem). MSS juga
terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information Sistem), DSS (Decision
Support Sistem) dan EIS (Executive Information Sistem)

Menurut Gordon (1995) bahwa sistem informasi manajemen dapat digambarkan

sebagai suatu piramida dimana pada lapisan terbawah atau lapisan dasar terdiri dari
informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan kedua terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung informasi untuk membantu perencanaan taktis
dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan keempat atau lapisna
puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen.

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi

kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level
management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen
tingkat atas (top level management).

Penerapan pengelolaan informasi dan teknologi dalam praktik dapat dilakukan melalui
beberapa langkah berikut:

1. Identifikasi kebutuhan: Pertama-tama, identifikasi kebutuhan organisasi atau bisnis

dalam hal pengelolaan informasi dan teknologi. Identifikasi area yang perlu
ditingkatkan atau diotomatisasi menggunakan teknologi, serta tujuan yang ingin
dicapai melalui pengelolaan informasi dan teknologi.

2. Penilaian teknologi yang sesuai: Selanjutnya, lakukan penilaian teknologi yang

tersedia untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Tinjau sistem, perangkat lunak, dan
 infrastruktur yang tersedia untuk mengelola informasi dan teknologi di organisasi
Anda. Pilihlah teknologi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang ada.

3. Perencanaan implementasi: Buat rencana implementasi yang rinci untuk mengenalkan

teknologi baru atau memperbarui sistem yang ada. Termasuk dalam rencana ini adalah
alokasi sumber daya, jadwal, dan langkah-langkah yang harus diambil untuk
memastikan pengenalan dan penggunaan teknologi yang sukses.

4. Pengenalan dan integrasi: Implementasikan teknologi yang dipilih sesuai dengan

rencana yang telah disusun. Lakukan pengenalan dan integrasi teknologi secara
bertahap, jika perlu, untuk meminimalkan gangguan dalam operasional sehari-hari
dan memastikan ketersediaan pelatihan dan dukungan yang cukup bagi pengguna.
Manajemen data dan informasi: Selanjutnya, perhatikan manajemen data dan
informasi. Pastikan data yang dikumpulkan dan disimpan dengan aman, terorganisir
dengan baik, dan tersedia dengan mudah. Pertimbangkan penggunaan sistem
manajemen basis data, kebijakan keamanan informasi, dan praktik-praktik terbaik
untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data.

5. Pelatihan dan dukungan: Berikan pelatihan yang memadai kepada pengguna dalam
penggunaan teknologi yang diperkenalkan. Sediakan dukungan teknis yang memadai
untuk mengatasi masalah dan pertanyaan yang mungkin timbul selama penggunaan
teknologi tersebut. Pastikan pengguna memahami cara mengoptimalkan teknologi
untuk mendukung pekerjaan mereka sehari-hari.
Evaluasi dan perbaikan: Secara teratur, lakukan evaluasi terhadap implementasi dan
penggunaan teknologi. Tinjau apakah tujuan yang telah ditetapkan tercapai, apakah
ada area yang perlu diperbaiki, dan identifikasi peluang pengembangan lebih lanjut.
Berdasarkan hasil evaluasi, lakukan perbaikan atau perubahan yang diperlukan untuk
terus meningkatkan pengelolaan informasi dan teknologi.

Ingatlah bahwa pengelolaan informasi dan teknologi adalah proses yang

berkelanjutan. Selalu perbarui dan tingkatkan sistem dan praktik Anda sesuai dengan
perkembangan teknologi terbaru dan kebutuhan bisnis yang berubah.

Terdapat banyak contoh penerapan pengelolaan informasi dan teknologi dalam

praktik di berbagai bidang. Berikut ini beberapa contoh yang dapat memberikan
gambaran:
1. Perusahaan E-commerce: Perusahaan-perusahaan E-commerce mengelola informasi
dan teknologi dalam berbagai aspek bisnis mereka. Mereka menggunakan sistem
manajemen basis data untuk menyimpan dan mengelola informasi pelanggan,
inventaris produk, dan transaksi. Mereka juga mengandalkan teknologi pengolahan
data dan analitik untuk menganalisis pola pembelian dan perilaku pelanggan guna
meningkatkan personalisasi pengalaman belanja.
2. Rumah Sakit: Rumah sakit memanfaatkan teknologi informasi dan sistem manajemen
informasi kesehatan (SMIK) untuk mengelola rekam medis pasien, mengoordinasikan
jadwal dokter, dan mempermudah proses pendaftaran dan administrasi. SMIK juga
digunakan untuk mengintegrasikan data dari berbagai departemen rumah sakit, seperti
 laboratorium dan radiologi, sehingga memungkinkan berbagi informasi yang lebih
efisien antara tim medis.
3. Pemerintah: Pemerintah menggunakan pengelolaan informasi dan teknologi untuk
meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam layanan publik. Contohnya adalah
penerapan sistem e-government yang memungkinkan warga untuk mengakses
informasi dan melakukan transaksi dengan pemerintah secara online. Teknologi ini
juga digunakan untuk memantau dan mengelola data kependudukan, pajak, dan
administrasi lainnya guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
4. Perusahaan Manufaktur: Perusahaan manufaktur menerapkan pengelolaan informasi
dan teknologi dalam rantai pasok mereka. Mereka menggunakan sistem manajemen
rantai pasok (supply chain management) yang terintegrasi dengan teknologi seperti
barcode, RFID (Radio Frequency Identification), dan sistem manufaktur berbasis
komputer (computer-aided manufacturing) untuk memantau, mengendalikan, dan
mengoptimalkan proses produksi, persediaan bahan baku, dan pengiriman produk.
5. Perusahaan Keuangan: Perusahaan-perusahaan keuangan, seperti bank dan
perusahaan asuransi, mengandalkan teknologi informasi dan sistem manajemen
informasi keuangan untuk menyimpan dan mengelola data keuangan, mengolah
transaksi keuangan, serta mengamankan informasi pelanggan. Mereka juga
menggunakan teknologi kecerdasan buatan dan analitik untuk mendeteksi pola
penipuan dan mengelola risiko keuangan.
6. Universitas: Institusi pendidikan tinggi menggunakan teknologi informasi untuk
mengelola data mahasiswa, sistem pendaftaran, dan administrasi akademik. Mereka
juga memanfaatkan teknologi e-learning dan sistem manajemen pembelajaran
(learning management systems) untuk menyediakan materi pembelajaran online,
pengumpulan tugas, dan interaksi antara mahasiswa dan dosen.

Penerapan pengelolaan informasi dan teknologi ini dapat berbeda-beda tergantung pada
kebutuhan dan karakteristik setiap organisasi atau industri.