PENGELOLAAN RAPAT

Dalam rangka mempersiapkan proyek pembangunan kantor cabang baru tahun 2025 pada PT
Karya Mandiri, maka perlu diadakan rapat persiapan. Rapat akan dilaksanakan pada 15 April
2025 di meeting room Nakula Hotel Aston Imperium Purwokerto pada pukul 10.00 sampai
dengan selesai.
Peserta rapat :
 Pimpinan Rapat (Rizal Hari Budiman, SE) – Direktur
 Anita Sari, [Link]– Manajer Keuangan
 Andi Wijaya, ST – Manajer Operasional
 Fitri Handayani, [Link] – Staf Administrasi
 Dwi Anggraeni, SP – Staff Administasi
 Edo Rahmatullah, [Link] – Staff Keuangan
 Anda sebagai sekretaris Direktur
Untuk itu pimpinan meminta untuk segera membuat surat udangan rapat dan dikirim melalui
email peserta rapat (*menggunakan email penguji)
DAFTAR ALAMAT EMAIL PENGUJI
No Nama Penguji Alamat Email

1 Widiastuti Supyaningrum, [Link] [Link]

Adapun jalannya rapat sebagai berikut :

Pimpinan Rapat: "Selamat pagi, rekan-rekan. Hari ini kita akan membahas rencana
pembangunan kantor cabang baru di kawasan Baturraden. Target proyek ini harus selesai
dalam waktu 18 bulan. Saya ingin mendengar laporan dari masing-masing divisi terlebih
dahulu. Pak Andi, bagaimana perkembangan perencanaan teknis?"

Bapak Andi: "Terima kasih, Pak Rizal. Perencanaan teknis sudah 90% selesai. Tim kami telah
menyusun desain struktural dan arsitektural sesuai standar, dan kami sedang memfinalisasi
perizinan dengan dinas terkait. Tantangannya saat ini adalah memastikan pengadaan material
sesuai jadwal untuk memulai tahap pondasi."

Pimpinan Rapat: "Baik, itu penting. Ibu Anita, bagaimana dengan alokasi anggaran? Apakah
sudah disesuaikan dengan kebutuhan proyek?"
Ibu Anita: "Anggaran sudah disusun berdasarkan estimasi kebutuhan material, tenaga kerja,
dan peralatan. Namun, kami melihat ada kenaikan harga bahan baku sekitar 10%
dibandingkan tahun lalu. Kami mungkin perlu merevisi anggaran untuk mengantisipasi hal
ini."

Pimpinan Rapat: "Terima kasih. Revisi anggaran harus segera selesai minggu ini. Pak Andi,
apakah Anda sudah memiliki rencana mitigasi terkait kenaikan harga bahan baku?"

Bapak Andi: "Ya, Pak. Kami sedang mencari alternatif supplier dan material dengan harga
lebih kompetitif, tetapi tetap sesuai standar kualitas. Selain itu, kami mempertimbangkan
pembelian material dalam jumlah besar untuk mendapatkan potongan harga."

Pimpinan Rapat: "Langkah yang bagus. Bagaimana dengan tim proyek di lapangan? Apakah
tenaga kerja dan alat berat sudah tersedia?"

Bapak Andi: "Tim proyek sudah siap, dan alat berat akan mulai dikirim pekan depan. Kami
juga telah menjadwalkan pelatihan safety untuk pekerja pada awal bulan depan."

Ibu Fitri: "Maaf, Pak Rizal. Saya ingin memastikan apakah kontrak dengan supplier utama
sudah ditandatangani? Jika belum, saya bisa membantu memprosesnya."

Pimpinan Rapat: "Kontrak belum ditandatangani, tetapi prioritas kami adalah supplier beton.
Silakan Anda koordinasikan dengan tim hukum untuk mempercepat prosesnya."

Ibu Anita: "Saya juga ingin mengusulkan pengadaan software manajemen proyek untuk
memantau progres secara lebih efektif. Ini akan membantu mengontrol anggaran dan
timeline."

Pimpinan Rapat: "Itu ide yang baik. Tolong buat presentasi tentang opsi software yang
tersedia, dan kita akan bahas di rapat berikutnya. Jika tidak ada hal lain, rapat ini saya tutup.
Terima kasih atas kontribusi semua. Mari kita fokus untuk memulai proyek tepat waktu."

Dalam persiapan rapat disediakan anggaran rapat sebesar Rp 4.580.000,-. Untuk itu mohon
dibuatkan laporan pengeluaran dengan menggunakan laporan kas kecil sitem fluktuasi.
Adapun bukti pengeluaran sebagai berikut :
1. Sewa ruang rapat Hotel Aston Purwokerto Rp 2.500.000 pajak 15% Rp 375.000.
2. Pertamax 25 liter @ Rp 15.000.
 3. Konsumsi Rapat Paket Makan 7 orang @ Rp 60.000, Snack @ Rp 30.000.
4. Alat tulis kantor (ATK) untuk 7 orang Notebook @ Rp 25.000,- Ballpen @ Rp 15.000
Map @ Rp 25.000, Name Tage @ Rp 35.000.

Langkah Kerja :
a. Klasifikasikan peserta yang diundang
b. Susun agenda rapat dan rangkaian acara rapat dan pertemuan sesuai arahan pimpinan
dan protokol yang berlaku pada organisasi.
c. Tetapkan waktu, tempat, dan ketentuan rapat dan pertemuan ditetapkan sesuai
kebutuhan.
d. Mencari informasi terkait dengan sewa ruang rapat, screenshoot dan dicetak
e. Buat surat undangan rapat dan dan kirim melalui email penguji, screenshoot bukti
pengiriman email.
f. Buat rincian kebutuhan untuk mendapatkan persetujuan pimpinan.
g. Tindaklanjuti rincian kebutuhan rapat kepada bagian terkait.
h. Buat kesimpulan hasil rapat dan pertemuan
i. Laporkan jumlah peserta yang hadir
j. Buat laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi.

Hasil kerja yang diharapkan :