KEY PERFORMANCE INDICATORS
Mengenal KPI
Key Performance Indicators
• Key = Kunci ; Penting
• Pilih yang penting ; yang memberi dampak
• Bisa dihitung ( jumlah 6 – 10 )
Key Performance Indicators
• Performance = tingkat tingkah laku yang akan ditampilkan seseorang dalam
menyelesaikan tugas dalam dan diluar tanggung jawabnya
• Segera bertindak setelah melihat indicator
Key Performance Indicators
• Indicator
• Trend atau fakta yang menunjukkan kondisi atau tingkat sesuatu
• sinonim: ukuran, barometer, index, sinyal, gejala
• Suatu alat yang menyediakan informasi kondisi yang spesifik terhadap
sesuatu
• Digunakan untuk memprediksi pencapaian
Key Performance Indicator
Key Performance Indicators (KPIs) are quantitative and qualitative measures used to
review an organisation's progress against its goals. These are broken down and set as
targets for achievement by departments and individuals. The achievement of these
targets is reviewed at regular intervals. FinPa New Media 2009, Key Performance Indicators, FinPa New Media,
Melbourne, viewed 24 February 2009,
Ukuran kuantitas dan kualitas untuk me”review” tahap kemajuan perusahaan
vs targetnya; yang dipilah dan ditentukan sebagai target pencapaian oleh
departemen dan individu. Pencapaian target kemudian di”review” dalam
jangka yang ditentukan.
Dimana struktur KPI ?
Perusahaan ini
akan menjadi
apa di masa
depan
Bagaimana Visi
cara
mencapainya
Strategi Apa yang harus
kita selesaikan/
capai segera
Apa yang jadi
fokus kita untuk Goal/Objective
mencapai visi
Critical Success Factor Apakah ukuran
Tindakan/ metrik untuk
program apa keberhasilan
untuk mencapai Key Performance Indicators
KPI
Key Action Initiatives
Awal dan akhir KPI
KPI
2018
disusun KPI KPI Performance
dimulai direview Contribution
Session
Nov- Des- Jan- Feb- Mar- Apr- Mei- Jun- Jul- Agu- Sep- Okt- Nov- Des- Jan-
13 13 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14
KPI
diserahkan
Diskusi KPI
• Dalam meeting mingguan/bulanan
• Dalam review
• Triwulan
• Tengah tahun
• Akhir tahun
Mengapa perlu KPI
Individu
• Menetapkan fokus yang menjadi kontribusi pada tim
• Mengidentifikasi “strength & weakness “
• Mengetahui kebutuhan rencana pengembangan diri
• Mengenali “posisi” kita dalam tim
• Membangun rasa percaya diri
Mengapa perlu KPI
Team Leader
• Mengidentifikasi “strength & weakness” anggota tim
• Membangun “peta kompetensi” tim
• Membuat prioritas pengembangan kompetensi anggota tim
• Menjadi “acuan” promosi, kenaikan gaji dan alokasi bonus
• Mengurangi subyektivitas penilaian
Syarat KPI - Sisi perusahaan
• Relevan dan konsisten dengan visi, strategi dan goal perusahaan
• Fokus pada target yang memberi nilai
• Salah memilih KPI berdampak pada tindakan yang salah (tidak produktif)
• Representatif; mewakili kinerja operasional
• Digunakan untuk mengamati “trend”– dibandingkan dengan “historical
data” (lagging vs leading)
Syarat KPI - Sisi individu
• Spesifik
• Measurable
• Attainable
• Realistis
• Timely
Syarat KPI - Spesifik
jelas dan fokus untuk menghindari kesalahan interpretasi atau
ambiguitas
Syarat KPI - Measurable
bisa diukur secara kuantitatif dan kualitatif
Syarat KPI - Attainable/actionable
bisa dicapai; bisa diamati; reasonable (masuk akal); bisa divalidasi
secara independen
Syarat KPI - Realistis
mempertimbangkan kendala
Syarat KPI - Timely
Bisa dicapai dalam tenggat waktu yang disepakati
Kriteria KPI
• Ukuran (metric) yang benar harus bisa dibuat perbandingan (komparatif).
• ”Meningkatkan konversi 10% dari hasil minggu lalu (minggu 15) (komparatif)
• “Saat ini konversi kita 2%” (tidak komparatif)
• Dengan ukuran komparatif, kita mengenali “gerak bisnis menjauh atau
mendekati/mengarah ke goal”.
Kriteria KPI
• Ukuran/metric yang benar berisi rasio atau rate (tingkat)
• Rasio dan rate (tingkat) perbandingan yang tidak terpisah
• Rasio dan rate memberikan “pemeriksaan kesehatan” yang realistis
dibanding angka yang mutlak
Kriteria KPI
• Ukuran/metric yang benar mengubah tingkah laku seseorang.
• Ini merupakan kriteria paling penting dari suatu ukuran/metric
• Apakah kita akan bertindak yang sama bila melihat perubahan angka
dalam KPI ?
Jenis Indicator
• Leading Indicator (Sinyal yang meng (Arah) (kan)
• Lagging Indicator (Sinyal meng (Akhir) i
Leading Indicator - (Sinyal awal)
• performance yang diharapkan untuk mencapai sebuah hasil akhir yang ingin
dicapai.
• indikator yang sifatnya mendahului yang ditargetkan untuk mengarahkan
pada hasil/pencapaian.
Lagging Indicator - Sinyal akhir
Indikator ini ialah hasil dari kinerja kita, key result indicator/ key result
area.
Lagging vs Leading - contoh
• Goal : bekerja berkualitas.
• Salah satu cara mencapai goal "Tubuh senantiasa sehat bugar.“
• Supaya tubuh sehat bugar (mungkin) perlu kegiatan :
• Tidur cukup, tidur 7- 8 jam/hari.
• Olah raga rutin, 3 x seminggu jogging selama 40 menit.
• Minum susu,1 - 2 gelas/hari
• Lainnya ?
Lagging vs Leading - contoh
• Goal : bekerja berkualitas.
• Tubuh sehat bugar = Key Result Indicator (KRI)/ Key Result Area ->
Lagging
• 3 ( Tiga ) atau lebih prasyarat (tidur, olah raga, minum susu) = Key
performance indicator ( KPI ) -> Leading.
Lagging
Menunjukkan ukuran/ Leading
metrik yang sudah Angka /data hari ini
terjadi; dan bagaimana yang akan menjadi
saya melakukan selama ukuran besok -
ini - Membuat berita
Melaporkan berita
Leading - contoh
• Mencapai rasio 1 : 15 (rekrut : wawancara)
• Mengurangi respond time dari 30’ – 25’
• Meningkatkan client approval (setelah kunjungan ke 3) dari 35% ke 55%
Lagging - contoh
• Jumlah karyawan yang puas dengan pekerjaan
• Jumlah kecelakaan kerja
• Jumlah complaint pelanggan
• Jumlah pelanggan yang datang ke warung
• Jumlah karyawan resign (turn over rate)
KPI - Komponen
• KPI Individu 6 – 10
• Metric
• Non metric
• Pengembangan (diri dan anggota tim)
KPI - Urutan
1. Core function
2. Support function
KPI - Bobot
• Masing masing KPI harus ditentukan bobotnya (%)
• Karena dampaknya
• Untuk fokus sumberdaya
• Prioritas penyelesaian
• Bahan diskusi “performance contribution” antara team leader dengan
anggota tim
Template KPI
Data Progress Perubahan (%)
Area Jumlah pelanggan baru 95% diselesaikan 20% kenaikan
penjualan vs tahun
lalu
Sumber Customer Relation Rencana Kerja/ [Link];
Management Project Plan [Link] & Rugi
Frekwensi Bulanan Triwulan Bulanan
Target
Contoh format KPI
Unit/Divisi Plant
Sub Unit Maintenance
Nama Team [Link]
Leader
Pemilik KPI Iwan Winanda
Periode Jan-Des 2014
Interval Bulanan
review
Area Objective Kode KPI KPI Target To date Bench
mark
Maintenance • Mengurangi biaya [Link] Rp/m2 1.2 jt/m2 1.15 jt/m2
maintenance
• Melakukan kegiatan [Link] % waktu estimasi 90% 78%
perbaikan dan renovasi dibanding waktu
sesuai petunjuk manual kerja aktual
prioritas
Challenge
Key Performance Indicators direct our energy as an
organization towards our goals. They help us to track
if we have been on right path or start derailing.
They also identify our team members as solid
contributor, contributor or a free rider.