Apa itu Project Management?

Project Management Institute mendefinisikan project management sebagai penggunaan

pengetahuan, keterampilan, tools, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang
bernilai kepada banyak orang.

Secara sederhana, project management adalah proses pengelolaan sumber daya untuk
mencapai atau menyelesaikan sebuah proyek sesuai dengan kriteria dan parameter yang
telah disepakati perusahaan.

Sebagaimana yang telah disebut pada bagian awal artikel ini, project
management memiliki hasil akhir yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran
tertentu.

Proyek sendiri biasanya berkaitan dengan bidang-bidang dengan komponen produk yang
kompleks seperti software, teknologi informasi, healthcare, sampai konstruksi
gedung/jalan/bangunan air.

Karena itu, orang dengan keahlian project management banyak diserap industri teknologi
dan infrastruktur.

Manfaat Project Management bagi Perusahaan

Manfaat project management

Sekarang kalau diminta melanjutkan kalimat, “Project management adalah ….”, kamu
sudah tahu jawabannya, kan? Sekarang, bagaimana dengan manfaat project
management bagi perusahaan? Yuk, kita kupas satu per satu.

#1 Anggaran dan Jadwal Terkelola dengan Baik

Anggaran dan jadwal adalah salah satu hal terpenting dari sebuah proyek. Dengan
anggaran dan jadwal yang ketat atau terbatas, perusahaan akan lebih sulit
menyelesaikan proyek.
Adanya project management memudahkan perusahaan dalam mengelola anggaran dan
jadwal tersebut. Alasannya, seorang project manager akan menggunakan tools dan
pengalaman yang dibutuhkan untuk membuat strategi anggaran dan timeline yang
mendukung prioritas proyek.

#2 Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Kerja

secara Keseluruhan

Tim project management memiliki tanggung jawab untuk menentukan tujuan ke arah yang
lebih baik dan mengoptimalkan alur kerja guna memaksimalkan produktivitas sekaligus
kualitas proyek. Dengan peta jalan yang jelas, tim dapat menavigasikan proyek lebih baik
dan melakukan seluruh tugas sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Berbagai hal tersebut tentu saja akan berdampak pada kualitas kerja secara keseluruhan
dan menghasilkan produk berkualitas tinggi.

#3 Mengurangi Risiko Proyek

Setiap proyek pasti memiliki berbagai risiko, mulai dari biaya, waktu, hingga
kinerja. Apabila sebuah perusahaan memiliki tim project management, semua risiko
tersebut mampu dianalisis, dikomunikasi, dan diprioritaskan. Dengan demikian,
perusahaan bisa mengurangi risiko sebelum terdapat masalah yang lebih sulit diatasi.

#4 Perusahaan Mendapatkan Keunggulan Kompetitif

Setiap perusahaan yang menjual barang atau jasa akan memiliki kompetitor di pasar. Oleh
sebab itu, perusahaan diharuskan menghasilkan produk yang kompetitif dan unggul
dibandingkan pesaing-pesaingnya.
Memanfaatkan project management dapat membantu perusahaan lebih unggul dalam
persaingan, meningkatkan kualitas produk, dan mendekatkan hubungan
dengan customer sekaligus stakeholder.

#5 Meningkatkan Hubungan dengan Stakeholder

Saat merencanakan sebuah proyek, perusahaan tentu akan bekerja sama dengan berbagai
pemangku kepentingan atau stakeholder, mulai dari investor, eksekutif, hingga vendor.

Adanya tim project management dapat meningkatkan arus komunikasi ke semua pihak
yang terlibat dalam proyek, mengelola risiko bersama, sekaligus meningkatkan hubungan
perusahaan dengan semua stakeholder.

Seorang project manager nantinya harus memahami kebutuhan dan kepentingan masing-
masing stakeholder guna memastikan hasil proyek adalah tujuan yang ingin dicapai semua
kepentingan.

Aspek Penting Project Management

Aspek penting project management

Aspek penting project management adalah pedoman-pedoman yang digunakan sebagai
dasar untuk membangun kebijakan, aturan, atau proses yang diperlukan selama proyek
berlangsung.

Manajemen Integrasi (Integration)

Manajemen integrasi berhubungan dengan area yang bisa mengintegrasikan berbagai

proses dan metodologi project management. Tujuan manajemen ini adalah untuk
membangun strategi yang membuat kerja sama tim menjadi lebih baik.

Integrasi berguna untuk mendorong kinerja tim dan melakukan sinkronisasi informasi.
Manajemen Waktu (Time)

Manajemen waktu mencakup bagaimana penjadwalan suatu proyek yang akan dikerjakan,
dikelola, dan dipantau. Dengan manajemen yang baik, project manager akan berusaha
memikirkan waktu paling realistis untuk mencapai hasil akhir atau tujuan proyek.

Manajemen Ruang Lingkup (Scope)

Scope atau ruang lingkup berkaitan dengan keseluruhan tugas dalam proyek. Dalam
manajemen ini akan diidentifikasi jumlah total pekerjaan untuk menghasilkan sebuah
proyek. Jika tidak ada scope, maka akan ada kemungkinan tim melakukan pekerjaan
di luar lingkup yang sudah ditentukan.

Manajemen Biaya (Cost)

Sederhananya, manajemen ini bekerja untuk menyiapkan pengelolaan anggaran dan

mengendalikan biaya yang berkaitan dengan proyek. Biaya akan mencakup pengumpulan,
analisis, dan pelaporan agar tidak terjadi pengeluaran yang berlebihan.

Manajemen Mutu atau Kualitas (Quality)

Manajemen mutu bertujuan mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan

pengadaan proyek guna memastikan bahwa hasil tersebut memenuhi kualitas yang
diharapkan. Hal ini dilakukan dengan terus mengukur kualitas selama proyek berjalan dan
melakukan koreksi jika ada penyimpangan atau kesalahan.

Manajemen Sumber Daya (Resource)

Suatu proyek bisa berhasil ketika peran semua sumber daya dimaksimalkan, baik itu dari
sisi pekerja, bahan, dan peralatan. Sumber daya tersebut kemudian dialokasikan sesuai
kebutuhan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi maksimal.
Manajemen Komunikasi (Communication)

Manajemen komunikasi merupakan proses yang digunakan supaya pesan yang

disampaikan project manager dalam sebuah proyek bisa diterima dengan jelas. Hal ini
melibatkan pembuatan channel atau frekuensi yang tepat agar semua orang dapat
memahami dan menerimanya tepat waktu.

Manajemen Risiko (Risk)

Manajemen risiko meliputi identifikasi, evaluasi, dan pencegahan ketika terjadi masalah
dalam proyek. Dalam tahap perencanaan, project manager sudah harus mengidentifikasi
risiko yang mungkin timbul selama proyek berlangsung. Risiko tersebut diharapkan bisa
dikurangi atau dihindari.

Manajemen Pengadaan (Procurement)

Procurement berkaitan dengan proses pengoptimalan anggaran yang disediakan untuk

barang, jasa, dan sumber daya lain yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek.

Pengoptimalan anggaran tersebut dalam artian project manager memastikan bahwa

sumber daya dapat dibeli, disewa, dan diperoleh dengan lancar.

Manajemen Stakeholder

Manajemen ini akan mengkomunikasikan status proyek dengan berbagai stakeholder,

memberitahu hambatan, anggaran, perubahan, dan lainnya guna
memberikan update progres pengerjaan. Dengan begitu, hubungan antara perusahaan
dan stakeholder akan terus meningkat dan terorganisir.
The Triple Constraint dalam Project Management

The Triple Constraint project management

The Triple Constraint adalah sebuah model atau teori yang menyatakan tiga batasan utama
dalam project management.

Teori ini umumnya juga dikenal dengan istilah lain, seperti Project Management
Triangle, Project Triangle, Triple Constraint Triangle, atau Iron Triangle.

Secara garis besar, the triple constraint menjelaskan bahwa terdapat tiga elemen
dalam project management yang saling berkaitan erat. Jika ada perubahan dalam
salah satu elemen, maka akan mempengaruhi dua elemen lain.

Tiga elemen tersebut adalah waktu, ruang lingkup, dan biaya.

Waktu (Time)

Batasan pertama dalam project management adalah waktu. Waktu mengacu pada jumlah
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, mulai dari titik awal hingga akhir.
Seorang project manager harus bisa memperkirakan dan mengelola waktu sebaik mungkin
agar proyek selesai sesuai target yang sudah ditentukan.

Dengan schedule yang tepat, seluruh tim yang terlibat akan memiliki batasan waktu yang
jelas dalam pekerjaan.

Ruang Lingkup (Scope)

Ruang lingkup berhubungan dengan aktivitas atau pekerjaan yang harus dilakukan selama
proses pengembangan proyek berlangsung.

Apabila tidak ada batasan ruang lingkup, maka pekerjaan menjadi tidak terarah dan
berpotensi menggagalkan rencana proyek atau biasa dikenal dengan scope creep.
Scope sudah harus diidentifikasi saat tahap perencanaan atau sebelum proyek dimulai.
Dengan perencanaan yang matang, setiap orang dalam tim akan mengetahui dan
memahami apa saja tugas yang perlu dan menjadi prioritas untuk mereka selesaikan.

Biaya (Cost)

Sebuah proyek tentu memerlukan biaya. Dalam menentukan batasan biaya, project
manager harus memperkirakan, menganggarkan, dan mengendalikan biaya sebaik
mungkin. Adanya manajemen biaya yang baik menjadikan sebuah proyek dapat
diselesaikan sesuai anggaran yang sudah disepakati sebelumnya.

Contoh Project Management

Proyek yang dijalankan seorang project manager sangatlah beragam, berikut beberapa
contohnya:

 Proyek konstruksi, meliputi pembangunan jalan raya, pasar, tol, pabrik, gedung,
halte, dan lainnya.
 Pengembangan software untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
 Proyek pembuatan aplikasi, seperti aplikasi recruitment untuk perusahaan besar.
 Pengembangan sistem informasi perusahaan.
 Pembuatan website, jaringan, hingga sistem komunikasi baru.
Tentunya, contoh-contoh di atas hanya sebagian kecil saja. Mengingat saat ini terdapat
banyak jenis perusahaan, maka proyek yang dijalankan juga sangatlah beragam.

Sumber. www. Revo U .com

Jenjang Karier di Project Management
Posisi pekerjaan bidang manajemen proyek di perusahaan biasanya memiliki tingkatan

tersendiri, mulai dari pemula hingga eksekutif. Secara umum, jalur karier project

manager mencakup posisi berikut:

Project coordinator. Posisi administratif yang berada di tingkatan awal (entry-level). Project

coordinator bertugas untuk membuat dan mendistribusikan laporan serta menjadi asisten di

dalam tim manajemen.

Assistant project manager. Umumnya dibutuhkan ketika mengerjakan proyek dengan skala

besar. Seorang assistant project manager akan berkolaborasi dan mengerjakan tugas yang tidak

dapat dilakukan oleh project manager, seperti menghadiri rapat atau mengerjakan proyek

berskala kecil.

Project manager. Setelah berpengalaman menangani proyek-proyek kecil, assistant project

manager berkesempatan melanjutkan karier sebagai project manager dan mengelola proyek

yang lebih besar.

Senior project manager. Seseorang dengan jabatan ini bertanggung jawab mengelola beberapa

proyek sekaligus dan berperan dalam menentukan skala prioritas pengerjaan proyek-proyek

tersebut.

Sumber . [Link] [Link]

Tantangan Manajemen Proyek
dan Cara Mengatasinya
Apakah Anda seseorang yang baru memulai karier di bidang manajemen
proyek atau memiliki banyak pengalaman, Anda akan setuju bahwa menjadi
seorang manajer proyek bukanlah hal yang mudah.

Anda perlu terus belajar tentang dasar-dasar manajemen proyek dan

memastikan bahwa proyek tetap berada dalam semua batasan proyek yang
disepakati seperti

 Waktu

 Ruang lingkup proyek

 Anggaran

Meskipun tersedianya berbagai sumber daya, alat manajemen proyek , materi

pelatihan, dan metodologi yang fleksibel, perusahaan masih membuang-buang
jutaan dolar setiap tahun dan berjuang untuk mengatasi tantangan dan masalah
manajemen proyek yang mereka hadapi.

Sebuah studi yang diterbitkan dalam Harvard Business Review menyatakan

bahwa satu dari enam proyek menghabiskan biaya lebih dari 200 persen dari
jumlah yang diperkirakan dan hampir 70 persen proyek TI
menghadapi penundaan proyek . Tugas manajer proyek adalah mencegah hal
itu, tetapi dalam melakukannya mereka menghadapi banyak tantangan.
Kami telah membuat daftar sembilan masalah paling umum yang dihadapi
manajer proyek beserta saran tentang cara mengatasinya saat masalah itu
muncul.

Lihat bagaimana Kissflow memberikan waktu tercepat

untuk mendapatkan nilai di pasar
Memulai

1. Perambatan ruang lingkup

Peningkatan cakupan proyek merupakan fenomena alami dan wajar untuk
proyek apa pun. Ada kalanya hal ini dapat menguntungkan, tetapi sebagian
besar kerugiannya lebih besar daripada keuntungannya. 52% tim proyek
melaporkan mengalami peningkatan cakupan proyek pada tahun 2017 dan tren
ini terus meningkat. Klien yang tidak tahu persis apa yang mereka inginkan dan
memiliki persyaratan yang tidak jelas merupakan salah satu tantangan
manajemen proyek terbesar bagi manajer dan tim proyek.

Cara mengatasinya:

Terlibat secara proaktif dengan klien selama fase perencanaan proyek dapat
membantu Anda memahami persyaratan mereka secara tepat serta harapan
mereka. Selain itu, merencanakan penggunaan sumber daya dan bakat secara
akurat juga merupakan kunci. Penting juga untuk tidak menerima permintaan
perubahan ad-hoc selama pelaksanaan proyek karena hal ini dapat
mengakibatkan penundaan dan biaya tambahan. Tetaplah pada rencana awal.

2. Kurangnya komunikasi

Komunikasi yang efektif dalam manajemen proyek sangat penting untuk

keberhasilan proyek. Anda perlu memiliki metode komunikasi yang tepat waktu
dan transparan untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan
terlibat dalam proses tersebut. Deloitte menyatakan bahwa 32 persen
profesional percaya bahwa komunikasi adalah masalah terbesar dalam
manajemen proyek.
Miskomunikasi juga berbahaya bagi tim proyek karena memengaruhi kerja tim
mereka. Miskomunikasi dapat menyebabkan konflik di antara anggota tim dan
berpotensi menunda proyek.

Cara mengatasinya:

Manajer proyek sering kali mengandalkan berbagai perangkat lunak kolaboratif

dan manajemen proyek yang tersedia di pasaran untuk memastikan bahwa
setiap orang tetap mendapatkan informasi terkini. Alat kolaborasi proyek tidak
hanya memudahkan manajer untuk menjalankan tugasnya, tetapi juga
memastikan transparansi yang lebih besar dalam proyek dan akuntabilitas
dalam tim. Hal ini dicapai melalui fitur-fitur seperti komentar kontekstual,
@mentions, dan kemampuan penetapan prioritas.

Selain itu, pertemuan singkat dan rutin beberapa kali seminggu dapat sangat
membantu dalam mencegah miskomunikasi.
Jadwalkan demo yang dipersonalisasi

Demo Gratis

3. Kurangnya tujuan dan kriteria

keberhasilan yang jelas
Kejelasan merupakan salah satu persyaratan terpenting untuk penyelesaian
proyek yang sukses dan kurangnya kejelasan dapat menimbulkan beberapa
masalah manajemen proyek. Sebuah studi menyatakan bahwa sekitar 39%
proyek gagal karena kurangnya rencana proyek dan tujuan proyek yang
ditetapkan dengan jelas .
Penting juga bagi seorang manajer proyek untuk menemukan cara
mengukur kemajuan proyek dengan menetapkan tonggak pencapaian
proyek dan uji kualitas. Selain membantu tim Anda maju, memiliki serangkaian
tujuan yang jelas juga akan membantu manajer proyek mempertahankan visi
mereka di hadapan manajemen atas dan pelanggan.

Cara mengatasinya:

Pendekatan populer untuk penetapan tujuan seperti SMART dan CLEAR dapat
membantu manajer proyek menyusun serangkaian tujuan yang efektif sejak
awal proyek. Hal ini dapat membantu mengatasi hambatan manajemen proyek .
Selain itu, perlu diingat bahwa tidak menetapkan tujuan dengan jelas
merupakan kesalahan. Oleh karena itu, setelah Anda menetapkan tujuan untuk
tim proyek, buatlah tujuan tersebut jelas bagi rekan satu tim. Dokumentasikan
tujuan tersebut.

4. Masalah penganggaran
Sebagian besar manajer menganggap masalah keuangan sebagai salah satu
rintangan terbesar dalam manajemen proyek yang efektif. Sebuah studi pada
tahun 2017 mengungkapkan bahwa 49,5% manajer manufaktur melaporkan
biaya sebagai tantangan manajemen proyek terbesar yang mereka hadapi.
Dengan manajemen biaya yang efisien, seorang manajer dapat menghindari
berbagai komplikasi umum yang mungkin dihadapi suatu proyek dan berupaya
untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dan lebih cepat.
Cara mengatasinya:

Sangat penting untuk mengadopsi alat penjadwalan proyek yang tepat ,

prosedur penganggaran, dan membuat asumsi yang realistis untuk menghindari
pembengkakan biaya. Perencanaan cakupan proyek harus dilakukan dengan
mempertimbangkan anggaran yang ada. Jika tidak, keterbatasan anggaran
dapat mengancam keberhasilan proyek yang dianggarkan dengan buruk.
Seperti di semua tempat dalam manajemen proyek, pendokumentasian adalah
kuncinya.

5. Keterampilan anggota tim yang

kurang memadai
Kekuatan rantai sama dengan mata rantai terlemahnya dan dalam kasus tim
proyek , kinerja sangat bergantung pada tingkat keterampilan masing-masing.
Sebagai manajer proyek, Anda dapat menciptakan lingkungan yang paling
ideal, tetapi jika tim tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk
mengatasi masalah yang ada, proyek Anda pasti akan gagal. Ini adalah
masalah manajemen proyek besar yang hanya dapat dipecahkan dengan
pengalaman dan pandangan ke depan yang tepat.

Cara mengatasinya:

Manajer proyek yang efektif menentukan terlebih dahulu keterampilan dan

kompetensi manajemen proyek yang dibutuhkan dan menilai tenaga kerja yang
tersedia untuk menentukan apakah staf dan keahlian tambahan dibutuhkan
atau tidak.
Rencana inisiasi proyek yang efektif akan menangani kebutuhan proyek dan
sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Sumber daya ini juga
mencakup komponen keterampilan manusia. Rencana proyek selanjutnya akan
dibangun di atas dasar dokumen inisiasi.

6. Manajemen risiko yang tidak

memadai
Memiliki wawasan untuk mengidentifikasi potensi skenario 'bagaimana jika' dan
membuat rencana darurat merupakan aspek penting dari manajemen proyek.
Proyek jarang berjalan sesuai rencana karena ada begitu banyak variabel yang
dapat menciptakan kemungkinan tak terbatas.

Cara mengatasinya:

Tugas setiap manajer proyek adalah membuat rencana alternatif yang dapat
diadopsi oleh tim jika proyek mulai lepas kendali. Memiliki sistem manajemen
risiko proyek membantu mengidentifikasi jenis risiko dan menguranginya.
Memiliki rencana kontinjensi sangatlah penting. Rencana ini harus
mengidentifikasi semua risiko yang akan diambil jika risiko tersebut benar-benar
terjadi.

7. Kurangnya akuntabilitas
Tim proyek akan bekerja dengan sangat baik jika setiap anggotanya merasa
bertanggung jawab dan berusaha memenuhi peran yang diberikan kepada
mereka. Kurangnya akuntabilitas di pihak anggota tim dapat menenggelamkan
keseluruhan proyek.

Cara mengatasinya:

Manajer proyek yang efektif menetapkan tanggung jawab kepada anggota tim
dan mengarahkan tim menuju tujuan bersama untuk menyelesaikan proyek
dengan sukses . Memiliki perangkat proyek yang memungkinkan tanggung
jawab ditetapkan dan dilacak adalah kunci untuk menumbuhkan akuntabilitas.
Selain itu, melakukan pengecekan rutin dalam tim juga menumbuhkan
akuntabilitas.

8. Keterlibatan pemangku kepentingan

yang terbatas
Penting bagi manajer proyek untuk memastikan bahwa semua pemangku
kepentingan proyek memiliki pandangan yang sama dan visi yang jelas tentang
proyek tersebut. Klien yang tidak terlibat dapat menyebabkan banyak masalah
pada tahap akhir proyek, jadi penting untuk mempertimbangkan masukan klien
dan terus memberi mereka informasi terkini selama proyek berlangsung.

Cara mengatasinya:

Undang klien dan pemangku kepentingan lainnya ke perangkat manajemen

proyek Anda sehingga mereka dapat berpartisipasi aktif dalam membentuk
proyek dan memberikan umpan balik. Lebih jauh, pastikan Anda terus
melibatkan semua pemangku kepentingan internal dan eksternal sejak tahap
perencanaan proyek. Jadwalkan pertemuan rutin dengan semua pemangku
kepentingan dan tangani masalah mereka sebagaimana diperlukan.

9. Batas waktu yang tidak realistis

Memiliki tenggat waktu yang tidak mungkin dipenuhi adalah tantangan
manajemen proyek lain yang dapat sangat memengaruhi kualitas produk akhir.
Setiap manajer proyek yang efektif mengetahui kemampuan tim proyek dan
menegosiasikan jadwal proyek dengan memprioritaskan tenggat waktu dan
tugas proyek.

Cara mengatasinya:

Dalam manajemen proyek tangkas , kecepatan, yang merupakan ukuran

pekerjaan yang diselesaikan dalam satu sprint , diputuskan secara kolektif
dengan mengambil masukan dari semua pemangku kepentingan. Hal ini
dilakukan selama fase perencanaan proyek. Lebih jauh, pemantauan tenggat
waktu secara berkala oleh manajer proyek adalah suatu keharusan.

Hal ini memastikan bahwa setiap peningkatan dalam cakupan (perluasan

cakupan) selama pelaksanaan proyek dapat dihindari atau jadwal dimodifikasi
sebagaimana diperlukan.
Sumber ;[Link]

Penutup

Dalam memulai sebuah proyek baru, ada begitu banyak elemen dan variabel yang harus
dipertimbangkan. Di sinilah project management terlibat. Project management adalah suatu
proses pengadaan proyek yang mencakup perencanaan hingga hasil akhir yang siap
dipresentasikan.

Apabila suatu perusahaan menggunakan project management, ada berbagai manfaat yang
bisa didapatkan, antara lain:

 Anggaran dan jadwal terkelola dengan baik walaupun terbatas.

 Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja secara keseluruhan.
 Mengurangi risiko yang mungkin timbul selama proses pengadaan proyek.
 Perusahaan dapat unggul dan bersaing dengan kompetitor.
 Meningkatkan dan membina hubungan baik dengan stakeholder.
Ada juga teori the triple constraint yang merupakan tiga batasan utama dalam project
management (waktu, biaya, ruang lingkup). Ketiga batasan ini bersifat saling memengaruhi
atau tarik-menarik, sehingga jika salah satu dikurangi, maka akan berpengaruh terhadap
dua elemen lainnya.