RAPAT

A. PENGERTIAN RAPAT
Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan
organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait
kepentingan bersama.
B. JENIS-JENIS RAPAT
Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:
Menurut Tujuannya
1. Rapat penjelasan
Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada
para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan
penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan
pertanyaan.
2. Rapat pemecahan masalah
yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
3. Rapat perundingan
yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan
tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.
Menurut Sifatnya
1. Rapat resmi (formal meeting)
yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting,
dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
2. Rapat tidak resmi (informal meeting)
yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini
tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan
suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
3. Rapat terbuka
yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi
yang dibahas tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup,
yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas
masalah yang bersifat rahasia.
Menurut Jangka Waktunya
1. Rapat mingguan
yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang
bersifat rutin.
2. Rapat bulanan
yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang
terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat semesteran
 yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang
terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam
bulan kedepan.
4. Rapat tahunan
yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.
Menurut Frekuensinya
1. Rapat rutin
yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.
2. Rapat incidental
yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.
C. MANFAAT RAPAT
1. Menyebarkan informasi
2. Mendapatkan feddback yang diharapkan
3. Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif
4. Memberi solusi dari permasalahan yang ada
5. Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

D. TUJUAN RAPAT
1. Untuk menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya
kepada pihak yang berkepentingan
2. Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik
3. Untuk menjalin kerjasama dibidang bisnis beserta ketentuannya
4. Untuk menjembatani segala bentuk peselisihan yang ada secara kekeluargaan

TELECONFERENCE

A. PENGERTIAN TELECONFERENCE
Teleconference adalah sebuah komunikasi langsung yang dilakukan oleh beberapa
orang yang dihubungkan dengan sebuah sistem komunkasi, dimana masing-masing
audience saling berjauhan.
Teleconference juga bisa diartikan sebuah pertemuan untuk komunikasi yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih menggunakan sistem telekomunikasi bisa berupa
suara saja (Audio Conference) atau bisa juga menggunakan sistem video dan audio
(Video Conference) yang memungkinkan peserta konference saling melihat dan
mendengar apa yang dibicarakan sebagaimana pertemuan biasa.
B. JENIS-JENIS TELECONFERENCE
1. Audio Conference (Conference Call), yaitu percakapan dilakukan melalui suara
(audio) dengan menggunakan media telepon.
2. Video Conference, yaitu komunikasi dari berbagai lokasi yang berbeda dengan
menampilkan gambar video dan suara.
3. Web Conference atau webnars, yaitu fasilitas telekonference interaktif yang
menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dan dapat
 berkumunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video
hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

C. PERALATAN TELECONFERENCE
1. Perangkat atau Device, dapat menggunakan tablet, smartphone atau komputer
2. Perangkat Lunak (Software), paling umum digunakan adalah aplikasi VMEET pada
komputer anda. Atau menggunakan aplikasi Skype, Zoom, WhatsApp yang bisa
digunakan melalui komputer, tablet maupun smartphone.
3. Koneksi Internet bisa anda dapatkan melalui LAN, modem, Wi-Fi atau hospot
maupun menggunakan paket data pada ponsel anda.
4. Peralatan pendukung audio, seperti speaker dan mikrofon diperlukan ketikan
melakukan konferensi dengan banyak orang untuk kelancaran dalam berkomunikasi.
5. Peralatan pendukung video, perlu di persiapan webcam apabila menggunakan PC
atau komputer agar bisa saling tatap muka dengan lawan bicara anda. Namun jika
menggunakan smartphone atau tablet anda cukup menggunakan kamera depan.

D. KEGUNAAN/MANFAAT TELECONFERENCE
Adapun manfaat teleconference bagi sebagian orang seperti perusahaan, guru dan murid:
a. Bagi suatu perusahaan, teleconferense ini sangat berguna untuk melakukan kegiatan
rapat dengan perusahaan lain yang berjauhan ketika tidak bisa menghadiri rapat
tersebut. Jadi kegiatan rapat itu pun masih bisa berjalan dengan lancar dan efisien.
b. Bagi seorang guru, teleconference ini mungkin sangat membantu terutama dalam
kegiatan belajar mengajar. Misal ketika seorang guru tidak bisa mengisi pelajaran di
kelas karena suatu hal, maka dapat menggunakan media teleconferensi ini. Selain
bermanfaat sebagai kegiatan mengajar mungkin juga bisa berguna untuk menghadiri
kegiatan rapat.
c. Bagi seorang murid juga sangat bermanfaat untuk kegiatan dalam belajar. Pelajar
dapat menggunakan teleconferense untuk kegiatan kerja kelompok atau bisa juga
dalam kegiatan bimbel.
E. TUJUAN TELECONFERENCE
Teleconference betujuan untuk melakukan komunikasi jarak jauh dengan orang lain.
Dengan adanya teleconference ini kita bisa sepuasnya dalam menyampaikan berbagai
informasi, bercakap-cakap mengenai suatu hal penting dengan melalui video atau audio.
Sehingga kita lebih bisa menghemat waktu dan biaya untuk bertemu langsung.
F. KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN TELECONFERENSI
1. Keunggulan
a. Meningkatkan produktivitas
b. Menghemat waktu dan biaya pertemuan
c. Memudahkan dalam berkomunikasi jarak jauh
d. Mudah dalam mengaplikasikannya
2. Kelemahan
a. Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki
b. Alat-alat yang diperlukan sulit untuk didapat
c. Instalansi agak sulit
E. HAMBATAN-HAMBATAN TELECONFERENSI
Telecoferensi adalah program yang memungkinkan kita untuk membutuhkan koneksi
jaringan seperti paket data, wifi dan hotspot. Dalam hal ini yang menjadi kendala adalah
buruknya jaringan, perangkat yang dibutuhkan tidak mecukupi atau kurang terkondisikan
yang mengakibatkan komunikasi menjadi tidak lancar.
F. DAMPAK POSITIF DAN NEGATIF TELECONFERENSI
1. Dampak Positif
a. Memudahkan dalam konukasi jarak jauh
b. Menghemat biaya dan waktu
c. Tidak perlu keluar untuk bertemu dan berbicara langsung
2. Dampak Negatif
a. Meremehkan suatu pertemuan penting
b. Malas untuk keluar padahal dalam waktu luang
c. Kurangnya interaksi secara dalam bersisialisasi
G. LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN TELECONFERENCE
1. Siapkan perangkat seperti PC atau Laptop, Webcam, headset, Microfon, Proyektor,
Layar, handphone.
2. Pastikan perangkat lunak (VMEET, Skype, Zoom, WhatsApp, dll) sudah tersedia.
3. Sambungan koneksi Internet yang memadai.
4. Siapkan Akun untuk perangkat lunak.
5. Tentukan lawan teleconference anda dengan sesama pengguna perangkat lunak
6. Pastikan webcam, headset dan perangkat kompatibel dengan PC atau laptop.
7. Lakukan setting dan konfigurasi aplikasi, serta perhatikan menu yang digunakan.
8. Jika sudah terhubung anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara.