NOTULENSI RAPAT UMUM

KEPANITIAAN ISLAMIC SUPER CAMP 2024

UMUM
 Jumlah peserta yang sudah mendaftar sampai saat ini yaitu sekitar 60 orang (Alhamdulillah :”) )
 Tidak akan ada susulan ISC

DIVISI ACARA
 MC satu orang per-hari,
 Perangkat acara aman
 Pembukaan seperti apel, berdiri
 Pembina sambutan. Sudah ada follow up?
 Simbolisasi bendera, ada?
 Setelah upacara, ad pengumpulan barang peserta dan hp
 Hari pertama, ada dua pemateri, siang sampe sore
 Stu pemateri lagi besoknya bada zuhur
 Fasil sudah ada
 HP dikumpul kapan, di handle acara atau humas?
 Lebih baik ditaruh di sekre HP?
 HP dobawa taro tenda panit, dikardusin dan di trash bag in. Disatuin ikhwan akhwat

 Pos to pos dibersamai demis atau MPO
 Materi di setiap pos to pos itu untuk follow up materi yang disampaikan
 Ada pos bayangan, buat peserta solat dhuha

 Koordinasi dengan HUMAS untuk keperluan CV dan PPT pemateri
 Moderator: Kang prem, Kang Gia, dan Kang Sendi
 MC baru ada satu orang, kurang satu orang lagi
 Besok malam (Kamis, 30 Mei 2024) akan digelar Technical Meeting, semua divisi harap hadir
dan mempersiapkan apa-apa yang mau disampaikan
 Buzzer ke grup peserta terkait informasi tekmit dillaksanakan pagi hari
 Koordinasi dengan PDD terkait pembuatan PPT, poster, dan menjadi operator untuk Technical
Meeting
 Sambutan saat Technical Meeting yaitu oleh OC,SC, dan Ketua umum
 Ada dua shift dan ada program director di hari H
 Untuk koordinator lapangan, akan dibentuk 2 shift perharinya (shift 1: 06:00-12:00 WIB, shift
2: 12:00-22:00 WIB) dengan diisi penanggung jawab dari tiap divisi untuk masing-masing
shift.
 Simbolis peserta berupa bendera LDM, diberikan di hari pertama dan disimpan sampai hari
kedua saat pengukuhan
 Ketua umum, SC, OC membersamai peserta saat pemberian simbolis
 Post-test diganti dengan study case yang bahan pertanyaannya diberikan oleh pemateri
 Agenda malam hari ada management conflict (tentukan isu-isu yang diangkat)
 Dari panitia dibentuk PJ dari provokator, dinamisator (penengah), orator untuk agenda
management conflict
 Renungan malam dialihkan dari setelah tahajjud menjadi malam hari
 Rencana mau diadakan api unggun. Menunggu fiksasi kesiapan panitia
 Panitia dan peserta seluruhnya tidur di tenda
  Dapur perlu ditempatkan di dekat sumber air dan perlu ditendakan
 Antisipasi jika hujan, pematerian bisa dilaksanakan di gazebo
 Peserta wajib membawa obat-obatan pribadi dan baju hangat
 Reward peserta dipersiapkan oleh kestari
 Dresscode untuk panitia
 Gawai dipegang oleh acara atau kestari?
 Bingkisan pemateri
 Perenungan malam menggunakan lilin (masukkan ke list kebutuhan logistik)

DIVISI PDD
 Belum ada yang back up operator
 Di back up oleh KABID MEDINFO
 Konten hari H harap dipersiapkan (opsional)
 Kekurangan orang, belum bisa menjanjikan ada konten atau engga
 Ajak panitia umum untuk ide dan talent konten
 Konten hari H dan after movie dibedakan
 Pasang banner kapan?
 Banner dibawakan lebih dulu supaya peserta datang sudah ready
 Desain banner, countdown, live report sudah dibuat
 Cetak banner besok
 Konten ajakan ISC sudah terlaksana

HUMAS & K3
 Besok konfirmasi ke satpam
 Pita untuk peserta sakit sudah ada
 PPT dan CV pemateri dimintakan
 Peserta saat turun dari angkot mau diarahkan untuk jalan kaki sedikit, dibersamai oleh acara
 Pita peserta yang punya riwayat peyakit dibagikan saat registrasi
 Surat untuk pemateri dan tamu undangan sudah disberkan
 Follow up pemateri sekaligus meminta CV, PPT, dan sampaikan informasi terkait study case
 Daftar ronda segera dibuat untuk dibuat jadwalnya
 Adakan polling untuk fiksasi panitia yang bisa ikut

KONSUMSI
 Open jastip belum ada penanggung jawab, yang beli teh jilan atau teh balqis
 Yang ambil makan siang ikhwan: kang faiz
 Menu jastip belum ditentukan, antara nasi padang dan warteg

 Menu Hari 1: tumis tahu toge dan telur tahu dadar. Hari 2: bihun buncis dan ayam kecap
 Kompor dan gas jangan lupa dimasukkan ke list kebutuhan logistik

TRANSLOG
 Ada 7 angkot, dinego 200k
 Angkot barang datang dan berangkat lebih pagi, pj nya teh erni, teh anin, cowonya siapa?
Dipisahkan sama angkot peserta.
 Banner dibawah duluaaaaaaaannn
 Satu angkot gabung panitia dan peserta, melebur
 Saat datang, barang2 belum bisa dimasukin karena masih dipakai orang. Lapangan bisa dipakai
jam 2

 Jika ada barang-barang kebutuhan divisi yang belum tersedia, bisa minta bantuan panitia lain
 dengan cara dibuat list dan di share di grup panitia umum
 Angkot yang dibutuhkan sejumlah 7 buah (sudah include angkot barang)
 Sampai saat ini masih mencari angkot dengan harga yang tidak pricey (under 200 ribu)
 Surat izin dipensasi bisa minta ke sekretaris OC

BENDAHARA
 Peserta yang sudah membayar sebanyak 32 orang
 Total peserta berjumlah 65 orang dan yang cancel 3 orang
 RAB sudah cair semua kecuali translog
 Peserta yang belum bayar, sertifikat nya akan ditahan
 Pengajuan RAB divisi sedang di cek oleh bendahara umum
 Peserta sudah ada 12 orang yang membayar (Alhamdulillah :”) )
 Akan dibuka stand pembayaran ISC di selasar masjid (minta bantuan panitia untuk jaga stand)
 Koordinasi dengan kestari untuk mendata konfirmasi pembayaran peserta
 Ajakan pembayaran bisa diinformasikan saat technical meeting
 Kalau peserta belum menyanggupi bayar semua, bisa dp terlebih dahulu minimal 40 ribu.

KESTARI
 Souvenir peserta setengah Al-Matsurat dan setengah lagi notebook
 Di sekre ada 52 notebook bisa dialokasikan ke souvenir peserta
 Kertas sertifikat tersedia di sekre bisa digunakan untuk sertifikat peserta
 Printer ahsan tidak perlu dibawa karena khawatir kehujanan dll. Usahakan print di sekre saja

 Update peserta yang daftar sejumlah 60 orang. 33 akhwat dan 27 ikhwan
 Peserta yang bawa kendaraan berjumlah 12 orang, 8 ikhwan dan 4 akhwat
 Presensi kehadiran sudah dibuar
 Link feedback di share di akhir kegiatan
 Merchandise peserta: Al-Matsurat
 Peserta terbaik diberi notebook dan pulpen
 Sertifikat dan ID card rencana cetak di sekre. Kalau tidak memungkinkan cetak di luar
 Lanyard id card peserta beli. Untuk panitia menggunakan yang ada di sekre
 Saat registrasi, didata peserta yg tidak bawa makan siang karena konsumsi akan ada open
jastip.
 Sampai saat ini, tidak ada peserta yang mengundurkan diri
 Buat g-form konfirmasi kehadiran untuk fiksasi peserta yang ikut

KETERCAPAIAN TUPOKSI SELURUH DIVISI: 60%

Alhamdulillah ^_^