HEC-SCM-010 Rev 02
CG-FAC-001 Rev 02
Access Control & Security
Guide
Devi Dinar Juarni
Supply Chain Management
Jakarta, 24 Jul 2024
Delivering Growth – in Asia and Beyond.
Page 1
Key Takeaway
1. Security Guard Operational Hours
2. ID Card
3. Manual System
4. Visitor Registration
5. Security Check
6. Penggeledahan
7. Alarm Response
8. Key Management
9. CCTV
10. Preventive Maintenance
11. Training
12. Laporan Kerugian
13. Laporan Kesalahan Perorangan
14. Disclosure / Pengungkapan
Page 2
Purposes
❑ Untuk menggambarkan standar minimum untuk kontrol akses dan keamanan untuk gudang DKSH Wicaksana.
Scopes
❑ Mencakup seluruh gudang DKSH Wicaksana.
❑ Mencakup faisilitas, orang, material, informasi. .
Prosedures
Security Guard Operational Hours
Di setiap lokasi harus ditempatkan petugas keamanan yang memadai untuk melakukan tugas kontrol akses seperti;
rumah jaga/pintu masuk utama,ruang bongkar muat gudang, pintu masuk/keluar kendaraan komersial, pintu masuk
Gudang.
Petugas keamanan yang memadai harus dikerahkan minimal selama jam operasional.
Jam operasional petugas keamanan adalah sebagai berikut :
a. 24 jam per hari (3 shift per hari), atau
b. Disesuaikan jumlah personal security & shift yang berlaku.
Page 4
Prosedures
ID CARD / ACCESS CARD
a. Semua orang yang diberi ID DKSH, pas Foto, pas pengunjung atau pas kontraktor harus memastikan bahwa mereka
memiliki kartu atau pas mereka, sebelum memasuki fasilitas DKSH.
b. Izin ini harus diberikan atas permintaan petugas keamanan atau manajer perusahaan.
c. Identitas permanen atau Akses Kartu akan diberikan kepada karyawan yang ditunjuk.
d. Indentitas atau Akses Kartu sementara akan dikeluarkan untuk karyawan dalam masa percobaan, pekerjaan sementara,
dan sub-kontraktor.
e. Identitas pengunjung atau Akses Kartu akan diberikan kepada setiap pengunjung yang mengunjungi pusat distribusi
(misalkan vendor, klien, tamu dan lain-lain).
Page 5
Prosedures
Manual System
Sistem Manual (Di mana sistem identitas tidak diimplementasikan /tidak berlaku untuk staf tertentu), maka :
a. Tim gudang dan subkontraktornya harus mengenakan seragam perusahaan atau T-Shirt sebagai metode identifikasi
untuk membedakan dari pengunjung.
b. Pengunjung harus diberikan rompi pengunjung khusus sebagai metode identifikasi untuk membedakan mereka
sebagai pengunjung.
Page 6
Prosedures
Visitor Registration / Visitor LogBook
✓ Semua personal yang mengakses area gudang (selain tim operasional setempat, & RSOM (Cabang)) harus dicatat pada log
pendaftaran pengunjung.
✓ Catatan ini menunjukkan nama pengunjung, organisasi atau perusahaan, tanggal, waktu masuk dan keluar, nama
host/pengundang, dan alasan kunjungan.
Untuk pengunjung luar DKSH, hanya Tanda Pengenal Pemerintah yang diterima, seperti SIM, KTP, atau Paspor.
✓ Gudang DKSH Wicaksana merupakan area terbatas dan hanya boleh diakses oleh karyawan dari DKSH Wicaksana yang
berkepentingan. Selain karyawan, pihak luar yang akan mengunjungi gudang harus di dampingi oleh personil gudang
DKSH Wicaksana setempat dan diketahui oleh supervisor gudang setempat.
Page 7
Connections
Security Checks
Pemeriksaan keamanan sebelum memasuki dan / atau sebelum keluar dari gudang.
People Semua karyawan tanpa memandang pangkat dan senioritas dan pengunjung, subkontraktor, vendor, klien,
tamu akan dikenakan pemeriksaan keamanan tanpa pengecualian.
Tas, ransel atau wadah tidak diizinkan di Gudang DC tanpa persetujuan dari kepala keamanan fasilitas atau
delegasinya.
Jika persetujuan diberikan untuk dibawa ke gudang DC, maka tas, wadah, atau kotak peralatan harus
diperiksa sebelum masuk dan isinya terdaftar di Pass Properti atau log.
Saat keluar dari gudang DC dengan tas, wadah atau kotak peralatan, isinya harus diperiksa dengan daftar izin
properti.
Pemeriksaan keamanan harus dilakukan setiap saat (termasuk jam istirahat dan makan siang).
Kendaraan non-pengiriman meninggalkan area penerimaan dan / atau pengiriman gudang akan
Vehicle
dikenakan pemeriksaan dalam kendaraan mereka sebelum mempersilahkan mereka untuk keluar.
Semua sampah dan bahan pengemas yang dibuang yang perlu ditarik keluar dari gudang untuk dibuang akan
Rubbish
dikenakan pemeriksaan isinya.
Page 8
Connections
Security Checks
Tidak ada stok atau produk yang akan keluar dari gudang tanpa dokumen resmi yang tepat,
Stock
yang memungkinkan stok atau produk tersebut diambil atau dikeluarkan.
Petugas keamanan mengawasi proses bongkar muat, dan memberikan paraf pada
dokumen setelah proses bongkar muat selesai.
Stok atau produk tanpa dokumen resmi yang sesuai, harus segera ditahan dan karantina
sampai penyelidikan lebih lanjut atau saran dari manajemen pusat distribusi.
Setiap deteksi pelanggaran keamanan harus segera dilaporkan kepada manajemen dan jika mungkin, orang
atau kendaraan harus ditahan untuk penyelidikan lebih lanjut.
Page 9
Prosedures
PENGGELEDAHAN
Hak untuk menggeledah dapat dilaksanakan sehubungan dengan hal-hal berikut:
✓ Penggeledahan Pakaian, yaitu pemeriksaan isi saku dll
✓ Penggeledahan Tas yaitu pemeriksaan isi tas dan wadah pribadi lainnya yang dibawa oleh atau dimiliki oleh subjek.
✓ Penggeledahan loker/laci, yaitu pemeriksaan isi yang disimpan pegawai di dalam loker/laci dll.
✓ Penggeledahan Kendaraan, yaitu pencarian kendaraan niaga, mobil pribadi, sepeda motor atau sepeda dll.
Page 10
Prosedures
ALARM RESPONSES
Perhatian kepada Alarm (jika terdapat alarm yang dipasang di dalam gudang)
❑ Semua karyawan harus menanggapi penyebab alarm bunyi selama jam operasional.
Selama periode di luar jam kerja, tim keamanan harus menanggapi penyebab alarm berbunyi.
❑ PIC yang ditunjuk harus menyelidiki penyebab bunyi alarm untuk menentukan apakah itu benar atau salah.
❑ Jika alarm palsu, sistem alarm akan diatur ulang dan operasi dilanjutkan.
❑ Jika memang merupakan alarm yang sebenarnya, PIC yang ditunjuk harus mengambil tindakan korektif dan
memperingatkan departemen atau vendor dan manajemen terkait yang relevan.
❑ Daftar catatan alarm harus dijaga agar dapat ditelusuri.
❑ Daftar kontak yang terpisah (yaitu kontak keamanan, api, ruang dingin) harus tersedia untuk pos keamanan untuk
menanggapi alarm.
Page 11
Prosedures
Key Management
❑ Kunci harus berada di bawah kendali dan penjagaan petugas keamanan lokasi (petugas penjaga) yang menjaga
rumah jaga utama fasilitas atau ruang kendali keamanan.
❑ Proses buka tutup pintu gudang berlaku dua kunci (Dual Key), masing-masing kunci dipegang oleh PIC berbeda,
terdiri dari : 1 PIC DC/SCM, dan 1 PIC security atau PIC Finance. Gudang hanya dapat dibuka dan ditutup jika dua kunci
tersebut digunakan.
❑ Hanya Kepala Keamanan Fasilitas atau Kepala Gudang yang memiliki Master Key Fasilitas apa pun. Masalah kunci
master atau akses master harus diminimalkan secara ketat.
❑ Penerbitan kunci atau kartu akses harus dicatat ke dalam logbook/sistem pendaftaran kunci yang meliputi nomor
kunci, tanggal dan waktu dikeluarkan, kepada siapa dikeluarkan, tanggal dan waktu pengembalian oleh petugas penjaga
kunci (keamanan). Petugas kustodian kunci harus memverifikasi otorisasi dan area pemohon kunci dari daftar yang
berwenang sebelum mengeluarkan kunci.
❑ Kepala Gudang atau area dan petugas kustodian (keamanan) harus memastikan semua kunci dikembalikan pada akhir
jam operasional fasilitas. Petugas kustodian juga harus me-rekonsel kunci dan memastikan pada saat serah terima tugas
kepada yang masuk atau pergantian shift (petugas kustodian) diberi pengarahan tentang kunci yang dikeluarkan dan
dikembalikan dan buku catatan kunci harus diperbarui. Serah terima kunci dicatat kedalam Logbook Kunci.
Page 12
Prosedures
Key Management
❑ Penerbitan kunci terbatas pada mereka yang perlu mengakses dan perlu menjalankan tugas/fungsi pekerjaan
secara mendasar. Manajer DC/Kepala Gudang bersama-sama dengan Kepala Keamanan Fasilitas bertanggung jawab
untuk mengidentifikasi dan mencantumkan personel berwenang yang diizinkan untuk menarik kunci dari petugas penjaga
kunci (keamanan) berdasarkan area.
❑ Semua kunci harus disimpan dan diamankan di lemari/kompartemen kunci yang terkunci di rumah jaga utama atau ruang
kontrol keamanan. Kunci lemari harus disimpan dengan baik dan aman oleh petugas penjaga kunci.
❑ Semua kunci yang ditarik harus dikembalikan kepada petugas penjaga kunci (keamanan) setelah menyelesaikan
pekerjaan mereka atau mengakhiri bisnis untuk hari itu (jam operasional). Tidak seorang pun diperbolehkan memegang
atau memiliki kunci secara permanen.
❑ Setiap kehilangan kunci harus segera dilaporkan kepada manajer DC/Kepala Gudang dan petugas kustodian
(keamanan). Petugas kustodian (keamanan) harus segera melaporkan/meningkatkan setiap kehilangan kunci kepada
Kepala Keamanan Fasilitas dan diikuti dengan laporan insiden yang memerlukan penyelidikan.
Page 13
Prosedures
CCTV
Instalasi dan manajemen :
1. Perekaman gambar CCTV harus dilakukan dengan alat perekam digital.
2. Semua kamera yang digunakan di lokasi DKSH harus berwarna atau kamera siang/malam.
3. Perangkat keamanan yang digunakan untuk pengambilan dan penyimpanan data ditempatkan di fasilitas atau lokasi yang
aman. Akses ke fasilitas atau lokasi serta sistem, perangkat keras, perangkat lunak, atau perangkat penyimpanan apa pun
harus dikontrol dengan ketat.
4. Fungsionalitas perekaman digital sistem harus diperiksa setiap hari dengan prosedur yang terdokumentasi dan catatan
log yang tersedia.
5. Kamera harus beroperasi tidak kurang dari 3 frame per detik per kamera.
6. Penyimpanan gambar digital minimal 30 hari, wajib dilakukan.
7. Gambar digital dari CCTV tidak boleh terlihat oleh orang yang tidak berkepentingan.
8. Program pemeliharaan yang terdokumentasi harus tersedia untuk sistem CCTV.
Page 14
Prosedures
CCTV
Persyaratan pemasangan minimum:
1. Semua sisi eksterior fasilitas harus dicakup oleh kamera berwarna atau kamera siang/malam.
2. Akses pada titik masuk pengunjung & tenaga kerja harus dilindungi oleh kamera berwarna atau kamera siang/malam.
3. Semua pintu dock internal harus dilindungi oleh kamera berwarna atau kamera siang/malam.
4. Pintu masuk ke high value cage harus dilindungi oleh kamera berwarna atau kamera siang/malam.
5. Aset klien atau pelanggan Health Care harus berada di bawah cakupan CCTV 100% di area pergerakan kargo atau
staging. (yaitu, area pembongkaran tau penumpukan palet, rute ke dan dari rak penyimpanan, dock, koridor transit).
6. Aset klien atau pelanggan unit bisnis lain harus berada di bawah cakupan CCTV 100% di area staging. (yaitu, area
pembongkaran atau penumpukan palet).
7. Gambar kargo yang dibongkar dan dimuat selalu jelas kecuali jika terhalang sementara karena kebutuhan operasional.
(yaitu, bongkar muat truk secara real time).
8. Kamera dapat melihat lalu lintas di halaman pengiriman dan penerimaan/dock eksternal (termasuk titik masuk dan keluar)
untuk memastikan semua kendaraan dan individu selalu dapat dikenali dengan jelas kecuali jika terhalang sementara
karena kebutuhan operasional.
Page 15
Prosedures
Preventive Maintenance
❑ Program pemeliharaan pencegahan yang terdokumentasi harus tersedia untuk semua instalasi/sistem keamanan teknis
(fisik).
❑ Pemeliharaan preventif harus dilakukan minimal satu kali per tahun atau sesuai dengan spesifikasi produsen.
Untuk memastikan bahwa fungsi peralatan keamanan, seperti kontrol akses, dan CCTV sering diuji untuk menjaga
kepercayaan dalam pengoperasiannya.
Training
Seorang karyawan akan menerima pengarahan keamanan awal yang mencakup hal-hal berikut:
❑ Pengawasan Akses dan Pengarahan Pentingnya Keamanan.
❑ Kewajiban dan ketentuan pelaporan karyawan.
❑ Prosedur dan tugas keamanan yang berlaku untuk pekerjaan karyawan.
❑ Pelatihan refreshment diberikan setidaknya setiap tahun.
Page 16
Prosedures
Laporan Kerugian, Kompromi, atau Dugaan Kompromi
❑ Kerugian yang signifikan, kompromi atau dugaan kompromi informasi rahasia atau produk, harus dilaporkan kepada
kepala pusat distribusi.
❑ Informasi rahasia atau produk yang tidak dapat ditemukan dalam jangka waktu yang wajar akan dianggap hilang sampai
penyelidikan menentukan sebaliknya.
❑ Segera buat laporan kehilangan, kompromi, atau dugaan kompromi informasi rahasia atau produk penyelidikan awal
dilakukan untuk memastikan semua keadaan di sekitar kerugian yang dilaporkan, kompromi, atau dugaan kompromi.
❑ Jika dikonfirmasi bahwa kerugian, kompromi, atau dugaan kompromi informasi rahasia atau produk terjadi, laporan awal
dari insiden tersebut harus diselesaikan.
❑ Ketika penyelidikan telah selesai, laporan akhir harus diserahkan.
Catatan: Gunakan template laporan Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan (Deviation Report).
Page 17
Prosedures
Laporan Kesalahan Perorangan
Panduan untuk tindakan disipliner yang mungkin diperlukan untuk memperbaiki kekurangan keamanan:Informasi rahasia
atau produk yang tidak dapat ditemukan dalam jangka waktu yang wajar akan dianggap hilang sampai penyelidikan
menentukan sebaliknya.
❑ Pelanggaran Keamanan Minor (dalam jangka waktu 12 bulan)
Disebabkan karena kesalahan atau kegagalan yang tidak disengaja untuk mematuhi peraturan atau persyaratan keamanan
dan yang tidak menghasilkan kompromi atau dugaan kompromi informasi rahasia atau produk.
Ketika penyelidikan telah selesai, laporan akhir harus diserahkan.
a) First minor violation/Pelanggaran kecil pertama: individu akan diberi konseling oleh Manajer / Pengawas, briefing
untuk tanggung jawab keamanan mereka dan diberikan teguran lisan yang terdokumentasi.
b) Second minor violation/Pelanggaran kecil kedua: individu akan diberi konseling dan diberi teguran tertulis dan
ditempatkan dalam masa percobaan.
c) Third minor violation/Pelanggaran kecil ketiga: individu akan dikonseling dan diberi teguran tertulis, ditunda tanpa
dibayar sampai saran lebih lanjut dan ditempatkan dalam masa percobaan.
d) Fourth minor violation/Pelangaran kecil keempat : individu akan diberhentikan.
Page 18
Prosedures
Laporan Kesalahan Perorangan
❑ Pelanggaran Keamanan Major (dalam jangka waktu 12 bulan)
Pelanggaran peraturan keamanan yang disengaja, atau kegagalan dengan kelalaian untuk mematuhi peraturan atau
persyaratan keamanan apa pun dan yang menghasilkan kompromi atau dugaan kompromi informasi rahasia atau produk.
a) First major violation/Pelanggaran mayor pertama: individu akan diberi konseling dan diberi teguran tertulis dan
ditempatkan dalam masa percobaan.
b) Second major violation/Pelanggaran mayor kedua: individu akan dikonseling dan ditunda tanpa dibayar sampai
saran lebih lanjut.
c) Third major violation/ Pelanggaran mayor ketiga: individu akan dihentikan.
❑ Supervisor dan Manajer tidak diharuskan untuk melalui semua langkah dari proses tindakan disiplin. Tindakan disiplin
dapat dimulai kapan saja tergantung pada keseriusan tindakan karyawan. Jika tindakan karyawan merupakan
pelanggaran besar, karyawan tersebut dapat dipecat karena alasan tersebut.
❑ Catatan tertulis tentang pelanggaran keamanan akan dipertahankan dalam file personil permanen karyawan sejak
tanggal kejadian.
Page 19
Prosedures
Disclosure / Pengungkapan
❑ Informasi rahasia diungkapkan kepada karyawan yang dipercaya untuk melakukan tugas.
❑ Informasi rahasia diungkapkan kepada subkontraktor ketika akses diperlukan untuk pelaksanaan tugas atau layanan
penting untuk pemenuhan kontrak utama atau subkontrak.
❑ Informasi rahasia diungkapkan hanya kepada orang yang berwenang.
Page 20
Document
Form Catatan Aktivitas Kunjungan Gudang (Visitor LogBook)
Form Logbook Kunci
Page 21
Form
Page 22
Security Guard Duties & KPI
Location No Security Guard Duties Tools Frequency
1 Berjaga di pos jaga Setiap hari
2 Memberi salam kepada karyawan atau tamu Setiap hari KPI Security Guard
Memastikan setiap karyawan memiliki kartu identitas, dan orang yang tidak Visitor & Employee ID Card Setiap hari
memiliki ijin tidak dapat memasuki area kerja tanpa kartu tamu/visitor Date
3 Vehicle/Visitor Management Site
*Melakukan scan QR visitor untuk area Ancol, NDC Bekasi, DC Bandung, DC Setiap hari Assess by
Gate / Assigned Post System
Surabaya, DC Semarang, dan DC Medan
No Requirements Assessment by DKSH Representatives
4 Meminta pengunjung untuk mengisi buku tamu Vehicle/Visitor LogBook Setiap hari
Memastikan setiap truk masuk dilengkapi Surat Jalan & meminta driver mencatat
5 Vehicle/Visitor LogBook Setiap hari Score Description Remark
keluar masuk truk
6 Mengatur arus lalu lintas, dan mengarahkan kendaraan keluar masuk gerbang Setiap hari Keamanan dijaga selama 24 jam dan tidak ada pos yang ditinggalkan selama periode
1
Melakukan prosedur pengamanan seperti : metal detector, pengecekan tas, kontrak
7 Body screening, metal detector Setiap hari
pengecekan tubuh Petugas keamanan dilengkapi dengan seragam, sepatu keselamatan, rompi keamanan,
2
8 Memeriksa pengunjung keluar masuk Setiap hari selalu waspada, dan mewakili pelanggan secara profesional
WH Assigned Post Petugas keamanan memahami tugas dan tanggung jawab mereka serta prosedur
Menginformasikan ketentuan pengunjung saat memasuki gudang, seperti : harus Meja/Loker tempat penyimpanan 3
9 Setiap hari terkait keamanan pelanggan
memakai PPE, tidak boleh : makan/minum, membawa tas, mengambil foto barang pengunjung gudang Petugas keamanan mengetahui tata letak bangunan pelanggan, sistem keamanan, dan
4
10 Memastikan seluruh kendaraan terparkir dengan rapi sesuai tempatnya Setiap hari personel kunci
Memastikan tidak ada kendaraan yang terparkir di depan kantor/gudang, kecuali Petugas keamanan melakukan patroli secara acak atau terjadwal di dalam gedung dan
5
11 Setiap hari di sekitarnya sesuai jadwal yang ditentukan
kendaraan DKSH atau vendor.
Yard / Parking Area Petugas keamanan secara efektif mengontrol akses staf, vendor, dan pihak ketiga
6
lainnya di pintu masuk gedung
12 Memastikan kunci kendaraan tidak tertinggal Setiap hari
Petugas keamanan melakukan pemeriksaan yang tepat dan efektif terhadap
7 kendaraan, staf pelanggan, dan personel lainnya (sesuai yang diminta atau diarahkan
Memegang salah satu kunci gudang, untuk dilakukan buka tutup gudang bersama oleh prosedur pelanggan)
WHS Key 13 Kunci Gudang, KeyLog Book Setiap hari
PIC DC Ops 8 Petugas keamanan selalu bersikap membantu dan sopan
Monitoring CCTV untuk memastikan tidak ada kegiatan yang tidak biasa di lokasi Petugas keamanan menggunakan platform keamanan yang disediakan dengan efektif,
CCTV Monitoring 14 Check CCTV 2 jam sekali 9
sekitar gudang/kantor yaitu SID (Sistem Basis Data Informasi Keamanan) - Untuk saat ini VMS
Inspeksi rutin di area tertentu, seperti Tempat Sampah, Dibawah Tangga, 10 Petugas keamanan memiliki disiplin tinggi dan menjaga standar penampilan yang baik
15
Premises Pintu/Akses Keluar Masuk Patroli keliling 2 jam sekali Petugas keamanan merespons setiap insiden yang terkait dengan keselamatan atau
16 Berpatroli di sekeliling gudang/kantor, seperti : seputar tembok pembatas 11 keamanan dan melaporkan setiap insiden mencurigakan atau kejadian tidak biasa
17 Melakukan pengecekan generator kepada manajemen
Preventive Maintenance
Generator Area 18 Melakukan pengetesan generator beserta PIC DC Ops 1 minggu sekali Melaporkan dan menyelidiki setiap kerusakan atau aktivasi pada sistem keamanan
Checklist 12
19 Mengecek ketersediaan bahan bakar (termasuk CCTV) dan sistem alarm kebakaran dengan segera
Safety Equipment Petugas keamanan menjaga pelanggan tetap sadar akan masalah keselamatan atau
20 Melakukan pengecekan APAR - masa kadaluarsa dan tekanan tabung APAR APAR Checklist 1 minggu sekali 13
Inspection keamanan dengan mekanisme pelaporan yang tepat
Mencegah aktivitas kejahatan/kriminal, melakukan penahanan terhadap tersangka Penyedia layanan keamanan berkomitmen untuk mempertahankan standar seperti yang
21 Setiap hari 14 dinyatakan dalam kontrak dan mematuhi instruksi/persyaratan adhoc dari klien tanpa
kejahatan, pencurian, perusakan properti, dsb.
gagal
Melaporkan kecelakaan & insiden terkait keselamatan & keamanan kepada PIC Safety & Security Incident
Incident Handling 22 Penyedia layanan keamanan menghadiri tinjauan atau pertemuan dengan pelanggan
DC Ops, selanjutnya PIC DC Ops melaporkan kepada RSCM. Report 15
jika muncul masalah
Berkomunikasi dengan kepolisian setempat mengenai insiden yang terjadi, dan Penyedia layanan keamanan melakukan pemeriksaan acak terhadap petugas
23 16
memastikan kepatuhan keamananan keamanan di lokasi
ERP (Emergency Merupakan bagian dari tim tanggap darurat, serta melakukan panggilan telepon
24
Response Plan) kepada kepala gudang jika terjadi bunyi alarm, kebakaran, dll di luar jam kerja
Learning 25 Mengajari karyawan mengenai prosedur dan ketentuan keamanan
Page 23
Thank you for your attention
Delivering Growth – in Asia and Beyond.
Page 24