Week 6

Essential
Process
Modelling
Dosen pengampu:
Dea Wemona Rahma, [Link]., M.T.I.

Pemodelan Proses Bisnis (BBK2CAB3)

Program Studi S1 Sistem Informasi, Fakultas Rekayasa Industri
Universitas Telkom Kampus Jakarta (Ganjil 2024/2025)
1
The BPM Lifecycle 1

6 3
Identification – Discovery – Analysis –
Redesign – Implementation - Monitoring

5 4
Source: Dumas, La Rosa,
Mendling, & Reijers, 2018)
2
 Reminder Last Meeting Week 5…

1 2 3 4
Mengumpulkan Melakukan
Memodelkan
Menyusun Tim data & verifikasi & validasi
Proses Bisnis Proses bisnis
informasi PB

 Memahami rangkaian  Memetakan proses dan  Hasil pemodelan PB diverifikasi

aktivitas pada tiap PB rangkaian aktivitasnya dan divalidasi dengan Domain
yang akan dimodelkan. secara sistematik. Experts.
 Bagaimana cara  Memodelkan  Apakah yang PB yang dimodelkan
mendapatkan informasi menggunakan BPM sudah sesuai dengan kenyataan
terkait suatu PB … ? notation (BPMN). proses yang ada saat ini?
 Revisi perbaikan bisa saja
dibutuhkan.
3
Mengapa proses bisnis perlu dimodelkan?
 Dimodelkan = digambarkan = divisualisasikan
 Supaya lebih mudah memahami proses bisnis dengan
melihat gambarnya secara langsung.
 Menyamakan pemahaman (standarisasi) proses bisnis
secara keseluruhan dengan semua pihak atau
partisipan yang terlibat → Biasanya orang hanya
paham proses bisnis pada bagian yang ia kerjakan
sendiri. Belum tentu paham proses lainnya.
 Untuk memudahkan analisis proses bisnis jika
sewaktu-waktu terjadi masalah atau hendak
ditingkatkan (process improvement).
4
 Business Process Modelling
Notation (BPMN)

 Suatu standar yang menyediakan notasi atau bentuk yang dikhususkan untuk menggambar atau
memodelkan proses bisnis.

 BPMN dirancang untuk mudah dipahami oleh semua stakeholder dan user; baik yang
backgroundnya bisnis maupun teknikal.

 BPMN memberikan standarisasi dalam memodelkan proses bisnis.

5
 Out-of-Scope BPMN
 BPMN terbatas hanya untuk mendukung konsep pemodelan
proses bisnis.
 Pemodelan lain yang dilakukan oleh organisasi untuk tujuan
bisnis tidak termasuk dalam cakupan (out-of-scope) BPMN.
Sebagai contoh, pemodelan berikut ini tidak akan menjadi Organizational
bagian dari BPMN: Structures
▪ Memodelkan struktur organisasi
▪ Memodelkan data dan informasi suatu proses bisnis
▪ Memodelkan aturan bisnis yang diberlakukan pada suatu
proses Business Rules
 Meskipun di dalam BPMN ada aliran data (berupa
messages/pesan), dan juga terdapat data artifacts (data objects
& data store), BPMN bukanlah Data Flow Diagram (DFD).
Data Models
6
Tipe BPMN berdasarkan Penggunaannya
▪ Terdapat 3 tipe dasar dari sub-model di dalam suatu end-to-end BPMN model:

1. Private (Internal) Business Process

2. Abstract (Public) Business Process

3. Collaboration (Global) Business Processes

7
 1. Private (Internal) Business Process

 Proses bisnis internal yang ada di dalam perusahaan/organisasi.

 Dikenal juga dengan istilah alur kerja (workflow).
 Proses bisnis internal berada di dalam satu Pool yang sama (Sequence flow tidak bisa
melewati batas/ boundary pool).
 Message Flow dapat melintasi batas Pool untuk menunjukkan interaksi antar pool.

8
 2. Abstract (Public) Business Process
 Dikatakan abstrak karena organisasi tidak tahu pasti rangkaian aktivitas yang terjadi di luar organisasi.
 Digunakan untuk memodelkan interaksi aktivitas antara proses bisnis internal organisasi dengan proses
bisnis eksternal. Biasanya aktivitas yang sama-sama dilakukan oleh internal & eksternal.
 Proses publik menggambarkan urutan aliran pesan (messages flow) antara proses internal dan eksternal.
 Aktivitas yang umum terjadi pada kedua proses tersebut (internal & eksternal) dapat dihubungkan.

Abstrak/ Public
Business Process.
Aktivitas “internal”
dari pihak luar
Ada interaksi organisasi tidak
berupa urutan ditampilkan.
aliran pesan
(messages
flow)

9
 3. Collaboration (Global) Business Processes
 Digunakan untuk menggambarkan interaksi antara dua atau lebih entitas bisnis atau organisasi.
 Bisa Collaboration internal saja (dalam satu pool yang sama).
 Juga bisa Collaboration internal-eksternal (satu diagram teridiri dari beberapa pool).
 Interaksi antar partisipan ditunjukkan oleh Message Flow yang menghubungkan pools yang berbeda.

10
Essential
BPMN
Modeling
Elements
12
 Essential/Basic Notation of BPMN
Element Description Notation
Sesuatu yang terjadi secara instan selama proses berlangsung.
Event
Trigger/Notifikasi.
Suatu pekerjaan yang memiliki durasi waktu. Aktivitas akan
Activity
start/berjalan ketika ada suatu event yang men-trigger.
Percabangan yang menentukan arah berjalannya token sesuai dengan
Gateway
kondisi yang terpenuhi.
Sequence digunakan untuk menunjukkan urutan Aktivitas yang akan dilakukan
Flow / Arc dalam Proses.
Aliran Pesan digunakan untuk menunjukkan aliran Pesan antara dua
Message Partisipan yang siap untuk mengirim dan menerimanya. Dalam BPMN,
Flow dua Pool terpisah dalam Diagram Kolaborasi akan mewakili dua
Partisipan.
Asosiasi digunakan untuk menghubungkan informasi dan Artefak
Association dengan Text Annotation. Tanda panah pada Asosiasi menunjukkan
arah aliran (misalnya, data), jika diperlukan.
13
Element Description Notation
Pool/wadah adalah representasi grafis dari para peserta/aktor
Pool dalam process collaborations. Pool bisa berupa WHITE BOX pool
atau BLACK BOX pool.
Lane adalah sub-partisi dalam sebuah pool. Menggambarkan
Lane (jalur) proses bisnis yang terdiri dari beberapa aktor. Tiap aktor
mendapatkan 1 lane.
Informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan saat menjalankan
Data object proses bisnis. bisa berupa satu objek (singular) atau kumpulan dari
beberapa objects. Contohnya adalah data input, data output.

Tempat menyimpan data object. Bisa juga merepresentasikan

Data store
sumber data yang digunakan untuk melakukan suatu aktivitas.

Notasi untuk memberi label group pada suatu kelompok aktivitas

Group
di dalam proses bisnis.
Mekanisme bagi pemodel untuk memberikan informasi teks
Text
tambahan bagi pembaca diagram BPMN.
annotation
14
 Notasi Dasar pada BPMN
• Proses bisnis terdiri atas EVENTS and ACTIVITIES.
• Events → Sesuatu yang terjadi secara instan. Trigger/Notifikasi.
• Activities → Suatu pekerjaan yang memiliki durasi waktu.
• Dalam proses bisnis, event dan activities terkait satu sama lain. Aktivitas akan start ketika
ada event yang men-trigger.
• Antar aktivitas memiliki hubungan atau sequence →Aktivitas A diikuti oleh aktivitas B, dst.

The three most basic concepts of BPMN are

event, activity, and arc (sequence flows).

15
Contoh Proses Bisnis Pemenuhan Order
(Order Fulfillment)

Event Start Arc/sequence

Activity
Event End

16
 Aturan Penamaan BPMN
Untuk memastikan model proses bisnis konsisten dan mudah dipahami.

• AKTIVITAS

Mengirim invoice • Kata kerja AKTIF (Me- …) + objek. Keep it short!

• EVENTS

• Obyek + kata kerja PASIF (Di-…). Again, keep it short!

Pesanan Go-
Food diterima
17
 Branching and Merging
(Split dan Join)
• Mekanisme yang mengizinkan atau melarang perjalanan token/ process instance melalui suatu gateway.
• Ada dua jenis gateway: Gateway SPLIT (percabangan) dan JOIN (penggabungan).
• Terdapat 4 tipe branching and merging:
1. Exclusive Decisions (XOR)
2. Parallel Execution (AND) SPLIT JOIN
3. Inclusive Decisions (OR)
4. Rework And Repetition

18
 1. Exclusive Decisions (XOR)

• Dua atau lebih aktivitas tidak dapat terjadi dalam satu waktu yang bersamaan. Token hanya dapat
memilih SATU CABANG sesuai kondisi yang memenuhi. → disebut mutually exclusive.
• Contoh: Proses bisnis Pengumpulan Tugas Akhir (TA) kepada dosen pembimbing. Ada beberapa
kemungkinan kejadian yang akan terjadi:
1. TA tidak revisi.
2. TA ada revisi.
Tidak ada revisi
Menilai TA

Memeriksa Mengembalikan
dokumen TA
X X TA ke mahasiswa
Dokumen Dokumen TA
TA diterima Ada revisi
Menulis
dikembalikan
catatan
revisi
Gambar 1. Proses bisnis pengumpulan TA 19
 2. Parallel Execution (AND)

• DUA ATAU LEBIH aktivitas dapat terjadi secara bersamaan (parallel), tidak memedulikan aktivitas
mana yang harus dikerjakan duluan.
• Semua aktivitas dalam kondisi ini HARUS SELESAI/COMPLETED dilaksanakan sebelum berlanjut ke
aktivitas berikutnya.

Proses Bisnis Pengecekan

Pengunjung Bandara

20
Proses Bisnis Pengecekan Pengunjung Bandara (Parallel Execution)

21
• Dalam model BPMN, kita dapat memiliki START dan END events lebih dari satu dalam satu proses yang sama.
• Sifat BPMN adalah IMPLISIT TERMINATION, yang artinya suatu token/process instance dikatakan complete
ketika token yang mengalir pada proses bisnis mencapai suatu END event.

22
 3. Inclusive Decisions (OR)

• Suatu percabangan dimana SATU ATAU LEBIH CABANG dapat dipilih sesuai dengan kondisi yang memenuhi.
• Karena sifat semantik OR-split yang kompleks, maka keberadaan OR split di dalam model proses bisnis
dapat membingungkan pembaca. → Maka 7PMG (modelling guidelines) menyarakan OR-split untuk
dihindari dan hanya digunakan apabila memang betul-betul dibutuhkan.

23
 4. Rework And Repetition

• Terkadang, aktivitas perlu dilakukan beberapa kali (loop). Contoh: ketika suatu aktivitas tidak
memenuhi kondisi pengecekan di gateway dan harus diulangi kembali.

Tidak ada
Menulis Mengumpulkan revisi Mendaftar
X laporan TA TA X sidang TA
start end

Ada revisi

Gambar 2. Proses bisnis mahasiswa mengumpulkan TA

24
 Data Objects & Data Storage

• Data objects → Objek informasi yang berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas
lainnya.
Dokumen
▪ Bisa berupa artifak fisik seperti invoice, dokumen, surat, benda, dsb. TA
▪ Bisa berupa elektronik artifak seperti e-mail, suatu file digital, dsb.
▪ Data objek umumnya adalah input dan output dari suatu aktivitas.

• Data store → tempat/lokasi data object disimpan. Juga merepresentasikan

sumber data yang digunakan untuk melakukan suatu aktivitas. Database
Contoh: Database untuk electronic artifacts. Atau lemari arsip untuk data object Nilai
fisikal.

27
28
Apakah data object dan data store
harus selalu digambarkan di dalam
diagram proses bisnis?
Yes or no? and WHY?

Jawab pertanyaan ini dan jelaskan alasannya. Hint: Baca buku Marlon Dumas!

29
 Resources
 Disebut juga dengan actor/organizational perspectives.
 Resources menunjukkan siapa saja atau apa saja yang terlibat dalam pelaksanaan
suatu kegiatan proses bisnis. Resource atau sumber daya dapat berupa:
▪ A process participant → an individual person (contoh: Karyawan bernama
John Smith), a group of people (Contoh: Divisi keuangan, Bagian Admisi,
dst).
▪ A software system → Misalnya server atau aplikasi perangkat lunak.
Contoh: Proses bisnis registrasi mata kuliah mahasiswa melibatkan sistem
aplikasi iGracias & SIRAMA.
▪ A piece of equipment → Seperti suatu mesin atau alat. Contoh: Mesin
pabrik pada proses bisnis produksi; Mesin ATM pada proses bisnis penarikan
uang cash, dst.
 Di dalam proses model BPMN, resources digambarkan dalam bentuk Lane. Tiap
lane mewakili 1 resource.
30
 Pool & Lanes

Source: London Aquatic Centre, 2012 31

 Ada revisi
Mahasiswa

Menyerahkan Tanpa
Menulis
Proses Bisnis Tugas Akhir

TA ke dosen Menerima TA revisi

laporan TA Mendaftar
pembimbing yang sudah di-
start sidang TA
review end
Dosen Pembimbing

Tanpa revisi
Menilai TA

Memeriksa Mengembalikan
laporan TA TA

Menulis catatan
Ada revisi revisi TA

32
 Nama Nama Pool (Nama proses, organisasi)
Nama Pool (Nama proses, Nama organisasi)

Aktor C
Aktor A Aktor B Aktor C

Aktor B
Aktor A 33
 Message Flow & Sequence Flow
• MESSAGE FLOW → Komunikasi antar pool dicapai dengan menggunakan pesan. Message flow
digunakan untuk menunjukkan aliran pesan antar pool atau aliran elemen antar pool.
• SEQUENCE FLOW digunakan untuk menghubungkan aliran elemen dalam pool yang sama.

MESSAGE FLOW

SEQUENCE FLOW

ASSOCIATION

Menghubungkan aktivitas dengan

data objek/ data store yang dirujuk.
34
 MESSAGE FLOW

SEQUENCE FLOW

ASSOCIATION

XOR AND OR

35
Diagram BPMN yang
menampilkan dua
atau lebih pool
disebut diagram
collaboration.

36
 Process Decomposition
• Ada kalanya suatu diagram/model
proses bisnis terlihat sangat full dan
kompleks karena terlalu banyak aktivitas
dan data objects yang digambarkan.
• SOLUSI nya adalah menyederhanakan
model dengan menyembunyikan
bagian-bagian tertentu di dalam SUB-
PROSES.
• Sub-proses → Proses di dalam proses.
Hasil dekomposisi dari suatu proses
bisnis.

+ Bagian mana yang bisa diwakili oleh suatu sub-proses?

37
 Setelah di-
dekomposisi…

38
 Namun perlu di-ingat, sub-proses juga tetap perlu
digambarkan/dimodelkan dalam diagram sub-proses.

39
40
Kapan kita harus mendekomposisi model proses
menjadi sub-proses?
• Ketika sebuah model menjadi sangat besar dan kompleks
sehingga sulit untuk dipahami.
• Kapan sebuah model proses dikatakan "terlalu besar“ ?
Ketika proses model memiliki lebih dari 30 elemen BPMN
(misalnya aktivitas, kejadian, gateway). → 7PMG
• Disarankan untuk menggunakan sesedikit mungkin elemen
untuk setiap level proses yang dimodelkan.

Rule of thumb: Satu diagram proses

bisnis maksimal 30 elemen.

42
Mini Exercise 1:
Studi Kasus Perpustakaan

Perpustakaan Tel-U baru saja kedatangan koleksi buku-buku baru. Buku-buku ini akan disiapkan terlebih
dahulu sebelum akhirnya anggota perpus dapat meminjam buku. Petugas entry data akan memasukkan data
tiap buku ke dalam sistem open-lib. Mulai dari judul buku, nama pengarang, kategori buku, jumlah buku, dsb.
Setelah itu, petugas entry data akan mencetak label buku yang nantinya akan ditempel sebagai identitas
bahwa buku tersebut adalah milik perpustakaan. Label yang telah dicetak akan diserahkan ke petugas sampul
buku bersama dengan buku-buku yang baru. Petugas sampul akan menempelkan label buku. Setelah semua
label telah ditempel, petugas sampul akan menyampul buku dengan plastik mika. Buku yang sudah berlabel
dan sedang antri untuk disampul akan diberi cap logo Tel-U oleh petugas sampul yang lainnya. Kedua aktivitas
ini dilakukan secara berbarengan untuk menghemat waktu. Buku yang sudah selesai disampul dan diberi cap
akan diserahkan ke petugas rak. Petugas rak akan meletakkan buku sesuai dengan nomor rak yang tercantum
pada label. Proses pun berakhir.

43
 Mini Exercise 2:
Studi Kasus Klinik Laptop
Klinik Laptop adalah perusahaan yang bergerak di bidang perbaikan laptop. Seorang customer yang akan melakukan
perbaikan wajib datang secara langsung ke lokasi Klinik Laptop. Customer yang berkunjung wajib mengambil nomor antrian
di pintu masuk. Ketika nomor antriannya dipanggil, customer akan menemui petugas CS. Petugas CS akan meminta
informasi data diri customer dan memasukkannya ke dalam sistem. Customer kemudian menyampaikan keluhan/masalah
terkait laptopnya. Keluhan ini akan dicatat oleh petugas CS dan disimpan di dalam sistem. Selanjutnya, petugas CS akan
membawa laptop milik customer ke ruangan Teknisi. Teknisi akan melakukan pengecekan terhadap software dan hardware
pada laptop. Pengecekan hardware maupun software dapat dilakukan secara bebas tanpa urutan. Teknisi harus melakukan
keduanya untuk menentukan akar masalah secara tepat. Setelah keduanya selesai diperiksa, Teknisi dapat menentukan
permasalahan pada laptop. Teknisi akan menginfokan solusi perbaikan dan juga biayanya kepada petugas CS. Petugas CS
akan menyampaikan hal tersebut ke customer. Jika tidak setuju, maka petugas CS kan mengembalikan laptop kepada
customer dan proses pun berakhir. Apabila customer setuju, Customer harus melunasi pembayaran terlebih dahulu.
Pembayaran dilakukan di kasir. Kasir akan memberikan bukti pelunasan. Customer harus menunjukkan bukti pelunasan CS.
CS akan mengkonfirmasi bukti pelunasan ini dan memberitahukan teknisi bahwa proses perbaikan laptop dapat dimulai.
Teknisi akan melakukan perbaikan. Laptop yang sudah selesai diperbaiki akan dikembalikan ke petugas CS. Petugas CS yang
menerima laptop tersebut akan memanggil customernya. Customer biasanya akan mencoba menyalakan laptopnya terlebih
dahulu untuk melihat memastikan laptop sudah diperbaiki. Proses perbaikan laptop pun berakhir.
45
Latihan di rumah: Studi Kasus Perpanjangan SIM
Proses ini dimulai ketika seseorang mendapatkan notifikasi SMS bahwa SIM yang dimilikinya akan
segera habis masa berlakunya. Perpanjangan SIM hanya dapat dilakukan dengan datang secara langsung
ke Samsat atau Mal Pelayanan Publik terdekat. Pemohon SIM akan mengambil nomor antrian di loket 1
ketika datang ke Samsat/MPP. Per harinya, hanya dibatasi 50 nomor antrian. Pemohon yang nomor
antriannya dipanggil akan menuju loket 1 untuk mengambil formulir perpanjangan SIM. Pemohon akan
melengkapi formulir tersebut. Formulir kemudian dikumpulkan ke loket 1. Petugas loket 1 selanjutnya
meminta pemohon SIM untuk mengerjakan soal psikotes pada aplikasi e-SIM dan melakukan tes
kesehatan pada loket 2. Pemohon SIM dapat mengerjakan tes psikotes sembari menunggu antrian tes
kesehatan. Juga sebaliknya, apabila antrian tes kesehatan lebih dulu, maka tes psikotes bisa dikerjakan
setelahnya. Aplikasi E-SIM akan mengeluarkan laporan hasil psikotes. Pemohon kemudian
mengumpulkan laporan hasil psikotes dan hasil tes kesehatan ke loket 3. Loket 3 akan memeriksa hasil
kedua tes tersebut. Selanjutnya, loket 3 akan memberikan nomor antrian foto untuk kartu SIM yang
baru. Setelah foto, pemohon akan merekam sidik jari dan tanda tangan digital. Kartu SIM yang selesai
dicetak akan diumumkan oleh loket 3 dan dapat diambil oleh orang yang bersangkutan.
47
 NEXT WEEK

 Quality Assurance in BPMN

 And more exercise of BPMN ☺

1 2 3 4
Mengumpulkan Melakukan
Memodelkan
Menyusun Tim data & informasi verifikasi & validasi
Proses Bisnis proses bisnis
PB