PENGENDALIAN DOKUMEN
2 MACAM DOKUMEN
1) Dokumen Internal
Semua dokumen yang dibuat, diterbitkan, diberlakukan dan
dikendalikan oleh perusahaan itu sendiri
2) Dokumen Eksternal
Dokumen yang dibuat dan diterbitkan oleh lembaga, organisasi,
instansi, diluar perusahaan ini, dibuat untuk kepentingan
perusahaan dan disimpan/ dipelihara oleh perusahaan
LEVEL DOKUMEN
1) Pedoman Mutu/Quality Manual
2) Prosedur Mutu/Quality Prosedur
3) Petunjuk Kerja/Work Instruction/Standard OperatingPractice
4) Rekaman/Records/Form
▪ Formulir/ blanko
▪ Lampiran
▪ UraianTugas dan Tanggung Jawab
▪ Dokumen Pendukung
▪ Dokumen Teknis/ Gambar
▪ Lain-lainnya
PENEMPATAN DOKUMEN
▪ Dokumen didistribusikan keseluruh departemen
sesuai dengan kepentingan masing-masing
▪ Dokumen yang terdistribusi tersimpan dan terpelihara
di tempatyang baik mudah terlihat dan mudah
dijangkau
▪ Pendistribusian tercatat dengan baik dan diperiksa
secara berkala keberadaannya oleh petugas
FORMAT DOKUMEN
1) Format judul dan pengesahan adalah format seperti yang
tampak di halaman depan
2) Daftar distribusi
3) Daftar Perubahan Dokumen
4) Format isi adalah format seperti yang tampak di halaman 3
Format flow chart adalah format seperti yang tampak di
halaman berikutnya
5) Format dokumen rekaman adalah format yang dirancang
sesuai dengan kebutuhannya, dan dilampirkan dalam
WI/standard operating practise
IDENTIFIKASI DOKUMEN
▪ Heading
▪ Tata Cara Penomoran
– Contoh Q3-AJN-PPPS-001
– Q3 Quality Document PT AJN-Level Dokumen
– AJN Perusahaan
– PPPS Code Divisi (SDMU, TINF, AKTR, MRKT, KEUA,
SPIA)
– 001 No. Urut Dokumen di masing-masing divisi
FORMAT FOOTER
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT. AJN
dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun
seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin tertulis dari
Direktur Utama (2)
Langkah 1 :
Membangun Sistem
yang Efektif
DOKUMENTASI
YANG BAIK !
Dokumentasi yang baik adalah yang :
▪ Jelas
▪ Tidak bertele-tele (to the point)
▪ User friendly
▪ Mudah dipahami
Hindari tenggelam dalam Detail …..
▪ Penggambaran detail boleh dilakukan dengan cara yang mudah
dipahami misalnya dengan point-point, bukan dengan deskripsi yang
membingungkan.
▪ Contoh gambaran aktivitas yang dilakukan oleh petugas penerima
telepon, tidak perlu di tambah “jika petugas sedang cuti hamil atau
tidak masuk maka harus ………….”
▪ “Tujuan dibuatnya prosedur dan WI ini adalah menggambarkan
aktivitas-aktivitas pekerjaan, setelah semua tugas dan langkah
proses pekerjaan dituliskan agar dapat dilaksanakan dengan cara
yang konsisten, demikian juga setiap ketidaksesuaian dan kecacatan
potensial tidak terulang kembali”
Dan prosedur yang jelek ……
Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika bisa hanya
dengan satu?
– “Posedur yang tercantum dalam point di atas bisa saja tidak
berlaku jika ada beberapa ekses external yang sangat
berpengaruh dan mendahului semua proses tersebut,
sehingga semua parameter ini akan tidak berlaku”
– “Prosedur ini berlaku untuk semua departemen dan fungsi-
fungsi di dalamnya kecuali proses eksternal”
Membuat prosedur yang user friendly
▪ Gunakan kalimat sederhana (pendek)
▪ Mulailah dengan kata kerja
▪ Hindari penggunaan kalimat pasif dan hindari kalimat negatif
▪ Jelaskan siapa yang melakukan tugas tersebut
▪ Gunakan Program Word Prosessor yang Umum dipakai
▪ Gunakan kertas putih untuk memudahkan pembacaaan
Langkah 2: memiliki dokumen
dengan jumlah
yang tepat
But how much
documentation do I need?
Hindari terlalu banyak dokumen & Overlaping:
▪ WI/ Standard Operating Practice
didokumentasikan untuk hampir semua hal
secara virtual
▪ Tumpang tindih dan pengulangan-termasuk
adanya lebih dari satu WI untuk satu proses
pekerjaan
Atau terlalu sedikit :
• Minimnya Work Instruction/Standard Operating Practice
pada proses yang berpengaruh terhadap kualitas
produk, harus dihindari
• Karyawan/ pegawai melakukan proses pekerjaannya
dengan cara mereka sendiri
• Ada banyak variasi dalam menjalankan proses
pekerjaan karena tidak terdokumentasi dengan baik
Documentation: Jumlah yang Tepat
▪ Perlu diingat bahwa tujuannya adalah konsistensi
proses Anda.
▪ Jika ada dua orang yang ditraining untuk mengerjakan
pekerjaan ini, apakah mereka akan melakukan dengan
cara yang sama?
▪ Jika jawabannya “mungkin tidak sama” maka dibutuhkan
Work Instruction atau Standard Operating Practice
Langkah 3: Outline Document Control System
Manual
Procedures
Work Instructions
Records
Piramida Dokumentasi
COMMON ELEMENTS
QUALITY MANUAL
QUALITY o MGMNT RESPONSIBILITY.
PLANS o DOCUMENT CONTROL.
o QUALITY RECORDS.
QUALITY PROCEDURES o TRAINING.
o AUDITS.
WORK INSTRUCTIONS
INSPECTION & TEST
CALIBRATION & MAINT.
FORM & RECORDS
CORRECTIVE. ACTION
STATISTICAL TECHNIQUES
What Will You Control?
• Procedures
• Work Instructions
• Forms
• Attachments
• External Docs: Customer Drawings
• Prints
• Drawings
• Routers/Traveler
Langkah 4: Dimana Anda mengelola
dokumen?
Rencanakan Infrastruktur
• ISO telah menetapkan spesifikasinya
• Persiapkan rencana dan blueprint Anda sendiri
• Anda dapat memilih untuk menggunakan:
• Word Processing program misalnya: Word. Etc.
• Database yang sudah ada, familiar
• Atau Paket Software dokumen kontrol
Apa yang terbaik untuk Perusahaan anda?
Pilihlah sistem untuk Perusahaan Anda sesuai dengan:
– Ukuran Perusahaan
– Jenis Computer set-up dan ketersediaan
– Jumlah proses yang ada
– Seberapa sering perubahan untuk proses-proses
atau dokumen
Perusahaan mungkin membutuhkan lebih dari satu jenis
sistem dokumentasi
Contoh:
▪ Satu untuk Quality System Document
▪ Satu untu Engineering documents
▪ Satu untuk Environment Management System document
▪ Satu untuk Health & Safety Management System document
etc
Dokumen-dokumen tersebut sangat berbeda satu dengan
lainnya
Masalah umum yang timbul dalam
DOCUMENT CONTROL
Masalah Umum
• Karyawan yang menulis dokumen tidak tahu perbedaan antara Prosedur
dan Work Instruction
• Terminologi belum dibakukan definisinya, dan tidak konsisten
pemakaiannya
• Tidakdisimpan berurutan (tidak teratur)
• Tidak ada proses penelusuran perubahan, dan tidak ada training cara
merubah dokumen
• Penggunaan dokumen yang tidak konsisten
▪ Forms
▪ Lampiran
▪ Gambar-gambar
▪ Dokumen external
Masalah Umum:
• Pengesahan/Persetujuan
• Pendistribusian
• Memelihara keteraturan distribusi
• Terlalu banyak dokumen terdistribusi. Sistem tidak mampu
memelihara
• Kegagalan mengontrol Eksternal dokumen
• Hindari permasalahan ini dengan perencanaan yang baik
……………..
Dan akhirnya semua terletak pada tempatnya
SOP dibuat SOP Valid
1 bulan 2 bulan 3 bulan
Verifiksi Verifikasi
CONCLUSION
PENGENDALIAN DOKUMEN YANG EFEKTIF sangat penting untuk meningkatkan
efisiensi operasional dan menjaga keamanan data. Berikut adalah beberapa
langkah yang bisa Anda terapkan:
1. Identifikasi Jenis Dokumen: Tentukan jenis dokumen yang perlu diatur, seperti
kontrak, faktur, laporan keuangan, dan surat-menyurat internal. Klasifikasi
yang jelas membantu dalam penyimpanan dan pencarian dokumen
2. Sistem Penyimpanan yang Terstruktur: Gunakan sistem penyimpanan yang
terstruktur, baik fisik maupun digital. Pastikan dokumen disimpan dengan cara
yang mudah diakses dan dicari kembali. Penggunaan folder dengan label yang
jelas dan penomoran yang konsisten sangat membantu
3. Otomatisasi Alur Kerja: Otomatisasi beberapa alur kerja, seperti
pengiriman dokumen untuk persetujuan dan pengingat jatuh tempo, dapat
mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses administrasi.
4. Backup dan Pemulihan Data: Lakukan backup data secara rutin ke server
atau cloud yang aman untuk menjaga integritas informasi. Pastikan juga ada
prosedur pemulihan data yang jelas jika terjadi kehilangan data.
5. Digitalisasi Dokumen: Mengubah dokumen fisik menjadi format digital
memudahkan akses informasi, kolaborasi tim, dan mengurangi risiko
kehilangan dokumen fisik. Digitalisasi juga memungkinkan penggunaan
tanda tangan elektronik untuk mempercepat proses persetujuan dokumen.
THANK YOU
For more information, please hit me up:
WhatsApp : +62851 7988 7958 (Tio)
Mail : [Link]@[Link]
Find us on Instagram:
@[Link]