STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
DIVISI OPERASIONAL – PERUSAHAAN EKSPEDISI
1. Tujuan
Menetapkan standar operasional yang jelas dan sistematis bagi divisi operasional dalam
menjalankan tugasnya guna memastikan pengiriman barang yang efisien, aman, dan tepat waktu.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh staf dan manajer di divisi operasional perusahaan ekspedisi, mencakup
penerimaan barang, penyortiran, pengiriman, dan penyelesaian masalah operasional.
3. Proses Operasional
A. Penerimaan Barang
1. Kurir atau pelanggan menyerahkan barang di gudang atau drop point.
2. Petugas operasional melakukan pengecekan:
Keutuhan paket (tidak rusak atau bocor)
Kesesuaian data pengirim dan penerima
Berat dan dimensi barang sesuai invoice
3. Memasukkan data barang ke dalam sistem perusahaan dan memberikan nomor resi.
4. Menyediakan tanda terima kepada pelanggan atau kurir.
B. Penyortiran Barang
1. Paket disortir berdasarkan:
Tujuan pengiriman
Jenis layanan (reguler, ekspres, same day)
2. Barang ditempatkan di rak atau area yang sesuai sesuai dengan zona pengiriman.
3. Paket dengan kondisi tidak layak dikemas ulang sebelum dikirim.
C. Pengiriman Barang
1. Menyusun rute pengiriman paling efisien.
2. Memeriksa kelengkapan dokumen dan kendaraan sebelum keberangkatan.
3. Kurir melakukan pengiriman sesuai dengan rute yang telah ditentukan.
4. Pelanggan menerima barang dan menandatangani bukti penerimaan (digital/manual).
5. Jika penerima tidak ada, lakukan upaya pengiriman ulang sesuai kebijakan perusahaan.
D. Penanganan Masalah dan Komplain
1. Jika terjadi kendala (barang hilang, rusak, atau keterlambatan), segera laporkan ke supervisor
operasional.
2. Lakukan investigasi dan verifikasi status barang.
3. Hubungi pelanggan untuk memberikan informasi dan solusi yang ditawarkan.
4. Jika perlu, proses klaim atau kompensasi sesuai kebijakan perusahaan.
4. Tanggung Jawab
Petugas Penerimaan Barang: Memastikan paket diterima dengan benar dan data dimasukkan ke
sistem.
Petugas Penyortiran: Mengelompokkan barang sesuai tujuan dan memastikan tidak ada paket yang
tertinggal.
Kurir Pengiriman: Mengantarkan barang dengan aman dan tepat waktu, serta berkomunikasi dengan
pelanggan jika ada kendala.
Supervisor Operasional: Mengawasi keseluruhan proses dan menangani permasalahan operasional.
5. Standar Keselamatan dan Keamanan
1. Gunakan alat pelindung diri (APD) jika menangani barang berat atau berbahaya.
2. Pastikan kendaraan dalam kondisi prima sebelum digunakan untuk pengiriman.
3. Jangan menerima barang yang mencurigakan atau dilarang oleh regulasi.
4. Simpan barang dengan rapi dan aman di gudang atau kendaraan.
6. Evaluasi dan Perbaikan
Lakukan evaluasi operasional setiap bulan untuk meningkatkan efisiensi.
Adakan pelatihan berkala bagi staf operasional.
Terapkan teknologi baru untuk mendukung kelancaran operasional.
SOP ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan harus dipatuhi oleh seluruh tim operasional.
Ditetapkan oleh:
[Nama Manajer Operasional]
[Tanggal Penetapan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) MARKETING & SALES
BTS CARGO
1. TUJUAN
Memastikan aktivitas pemasaran dan penjualan layanan BTS Cargo berjalan efektif, efisien, dan
sesuai dengan standar perusahaan guna meningkatkan jumlah pelanggan serta pendapatan
perusahaan.
2. RUANG LINGKUP
SOP ini berlaku bagi seluruh tim marketing dan sales di BTS Cargo dalam menjalankan aktivitas
pemasaran, promosi, dan penjualan jasa pengiriman.
3. DEFINISI
Marketing: Aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan brand awareness dan menarik calon
pelanggan melalui berbagai strategi pemasaran.
Sales: Aktivitas yang berfokus pada penjualan layanan pengiriman BTS Cargo kepada pelanggan
potensial.
4. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
4.1 TIM MARKETING
1. Riset Pasar
Mengumpulkan data tentang tren industri logistik dan kebutuhan pelanggan.
Menganalisis kompetitor dan strategi pemasaran mereka.
2. Strategi Pemasaran
Menyusun dan melaksanakan strategi pemasaran digital (website, media sosial, email marketing).
Mengelola iklan berbayar dan SEO untuk meningkatkan visibilitas online.
Membangun dan menjaga hubungan dengan pelanggan melalui konten berkualitas.
3. Promosi dan Branding
Membuat materi promosi seperti brosur, katalog, dan video pemasaran.
Mengadakan event atau webinar untuk menarik calon pelanggan.
Menjaga citra merek perusahaan agar tetap positif di mata publik.
4. Kolaborasi dengan Sales
Memberikan prospek potensial kepada tim sales.
Mengembangkan materi presentasi untuk memudahkan tim sales dalam menawarkan layanan.
4.2 TIM SALES
1. Identifikasi dan Pendekatan Pelanggan
Menganalisis leads (prospek pelanggan) dari tim marketing.
Menghubungi calon pelanggan melalui telepon, email, atau pertemuan langsung.
2. Presentasi dan Negosiasi
Menyajikan penawaran layanan secara profesional.
Menyusun proposal harga dan layanan yang kompetitif.
Bernegosiasi dengan pelanggan mengenai harga dan syarat kerja sama.
3. Penutupan Penjualan
Menyusun kontrak dan memastikan seluruh persyaratan telah dipenuhi.
Mengikuti proses administrasi untuk memastikan transaksi berjalan lancar.
4. After Sales Service
Menindaklanjuti pelanggan untuk memastikan kepuasan layanan.
Mencari peluang upselling atau cross-selling untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.
5. PROSEDUR KERJA
5.1 PROSES MARKETING
1. Melakukan riset pasar dan menentukan target pelanggan.
2. Membuat strategi pemasaran yang sesuai dengan segmentasi pasar.
3. Menjalankan kampanye pemasaran dan memantau hasilnya.
4. Mengumpulkan data leads dan meneruskannya ke tim sales.
5.2 PROSES SALES
1. Menghubungi prospek yang diberikan oleh tim marketing.
2. Menjelaskan layanan yang ditawarkan BTS Cargo kepada pelanggan.
3. Menyusun proposal dan negosiasi harga.
4. Menutup penjualan dan memastikan semua dokumen lengkap.
5. Memberikan layanan purna jual untuk membangun loyalitas pelanggan.
6. PENGAWASAN DAN EVALUASI
Tim sales dan marketing wajib melakukan laporan mingguan terkait aktivitas yang dilakukan.
Evaluasi kinerja dilakukan setiap bulan untuk mengukur efektivitas strategi yang diterapkan.
Manajemen akan memberikan pelatihan berkala untuk meningkatkan kemampuan tim marketing
dan sales.
7. PENUTUP
SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman bagi tim marketing dan sales dalam menjalankan tugasnya.
Segala perubahan atau revisi akan diinformasikan oleh manajemen sesuai kebutuhan perusahaan.
SOP OPERASIONAL
- DRIVER
- KEPALA GUDANG
- KEDATANGAN BARANG TERMASUK SURAT DAN BERKAS
- VENDOR
SOP MARKETING & SALES
PT BUMI TRANS SUHAYA DOCUMENT LEVEL KODE
STANDAR OPERATING
SOP-.....-.....
PROCEDURE
JUDUL TGL. PEMBUATAN
SOP AKTIVITAS KINERJA DI LINGKUNGAN
PERUSAHAAN
AREA TGL. REVISI
BANDUNG ( JAWA BARAT )
TUJUAN:
- Mengendalikan pelaksanaan,pemantauan dan pengontrolan agar sesuai dengan jobdesk
masing-masing tiap divisi
- Mengatur mekanisme alur pekerjaan agar tidak terjadi kesalahpahaman
- Memberikan pedoman kepada Person In Charge (PIC) dalam melaksanakan dan menjalankan
tugas operasional perusahaan dengan baik, efektif, dan efisien.
RUANG LINGKUP:
SOP ini menerangkan mengenai pelaksanaan, pemantauan dan pengontrolan (monitor and control)
proses kerja yang ruang lingkupnya meliputi Divisi keuangan, Divisi operasional, dan Divisi marketing
DAFTAR ISTILAH:
RUANG LINGKUP:
REFERENSI:
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB:
DOCUMENT LEVEL KODE
STANDAR OPERATING
SOP-.....-.....
PROCEDURE
JUDUL TGL. PEMBUATAN
AREA TGL. REVISI
UNIT
KEGIATAN NO. DOKUMEN WAKTU
DOCUMENT LEVEL KODE
STANDAR OPERATING SOP-.....-.....
PROCEDURE
JUDUL TGL. PEMBUATAN
SOP PICKUP BARANG DAN PENGIRIMAN
BARANG
AREA TGL. REVISI
TUJUAN:
DESKRIPSI:
DAFTAR ISTILAH:
RUANG LINGKUP:
REFERENSI:
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB:
DOCUMENT LEVEL KODE
STANDAR OPERATING
SOP-.....-.....
PROCEDURE
JUDUL TGL. PEMBUATAN
AREA TGL. REVISI
UNIT
KEGIATAN NO. DOKUMEN WAKTU