COST CONTROL

Module 2- Cost Control Fundamental Concept

Module 2 – Cost Control Fundamental Concept:

2.1. Cost Controller Working System Structure
2.2. Basic Costing
2.2.1. Flash Cost
2.2.2. Potential Cost
2.3. Basic Cost Report
2.3.1. Create Master Cost Purchase
2.3.2. Create Recipe Cost
2.3.3. Create Summary Recipe Cost
2.3.4. Create Inventory
2.3.5. Create Spot Check Report
2.3.6. Create Flash Cost Report
2.3.7. Create Menu Engineering
2.4. Basic Control & Cost Arrangement
2.4.1. Cost Management Based on Production
2.4.2. Cost Management Based on Selling System
2.4.3. Cost Management with Other Sources of fund

Dalam materi ini mengandung kompetensi SKKNI dan ASEAN Toolbox dengan no.
code
- I.55HDRR00.198.2 – Mengelola Keuangan Sesuai Anggaran

Instructional Objective:
Student will be able to explain
- Student will be able to construct the cost controller working system structure based on
module in 1x time of explanation according to cases.
- Student will be able to divide and explain basic costing based on module in 1x time
assessment during 1 session classes.
- Student will be able to demonstrate the basic cost report based on module in 2x times
of trial and 3x attempts assessment.

1
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.1. Cost Controller Working System Structure

Seorang Cost Control harus memiliki susunan kerangka kerja dengan system yang baik, dimana
hal tersebut telah disusun dan ditentukan oleh kebijakan management inti atau oleh Director
Finance.

Hal ini yang berperan sangat penting dalam kesuksesan seorang cost control dan diperlukan
ketelitian yang tinggi dalam menjalankan system kerja tersebut.

FLOW CHART KERANGKA SISTEM KERJA COST

CONTROLLER

PENENTUAN MENU PRICE

MASTER CREATE PURCHASE
PEMBELIAN AUTHORIZA
COST NEW ITEM TION REQUEST
BARANG

MENU
ENGINEERIN PURCHASED
G ORDER

REVENUE
RECEIVING
REPORT

OPENING & ITEM

FLASH COST SPOT CHECK CLOSING REQUISITIO ITEM2
REPORT INVENTORY STOCK N STORAGE
INVENTORY
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.2. Basic Costing

Dalam sebuah perusahaan hal yang terpenting selain mencetak sebuah revenue atau pendapatan
adalah biaya dasar. Bagaimana sebuah perusahaan dapat mengelola biaya dasar dengan sangat
baik. Biaya dasar adalah salah satu faktor utama yang mempengaruhi G.O.P. (Gross Operating
Profit).

Dalam hal penghitungan sebuah biaya dasar, pada intinya biaya dasar dapat dibedakan menjadi 2
yaitu Flash Cost & Potential Cost.

2.2.1. Flash Cost

Flash Cost adalah penghitungan cepat terhadap biaya dasar dimana dalam penghitungan cepat ini
seluruh pembelian barang akan secara otomatis dihitung baik terhadap barang yang digunakan
maupun yang masih dalam stok atau belum dipergunakan.

Dalam tutup buku Flash Cost reporting sisa barang tidak akan dihitung beban biayanya, jumlah
beban biaya tersebut akan dijadikan asset pada pembukuan baru tersebut.

2.2.2. Potential Cost

Potential Cost adalah jenis pelaporan biaya dasar dimana dalam laporan ini hanya menghitung
beban biaya dasar terhadap item yang laku saja, laporan yang dipergunakan bernama “Menu
Engineering”.
Dalam hal ini Cost Controller memerlukan Item Sales Report yang dipergunakan sebagai acuan

3
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.3. Basic Cost Report

2.3.1. Create Master Cost Purchase

CONTOH MASTER COST

Penghitungan Biaya Dasar atau kerap disebut sebagai Master Cost adalah sebuah laporan yang
merangkum seluruh item pembelian dengan masing-masing harga belinya yang dijadikan sebuah
data acuan otentik dalam pengolahan laporan-laporan lainnya seperti penghitungan cost recipe
dalam sebuah item.

2.3.2. Create Recipe Cost

Penghitungan Biaya Dasar per menu item adalah jenis laporan yang memuat sebuah data
informasi detil pada tiap menu item yang dijual. Informasi yang terkandung adalah resep dalam
komponen item tersebut beserta biaya dasar tiap-tiap komponen item yang dipergunakan dalam
satu kesatuan menu tersebut.
Laporan kerja ini juga kerap disebut dengan Master Recipe Cost, bukan hanya berisi tentang
jumlah komponen beban biaya namun juga harga jual dan cost secara presentasi.

4
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

CONTOH MASTER RECIPE COST

2.3.3. Create Summary Recipe Cost

Summary Beban Biaya Dasar adalah jenis laporan rangkuman terhadap Master Cost Recipe dimana
hanya mencantumkan beberapa informasi penting seperti; Nama Item, Presentasi Penghidangan,
Harga Jual, Beban Biaya Dasar & Biaya Dasar secara persentasi.
Hal ini dimaksudkan agar mempermudah seorang Cost Controller atau pembaca laporan
tersebut dalam menganalisa atau mempergunakan laporan tersebut.

5
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

CONTOH SUMMARY ITEM COST

2.3.4. Create Inventory

Laporan Inventarisasi adalah jenis pelaporan dalam menghitung baik dalam inventari buka
maupun tutup, dan dalam persepsi seorang cost control laporan ini harus disertakan data
lengkap dengan biaya dasar pembeliannya sesuai dengan Master Cost terbaru atau ter-updated.
Laporan ini berfungsi untuk menghitung sisa barang tersebut.

6
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.3.5. Create Spot Check Report

Laporan Sidak Inventarisasi (Spot Check) adalah jenis laporan yang dipergunakan oleh seorang
Cost Controller dalam melakukan tanggung-jawabnya dalam perannya sebagai seorang controller.
Kegiatan sidak dengan menghitung jumlah inventori buka hingga tutup yang diolah dengan data
penjualan sehingga dari data tersebut akan memperoleh jumlah data variance / perbedaan (lebih
atau kurang) atau ketidak sesuaian antara modal dengan penjualan.

Laporan ini terbagi menjadi 3 system pelaporan yaitu;

1. Sales Report
2. Sales Breakdown Report
3. Variance Report

Contoh Sales Report

Sales Report adalah laporan yang merangkum data penjualan berdasarkan system kasir yang
memuat berapa item tersebut terjual beserta dengan detil harga jual, beban biaya dasar serta
keuntungan (contribution margin)

7
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

Contoh Sales Breakdown Report

Sales Breakdown Report adalah laporan yang bertugas untuk mengolah data pengunaan pada
tiap-tiap item dalam resep per item yang terjual sesuai dengan unit item tersebut.

Contoh Variance Report

Variance Report adalah jenis laporan yang mengolah data penggunaan kuantitas setiap bahan
yang dipergunakan dalam membuat item yang terjual serta menghitung berdasarkan inventori dari
buka buku, transfer in-out sampai inventori tutup buku untuk mendapatkan hasil akhir suatu
barang tersebut memiliki stok seimbang, kelebihan atau kurang.

8
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.3.6. Create Flash Cost Report

Laporan Flash Cost Harian adalah jenis laporan yang dikerjakan seorang Cost Controller setiap
harinya untuk melaporkan;
1. pembelian / requisition tiap-tiap outlet terhadap store.
2. menghitung barang-barang yang ditransfer keluar dari department.
3. Penghitungan Pembelian Jenis Barang Fresh Supplies atau Direct Market.
4. Menghitung jumlah ENT yang dipergunakan dalam hari tersebut.
5. Menghitung jumlah Official Receipt atau duty meals yang dipergunakan hari tersebut.
6. Sumarry total pendapatan atau revenue pada hari tersebut.
7. Kalkulasi presentasi antara beban dengan pendapatan.

Contoh Laporan Flash Cost

9
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.3.7. Create Menu Engineering

Menu Engineering Report adalah salah satu jenis laporan yang dapat dipergunakan seorang Cost
Controller dalam melakukan sebuah analisa mengenai menu yang dipergunakan dalam sebuah
perusahaan dimana analisa tersebut mengenai komponen tingkat kelarisan suatu product,
beban biaya serta harga jual yang dapat saling mempengaruhi dan hasil dari analisa dapat dijadikan
sebuah kebijakan kedepan dalam penentuan pembuatan atau penyusunan menu, harga jual dan
pertimbangan tentang beban biaya dasar.

Pada materi Menu Engineering akan dijelaskan secara detil pada Module terakhir dari materi Cost
Control.

2.4. Basic Control & Cost Arrangement

Dalam Cost Control, seorang Cost Control seperti yang telah dikemukaan selain mampu dalam
membuat serta melaporkan semua bentuk laporan kerja seorang Cost Control, Cost Controller juga
harus memiliki kemampuan dasar dalam melakukan pengendalian & pengaturan biaya dasar.

Banyak hal yang dapat dilakukan seorang Cost Controller dalam perannya mengendalikan serta
mengatur biaya dasar, ketelitian serta konsistensi yang diperlukan dalam melakukan hal tersebut.

Hal-hal dasar yang dapat dilakukan adalah;

- Pengaturan & Pengendalian Biaya Dasar Berdasarkan Jumlah Produksi
- Pengaturan & Pengendalian Biaya Dasar Dengan Sistem Penjualan
- Pengaturan & Pengendalian Biaya Dasar Dengan Bantuan Lain-lain
1. Bantuan Barang
2. Bantuan Dana Pemasaran
3. Bantuan Subsidi Harga Pembelian

10
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.4.1. Cost Management Based on Production

Ini adalah kemampuan dimana seorang Cost Controller melakukan pengkajian ulang terhadap
produktivitas disektor yang dirasa memiliki produktifitas beban biaya dasar paling tinggi,
pengkajian dalam bentuk mencari kemungkinan terkecil terhadap kebocoran atau yang biasa
terjadi spoilage (Barang Rusak) atau mengkaji proses produksi serta melihat dengan seksama
apakah proses mempergunakan bahan-bahan dengan tepat guna sehingga tidak ada yang menjadi
beban atau terbuang percuma.

2.4.2. Cost Management Based on Selling System

Yang satu ini adalah kemampuan seorang Cost Controller dengan kemampuan komunikasinya
untuk mengatur penjualan sesuai dengan hasil pengkajian atau analisa yang biasanya
mempergunakan “Menu Engineering”, pengendalian penjualan mengarah kepada item-item yang
dijual yang memiliki beban biaya dasar rendah sehingga dapat berkontribusi dalam kalkulasi Month
To Date atau Year To Date baik Flash Cost maupun Potential Cost.

11
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

2.4.3. Cost Management with Other Sources of fund

Pengaturan serta pengendalian biaya dasar dengan kemungkinan bantuan lain-lain adalah effort
lebih seorang Cost Controller dalam hal negosiasi dengan supplier berkaitan dengan mencari
kemungkinan subsidi dari supplier tersebut, pengaturan dan pengendalian ini harus memiliki
keterlibatan Purchasing Manager. Cost Controller harus memiliki komunikasi yang baik dengan
Purchasing Department dalam hal negosiasi ini.
Berikut adalah beberapa bantuan subsidi yang dapat diperoleh dari supplier;
a. Bantuan Subsidi Barang
b. Bantuan Dana Pemasaran
c. Bantuan Subsidi Harga Pembelian

a. Bantuan Subsidi Barang

Bantuan Subsidi Barang adalah jenis bantuan dimana ini adalah perjanjian antara supplier dengan pihak hotel
terkait volume pembelian yang memiliki incentive berupa gratis barang serupa dengan volume yang ditentukan
supplier.

Sebagai contoh Sebuah Hotel memiliki pembelian Telur Ras Ayam setiap harinya dalam jumlah yang sangat besar
seperti dalam sehari 35 krat telur, negosiasi akan berupa setiap 10 krat mendapatkan 1 krat telur ras ayam gratis.

12
 COST CONTROL
Module 2- Cost Control Fundamental Concept

b. Bantuan Dana Pemasaran

Dalam hal ini Cost Controller berperan dalam negosiasi dalam mencari kemungkinan adanya dana
pemasaran yang dapat diperoleh dari sejumlah supplier, biasanya dalam hal ini akan terdapat
keterikatan kontrak dengan supplier tersebut atau kontrak yang memiliki ketentuan- ketentuan
yang akan disetujui kedua belah pihak.

Dimana dana ini dapat dipergunakan sebagai dana bantuan dalam pemasaran atau dapat
dialokasikan sebagai uang tunai yang dapat mengurangi atau mensubsidi beban biaya dasar.

c. Bantuan Subsidi Harga Pembelian

Cost Controller memiliki peranan dalam komunikasi dengan pihak supplier terkait pengajuan untuk
mencari kemungkinan terkecil dalam mendapatkan subsidi harga pembelian pada setiap supplier
yang bekerja-sama dalam perusahaan tersebut.

Dalam hal ini pengkajian dalam hal kualitas produk & asesi harga diperlukan dalam mencari supplier
baru untuk menggantikan supplier lama sesuai dengan procedur perusahaan untuk
memaksimalkan upaya dalam proses pengendalian biaya dasar.

12