Two Days Training On

Document Control : Basic Good Documentation

and Document Control System

Sumiharso, [Link] (Psych) | 10-11 Oktober 2015 | Golden Flower Hotel, Bandung

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Part-3 :
Prinsip-Prinsip Pengendalian
Dokumen dan Rekaman

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Mengapa Organisasi Perlu
Mengendalikan Dokumen ?

Agar informasi yg diperlukan mudah

ditemukan saat dibutuhkan !!!

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Apa Bedanya Dokumen dan Rekaman/Catatan ?

Dokumen Rekaman
 Mengomunikasikan  Menangkap informasi
informasi melalui untuk dituliskan
kebijakan, proses, dan didalam lembar kerja,
prosedur formulir, label, dan
 Perlu pembaruan bagan
 Permanen, tidak
berubah

RECORDS

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Tujuan Pengendalian Dokumen
Memastikan hanya
Menjamin
versi terkini (SOP,
ketersediaan saat
IK dll) yang
dibutuhkan
digunakan

Digunakan sebagai
perangkat organisasional
Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]
 Elemen Pengendalian Dokumen

1. Sistem pengorganisasian, spt sistem

penomoran atau pengkodean
2. Persetujuan, distribusi, dan proses revisi
3. Master log yang menjelaskan dokumen
apa saja yang beredar
4. Aksesabilitas dokumen saat diperlukan
utk digunakan
5. Sistem pengarsipan

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Regulasi dan
Standar SOP

Dokumen
yang
dikendalikan
Teks,
Manual artikel,
Peralatan Buku atau
Kerja sumber rujukan

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Langkah-Langkah Untuk Membangun Sistem
Yang Efektif
• Elemen dokumentasi yang baik
• Seberapa banyak dokumen yang saya perlukan ?
• Membuat kerangka sistem pengendalian dokumen
• Memelihara dokumentasi
– Pem-file-an (pengarsipan) secara manual atau
dengan menggunakan bantuan software
– Pengelolaan database
– Paket perangkat lunak untuk pengendalian
dokumen ?
• Masalah-masalah yang lazim terjadi berkaitan
dengan pengendalian dokumen

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

Copyright ©2015 Sumiharso

Langkah-1 dalam
membangun Sistem Yang
Efektif adalah :
Memiliki dokumentasi yang baik !

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Dokumentasi yang baik adalah :

Jelas
Ringkas
Mudah digunakan

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Menjadikan prosedur mudah
digunakan (user friendly)

1. Gunakan kalimat yang pendek-

pendek dan dimulai dengan kata
kerja.
2. Hindari menggunakan kalimat pasif.
Perjelas siapa yang melakukan tugas.
3. Gunakan spasi untuk kemudahan
dalam membaca
Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]
Copyright ©2015 Sumiharso

Langkah-2 : Miliki Dokumentasi

Dalam Jumlah Yang Cukup

Tapi, seberapa banyak dokumentasi yang

sebenarnya saya perlukan ?

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

Tanyakan pada diri anda sendiri, :
Akankah ini semua berdampak pada
persyaratan pelanggan ?
Hindari menciptakan terlalu banyak
instruksi kerja :
 Secara virtual instruksi kerja bisa ditulis untuk
tujuan atau proses apapun.

 Tumpang tindih (overlap) dan pengulangan

(repetisi). Termasuk jika suatu proses ada/ditulis di
lebih dari satu instruksi kerja.

Atau…
Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]
 Terlalu sedikit Instruksi Kerja:

1. Kurangnya instruksi kerja dimana proses

kerja mempengaruhi kualitas produk.
2. Setiap karyawan memiliki cara sendiri
untuk melakukan proses kerja yang
sama.
3. Ada variasi yang beragam dalam proses
karena tidak terdokumentasi dengan baik

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Dokumentasi :
Jumlah Yang Benar.
 Ingat, tujuannya disini adalah agar ada Konsistensi
atas proses-proses kerja yang ada.

 Jika ada dua orang pekerja terlatih yang melakukan

tugas ini, akankah mereka melakukannya dengan
cara yang sama ?

Jika jawabannya = “Mungkin Tidak “, maka

sebuah Instruksi Kerja jelas diperlukan.

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

Copyright ©2015 Sumiharso

Langkah-3 :
Buat Kerangka Sistem Pengendalian
Dokumen Anda

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Kerangka Sistem Pengendalian Dokumen

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Klarifikasi Terminolog Anda :
Prosedur: Menggambarkan proses.
Instruksi Kerja : Mengatakan bagaimana
melakukan proses.
Lampiran : Informasi yang melekat pada
prosedur untuk membantu mengklarifikasi
prosedur.
Formulir, Tabel, dll : Tempat untuk mencatat
hasil tes, audit, atau pengujian dsj.
Prosedur menggambarkan proses keseluruhan seperti misalnya “ Pembelian “, sedangkan
Instruksi Kerja mengggambarkan scr lebih detil bagian tertentu dari prosedur seperti misalnya “
Membuat Surat Pesanan ( PO )” atau “ Membuat Surat Pengiriman Barang “.
Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]
 Apa Yang Akan Anda
Kendalikan ?
1. Prosedur 5. Dokumen dari
2. Instruksi kerja luar/Gambar dari
pelanggan
3. Formulir
6. Barang cetakan
4. Lampiran
7. Gambar
8. Slip berputar
(routing slip)

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

Copyright ©2015 Sumiharso

Langkah – 4 :
Dimana Anda Akan
Menyimpan Dokumentasi
Anda ?

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Rencanakan Infrastruktur Anda
• ISO memberikan pada anda SPESIFIKASI, tapi
• Cetak birunya anda sendiri yang membuat.
• Anda boleh memilih, misalnya :
– Program pengolah kata apa yang akan
dipakai.
– Program database yang ada sekarang.
– Paket perangkat lunak apa yang cocok utk
Pengendalian Dokumen di
oorganisasi/perusahaan anda.

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Apa yang terbaik untuk
perusahaan anda ?
Memilih sebuah sistem pengendalian dokumen
untuk perusahaan anda bisa berdasarkan hal-
hal berikut ini :
1. Ukuran perusahaan (Company size)
2. Ketersediaan dan set-up komputer anda
3. Jumlah proses berbeda-beda yang dilakukan
oleh pekerja atas suatu pekerjaan yang sama.
4. Kecepatan/Laju perubahan untuk proses kerja
anda dan atau dokumentasinya
Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]
 Bisa Jadi, Perusahaan Anda
Memerlukan Lebih Dari Satu Tipe
Sistem Pengendalian Dokumen.

Sebagai contoh :
– Satu sistem untuk dokumentasi sistem manajemen
mutu, dan
– Satu sistem untuk dokumentasi enjiniring
• Bisa jadi, dokumen-dokumen ini cukup berbeda
antara satu dengan yang lainnya sehingga yang
terbaik adalah mempunyai dua sistem dokumentasi
yang berbeda.

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Cetakan Enjiniring
(Engineering Prints)
 Jika cetakan dibagikan kepada setiap area
operasi maka materi cetakan tsb harus
dikendalikan.
– Operator memverifikasinya dengan Daftar
Induk.
– Materi cetakan di-copy dan diberi berlabel
dengan ada identifikasi job number.
– Copy hanya boleh untuk job number yang
sesuai.
Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]
 Dokumen-dokumen Yang Berasal dari Luar
Perusahaan
 Dokumen-dokumen seperti ini harus
dimasukkan juga kedalam sistem
pengendalian dokumen. Sebagai contoh :
– Materi cetakan dari pelanggan
– Regulasi Industri
– Standar ISO
– Referensi atau Rujukan yang digunakan
untuk dokumentasi anda

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Dokumen-dokumen Yang Berasal dari Luar
Perusahaan
 Kendalikan dokumen-dokumen ini
dengan memiliki bagian atau section
pada Daftar Induk dokumen anda
keterangan-keterangan seperti :
–Nama Dokumen
–Revisi Terkini
–Lokasi Dokumen
–Nomor Dokumen (dibuat oleh perusahaan anda)

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]

 Selesai….

Copyright © 2014 Sumiharso, [Link] (Psych) [Link]