BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Gambar 1. Logo PT TDS

Sumber : Data Internal PT Tembakau Djajasakti Sari (2023)
Berdiri sejak tahun 1963, PT TDS merupakan produsen penghasil rokok putih

dan kretek dengan penggunaan cengkeh dan bahan berkualitas tinggi. PT TDS,

awalnya memulai bisnis dengan menggunakan nama The Djie Sang. Kemudian, di

tahun 1990 mengalami pergantian kepemilikan sehingga mengganti nama

perusahaan menjadi PT Tembakau Djajasakti Sari. PT TDS memegang lisensi

produksi dan distribusi rokok baik untuk pasar domestik dan internasional. Lebih

dari 5 (lima) dekade, PT TDS mempersembahkan ragam varian produk rokok putih

dan kretek di pasar domestik dan internasional.

PT TDS melakukan produksi 3 (tiga) jenis rokok yakni Sigaret Kretek Mesin

(SKM) yang diproduksi melalui mesin rokok kretek, Sigaret Kretek Tangan (SKT)

dan jenis rokok putih (SPT). Dengan beberapa merek produk antara lain: Pensil

Mas International, Flame, Goal 7, Surry Super (SKM), Bheta dan Sumber Subur

Special (SKT), Steed, New Era, D&B (SPT). Selain merek-merek yang disebutkan,

PT TDS juga memiliki beragam merek produk rokok lainnya. PT TDS menjalankan

bidang usaha berupa Business to Business (B2B), yaitu memproduksi rokok yang

didistribusikan kepada perusahaan rokok di Indonesia maupun di Luar Negeri untuk

dijual kembali dengan menggunakan brand konsumen.

13
 14

Pendistribusian dari produksi rokok ini dilakukan oleh PT TDS, agen, dan

partner usaha dari perusahaan. Berikut adalah profil dari fasilitas pabrik sekaligus

kantor PT TDS:

Alamat perusahaan : Jalan Raya Pasuruan Kilometer 10-11, Desa

Kurung, Kecamatan Kejayan, Kabupaten Pasuruan,

Jawa Timur, Indonesia, 65111

Nomor telepon : (0343) 561 4943

Web : [Link]

Email : tdstobacco@[Link]

Gambar 2. Lokasi Perusahaan

Sumber : Google Maps
PT TDS berlokasi di Jalan Raya Pasuruan Kilometer 10-11, Desa Kurung,

Kecamatan Kejayan, Kabupaten Pasuruan, Jawa Timur, Indonesia, 65111. PT TDS

memiliki karyawan perusahaan kurang lebih 250 (dua ratus lima puluh) personel.

Luas perusahaan kurang lebih 13 (tiga belas) hektar, yang terdiri dari 2 (dua) lantai

bangunan. Bangunan perusahaan terdiri dari gedung produksi primary (produksi

tembakau), secondary (produksi rokok), ruang perkantoran, dan juga pergudangan.

 15

PT TDS mempunyai kebijakan mutu yang dijadikan acuan untuk setiap proses

di perusahaan yaitu sebagai berikut:

- T yaitu terpercaya dalam pengendalian mutu produk dan jasa untuk memenuhi

kepuasan pelanggan melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu.

- D yaitu dinamis dan konsisten terhadap pemenuhan regulasi serta persyaratan

pelanggan dan pihak-pihak terkait.

- S yaitu sinergi dengan perkembangan teknologi dan perbaikan berkelanjutan

Sistem Mutu (Diolah Penulis, 2023).

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT TDS adalah menjadi produsen Sigaret Putih Mesin (SPM) berskala

internasional. Misi dari PT TDS dalam menjalankan bisnis adalah meningkatkan

penjualan, kualitas, sumber daya manusia, dan infrastruktur.

2.3 Susunan Organisasi Perusahaan

Berikut adalah gambar yang menunjukkan susunan organisasi perusahaan dari

PT TDS:

Gambar 3. Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber : Data Internal PT Tembakau Djajasakti Sari (2023)
 16

Penjelasan mengenai gambar struktur organisasi pada gambar 3 adalah sebagai

berikut:

a. Pimpinan tertinggi terdiri dari komisioner, president director dan director.

b. Kemudian membawahi 6 divisi utama di perusahaan yaitu production,

engineering, commercial, operation, Human Resource and General Affair

(HRGA), dan Management Representative (divisi Quality Management System

(QMS)).

c. Production manajer membawahi PPIC, Tobacco, Non Tobacco Material (NTM)

manajer, production asisten manajer, production supervisor, dan 5S supervisor.

d. Engineering manajer membawahi maintenance planner, primary supervisor,

electric supervisor, maker supervisor, packer supervisor, utility supervisor,

sparepart supervisor, dan workshop supervisor.

e. Commercial manajer membawahi finance supervisor, accounting supervisor,

accounting asisten supervisor, dan Export Import (EXIM) supervisor.

f. Operational manajer membawahi research and development (R&D) asisten

manajer yang membawahi R&D supervisor dan quality control (QC) supervisor,

warehouse asisten manajer, marketing asisten manajer yang membawahi

marketing supervisor, dan purchasing asisten manajer.

g. Human Resource and General Affair (HRGA) manajer membawahi HRGA

supervisor serta transportation coordinator.

h. Management Representative membawahi document controller. Management

Representative atau divisi QMS merupakan divisi penempatan penulis saat

melakukan kegiatan magang.

 17

2.4 Job Description Perusahaan

Job description pada PT TDS akan dijabarkan sebagai berikut:

a. Manajer Produksi

1) Mengkoordinasikan planning Production Planning & Inventory Control

(PPIC) ke bawahannya.

2) Membuat laporan stok Non Tobacco Material (NTM) dan hasil jadi produksi

dan mengecek laporan operator untuk dilaporkan ke admin (primary).

3) Mengkoordinasikan aktivitas dengan menjadwalkan tugas kerja dan

mengatur prioritas dan mengarahkan pekerjaan ke bawahannya.

b. Supervisor Produksi

1) Mengawasi pelaksanaan proses dan pemakaian bahan baku produksi.

2) Mengawasi kelancaran proses dan kualitas produksi.

3) Mengawasi pembuatan laporan proses produksi.

4) Melakukan penilaian kinerja bawahan.

c. Supervisor Quality Control (QC)

1) Mengawasi setiap proses yang terlibat dalam produksi produk.

2) Merekam dan menganalisis data kualitas produksi.

3) Evaluasi harian terhadap hasil produk yang dihasilkan.

d. Supervisor Research and Development (R&D)

1) Kontrol stok flavour.

2) Koordinator pembuatan flavour dan memastikan flavour sesuai dengan

formula.

3) Koordinator pembuatan sampel.

 18

4) Membantu menjaga kestabilan rasa dan mutu produk.

5) Membuat work plan.

6) Melaksanakan administrasi R&D.

7) Koordinasi ke seluruh departemen.

8) Menyebar spesifikasi produk yang sudah dibuat ke departemen terkait.

e. Manajer Production Planning and Inventory Control (PPIC)

1) Pembuatan jadwal induk produksi sesuai pemesanan dan kemampuan mesin

produksi.

2) Pemenuhan permintaan contoh atau desain produk.

3) Pengendalian rencana pengadaan material produksi.

4) Pengendalian persediaan bahan baku dan Barang Jadi Siap Kirim (BJSK) di

produksi dan gudang.

5) Pengendalian jadwal pengiriman bahan baku ke produksi.

6) Pengendalian pengiriman BJSK.

7) Pengendalian mutasi bahan baku BJSK di IT Inventory Bea Cukai.

f. Supervisor Logistik Tembakau

1) Memastikan gudang dalam keadaan rapi dan bersih.

2) Memastikan di area kerja gudang dalam kondisi aman.

3) Memastikan dan mengawasi segala pekerjaan di area gudang berjalan dengan

baik dan lancar.

4) Membuat dan mengirimkan laporan stok tembakau mingguan/bulanan

kepada departemen yang telah ditentukan.

5) Memastikan stok secara administrasi dan stok fisik sesuai.

 19

6) Menjalankan stock opname bersama Departemen Accounting.

g. Supervisor Logistik Barang Jadi Siap Pakai (BJSK)

1) Membuat Bukti Penerimaan Barang Datang (BPBD).

2) Mengkoordinasi bawahan untuk penerimaan dan menyiapkan permintaan

working order.

3) Koordinasi bawahan untuk penerimaan dan pengiriman BJSK.

4) Membuat laporan keluar masuk barang.

5) Membantu rutinitas kerja bawahan.

h. Supervisor Departemen Teknik

1) Mengkoordinasi kepada bawahan atas pekerjaan yang ada di lapangan, untuk

memastikan bahwa semua pekerjaan berjalan dengan baik.

2) Menginformasikan kepada atasan tentang perkembangan di lapangan.

3) Menjalin kerja sama dan komunikasi yang harmonis dengan seluruh

departemen untuk meningkatkan keefisiensian dan keefektifan dalam

bekerja.

4) Membuat atau merencanakan sebuah rencana kerja untuk bawahan.

5) Melakukan kontrol atau evaluasi bagaimana kinerja bawahan terhadap

sebuah proyek/trouble di lapangan.

i. Departemen Purchasing

1) Menyusun daftar pembelian barang/jasa yang dibutuhkan seluruh anggota

perusahaan, daftar vendor penyedia barang/jasa dan mengategorikan daftar

pembelian antara, pembelian barang bulanan, dan sekali beli.

 20

2) Meminta approval pembelian kepada manajemen/bagian keuangan untuk

anggaran.

3) Menghubungi supplier dan vendor untuk mendapatkan quotation/penawaran

harga, menganalisis penawaran (dari segi harga, fitur, servis, waktu, dan

lainnya) yang paling menguntungkan bisnis, serta melakukan negosiasi

harga.

4) Membuat dokumen, mengirim dokumen pemesanan/Purchase Order (PO)

kepada supplier dan vendor barang/jasa.

5) Melacak dan memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis

berjalan baik dan kualitas barang/jasa sesuai dengan kontrak penjualan.

6) Berkomunikasi dengan departemen lainnya yang berhubungan dengan

kegiatan purchasing.

7) Melakukan review performa proses pembelian.

j. Departemen Akuntansi dan Pajak

1) Menyiapkan, membuat dokumen laporan keuangan perusahaan (jurnal,

neraca, buku besar, dan lainnya), serta laporan arus kas perusahaan.

2) Melakukan posting jurnal operasional, input data jurnal akuntansi ke dalam

sistem yang dimiliki perusahaan, rekonsiliasi, dan penyesuaian data finansial.

3) Bertanggungjawab memeriksa dokumen–dokumen pembelian dan penjualan.

4) Menyiapkan, membuat dokumen Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT)

Tahunan, SPT Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21, 23/26, 4 ayat 2, Pajak

Pertambahan Nilai (PPN) setiap bulan, dan dokumen untuk dilakukan audit

oleh pihak eksternal.

 21

5) Bertanggungjawab memeriksa hal yang berkaitan dengan pajak.

k. Departemen Finance

1) Memasukkan data semua transaksi keuangan ke dalam sistem perusahaan,

membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan, dan menyiapkan

dokumen penagihan invoice atau kuitansi tagihan beserta kelengkapannya.

2) Bertanggung jawab memeriksa dokumen–dokumen pembelian dan

penjualan.

3) Melakukan pengaturan transaksi keuangan perusahaan, pembayaran kepada

supplier, penerimaan dokumen dari vendor, rekonsiliasi, evaluasi budget,

serta penyediaan dokumen untuk audit oleh pihak internal dan eksternal.

4) Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan

aktivitas keuangan perusahaan.

l. Departemen Teknologi Informasi (IT)

1) Mengoreksi data yang dimasukkan oleh user.

2) Mengatasi masalah dan mengelola jaringan, aplikasi, serta sistem di PT TDS.

3) Melakukan pembaharuan secara berkala pada sistem ataupun aplikasi.

4) Membuat atau merangkai jaringan kabel data dan CCTV Baru.

m. Manager Human Resource and General Affair (HRGA)

1) Memastikan kebijakan HRGA agar sesuai dengan sistem dan prosedur yang

telah ditetapkan perusahaan.

2) Membuat dan mengaplikasikan sistem Human Resource (HR) agar dapat

diterapkan kepada semua karyawan.

3) Mengatur fungsi operasional umum di perusahaan.

 22

4) Memastikan fungsi Human Resource (HR) sesuai ketentuan Peraturan

Perundang-undangan yang berlaku.

n. Supervisor HRGA

1) Mengelola kebutuhan operasional rumah tangga perusahaan.

2) Koordinasi pelaksanaan rekrutmen dan seleksi, pelaksanaan kompensasi dan

benefit, serta personel administrator.

3) Mengatur pelaksanaan legalitas perijinan perusahaan dan operasional

kendaraan/forklif.

o. Departemen Marketing

1) Membuat, mendistribusikan, dan memperbaharui data Purchase Order (PO)

buyer beserta Barang Jadi Siap Pakai (BJSK).

2) Membuat laporan sales dan marketing, report buyer, data export, spek

produksi, rekap uang masuk jika sudah lunas, serta sales contract.

3) Menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan mengatur hal yang

berhubungan dengan pelanggan, serta penyambung antara pelanggan dengan

divisi terkait.

4) Memberikan foto/video saat produksi dan stuffing, serta melaksanakan tugas

lainnya yang diberikan oleh pimpinan perusahaan.

p. Management Representative

1) Menyusun dan mendokumentasikan alur proses, prosedur kerja, instruksi

kerja, referensi yang menjadi acuan kerja, serta bentuk pelaporan atau bukti

pekerjaan (catatan mutu) yang dilaksanakan secara sistematis dan efisien

bersama tim terkait.

 23

2) Memastikan penomoran dan penataan setiap dokumen rapi dengan maksud

mempermudah pencarian jika dibutuhkan.

3) Memastikan pendistribusian salinan dokumen ke pihak terkait dengan tujuan

agar tidak ada perbedaan dalam hal pelaksanaan pekerjaan.

4) Memastikan semua proses yang ada di perusahaan dan sistem pelaporannya

terimplementasikan dan terdokumentasikan dengan benar dan konsisten,

serta dokumen dan prosedur pemusnahan catatan mutu sudah ditetapkan masa

retensinya dan dilaksanakan secara konsisten.

5) Menerima dan mempelajari semua saran dari organisasi untuk dijadikan

pertimbangan perubahan dokumen yang telah ditetapkan atau penambahan

dokumen baru.

6) Menjadwalkan Internal Audit, mengkoordinasikan pelaksanaan Internal

Audit dan tindak lanjut perbaikannya, Rapat Tinjauan Manajemen (RTM),

dan menindak lanjuti hasil RTM bersama tim terkait.

7) Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

q. Document Controller

1) Bekerja dengan manajer/karyawan untuk menyusun solusi dan proyek untuk

menyelesaikan masalah dan isu organisasi/karyawan.

2) Melaksanakan, mengelola, mengetahui, menafsirkan terkait kebijakan serta

sasaran mutu, dan program perusahaan yang berlaku.

3) Membuat draf dokumen hasil internal review.

4) Melakukan review prosedur, instruksi kerja, catatan/form record dan

dokumen pendukung lainnya terkait Quality Management System (QMS),

 24

serta internal review pada departemen yang akan mengajukan pembuatan,

perubahan, maupun pengembangan dokumen.

5) Bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan dokumen atau data yang

dibutuhkan dalam aktivitas program QMS, kerapian sistem pengisian, dan

pengendalian dokumen-dokumen QMS.

6) Melakukan tugas-tugas lainnya yang berhubungan dengan QMS berdasarkan

panduan kerja berupa prosedur, instruksi kerja, form/catatan record, dan

dokumen pendukung lainnya yang berkaitan atau yang diberikan oleh atasan.

7) Mendistribusikan atau menarik kembali salinan dokumen dari pihak terkait

dengan tujuan agar tidak ada perbedaan dalam hal pelaksanaan pekerjaan.

8) Menetapkan masa retensi pemusnahan catatan mutu dan melaksanakannya

secara konsisten.