NOTULENSI RAPAT
Hari/Tempat : Rabu, Klasikal 1
Tanggal : 4 Desember 2024
Perihal : Progres kegiatan POSSMA & EXPO.
Hadir : 20 Orang
1. Sumber Dana dan Pengelolaan Hadiah
a. Dana : Diperoleh dari HTM dan sponsor jika waktu memungkinkan.
b. Hadiah : Disarankan untuk menyederhanakan hadiah agar tidak terlalu mahal.
2. Kaprodi akan mengkomunikasi mengenai dana dengan Dekan
3. Progres Seksi dan Penanggung Jawab (PJ)
a. Seksi Humas : Surat peminjaman sarana dan prasarana sudah diajukan, dan untuk
Aula sudah disetujui untuk tanggal Jum’at, 6 Desember 2024. Jika ingin menggunakan
Graha untuk hari Minggu tanggal 8 Desember 2024 itu boleh namun setelah Ashar.
Peminjaman lapangan voli di hari Minggu tanggal 8 Desember 2024 memungkinkan
karena jadwalnya kosong.
b. Seksi Acara
• Rundown belum ada pembaruan, masing menunggu pastinya bagaimana.
• Technical Meeting (TM) Dilaksanakan besok pukul 13.00 WIB di ruang
Klasikal 1.
• Pendaftaran: Saat ini terdapat 5 peserta dari beberapa kategori lomba (futsal 2
tim, music 1 orang, poster 1 orang, puisi 1 orang).
• Semua panitia diminta menyebarkan kembali tautan pendaftaran
c. Seksi Logistik
• Telah mengajukan beberapa daftar barang yang dibutuhkan.
• Saat ini menunggu daftar kebutuhan dari setiap Penanggung Jawab Mata Lomba
dan seksi.
d. Seksi P3K
Keperluan akan disesuaikan dengan kegiatan sebelumnya, termasuk:
• Oksigen (meminjam dari Fikes jika tersedia, atau dari Kang Rega).
• Sprei dingin untuk pereda nyeri.
• Tandu (membutuhkan surat peminjaman ke Fikes).
Catatan: Penggunaan oksigen harus terstruktur, habiskan tabung pertama sebelum
membuka tabung berikutnya.
e. Seksi Konsumsi
• Menunggu alokasi dana untuk menyesuaikan konsumsi.
• Konsumsi untuk peserta akan dikemas menggunakan plastik seperti kegiatan
tahun kemarin.
f. Seksi PDD
• Tidak ada kendala besar, tetapi proses pembuatan banner terkendala biaya dan
waktu. Karena pemesanan benner itu tidak bisa mendadak, kalau mendadak
biaya akan lebih mahal.
• Alternatif: Tidak menggunakan banner, tetapi menggantinya dengan alat
promosi lain seperti lukisan tangan atau menggunakan filox.
• Pembukaan dapat menggunakan proyektor sebagai pengganti banner untuk di
Aula.
4. Progres PJ Mata Lomba
a. Volly
• Lapangan akan dikoordinasikan terlebih dahulu dengan Fikes yang suka
menggunakan lapang Volly.
• Peralatan volly akan dipinjam dari UKM, membutuhkan surat peminjaman.
b. Puisi
• Sudah ada 1 peserta. Tidak terdapat kendala.
c. Badminton
• Akan diselenggarakan di GOR SH, namun belum dipesan.
• Disarankan untuk segera melakukan reservasi.
• Petunjuk pelaksanaan akan dibahas saat TM.
d. Futsal
• Lokasi di Aurajaya sudah dipesan dengan sistem paket per jam.
• Perlengkapan lomba sudah tersedia di tempat.
• Bagan pertandingan akan dibahas saat TM atau ditempat.
5. Kebijakan Denda dan Sertifikat
a. Denda
• Berlaku untuk mahasiswa aktif dan berlaku untuk yang tidak mengikuti mata
lomba dan denda sesuai mata lombanya.
• Bukti pembayaran denda harus disertai nota dan mendata peserta yang tidak
mengikutinya sehingga nanti diinformasikan dalam grup.
6. Sertifikat
a. Peserta yang mengikuti lomba, meskipun tidak menang, tetap mendapatkan e-
sertifikat.
7. Pembagian hadiah dan kejuaraan akan dilakukan langsung pada saat penutupan.
8. Pastikan TM dilaksanakan secara terstruktur dengan pembagian tugas sebagai berikut:
a. Moderator : Neng Sopi.
b. Pembaca doa : Kang Jundi.
c. Sambutan : Ketua Pelaksana (Adin) yang juga akan memimpin kegiatan.
d. Urutan Jenis Mata Lomba
• Puisi : Khuril & Nadila
• Musik Akustik Grup : Teh Silvia
• Poster : Teh Nadia & Dewi
• Video Inspiratif : Salis & Syahla
• Volly : Teh Risna
• Futsal : Kang Dede
• Badminton : Fani
9. Bendahara: baru ada uang masuk 200k dari HTM.
Catatan Tambahan
1. Pembagian kepanitiaan Angkatan 22 dihari Jum’at.
Kontribusi Dana
Setiap angkatan diwajibkan menyetor dana sesuai ketentuan yang telah ditentukan.
---
Semoga laporan ini dapat menjadi acuan untuk pelaksanaan kegiatan yang lebih efektif dan
efisien.