TUTORIAL PROGRAM

SISTEM LAPORAN OUTSOURCES

PRODUKSI

SILAPOUT
Tutorial ini menjelaskan penggunaan masing-masing fitur dan halaman pada Program Sistem
Laporan Outsources (SILAPOUT).

Sistem ini berbasis web, sehingga Anda harus mengakses sistem ini pada aplikasi browser yang
terhubung dengan internet.

Untuk mengakses sistem ini, langka pertama yang harus dilakukan adalah :
1. Buka browser Anda (kami sarankan menggunakan aplikasi Google Chrome)
2. Masukan link berikut pada kolom URL di browser Anda / klik pada link berikut :
[Link]
3. Kemudian, pastikan Anda telah memiliki akun yang terdaftar pada SILAPOUT. Jika belum,
silahkan menghubungi tim EDP untuk dibuatkan akun baru Anda.
4. Ketika Anda telah masuk pada link diatas, sistem akan menampilkan halaman Login untuk Anda
dapat masuk kedalam sistem. (masukan username dan password Anda yang telah terdaftar).

Selanjutnya, akses menu dan halaman sesuai denga level / tingkatan pengguna pada sistem ini.
INPUT LAPORAN PRODUKSI

Pada halaman bagian karyawan outsource produksi, sistem memberikan 1 menu utama untuk
melakukan transaksi data.

Sedangkan pada halaman bagian Admin Produksi, akan ditampilkan 2 menu utama transaksi dan 1
menu report, yaitu :
Keterangan :

1. Tab Input Laporan : Halaman input laporan produksi tiap hari nya.
2. Tab Daftar Laporan : Halaman daftar laporan yang telah dibuat oleh masing-masing
karyawan. Daftar yang ditampilkan sesuai dengan pengguna yang
login pada sistem.
3. Series : Kolom series yang akan terisi otomatis berdasarkan akses pengguna
yang telah didaftarkan
4. Tanggal Produksi : Kolom tanggal produksi, dimana pengguna bekerja pada tanggal
berapa.
5. Kategori Mesin : Kolom kategori mesin yang secara otomatis terisi berdasarkan akses
pengguna. Kolom kategori mesin ini mempengaruhi pilihan pada
jenis mesin di form selanjutnya.
6. Form Detail Produksi : Form untuk mengisikan secara detail aporan produksi yang telah
dikerjakan pada tanggal tersebut.

Langkah - langkah pengisian Form Input Laporan Produksi :

1. Pastikan kolom Series terisi sesuai dengan perusahaan Outsource Anda.

- KOP : Krisanthium
- BKH : Bakoh
- MAS : MAS
2. Lalu pilih tanggal produksi yang ingin Anda laporkan.
Adapun ketentuan yang telah disetujui mengenai tanggal produksi yang di buka adalah H+1.

Sehingga, pada pilihan kalender di kolom Tanggal Produksi, sistem secara otomatis akan
mengunci semua tanggal dan hanya membuka tanggal pada hari berjalan input data dan H+1 dari
hari berjalan saat ini. Misal, hari ini adalah tanggal 25 November 2024, maka sistem hanya akan
membuka tanggal 24 dan 25 November 2024. Apabila dibutuhkan mundur tanggal lebih dari 1 hari,
maka harus dilakukan permintaan open period pada tim EDP dengan persetujuan dari tim
Purchasing, HRGS dan manager terkait.
3. Isikan laporan detail pada tiap kolom yang tersedia

Nama Karyawan : Kolom ini berisi nama karyawan (wajib diisi)

 Untuk karyawan outsource, sistem secara otomatis akan
mengisi kolom ini berdasarkan pengguna yang lain.
 Selain karyawan outsource, daftar nama karyawan akan
ditampilkan berdasarkan akses pengguna terhadap perusahaan
outsource.
No WO : Kolom ini diisikan nomor WO atau tidak diisi jika jenis pekerjaan
yang dilakukan tidak terikat pada hasil berdasarkan no WO. Misal :
MH (tidak wajib diisi)
Kode Desain : Kolom ini diisikan kode desain produk yang diikerjakan. Jika ada
kaitannya dengan produk, maka wajib diisi karena akan
menentukan harga berdasarkan ukuran dimensi produk. (wajib diisi
- tergantung jenis pekerjaan)
Nama Produk : Kolom ini akan otomatis terisi jika kolom Kode Desain terisi.
Jabatan : Tidak perlu diisi
Jenis Pekerjaan : Kolom ini diisikan jenis pekerjaan yang dilakukan. (wajib diisi).
Kolom ini berisikan jenis pekerjaan berdasarkan kategori mesin yang
diisi sebelumnya.
Nama Mesin : Kolom ini berisikan jenis mesin / manual yang dilakukan
berdasarkan jenis pekerjaan (wajib diisi)
Jam Mulai : Kolom ini diisikan jam mulai bekerja (dalam 24 jam) (wajib diisi)
Jam Selesai : Kolom ini diisikan jam selesai bekerja (dalam 24 jam) (wajib diisi)
Lama Istirahat : Kolom ini berisikan lama istirahat dalam bekerja (tidak wajib diisi
jika tidak ada jam istirahat yang diperhitungkan dalam range jam
mulai sampai dengan jam istirahat). Misal : jam mulai adalah 08:00
sampai 14:00, dalam range jam tersebut ada istirahat selama 1 jam,
Jam
maka pada kolom lama istirahat isikan angka 1. Teti jika jam mulai
Kerja
adalah jam 08:00 sampai 12:00 kemudian di mulai lagi pada kolom
selanjutnya jam mulai 13:00 sampai 14:00, maka kolom lama
istirahat tidak perlu diisi angka berapapun.
Total Jam : Kolom ini berisikan total jam bekerja dari range jam mulai sampai
jam selesai dikurangin lama istirahat.
Kolom ini diisikan secara otomatis oleh sistem.
Hasil Baik : Kolom ini diisikan jumlah hasil baik dari pekerjaan Anda, jika Anda
bekerja dengan acuan satuan hasil.
Hasil Hasil Afkir : Kolom ini diisikan jumalh hasil baik dari pekerjaan Anda, jika And
Output bekerja dengan acuan satuan hasil.
Total Output : Kolom ini berisikan total dari hasil baik dan hasil afkir yang diisikan
/Hari secara otomatis oleh sistem.
Keterangan : Kolom ini diisikan keterangan lain, jika diperlukan penjelasan lebih
detail terkait pekerjaan yang dilakukan.
4. Halaman ini juga memberikan fasilitas menambah baris jika laporan lebih dari 1 baris.

Jika inputan atau baris yang telah ditambahkan berlebihan atau salah, maka sistem menyediakan
tombol hapus baris.

5. Apabila data laporan pekerjaan yang telah diinputkan telah benar, maka klik tombol Simpan
Untuk menyimpan ke sistem sebagai laporan Anda atau karyawan outsource terkait.

EDIT LAPORAN PRODUKSI

Laporan produksi yang telah dibuat, dapat dilakukan edit data jika laporan belum di approve oleh
Admin Produksi. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah :
1. Pilih menu atau Tab Daftar Laporan. Akan ada 2 Tab baru, yaitu Tab Data Belum Approve dan
Tab Data Sudah Approve.
 Tab Data Belum Approve, berisi daftar laporan karyawan yang belum di approve admin
produksi
 Tab Data Sudah Approve, berisi daftar laporan karyawan yang sudah di approve oleh
admin produksi.
2. Akan ditampilkan daftar laporan yang telah dibuat. Sistem secara default akan menampilkan
daftar laporan pengguna yang belum di approve oleh Admin Produksi padah Tab Data Belum
Approve.
3. Jika akan menampilkan daftar laporan yang lebih spesifik, lakukan filter data dengan klik tombol
Filter Data. Maka sistem akan menampilkan form filter. Filter bisa dilakukan berdasarkan
tanggal laporan produksi, bagian, kategori mesin dan nama karyawan.

4. Jika sudah muncul daftar laporan karyawan, pilih laporan yang akan di Edit dengan klik pada
nama laporannya.

Keterangan :
1. Klik kotak blok biru nama laporan. Maka sistem akan menampilkan detail laporan.
2. Klik Edit Laporan, maka sistem akan mengarahkan ke halaman edit laporan.
Sistem akan mengonfirmasi Anda, apakah anda benar akan melakukan edit laporan.
5. Pada halaman edit laporan, akan ditampilkan form yang sama seperti input laporan diawal,
hanya saja akan ditampilkan data-data yang sebelumna diinput pada laporan tersebut.

APPROVE / DISAPPROVE LAPORAN PRODUKSI

Fitur Approve Laporan Produksi ini hanya dapat dilakukan oleh Admin Produksi.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu / tab Daftar Laporan

2. Sistem akan menampilkan halamman daftar laporan yang belum di approve. Jika ingin
melakukan pencarian lebih spesifik, klik filter data dan lakukan pencarian sesuai dengan kolom
yang tersedia.

Cara melihat detail laporan, sama hal nya seperti bagian karyawan. Akan tetapi, pada bagian Admin
Produksi, terdapat tambahan tombol Approve Laporan.

3. Klik tombol Approve Laporan. Maka sistem akan menampilkan tampilan konfirmasi kepada
pengguna yang melakukan approve. Jika yakin, maka klik Ya, Approve. Sistem akan menyimpan
status laporan tersebut dengan status TERKIRIM (ke Purchasing).
4. Laporan tersebut akan pindah ke halaman Data Sudah Approve. Data yang sudah diapprove
tidak akan dapat dilakukan edit atau delete laporan.
5. Apabila ingin melakukan Disapprove Laporan, maka pilih halaman Daftar Laporan > Data sudah
Approve, lalu tentukan laporan yang akan di disapprove. Lalu klik Disapprove Laporan.

6. Sistem akan menampilkan konfirmasi disapprove laporan. Lalu jika yakin, maka klik tombol
Ya, Disapprove.

7. Sistem akan mengembalikan laporan produksi ke halaman Tab Data Belum Approve.

REPORT LAPORAN PRODUKSI

Pada halaman ini, Admin produksi dapat melakukan ekspor data dalam betuk excel dari laporan
yang telah diinput.
1. Klik Bagian Laporan, pilih menu Laporan Produksi
2. Pilih filter Tanggal Laporan Produksi yang ingin ditampilkan. Lalu klik Tampilkan. Maka sistem
akan memproses data dan menampilkan laporan sesuai dengan tanggal filter yang diinput,
kemudian akan men-enable tombol Export dan menampilkan keterangan berwarna biru bahwa
“ Data sudah berhasil dibuat. Silhakan Klilk Export. “

3. Jika di klik Export, maka sistem akan mengekspor data dalam file excel.

VERFIKASI / BATAL VERIFIKASI LAPORAN HARGA OLEH PURCHASING

Pada fitur ini, hanya dapat dilakukan oleh tim Purchasing. Tim
Purchasing akan menerima laporan produksi outsource yang telah di cek
dan di approve oleh Admin Produksi. Halaman bagian purchasing adalah
sebagai berikut :

 Transaksi
 Rekapitulasi Laporan : menu transaksi untuk memproses
verifikasi harga pada laporan produksi
 Laporan
 Rekapitulasi Laporan : menu report untuk melihat tarnsaksi
sebelumnya / histori
 Master Data
 SDM
 Kategori Mesin : menu untuk mengelola master kategori
mesin
 Mesin : menu untuk mengelola master mesin
 Jenis Pekerjaan : menu unruk mengelola jenis pekerjaan
 Item dan Detail
 Size & Kriteria : menu untuk mengelola master size dan kriteria produk
(kode desain)
 Harga Pekerjaan : menu untuk mengelola master harga pekerjaan

Langkah-langkah untuk melakukan Verifikasi Laporan :

1. Pilih dan Klik menu Rekapitulasi Harga
2. Sistem akan menampilkan halaman rekapitulasi harga

Terdapat 2 Tab, yaitu Tab Rekap Laporan Belum Verifikasi dan Tab Rekap Laporan Sudah Verifikasi.

3. Jika akan melakukan Verifikasi, maka pilih Tab Rekap Laporan Belum Verifikasi. Kemudian filter
berdasarkan Bagian (wajib), Jenis Pekerjaan (opsional), Periode (wajib) lalu klik Tampilkan.
4. Sistem akan menampilkan daftar laporan produksi berdasarkan filter yang telah di kelompokan
(merge) berdasarkan jenis pekerjaan, nama karyawan dan hari / tanggal kerja.
5. Purchasing dapat melakukan export Excel untuk melakukan pengecekan manual lewat file excel
sesuai dengan laporan yang telah di filter.
Tujuan Purchasing disini adalah :
 Purchasing memastikan bahwa setiap pekerjaan mendapatkan harga yang sesuai dengan
master harga purchasing.
 Puchasing memastikan kolom harga telah terisi sepenuhnya untuk kolom harga & harga bottom
pekerjaan serta tidak ada blok merah.
 Jika terdapat Blok Merah, berarti sistem mendeteksi adanya data yang belum sesuai atau belum
terbaca di master

6. Lakukan pengecekan harga pada tiap pekerjaan dan karyawan. Jika sudah sesuai semua dan
tidak ada blok merah, secara otomatis sistem akan menampilkan Checkbox ( ).
7. Klik checkbox yang telah muncul, lalu klik tombol Verifikasi.

8. Laporan yang sudah diverifikasi, akan pindah ke halaman Tab Rekap Laporan Sudah Verifikasi.
9. Jika akan melakukan batal verifikasi, pilih Tab Rekap Laporan Sudah Verifikasi, dan lakukan filter
data dan klik Tampilkan. Cara melakukan batal verifikasi sama seperti melakukan verifikasi,
yaitu pilih laporan yang akan dibatal dan klik checkbox / centang laporan ang akan di batal
verifikasi. Kemudian Klik Batal Verifikasi.
VALIDASI GAJI LAPORAN PRODUKSI OLEH HRGA

Pada halaman ini hanya dapat dilakukan oleh tim HRGA.

Terdapat beberapa menu pada akses HRGA :

 Transaksi
 Rekapitulasi Gaji : untuk melakukan transaksi validasi gaji pekerjaan
 Laporan
 Rekapitulasi Gaji : untuk melihat validasi gaji pekerjaan
sebelumnya / histori

Untuk melakukan validasi gaji, HRGA harus memilih menu Rekapitulasi Gaji.
Langkah-langkah nya sebagai berikut :

1. Pilih menu Transaksi - Rekapitulasi Gaji

2. Sistem akan menampilkan halaman Rekapitulasi Gaji.

Keterangan :

Tab Rekap Gaji 1 : Untuk memvalidasi dan menghitung lama jam kerja, apakah ada jam lembur
atau tidak. Sistem akan secara otomatis membaca lama kerja dan
memperhitungkan jam lebih nya sebagai jam lembur, sehingga sistem akan
menghitung nominal upah lembur yang diberikan berdasarkan gaji bruto nya.
Tab Rekap Gaji 2 : Untuk memvalidasi dan menghitung insentif kerja, apakah karyawan bekerja
full dalam jumlah hari yang telah ditentukan. Jika iya, maka sistem akan secara
otomatis menghitung jumlah hari kerja dan menentukan insentif yang
diberikan.
Tab Rekap Selesai : Menampilkan daftar laporan gaji yang telah tervalidasi sepenuhnya, dan
terdapat tombol untuk membatalkan proses nya jika ada kesalahan laporan.

3. Pertama, pada Tab Rekap Gaji 1, pilih filter laporan yang akan di proses. Lalu klik Tampilkan.
4. Proses di Tab ini, sistem akan menampilkan laporan karyawan beserta total gaji nya
berdasarkan nama karyawan dalam periode yang ditentuan dengan dikelompokan (merge) per
hari, untuk menentukan apakah dalam hari itu karyawan ada lebihan jam untuk lembur atau
tidak.
 Apabila sistem menghitung ada jam lembur (seperti contoh diatas, lembur 0.2 jam) maka sistem
akan menghitung upah lembur nya dengan rumus : (Harga Bottom / 7 jam) x jam lembur.
 Jika HRGA menetapkan bahwa pekerjaan ini tidak di hitung lembur, maka HRGA dapat
melakukan edit jam lembur menjadi 0 atau jika jam lembur kurang panjang, maka HRGA dapat
melakukan edit jam lembur lebih tinggi. Maka sistem akan secara otomatis menghitung kembali
upah lembur yang didapat.

5. Jika data sudah sesuai semua, maka klik

6. Kemudian, lakukan proses Rekap Gaji 2, dengn pilih Tab Rekap Gaji 2.
7. Sama halnya pada Rekap Gaji 2, lakukan filter data dan klik Tampilkan.
8. Kemudian pada halaman ini, lakukanpengecekan dan validasi, apakah karyawan bekerja full
selama jumlah hari untuk mendapatkan insentif atau tidak. Secara otomatis, sistem telah
menghitung jumlah hari kerja berdasarkan tanggal laporan yang di input, dan menghitung
apakah karyawan tersebut mendapat insentif atau tidak.

Misal contoh gambar diatas, jika bekerja selama 5 hari full, akan mendapatkan insentif sebesar
100.000, akan tetapi jika tidak bekerja selama 5 hari full (4 hari), tidak akan mendapatkan insentif.

9. Jika sudah sesuai, maka klik tombol

10. Pada tab ini terdapat 2 tombol.
 Tombol Batal Validasi Rekap Gaji 1, untuk membatalkan Validasi Rekap Gaji 1
 Tombol Validasi Rekap Gaji 2, untuk memvalidasi Rekap Gaji 2.

11. Jika Validasi Rekap Gaji 2 telah dilakukan, maka data akan pindah ke halaman Tab Rekap Selesai.
FINALISASI GAJI OLEH FINANCE
Proses ini merupakan tahap terakhir dalam alur laporan outsource produksi. Hanya ada 1 menu
untuk Finance, yaitu Menu Transaksi Finalisasi Gaji.

Langkah-langkah yang dilakukan adalah :

1. Pilih menu Transaksi Finalisasi Gaji. Terdapat 2 Tab, yaitu Tab Rekap Gaji Belu Final dan Tab
Rekap Gaji Sudah Final.
2. Sistem akan menampilkan halaman finalisasi gaji. Lakukan filter laporan sesuai dengan periode
penggajian tenaga outsource.
3. Setelah itu, finance dapat melakukan pengecekan secara manual dengan ekspor file excel. Jika

sudah OK, maka finance memilih tombol . Jika sudah di Proses

finalisasi gaji, maka sistem akan mengubah status menjadi FINAL.
4. Jika Finance ingin melakukan pembatalan finalisasi, pilih Tab Rekap Gaji Sudah Final, dan
lakukan filter laporan. Kemudian klik Tampilkan.
5. Sistem akan menampilkan laporan yang sebelumnya sudah di finalisasi. Dan untuk
membatalkannya, klik tombol Batal Finalisasi Gaji.