Kegiatan Belajar 1

[Link] dasar: Melakuakn prosedur [Link]:

Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan:[Link]
melaksanakan/melakukan komunikasi internal dan eksternal. [Link]
menyusun dokumen yang berlaku di kantor/organisasi. Materi:
[Link], Tujuan Dan Fungsi Surat Menyurat
Dalam masyarakat moderen segala kegiatan lebih banyak tergantung pada
surat menyurat baik perorangan, lembaga pemerintahan, swasta dan organisasi
kemasyarakatan. Karena suratdapat dipergunakan sebagai bukti dan media
komunikasi dalam lingkungan interen maupunexteren. Surat sebagai
komunikasi tertulis dinilai efektif jika isi yang dikomunikasikan mengena
sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan oleh pengirim. Surat dapat dilihat dari
duasudut, yaitu pengertian dalam arti sempit dan arti luas.S u r a t d i l i h a t d a r i
pengertian yang sempit ditafsirkan sebagai alat untuk
m e n y a m p a i k a n berita/pesan secara tertulis sementara jika dari
pengertian yang lebih luas surat tidak hanya sebagai alat atau media untuk
menyampaikan berita, tetapi mencakup dokumen, tanda buktiformulir yang telah
diisi, surat-surat berharga dan segala sesuatu yang dapat
memberikan informasi dan dapat digunakan dalam memperlancar
komunikasi.M e n u r u t D r s . S o e w i t o , d k k , d a l a m b u k u n y a S u r a t
M e n y u r a t I n d o n e s i a , m e n g e m u k a k a n sebagai berikut:“surat merupakan
media komunikasi untuk menyampaikan informasi (warta,gambar) secaratertulis
kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau lembaga.”Informasi dapat berbentuk
pemberitahuan, penawaran, permintaan, pertanyaan, pernyataan,ide-ide, laporan
atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain baik perorangan
maupun [Link] informasi tersebut dilakukan terus menerus dan
berulang-ulang sehingga terjadi saling komunikasi antara dua pihak atau lebih,
maka komunikasi seperti ini disebut surat menyuratatau korespondensi.S u r a t
menyurat sering dipergunakan dalam komunikasi baik oleh
p e r o r a n g a n m a u p u n lembaga, karena memiliki kelebihan
diantaranya:1 . A d a n y a d o k u m e n t e r h i t a m d i a t a s p u t i h [Link]
komunikasi lebih lengkap sesuai kehendak sumbernya. 3 . B i a y a n y a
r e l a t i f m u r a h Namun demikan komunikasi dengan surat
m e m e r l u k a n b e b e r a p a p e r s i a p a n y a n g r e l a t i f banyak, yakni
meliputi :1 . D i k t e / p e n g i m l a k a n 2 . P e n u l i s a n k o n s e p s u r a t d a n
[Link] bahan dan alat-alat tulis 4 . P e n g i r i m a n
s u r a t 5 . M e n g a g e n d a k a n d a n m e n g a r s i p k a n s u r a t [Link] manusia
dan peralatan kantor (mesin tik/komputer) Surat merupakan alat atau media
komunikasi berfungsi sebagai berikut:a . A l a t b u k t i t e r t u l i s ( y u d i s ) Surat
sebagai bahan [Link]: akta notaris, transaksi jual beli, naskah
kontrak, surat wasiat dan lain lain.
Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr
4

b . A l a t p e n g i n g a t , Surat berfungsi sebagai bahan memori yang

d a p a t d i b a c a k e m b a l i j i k a s u a t u s a a t [Link] : Surat – surat
yang telah disimpan atau diarsipkan.c . N i l a i h i s t o r i s Surat berfungsi
sebagai bahan kerja peristiwa dimasa lalu atau gambaran dimasa [Link]:
foto-foto, risalah rapat, surat, bangunan dan lain lain.d . D u t a / w a k i l
l e m b a g a , Surat sebagai wakil seseorang atau lembaga, surat merupakan
cerminan si pengirim dandapat dianggap sebagai lawan komunikasi oleh seseorang
pada saat menerima surat.B.
Surat sebagai media komunikasi dan barometer kemajuan kantor.
Komunikasi merupakan tolak ukur keberhasilan suatu lembaga, baik interen
maupun [Link] menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi
penting keberadaannya bagi suatukantor. Hal ini karena surat merupakan
media perekam dari setiap peristiwa secara tertulis yang dapat disampaikan
serta dipergunakan kembali jika [Link] merupakan alat komunikasi
yang menunjukkan produktifitas suatu instansi. Yang dalam hal
penanganannya berbeda antara instansi satu dengan yang [Link] yang
moderen dan besar, biasanya memiliki bagian khusus untuk mengurus
suratmenyurat. Dibagian ini terdapat tenaga-tenaga yang khusus
menangani atau mengerjakan s u r a t m a s u k d a n s u r a t k e l u a r . H a l
i n i d i l a k u k a n d e n g a n m a k s u d u n t u k m e m u d a h k a n terlaksananya
pekerjaan pokok kantor. Bagian penanganan surat menyurat merupakan
sentralk e g i a t a n k a n t o r . B a g i a n i n i m e m e g a n g p e r a n a n y a n g p e n t i n g
dalam menggerakkan danmengendalikan kegiatan sehari-hari yang
b e r h u b u n g a n d e n g a n s u r a t m e n y u r a t . U n t u k menangani surat
menyurat dalam kantor diperlukan tenaga-tenaga terampil dan
memiliki kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin
mekanisme [Link] urusan surat menyurat dengan baik berarti
memelihara hubungan kerjasama yangh a r m o n i s d e n g a n r e l a s i d a n
secara administratif menunjukkan tertib
a d m i n i s t r a s i mencerminkan kinerja kantor dan memberi kesan
k e p a d a p i h a k l a i n b a h w a k a n t o r y a n g bersangkutan bekerja secaara
profesional. Surat menyurat merupakan bagian dari pekerjaankantor yang
meliputi:1 . P e n g u m p u l a n d a n p e n g o l a h a n d a t a 2 . P e n g i r i m a n d a n
p e n e r i m a a n i n f o r m a s i [Link] warkat, serta memelihara
hubungan kerjasama atau komunikasi. Surat berfungsi sebagai media
komunikasi interen dan eksteren. Sebagai media ekteren, suratm e n u n j u k k a n
kinerja kantor dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar
( r e l a s i ) . Secara internal surat memiliki peranan penting sebagai media
komunikasi baik dari atas ke b a w a h ( b e r u p a i n s t r u k s i d a n p e r i n t a h )
d a n s e b a l i k n y a , s e c a r a d i a g o n a l m a u p u n s e c a r a horizontal (berupa
memo, nota). Mengingat surat berperan sebagai media komunikasi maka,untuk
mencegah timbulnya masalah perlu dipahami oleh pegawai hal-hal
berikut:1 . L a t a r b e l a k a n g p e n d i d i k a n s i p e n e m u 2 . G a y a b a h a s a y a n g
digunakan dalam [Link] siapa yang di ajak
b e r k o m u n i k a s i [Link] kantor/perusahaan yang menerima
pesan 5 . M e n g e t a h u i k e a d a a n p h y s i k s i p e n e r i m a p e s a n Selain itu
pegawai yang mengurus surat perlu memahami hal-hal berikut:
Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr
5

TES KOMPETENSI 1A. Pilih a, b, c, d dan e yang benar

[Link] dapat dibaca kembali jika diperlukan, hal ini fungsi surat
sebagai.... a . A l a t
yuridis b . P e d o m a n c . P e n g i n g a t d . D u t a [Link]
i h i s t o r i s [Link] surat dari arti sempit adalah....[Link]
alat penyampai berita secara tertulis [Link] alat untuk
komunikasi secara langsung c . A l a t k o m u n i k s i d . A l a t
p e n g i r i m a n b e r i t a e . K o m u n i k a s i d u a a r a h [Link] yang perlu
diperhatikan petugas yang menangani surat untuk mencegah
t i m b u l n y a hambatan dalam komunikasi adalah seperti dibawah ini,
kecuali....a . L a t a r b e l a k a n g s i p e n e r i m a b . G a y a b a h a s a y a n g
digunakan dalam [Link] siapa yang diajak
[Link] lingkungan kantor si [Link]
keadaan physik si [Link] merupakan media komunikasi
untuk menyampaikan informasi (warta, gambar) s e c a r a t e r t u l i s
kepada pihak lain atau nama sendiri atau lembaga,
p e n g e r t i a n i n i dikemukakan oleh....a . D r s . S w i t o b . D r s .
[Link]. [Link]. [Link].
G u r i t n o [Link] berfungsi sebagai nilai historis. Hal ini surat dapat
dipergunakan sebagai.... a . B a h a n k a j i a n p r i s t i w a m a s a
l a l u [Link] pembuktian di [Link] yang dapat
dibaca [Link] seseorang atau organisasi e . S e b a g a i
b a h a n a c u a n [Link] dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam
m e l a k u k a n t i n d a k a n , s u r a t s e m a c a m ini berfungsi sebagai...a . A l a t
pengingat [Link] yuridis
Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr
7

c . P e d o m a n d . D u t a [Link] [Link]
lingkungan, bahan dan latar belakang pendidikan
y a n g b e r b e d a d a p a t menimbulkan hambatan dalam berkomunikasi,
hambatan itu dapat berupa? Kecuali....a . P e s a n t i d a k s a m p a i a t a u t e r l a m b a t
sapmpai b . P e s a n k u r a n g d i p a h a m i c . P e s a n d e n g a n m u d a h
d i m e n g e r t i [Link] salah menafsirankan e . P e s a n k u r a n g
d i t a n g g a p i [Link] pemekaran ide, pesan, konsep, pendapat,
k e m a u a n d a n m a k s u d d a r i s e s e o r a n g kepada pihak lain
disebut....a . S u r a t
menyurat [Link] . W a k t u d . P e s a n e.M
a i l h a n d l i n g [Link] mencegah timbulnya masalah-masalah dalam
hubungan atau komunikasi dengan surat, maka pegawai harus memahami hal-
hal berikut, kecuali....a . G a y a b a h a s a d a l a m s u r a t b . L i n g k u n g a n
kantor/[Link] belakang pendidikan si [Link]
yang diajak [Link] banyak karyawan di kantor
t e r s e b u t [Link] dimaksud dengan mail handling adalah.... a . M e m b u a t
k o n s e p s u r a t b . M o n g o r e k s i k o n s e p s u r a t [Link] surat
masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif efisien d.e.1 1 . K e g i a t a n
menyimpan dan menemukan kembali surat dengan cepat dan tepat
d e n g a n menggunakan sistem tertentu dinamakan....a . M a i l
handling b . F i l l i n g c . T y p i n g [Link].
K o m p u t e r i s a s i [Link] menangani surat secara profesional diperlukan
tenaga dengan syarat-syarat sebagai berikut kecuali....a . H a r u s c e r d a s d a n
t e l i t i [Link] daya ingat yang kuat
Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr
8

c . D i s i p l i n d a n j u j u r [Link] yang
m e n a r i k [Link] lingkungan dan struktur organisasi tempat
[Link] sebagai memori yang dapat dibaca kembali jika
suatu waktu di perlukan, ini adalah fungsi surat sebagai....a . N i l a i
historis [Link] [Link]
p e n g i n g a t d . P e d o m a n e . D a t a [Link] sering
digunakan oleh organisasi maupun lembaga untuk berkomunikasi
karena hal-hal berikut kecuali....a . A d a b u k t i h i t a m d i a t a s
p u t i h b . B i a y a r e l a t i f m u r a h [Link] komunikasi lengkap dan
sesuai [Link] dapat dilakukan berulang-
u l a n g e . D a p a t d i j a d i k a n a l a t p e n g i n g a t [Link] bahan kajian
peristiwa masa lalu adalah fungsi surat sebagai....a . A l a t
pengingat b . P e d o m a n c . A c u a n [Link]
h i s t o r i s e . D a t a l e m b a g a [Link] kantor atau tata usaha harus
memperhatikan hal-hal berikut, kecuali....a . M e n u l i s s u r a t d e n g a n
m e n a r i k [Link] surat singkat dan menarik c . T u j u a n d a n m a k s u d
y a n g j e l a s [Link] karyawan bagian
p e r s u r a t a n e . M e n u n j u k k a n w i b a w a s i p e n g i r i m [Link]
administrasi menunjukkan .... a . E t o s k e r j a k a n t o r b . B u d a y a
k e r j a k a n t o r c . K i n e r j a k a n t o r [Link] dalam
k a n t o r e . K e r j a s a m a y a n g b a i k d a l a m k a n t o r [Link] sarana
komunikasi surat menyurat penting keberadaannya dalam organisasi
atau kantor karena....a . M e r u p a k a n a l a t b e r h u b u n g a n b . M e r u p a k a n
media perekam dari perusahaan c . K a r e n a d i b u a t s e c a r a
t e r t u l i s [Link] sewaktu-waktu dapat [Link]
ditempatkan di bagian khusus
Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr
9

[Link] surat menyurat dalam sebuah kantor meliputi,

kecuali....a . P e n g i r i m a n d a n p e n g o l a h a n i n f o r m a s i b . P e n g u m p u l a n
d a t a c . K o m u n i k a s i [Link] kebersihane . M e n e r i m a
i n f o r m a s i [Link] atau perintah adalah dalam rangka hubungan
secara....a . E k s t e r n a l b . I n t e r n a l c . V e r t i k a l d . H o r i
sontale . P a r a l e l
B. Jawblah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas!
1 . J e l a s k a n a p a y a n g d i m a k s u d d e n g a n s u r a t ! [Link] 3 kegunaan
surat bagi kantor atau organisasi![Link] yang dimaksud dengan perkataan
surat sebagai barometer kemajuan kantor![Link] 3 kelebihan surat
dibanding dengan sarana komunikasi yang lain![Link] 4 media alat
komunikasi yang kamu ketahui! Tugas : Bentuk grup diskusi, 1 grup terdidi
dari 5 orangDiskusikan topik berikut:“ Surat sebagai barometer kantor kebaikan
dan kelebihannya”Hasil dipersentasikan
Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr
10