EVENT GUIDE

Event Guide adalah sebuah panduan atau standar

operasional yang digunakan untuk merencanakan, mengorganisir,
melaksanakan dan mengevaluasi berbagai jenis acara atau event
dalam Galeri Investasi Syariah Bursa Efek Indonesia UPI YPTK
Padang.
Terdapat beberapa tahap atau langkah yang harus dilakukan
untuk memastikan acara dapat berjalan dengan lancar dan
sukses:

Phase 1
Perencanaan

1. Menentukan Tujuan dan Konsep Acara

● Mengidentifikasi tujuan utama dari acara, apakah
untuk hiburan, edukasi, promosi, atau tujuan
lainnya.
● Menentukan konsep dan tema acara yang sesuai dengan
tujuan tersebut.
2. Membentuk Panitia Penyelenggara
● Mengidentifikasi orang-orang yang akan terlibat
dalam penyelenggaraan acara.
● Membentuk struktur kepanitiaan dan pembagian peran
serta tanggung jawab setiap anggota panitia.
3. Menyusun Anggaran
● Memperkirakan biaya-biaya yang diperlukan untuk
acara, seperti sewa tempat, dekorasi, hiburan,
konsumsi, promosi, dll.
● Mengidentifikasi sumber pendanaan, apakah dari kas,
sponsor, penjualan tiket, atau sumber lainnya.
● Menyusun anggaran (RAB) secara rinci dan realistis.
4. Memilih Tanggal, Waktu, dan Lokasi
● Menentukan tanggal dan waktu acara yang paling
tepat, dengan mempertimbangkan potensi peserta dan
ketersediaan tempat.
● Memilih lokasi acara yang sesuai dengan konsep,
tujuan, dan kapasitas yang dibutuhkan.
● Melakukan survey lokasi untuk memastikan kesesuaian
dengan kebutuhan acara.
 5. Melakukan Riset dan Perencanaan Awal
● Melakukan riset pasar untuk memahami target audiens
dan ekspektasi mereka.
● Mengidentifikasi peluang, tantangan, dan risiko yang
mungkin terjadi.
● Membuat perencanaan awal untuk elemen-elemen utama
acara, seperti hiburan, dekorasi, konsumsi, dll.
6. Merancang Strategi Promosi dan Pemasaran
● Menentukan target audiens dan cara terbaik untuk
menjangkau mereka.
● Merancang strategi promosi, baik secara online
(media sosial, website, iklan online) maupun offline
(poster, brosur, iklan cetak).
● Memproduksi bahan-bahan promosi, seperti poster,
brosur, merchandise, dan lain-lain.

Addtional Info :

Dasar Struktur Kepanitiaan (Dapat terjadi perubahan sesuai

kebutuhan Acara):

1. Ketua Pelaksana

ketua pelaksana bertugas untuk memastikan kegiatan

berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai target yang
telah di tentukan, dengan memberdayakan seluruh sumber
daya yang ada.

2. Bendahara

Bendahara bertugas untuk

- mengelola keuangan acara, dari perancanaan RAB,

pengawasan distribusi dan realisasi anggaran,
- pembuatan laporan keuangan acara yang akan
dilampirkan di laporan pertanggung jawaban (LPJ)
3. Sekretaris

berikut beberapa jobdesk sekretaris

- pencatatan dan notulensi rapat.

- surat menyurat dan komunikasi dengan sekretaris umum
- membuat berita acara kegiatan
4. divisi acara

beberapa tugas
 - Membuat Rundown Acara yang rinci
- Mengatur Teknis Acara
- Menunjuk serta Mengkoordinasikan pengisi acara
- Mengelola acara pada hari pelaksanaan dan memastikan
acara berjalan dengan baik dan lancar
5. divisi pubdekdok (publikasi,dekorasi dan dokumentasi)

1. Publikasi

- Merancang strategi promosi dan publikasi acara

- Membuat bahan-bahan promosi seperti poster, brosur,
spanduk, dan lain-lain
- Mengelola media sosial untuk mempromosikan acara
- Bekerjasama dengan media partner (jika ada) untuk
mempublikasikan acara
- Mengkoordinasikan distribusi bahan promosi kepada
target audiens

2. Dekorasi

- Merancang konsep dan tema dekorasi yang sesuai

dengan acara
- Mengatur tata letak dan layout area acara
- Mendesain dan membuat dekorasi panggung, lobby, dan
area lainnya
- Mengkoordinasikan pihak vendor dekorasi (jika
menggunakan jasa vendor)
- Mempersiapkan dan mengawasi pemasangan dekorasi
sebelum acara
- Membersihkan dan membongkar dekorasi setelah acara
selesai

3. Dokumentasi

- Menentukan tim dokumentasi (fotografer dan

videografer)
- Membuat jadwal dokumentasi selama acara berlangsung
- Mengkoordinasikan tim dokumentasi agar mendapatkan
hasil yang optimal
- Mengumpulkan, mengolah, dan mengarsipkan hasil
dokumentasi (foto dan video)
- Menyusun laporan dokumentasi (foto dan video) untuk
keperluan publikasi dan arsip

Divisi Pubdekdok memiliki peran yang sangat penting

dalam mempromosikan acara, menciptakan suasana yang
menarik melalui dekorasi, serta mendokumentasikan
momen-momen penting selama acara berlangsung.

6. divisi konsumsi
- Merencanakan menu dan kebutuhan konsumsi
 - Mencari dan menghubungi vendor katering
- Mengatur logistik konsumsi
- Mengawasi penyajian konsumsi
- Membersihkan area konsumsi
7. divisi Humas
- Menjalin hubungan dengan pihak eksternal
- Mengelola dan mengurus perizinan
- Mengkoordinasikan keamanan dan ketertiban
- Menjadi penghubung antara panitia dengan pihak
eksternal

Phase 2
Persiapan
Setelah tahap perencanaan selesai, tahap selanjutnya
adalah tahap persiapan. Dalam tahap ini panitia akan melakukan
berbagai persiapan konkret untuk mewujudkan konsep acara yang
telah direncanakan sebelumnya.
1. Mengurus Perizinan
● Mengurus perizinan yang diperlukan, seperti izin
ruangan dan lain-lainnya oleh
● Memastikan bahwa acara yang diselenggarakan mematuhi
semua peraturan dan undang-undang yang berlaku.
2. Menyiapkan Logistik
● Menyiapkan tempat acara, termasuk dekorasi,
panggung, soundsystem, pencahayaan dan lain-lain.
● Mengatur akomodasi dan transportasi untuk panitia,
pengisi acara, atau tamu undangan jika diperlukan.
● Menyiapkan konsumsi, baik untuk panitia maupun untuk
tamu undangan.

3. Mencari dan Menghubungi Vendor

● Mencari vendor-vendor yang diperlukan, seperti
penyedia hiburan, dekorasi, katering, dan lain-lain.
● Melakukan negosiasi dengan vendor mengenai harga,
jasa, dan persyaratan lainnya.
● Membuat kontrak atau perjanjian tertulis dengan
vendor yang terpilih.
4. Mempersiapkan Sistem Registrasi dan Ticketing
● Membuat sistem registrasi atau penjualan tiket, baik
secara online maupun offline.
● Menyiapkan daftar hadir, tanda pengenal, atau gelang
untuk peserta atau tamu undangan.
 5. Melakukan Latihan dan Gladi Resik
● Mengadakan latihan atau gladi resik untuk memastikan
seluruh panitia dan pengisi acara siap.
● Melakukan simulasi alur acara dan mengantisipasi
kemungkinan masalah yang dapat terjadi.
6. Menyiapkan Rundown Acara
● Menyusun rundown atau jadwal acara secara rinci,
mencakup waktu, urutan acara, pembawa acara, pengisi
acara, dan lain-lain.
● Membagikan rundown kepada seluruh panitia dan
pengisi acara agar mereka memahami peran dan
tanggung jawab masing-masing.
7. Mengatur Tata Letak Area Acara
● Memastikan area acara telah siap sesuai dengan
perencanaan, seperti panggung, area duduk, area
registrasi, area konsumsi, dan lain-lain.
● Menempatkan crew dan petugas pada posisi yang tepat
sesuai dengan tugas masing-masing.

Phase 3
Pelaksanaan
Setelah melewati tahap perencanaan dan persiapan yang
matang, tibalah waktu untuk melaksanakan acara itu sendiri.
Dalam tahap pelaksanaan, panitia penyelenggara harus
memastikan bahwa seluruh elemen acara berjalan dengan lancar
dan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya.
1. Mengelola Registrasi dan Kehadiran Peserta
● Membuka registrasi atau penjualan tiket di tempat
acara.
● Mendata kehadiran peserta atau tamu undangan.
● Memberikan tanda pengenal atau gelang kepada peserta
atau tamu undangan.
2. Mengkoordinasikan Panitia
● mengawasi dan memastikan terlaksananya kegiatan dari
awal sampai akhir (proses registrasi,pembagian
snek,dan lainnya berjalan dengan baik)
● memastikan pengisi acara dan panitia acara datang
lebih awal
● memastikan pelaksana melaksanakan jobdesk yang
diberikan
3. Memastikan Kelancaran Acara
 ● Mengawasi jalannya acara sesuai dengan rundown yang
telah ditetapkan.
● Mengkoordinasikan pergantian acara atau pengisi
acara dengan lancar.
● Memastikan keamanan, kenyamanan, dan kepuasan
peserta atau tamu undangan.
● membuat berita acara kegiatan yang nantinya menjadi
bahan pembahasan pada saat evaluasi dan bagian dari
pertanggung jawaban.

Phase 4
Evaluasi
Setelah acara selesai diselenggarakan, tahap terakhir
dalam Event Guide adalah melakukan evaluasi. Tahap evaluasi
ini sangat penting untuk mengukur keberhasilan acara,
mengidentifikasi bagian yang perlu diperbaiki, dan
mengumpulkan masukan untuk acara serupa di masa mendatang.
Beberapa hal yang penting yang dilakukan pada saat evaluasi :
1. Membuka forum setelah kegiatan selesai di laksanakan
maximal 1 hari setelah event selesai.
2. Evaluasi bisa di lakukan secara offline dan online,
3. Menyampaikan seluruh kendala yang terjadi di saat acara,
4. Mengumpulkan dan membahas seluruh informasi pada saat
acara baik itu kendala, masukan, saran dan berita acara.
5. Mencari solusi atas permasalahan yang terjadi dan
mengapresiasi kinerja panitia.
6. Membuat laporan pertanggung jawaban dan melaporkan kepada
sekretaris umum secepatnya.

*DISCLAIMER : Tetap Diskusikan dengan pihak lain (Dirut,Komisaris, &

Pembina) , karena panduan ini dapat mengalami perubahan sesuai kondisi dan
kebutuhan acara tersebut.