TUGAS 4 MENGATUR RAPAT/PERTEMUAN

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah notula rapat dari narasi terlampir
b. Surat undangan
c. Daftar Hadir
d. Rencana Anggaran
e. Format notula menggunakan pola resume
f. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer MS. Word
g. Rapat dilakukan pada tanggal 6 Maret 2024 di meeting room
Zest Hotel Bandung pada pukul 09.00 – 12.00 WIB

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Alat tulis lainnya

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca narasi berupa konsep diskusi yang telah dilaksanakan.
c. Membuat notula rapat dengan format yang sesuai dan
informasi penting terkomunikasi di dalam notula.
d. Membuat surat undangan rapat untuk Manajer Keuangan
e. Daftar hadir
f. Buat anggaran rapatnya dengan paket halfday
g. Sebelum dicetak simpan pada file anda
h. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkan

a. Notula rapat yang baik dan benar
b. Daftar hadir peserta rapat
c. Surat Undangan rapat yang dibuat secara baik
d. Anggaran yang harus dikeluarkan

SKENARIO RAPAT UNTUK DIBUAT NOTULEN

Sekretaris Selamat pagi semua. Bagaimana kabar anda pada pagi hari ini?
 Senang sekali bisa berkumpul pada acara rapat pagi ini dengan
keadaan sehat. Baiklah rapat hari ini akan membahas tentang
penurunan penjualan produk kita.

Adapun susunan acara rapatnya yaitu pembukaan, laporan dari

divisi pemasaran, strategi meningkatkan penjualan dan penutup.
Baiklah rapat ini akan dipimpin oleh Ibu Kirana Larasati

Manajer Rapat pada kesempatan pagi ini sangat penting bagi kemajuan
Pemasaran perusahaan kita, karena setelah dikonfirmasi pada laporan
tahunan ternyata omzet penjualan kita mengalami penurunan dari
tahun sebelumnya. Oleh karena itu, saya meminta Saudara
sekalian dapat memberikan informasi dan masukan bagaimana
cara terbaik meningkatkan kembali penjualan perusahaan kita
yang telah menurun. Silahkan memberikan tanggapan atau usulan
untuk meningkatkan kembali untuk tahun ini.

Sekretaris Terimakasih atas sambutan yang telah Ibu berikan. Selanjutnya

Bapak Setiawan apakah ada yang ingin disampaikan?

Staf Omzet pada tahun lalu menurun cukup drastis jika dibandingkan
Pemasaran dengan tahun-tahun sebelumnya. Setelah saya melakukan
(Cyntia) pengamatan ternyata pada tahun 2022 kita hanya berhasil
menjual sebesar 1,7 milyar rupiah. Padahal di tahun 2021 kita
berhasil menjual sebesar 2,5 milyar rupiah.

Staf Tahun lalu strategi pemasaran kita menggunakan diskon sebesar

Pemasaran 15%, setelah pesaing kita mengetahui strategi yang kita lakukan,
(Agus) maka banyak pesaing yang lebih memberikan diskon besar-
besaran terhadap pembeli, contohnya seperti diskon 15% +
cashback hingga cicilan hingga 12 bulan, sehingga produk kita
sedikit sekali peminatnya. Kita harus lebih lihai dalam mengatasi
dan mengantisipasi hal tersebut, jika ingin masyarakat membeli
produk kita.

Staf Jika dibuat perbandingan dengan tahun 2021 kita mendapatkan

Pemasaran laba bersih sebesar 70%, sedangkan tahun lalu hanya 30%, itupun
(Cyntia) masih termasuk laba kotornya.

Sekretaris Baik, terimakasih Bapak dan Ibu yang telah memberikan informasi.
Sekiranya Bapak dan Ibu dapat memberikan masuk mengenai
kedepan kita harus bertindak bagaimana dan yang paling penting
adalah strategi untuk penjualan kita meningkat kembali di tahun
ini.

Manajer Sebelumnya saya ingin menanyakan, selain faktor yang sudah

Keuangan disebutkan sebelumnya, adakah faktor lain yang menyebabkan
(Bambang) penjualan kita menurun tahun kemarin?

Manajer Ada beberapa faktor yang menyebabkan hal tersebut meliputi

Pemasaran pelayanan, pengiriman dan kemudahan membeli serta persaingan
harga.

Manajer Untuk pelayanan dan kemudahan pembeli penyebabnya seperti

Keuangan apa ya? Sepengetahuan saya, pelayanan kita sudah cukup baik
dan pembeli juga dengan mudah mengakses produk kita karena
kita sudah melakukan kerjasama di panel online shop dan website.
Sedangkan untuk pengiriman apakah ada kendala dari tim
ekspedisinya?

Manajer Memang benar pelayanan kita sudah baik, yang dimaksud

Pemasaran pelayanan disini adalah pelayanan dalam membalas chat
pelanggan secara online, karena pelanggan kita lebih banyak
secara online. Kemudian harga produk yang tertera di website dan
online shop terkadang tidak update, bukan berarti kita tidak
mengusahakan pengupdatean daftar harga, tetapi karena tahun
kemarin kurs naik turun hampir setiap bulan jadi kami terkendala
terhadap itu. Untuk website sudah kita bicarakan dengan
providernya dan telah berhasil diselesaikan. Sedangkan kalau
untuk online shop masih dalam proses.

Manajer Kalau begitu, kita kekurangan orang untuk staf online? Kira-kira
Keuangan butuh berapa untuk staf online? 1 orang cukup?

Manajer Iya benar, 1 orang saja

Pemasaran

Manajer Baik, selanjutnya kenapa dengan pengiriman? Apakah tim

Keuangan ekspedisi kekurangan orang juga?

Staf Ekspedisi Untuk pengiriman, kami tidak kekurangan orang. Tetapi kendala
(Heriawan) terbesar kami adalah armada yang ada kurang karena hanya ada
2 pick up, 3 truk dan 1 kontainer. Sehingga dalam hal pengiriman
menjadi lama, karena saat armada dipakai untuk jalur jauh, kami
yang harus mengantar di jalur dekat jadi harus menunggu armada
tersebut kembali, bahkan tidak 1 atau 2 orang kami yang
menggunakan kendaraan pribadi dalam mengantar produk karena
pelanggan sudah menunggu lama.

Manajer Baik, terima kasih. Gimana bagian keuangan, apabila kita

Pemasaran menambah orang apakah bisa?
Manajer Apabila menambah 1 orang staf lagi masih bisa tetapi bila harus
Keuangan menambah armada untuk saat ini belum bisa, melihat kondisi
keuangan kita saat ini.

Staf Ekspedisi Apakah tidak mungkin bila kita menambah untuk pick up 1 unit?

Staf Atau begini saja, bila kita menggunakan jasa ekspedisi

Pemasaran bagaimana?
(Agus)
Staf Ekspedisi Ini bisa menjadi alternatif, kami sudah mengecek harga kurir,
ternyata harganya tidak terlalu mahal, nanti kami berikan list
harga dari beberapa perusahaan ekspedisi yang terpercaya.

Manajer Baik, kalau begitu untuk sementara ini kita gunakan dulu jasa
Keuangan ekspedisi, nanti apabila kondisi keuangan sudah memungkinkan
kita bisa menambah armada, maka kita beli armada baru.
Baik ada lagi yang lain?
Sekretaris Untuk harga atau diskon bagaimana Ibu?

Manajer Untuk diskon kita tidak bisa memberikan lebih dari 15%, karena itu
Pemasaran sudah sangat tipis keuntungannya. Jadi yang dapat kita lakukan
saat ini adalah perbaikan layanan dan pengiriman sedangkan
kalau umtuk website dan online shop sudah ada penanganannya.
Semoga tahun ini target penjualan kita dapat tercapai.

Semua Aamiin
peserta rapat

Manajer Baik, tolong nanti beritahu Manajer HRD yang hari ini tidak dapat
Pemasaran mengikuti rapat untuk mencari 1 staf pemasaran online,
diharapkan dalam 2 minggu kedepan sudah ada. Dan untuk
Manajer Keuangan tolong cek ulang keuangan, apakah kita bisa
menyisipkan untuk membeli armada dalam jangka waktu dekat ini.
Dan untuk online shop tolong segera di follow up kembali dan
diharapkan dapat selesai minggu ini. Demikian rapat pada hari ini,
mohon kerja sama dari kita semua untuk terus meningkatkan
omzet penjualan usaha kita dan selamat bertugas kembali.

Sekretaris Baik terima kasih Bapak Ibu semua, sampai jumpa di rapat
berikutnya.