AKL

LAPORAN
PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)
PERIODE JULI-SEPTEMBER 2021
DI
UIN RADEN FATAH PALEMBANG FAKULTAS
ADAB DAN HUMANIORA

DISUSUN OLEH:

Disusun oleh : Nessa lorenz

NIS : 22230048

Kelas : XII

PROGRAM KEAHLIAN : AKUNTANSI KEUANGAN LEMBAGA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

SMK BISTEK PALEMBANG
20224

i
 YAYASAN PENDIDIKAN BISNIS INDUSTRI TEKNOLOGI MEKANIK
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN TEKNOLOGI INFORMASI &
BISNIS PALEMBANG
( SMK TI & B. INDOSAINS PALEMBANG )
Status Terakreditasi No. [Link].0009.06/[Link].0010.06
Alamat: Jln. Kol. Animan Achyad ( Sukabangun II ) N0. 1446 B Km. 6 (Simpang Soak
Palembang 0711 418 024

LEMBAR PENGESAHAN

HASIL LAPORAN PRAKTEK INDUSTRI

DALAM RANGKAIAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA /PRAKTEK KERJA INDUSTRI
DI
SUMATERA EKSPRES

Yang dilaksanakan tanggal

01 Juli s/d 27 September 2024

Pembimbing Sekolah, Pembimbing Industri

Dwi Okta Sri Meliyani [Link] Evi Yulianti Puspa, S.E

NIP.

Mengetahui,
Kepala SMK TI & B. INDOSAINS

Rahmat Hidayat, [Link].

ii
 DAFTAR ISI

SEKOLAH MENENGAH SMK BISTEK PALEMBANG………………………………………………………………….i

LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………………………………………………………..ii

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………………………………………….iii

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………………………………………….iv

BAB I.……………………………………………………………………………………………………………………………………1

PENDAHULUAN…………………………………………………………………………………………………………………….1

[Link] BELAKANG…………………………………………………………………………………………………………….1

[Link] PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG) / PRAKERING…………………………………….1.2

[Link] PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)…………………………………………………………………….2

[Link] PENDIDIKAN SISTEM GANDA………………………………………………………………………….2

[Link] SINGKAT FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN RADEN FATAH…………………..3.6

[Link] ORGANISASI……………………………………………………………………………………………………7

[Link] PERUSAHAAN……………………………………………………………………………………………………8.9

[Link] LINGKUP PEKERJAAN…………………………………………………………………………………………..9

[Link],VISI DAN MISI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA……………………………………………..9

BAB II………………………………………………………………………………………………………………………………….13

KEGIATAN KEILMUAAN……………………………………………………………………………………………………….13

[Link] terhadap konsumen……………………………………………………………………………………..13

[Link] pelayanan prima……………………………………………………………………………………..19

[Link] cara pelayanan terbaik kepada konsumen……………………………………………………………12

[Link] dan fungsi pelayanan………………………………………………………………………………………..11

[Link] utama penentu kualitas pelayanan……………………………………………………………………12

[Link] dan menyambut tamu kantor yang berjkunjung……………………………………………22

iii
 [Link] tamu kantor……………………………………………………………………………………………….33

[Link] dan aturan dalam melayani tamu kantor…………………………………………………………….33

[Link]-hal yang perlu di perhatikan dalam menerima tamu kantor……………………………………33

[Link] cara mengantar dan menyambut tamu…………………………………………………………………55

[Link] surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda……………………………………….33

[Link] surat masuk…………………………………………………………………………………………………44

[Link] surat keluar…………………………………………………………………………………………………33

[Link] surat masuk……………………………………………………………………………………………………….77

[Link] surat keluar………………………………………………………………………………………………………..44

[Link] mengelola surat masuk dan surat keluar…………………………………………………………33

[Link] Pengelolaan Surat masuk……………………………………………………………………………….55

[Link] pengeloaan surat keluar…………………………………………………………………………………44

[Link] dan perlengkapan Pengelolaan surat…………………………………………………………….44

[Link]-macam surat masuk dan surat keluar……………………………………………………………….66

D. Pengarsipan surat

[Link] pengarsipan………………………………………………………………………………………………..56

[Link] jenis pengarsipan………………………………………………………………………………………….44

[Link] manfaat pengarsipan……………………………………………………………………………………22

[Link] kelola pengarsipan……………………………………………………………………………………………….99

[Link] pengarsipan………………………………………………………………………………………………………55

[Link]-nilai pengarsipan atau nilai guna arsip………………………………………………………………….55

BAB III…………………………………………………………………………………………………………………………………44

ANALISIS PERMASALAHAN DAN PENYELESAIANNYA………………………………………………….……….99

[Link] dan penyelesaian bidang keilmuan………………………………………………………….99

[Link] dan penyelesaian bidang prakering…………………………………………………………22

BAB IV………………………………………………………………………………………………………………………………..99

PENUTUP……………………………………………………………………………………………………………………………44

[Link]…………………………………………………………………………………………………………………….44

iv
[Link].……………………………………………………………………………………………………………………………..99

`DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………………………………………99

LAMPIRAN-LAMPIRAN……………………………………………………………………………………………………….99

[Link]…………………………………………………………………………………………………………………………99

[Link] harian…………………………………………………………………………………………………………….99

[Link] Selama Kegiatan Prakering………………………………………………………………………88

v
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi Robbil ‘Alamin, penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa

Ta’ala yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, hingga penulis dapat menyelesaikan
laporan ini sesuai dengan waktu yang telah diberikan oleh pihak sekolah
Shalawat serta salam semoga tetap tercurah kepada Junjungan Nabi Muhammad
Shallallahu ‘Alaihi Wa Sallam, segenap keluarga, para Sahabat dan yang selalu istiqomah
mengikuti sunnah-sunnah belaiu hingga akhir kiamat.
Setelah melaksanakan Prakerin selama kurang lebih tiga bulan hingga menyusun
laporan ini, Penulis mengucapkan terima kasih yang tiada terhingga kepada yang kami hormati:
1. Kedua orangtua Penulis yang telah banyak memberikan dukungan, dorongan dan
semangat.
2. Bapak Kepala SMK TI & B. INDOSAIN PALEMBANG, Drs. H. Zulkarnain Nasution
3. Pimpinan dan segenap Karyawan maupun Dosen fk adab dan humaniora
4. Ibu Evi Yulianti Puspa S.E selaku Pembimbing Prakerin di UIN RADEN FATAH
PALEMBANG FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
5. Ibu Dwi Okta Sri Meliyani, [Link] selaku pembimbing sekolah
6. Bapak / Ibu guru SMK TI & B. INDOSAINS PALEMBANG
7. Seluruh teman-teman di SMK TI & B. INDOSAINS
8. Semua Pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu.
Penulis mengakui bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, kritik dan saran yang
sifatnya membangun sangat Penulis harapkan untuk kesempurnaan selanjutnya.

Palembang, Oktober 2021

Nessa lorenza
NIS: 22230048

A.

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Kegiatan praktek kerja merupakan kurikulum pendidikan Sekolah
menengah Kejuruan yang mendukung kegiatan belajar mengajar siswa melalui
kegiatan praktek kerja secara langsung di dunia kerja sesuai dengan program
studi tertentu untuk mencapai keahlian kerja sebagai bekal untuk bekerja secara
profesional. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka diterapakan suatu
sistem pendidikan yang dikenal dengan istilah “Praktek Kerja Instansi
(PRAKERIN)” atau disebut juga dengan “Pendidikan Sistem Ganda (PSG)”.
Sistem ini merupakan suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian
profesional yang memadukan secara sistematis program pendidikan di sekolah
dengan program penguasaan keahlian melalui kegiatan bekerja secara langsung
dan terarah untuk mencapai tingkat keahlian profesional tertentu. Keahlian
profesional hanya dapat dikuasai melalui cara mengerjakan langsung pekerjaan
pada bidang profesi yang ada dalam dunia kerja. Sehubungan dengan itu, maka
siswa SMK pada jenjang tertentu diwajibkan mengikuti kegiatan praktek kerja
secara langsung.

B. PENGERTIAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG) /

PRAKERIN
Pendidikan sistem ganda adalah suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan
keahlian profesional, yang memadukan secara sistematis dan sinkron antara
pendidikan di sekolah dan program pengusahaan yang diperoleh melalui
kegiatan bekerja langsung di dunia kerja dunia industri (DU/DI) untuk
mencapai suatu tingkat keahlian profesional. Dimana keahlian profesional
tersebut hanya dapat dibentuk melalui tiga fase utama yaitu ilmu pengetahuan,
teknik dan kiat. Ilmu pengetahuan dan teknik dapat dipelajari dan dikuasai
kapan dan dimanapun berada, sedangkan kiat tidak dapat diajarkan, tetapi

1
 dapat dikuasai melalui proses pengerjaan langsung pekerjaan pada idang itu
sendiri.
Pendidikan Sistem Ganda dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja yang profesional dibidangnya. Melalui PSG diharapkan dapat
menciptakan tenaga kerja yang profesional. Dimana para siswa yang
melaksanakan pendidikan tersebut diharapkan dapat menerapkan ilmu yang
didapat dan sekaligus mepelajari dunia profesi.
Tanpa diadakannya PSG ini kita tidak dapat langsung terjun kedunia profesi
karena kita belum mengetahui situasi dan kondisi lingkungan kerja. Selain itu
perusahaan tidak dapat mengetahui mana tenaga kerja yang profesional dan
yang tidak. PSG memang harus dilaksanakan karena dapat menguntungkan
semua pihak yang melaksanakan.

C. TUJUAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)

Adapun tujuan dilaksanakannya program PSG adalah:
1. Memperkenalkan siswa sekolah kejuruan pada DU/DI sesuai dengan
bidang jurusannya
2. Mengajarkan siswa untuk dapat memahami sistem kerja dunia usaha
3. Menambah keterampilan serta wawasan pada bidang jurusannya

D. MANFAAT PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG) / PRAKERIN

1. Bagi Siswa:
a. Dapat menambah pengalaman kerja di dunia usaha / industri
b. Agar siswa memiliki wawasan yang luas tentang dunia kerjanya
2. Bagi DU / DI
a. Membantu memperingan beban kerja di DU / DI
b. Adanya sinkronisasi antara DU/DI dan dunia pendidikan

2
E. SEJARAH SINGKAT FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN RADEN FATAH PALEMBANG

Sejarah Ringkas Fakultas Adab dan Humaniora

Ide atau gagasan pembukaan Fakultas Adab di lingkungan IAIN Raden Fatah
muncul ketika penyusunan Rencana Induk Pengembangan (RIP) IAI N Raden
Fatah 1994-1999. Dalam action plan RIP diusulkan bahwa Fakultas Adab akan
didirikan pada Tahun Ajaran 1996/1997. Setelah penyusunan RIP selesai langkah
konkrit yang dilakukan untuk realisasi gagasan tersebut adalah penyusunan
kurikulum unsur Muatan Lokal untuk Fakultas Adab guna melengkapai Kurikulum
Nasional IAIN Raden Fatah 1995. Untuk penyusunan Kurikulum Muatan Lokal
tersebut dipercayakan kepada Dr.J. Suyuthi Pulungan, MA dan Drs, Duani Sya’ari,
MA berdasarkan SK. Rektor Tahun 1994.

Gagasan pembukaan Fakultas Adab kemudian dikembangkan oleh Drs. Firdaus

Basuni, Dekan Fakultas Tarbiyah IAIN Raden Fatah Palembang. Dalam rapat TIM
Penyusun RIP Fakultas Tarbiyah 1995-2000 yang diketuai oleh Dr.J. Suyuthi
Pulungan, MA dengan anggota Dr. Jalaluddin, Drs. Busroh Daneil, Drs. Zulkipli,
MA dan Drs. Abdullah Idi, M. Ed sebagai Sekretaris. Drs Firdaus Basuni
mengusulkan kepada TIM agar ide dan rencana pembukaan Fakultas Adab

3
sebagaimana telah tertuang dalam action plan RIP IAIN Raden Fatah 1994-1999,
digulirkan dari Fakultas Tarbiyah dengan memasukkannya dalam RIP Fakultas
Tarbiyah dengan langkah konkrit, yaitu menyelenggarakan Program Studi Bahasa
dan Sastra Arab (BSA) dan Program Studi Sejarah dan Kebudayaan Islam (SKI)
dengan cara dititipkan pada Jurusan Pendidikan Bahasa Arab (PBA) Fakultas
Tarbiyah, sebagai embrio bagi pembukaan Fakultas Adab. TIM menyepakati usul
yang arif ini. Karena itu dalam action plan RIP tersebut disebutkan bahwa kedua
program studi mulai menerima mahaiswa pada Tahun Akademik 1995/1996.

Dalam perkembangan berikutnya dalam Sidang I Senat IAIN Raden Fatah

periode 1995/1996 tanggal 5-7 Juni 1995, Drs. Firdaus Basuni kembali bersuara
mengusulkan kepada peserta sidang agar memberi wewenang kepada Fakultas
Tarbiyah untuk menyelenggarakan kedua program studi tersebut dan mulai
menerima mahasiswa pada Tahun Akademik 1995/1996 sesuai action plan Fakultas
Tarbiyah 1995-2000 dengan menjadikan Jurusan Pendidikan Bahasa Arab (PBA)
Fakultas Tarbiyah sebagai payungnya dalam upaya konkrit untuk mendirikan
Fakultas Adab di lingkungan IAIN Raden Fatah Palembang.

Usulan tersebut diterima oleh peserta sidang secara aklamasi dan juga sepakat
untuk membentuk TIM Persdiapan Pembukaan Fakultas Adab dan Fakultas
Dakwah. Susunan persolnalia TIM terdiri dari: Drs. H. M. Yamin Maris sebagai
Ketua dan Drs. H. Ali Ahmad Zen sebagai Sekretaris dan anggota terdiri dari: Dr.J.
Suyuthi Pulungan, MA, Drs. Syaifullah Rasyid, MA dan Drs. Komaruddin Sahar.
TIM bertugas mengadakan studi kelayakan mengenai Pembukaan Fakultas Adab
dan Fakultas Dakwah. Hasil studi kelayakan dijadikan dasar penyusunan Proposal
untuk Fakultas Adab yang disusun dan ditulis oleh Dr.J. Suyuthi Pulungan, MA.

Berdasarkan keputusan Senat IAIN Raden Fatah tersebut di atas, maka pada
Tahun Akademik 1995/1996 Fakultas Tarbiyah membuka Program Studi BSA dan
Program Studi SKI yang ditandai dengan membuka pendaftaran calon mahasiswa.
Program Studi BSA memperoleh mahasiswa 42 orang yang berasal dari Pesantren,
MANPK, MAN dan Madrasah Aliyah Swasta (MAS) dan mendaftar ulang
(registrasi) 37 orang, kemudian pindah jurusan 6 orang. Sedangkan Program Studi
SKI juga memperoleh mahasiswa 42 orang yang berasal dari MAN, MAS dan SMA
dan yang melakukan registrasi 38 orang.

Untuk pengelolaan kedua program studi tersebut, Senat Fakultas Tarbiyah

dalam sidangnya tanggal 31 Juli sampai dengan 1 Agustus 1995 menetapkan : Dr.
J. Suyuthi Pulungan, MA sebagai Ketua untuk kedua program studi tersebut.
Keputusan Senat tersebut ditindak lanjuti dengan SK. Rektor IAIN Raden Fatah

4
Nomor:B/II-i/UP/302 tanggal 2 September 1995 dan Skretaris dipercayakan kepada
Drs. Zulkipli, MA berdasarkan SK Rektor IAIN Raden Fatah Tahun 1996.

Pada Tahun Akademik 1996/1997, Program Studi BSA memperoleh mahasiswa

39 orang dan Program Studi SKI memperoleh mahasiswa 40 orang. Kemudian pada
Tahun Akademik 1997/1998, Program Studi BSA dan Program Studi SKI masing-
masing memperoleh mahahasiswa 21 [Link] Program Studi BSA dan
Program Studi SKI memiliki mahasiswa sebanyak 164 orang dari dua angkatan,
yaitu angkatan Tahun 1995 dan Tahun 1996, Rektor IAIN Raden Fatah mengajukan
Proposal yang telah selesai disusun kepada Menteri Agama Republik Indonesia
agar IAIN Raden Fatah diizinkan membuka Fakultas Adab dan Fakultas
[Link] dengan prosedur pendirian Fakultas baru, usul tersebut diteruskan
Departemen Agama ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Direktorat
Jenderal Pendidikan Tinggi, untuk dipelajari oleh Konsorsium Ilmu Agama yang
dipimpin oleh Prof. Dr. H. Quraisy Syihab dan Prof. Dr. H. Mastuhu, M. Ed.
Sebaggai Ketua dan Sekretaris. Konsorsium Ilmu Agama yang ada pada instansi
tersebut mengeluarkan rekomendasi persetujuan pembukaan Fakultas Adab dan
Fakultas Dakwah di lingkungan IAIN Raden Fatah melalui Surat Nomor:
04/KIA/VII/1997 tanggal 16 Juli 1997 yang ditanda tangani oleh Sekretaris
Konsorsium Ilmu Agama Prof. Dr.H. Mastuhu, M. Ed. Kemudian terbit Surat
Persetujuan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, Nomor: 2308/D/e/1997 tanggal 29 September 1997 yang ditanda
tangani oleh Prof. Dr. Ir. Bambang Suhendro, yang menyatakan bahwa IAIN Raden
Fatah memenuhi syarat dan layak membuka Fakultas Adab dan Fakultas Dakwah.

Dalam perkembangan berikutnya, persetujuan tersebut ditindak lanjuti dengan

peresetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) setelah
instansi ini melakukan visitasi langsung ke IAIN Raden Fatah untuk memvalidasi
data di lapangan. Surat Persetujuan dimaksud adalah Nomor: B-104/I/1998 tanggal
18 Pebruari 1998 yang ditanda tangani oleh T. B. Silalahi, MENPAN. Berdasarkan
persetujuan ini terbit Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 103

5
Tahun 1998 tanggal 27 Pebruari 1998 yang ditanda tangani oleh Menteri Agama
Dr. H. Tarmizi Tahe

6
F. STRUKTUR ORGANISASI

7
G. PROFIL PERUSAHAAN
Media cetak Harian Sumatera Ekspres memiliki profil sebagai berikut:
1. Universitas : Universitas Islam Negeri (UIN) Raden Fatah Palembang
2. Fakultas : Adan dan Humaniora
3. Pemilik : Di bawah naugan kementrian agama
4. Didirikan : 1964
5. Pusat : Palembang
6. Situs Web : [Link]

Universitas Uin Raden Fatah Palembang terletak di Kelurahan Ilir Barat II

Kecamatan Kota palembang, tepatnya bersebelahan dengan SMA 3
PALEMBANG, di [Link] Abidin Fikri Km.3,5 Palembang Sebagai
Perguruan tinggi islam Palembang, Adapun ciri-ciri khas yang di miliki
universitas islam negeri (UIN) sebagai berikut
• Kualitas akademik: UIN Raden Fatah dikenal sebagai pusat keunggulan
akademik di Sumatera Selatan.
• Kearifan budaya lokal: UIN Raden Fatah mengintegrasikan kearifan lokal
dalam kurikulum dan kehidupan kampus.
• Biaya kuliah terjangkau: UIN Raden Fatah memperhatikan keterjangkauan
bagi calon mahasiswa dari berbagai lapisan masyarakat.
• Prestasi internasional: UIN Raden Fatah memperoleh peringkat tinggi di UI
Green Matric.
• Nama universitas: UIN Raden Fatah diambil dari nama ulama Palembang
dan pendiri Kerajaan Demak, yaitu Raden Fatah.
• Lambang universitas: Lambang UIN Raden Fatah menggambarkan jejak
Raden Fatah dan keutuhan Islam dalam keragaman antar-bangsa.
• Distingsi studi: Distingsi yang diusung oleh UIN Raden Fatah adalah
Peradaban Islam Melayu.
➢ Beberapa fakultas di UIN Raden Fatah Palembang, di antaranya:
• Syariah dan Hukum

8
 • Ekonomi dan Bisnis Islam
• Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
• Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
• Ushuluddin dan Pemikiran Islam
• Sains dan Teknologi
• Adab dan Humaniora
• Psikologi
• Dakwah dan Komunikasi

H. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup pekerjaan di UIN RADEN FATAH PALEMBANG meliputi:
1. Peningkatan kualitas pendidikan dan kegiatan ilmiah, Peningkatan kualitas
penelitian, Renovasi pagar kampus.
2. UIN Raden Fatah Palembang merupakan kampus yang dikenal sebagai
pusat keunggulan akademik di Sumatera Selatan. Kampus ini menawarkan
pendidikan berkualitas tinggi dengan biaya kuliah yang terjangkau.

I. TUJUAN
Tujuan didirikannya Fakultas Adab dan Humaniora di UIN adalah untuk
mengembangkan ilmu pengetahuan dan kajian budaya, sejarah, bahasa,
serta peradaban manusia, khususnya yang berkaitan dengan Islam.
Fakultas ini bertujuan menghasilkan lulusan yang mampu memahami,
melestarikan, dan mengembangkan nilai-nilai kemanusiaan dan
kebudayaan dalam konteks keislaman, serta berkontribusi dalam
membangun masyarakat yang beradab dan berbudaya.
J. VISI
Menjadi pusat kajian ilmu-ilmu Adab dan Humaniora yang berbasis kajian
Melayu Islam berstandar Internasional, berwawasan Kebangsaan, dan
berkarakter Islami pada tahun 2025.

9
K. MISI

[Link] pendidikan yang unggul dalam bidang adab, humaniora, dan

peradaban Islam, serta memberikan pemahaman mendalam tentang budaya dan
sejarah.

1. Menghasilkan penelitian yang berkualitas di bidang kebudayaan, sejarah, dan

bahasa, khususnya yang terkait dengan nilai-nilai Islam dan kemanusiaan.

2. Memberikan kontribusi kepada masyarakat melalui penerapan ilmu

pengetahuan di bidang humaniora untuk memecahkan masalah sosial dan budaya.

3. Melestarikan dan mengembangkan warisan peradaban Islam serta nilai-

nilai kemanusiaan yang relevan dengan tantangan zaman modern.

4. Meningkatkan kerja sama dengan berbagai lembaga, baik nasional maupun

internasional, dalam pengembangan studi adab dan humaniora.

10
 BAB II
KEGIATAN KEILMUAN

Selama pelaksanaan Prakerin tangga 01 Juli hingga 27 September 2024 di UIN

RADEN FATAH PALEMBANG FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA kami
mendapatkan ilmu pengetahuan dan praktik, antara lain:

✓ Pelayanan terhadap konsumen

Secara sederhana istilah pelayanan (service) bisa diartikan sebagai
melakukan sesuatu bagi orang lain. Sedangkan secara umum pelayanan adalah
setiap kegiatan yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan, melalui pelayanan ini keinginan dan kebutuhan
pelanggan dapat terpenuhi. Pelayanan merupakan salah satu hal yang
terpenting dalam memasarkan produk atau sebagainnya, dimana pelayanan
yang baik akan menimbulkan perasaan puas bagi konsumennya. Pelayanan
yang dimaksud itu adalah kegiatan yang dilaksanakan atau diselenggarakan
oleh organisasi yang menyangkut kepentingan dari pihak konsumen yang akan
menimbulkan kesan tersendiri.
Pelayanan konsumen di perpustakaan UIN Raden Fatah meliputi berbagai
kegiatan yang bertujuan untuk mendukung kebutuhan informasi dan
pendidikan mahasiswa, dosen, serta masyarakat umum. Beberapa kegiatan
pelayanan yang biasanya disediakan antara lain:
1. Pelayanan Sirkulasi
Layanan ini meliputi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan buku
serta materi pustaka lainnya. Pengguna bisa meminjam buku untuk jangka
waktu tertentu dan mengembalikannya sesuai kebijakan perpustakaan.
2. Layanan Referensi
Perpustakaan menyediakan layanan referensi untuk membantu pengguna

11
 menemukan informasi atau sumber daya tertentu yang diperlukan untuk
penelitian atau pembelajaran. Petugas perpustakaan akan membantu
mencarikan sumber-sumber yang relevan sesuai kebutuhan pengguna.

1. Tata cara pelayanan terbaik kepada konsumen

a) Berikan sapaan yang ramah
b) Tanggapi konsumen dengan cepat dan rensponsif
c) Berikan jawaban atas pertanyaan konsumen dengan jelas
d) Memberikan nilai tambah kepada konsumen
e) Manfaatkan media sosial untuk mendapatkan kritik dan saran dari
konsumen
2. Tujuan dan fungsi pelayanan
a) Kualitas pelayanan diberikan kepada konsumen harus berfungsi untuk
lebih memberikan kepuasan yang maksimal, oleh karena itu dalam
rangka memberikan pelayanan harus dilakukan sesuai dengan fungsi
pelayanan.
b) Kualitas pelayanan yang diberikan oleh setiap perusahaan tentunya
mempunyai tujuan. Umumnya tujuan dengan diadakannya pelayanan
adalah agar konsumen merasakan adanya kepuasan dan dampaknya
bagi perusahaan akan memperoleh laba maksimum.
3. Faktor utama penentu kualitas pelayanan
Jasa pelayanan terdapat 5 (lima) faktor utama penentu kualitas pelayanan.
Selanjutnya kelima demensi tersebut dijadikan pedoman untuk mengetahui
kualitas pelayanan, diantaranya:
a. Tangible (bukti nyata), yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam
menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan
kemampuan sarana dan prasarana fisik perusahaan dan keadaan
lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan
oleh pemberi jasa yang meliputi fasilitas fisik (gedung, gudang dan lain
sebagainya), perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan (teknologi)
serta penampilan karyawannya

12
 b. Reliability (keandalan), yaitu kemampuan memberikan pelayanan yang
dijanjikan segera, akurat dan memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan
harapan pelanggan yang berarti ketepatan waktu, pelayanan yang sama
untuk semua pelanggan tanpa kesalahan.
c. Responsiveness (ketanggapan), yaitu suatu kemauan untuk membantu
dan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan
dengan penyampaian informasi yang jelas.
d. Assurance (jaminan), yaitu mencakup pengetahuan, kesopansantunan
dan kemampuan sifat dapat dipercaya yang dimiliki oleh para karyawan,
bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan untuk menumbuhkan rasa
percaya para pelanggan kepada perusahaan. Assurance terdiri dari
beberapa komponen antara lain komunikasi (communication),
kredibilitas (credibility), keamanan (security), kompetensi (competence)
dan sopan- santun (courtesy).
e. Empaty (kepedulian), yaitu memberikan perhatian yang tulus dan
bersifat individual antar pribadi yang diberikan kepada para pelanggan
dengan berupaya memahami keinginan konsumen. Dimana suatu
perusahaan diharapkan memiliki pengertian dan pengetahuan tentang
pelanggaan, memahami kebutuhan pelanggan secara spesifik serta
memiliki waktu pengoperasian yang nyaman bagi pelanggan. Yang
diperlukan untuk menciptakan kenyamanan bagi pelanggan

➢ Menerima dan menyambut tamu kantor yang berkunjung

➢ Resepsionis bertugas menerima dan menyambut tamu. Saat tamu
datang, langkah pertama adalah menyapa mereka, menanyakan tujuan
kedatangan, dan ingin bertemu dengan siapa. Jika tamu ingin bertemu
atasan, resepsionis meminta tamu menunggu sementara meminta
persetujuan atasan. Jika diizinkan, tamu diantar untuk menemui atasan.
Resepsionis juga menjawab panggilan telepon, mengatur janji temu, dan
melakukan tugas administratif seperti pengarsipan.

13
 1. Pengertian Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah
perusahaan untuk kepentingan tertentu.
2. Etika dan aturan dalam melayani tamu
a. Berpakaian rapi dan sopan saat menerima tamu
b. Gunakan senyum salam sapa untuk menyambut tamu
c. Memahami tata cara menerima dan melayani tamu
d. Memepatkan orang yang berkompeten di bagian penerimaan tamu dan
mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal
penting tentang perkantoran tempatnya bekerja.
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima tamu
a. Mengutamakan prioritas apabila perjanjian ada waktu makka harus
tepat waktu, apabila ada kendala kegiatan lain harus diebri kabar jauh
hari
b. Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
c. Berikan sapaan ramah kepada tamu.
4. Tata cara mengantar dan menyambut tamu
a. memakai pakaian rapi dan sopan
tujuan memakai pakaian rapi dan sopann adalah agar tamu terkesan
kepada kita pada awal kedatangan

b. tujuan kedatangan

tanyakan kepada tamu maksud dan tujuan datang kesini

“ada yang bisa saya bantu “

“ udah ada janji sama siapa “

C. Konftmasi tujuan atau janji temu

Tanyakan

➢ Menyalin Surat Masuk dan Surat Keluar Ke dalam Buku Agenda

Menyalin surat masuk dan surat keluar adalah kegiatan mencatat surat-surat
tersebut ke dalam buku agenda. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar biasanya disebut daily mail record. Petugas yang

14
mencatat surat-surat tersebut disebut agendaris atau mail [Link] surat
masuk dan surat keluar menggunakan buku agenda memiliki beberapa manfaat, di
antaranya:

1. Membuat administrasi menjadi lebih rapi

2. Memudahkan dalam proses penomoran dan pengarsipan surat.

Pengelolaan surat keluar bisa ditentukan oleh besar kecilnya suatu perusahaan
atau organisasi

Foto 3. Menyalin surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda

1. Pengertian surat masuk

Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu
instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi
atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau
perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang [Link] surat yang masuk dalam
sebuah instansi atau perusahaan dapat dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini
dikarenakan setiap surat dapat digunakan sebagai bahan yang otentik sekaligus
landasan bagi institusi atau perusahaan untuk melaksanakan suatu [Link]
dari itu, dalam perusahaan atau institusi perlu melakukan pengaturan atau

15
pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan institusi atau perusahaan
bisa terlaksana secara maksimal.

2. Pengertian surat keluar

surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah
instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau
bagian dari suatu instansi atau [Link] itu, surat keluar bisa dipahami
sebagai surat yang sudah lengkap dari suatu instansi, organisasi, perusahaan, atau
lembaga lainnya. Surat yang sudah lengkap yaitu surat yang memiliki tanggal,
nomor, stempel, hingga tanda tangan oleh pihak yang [Link] keluar
biasanya digunakan sebagai bentuk inisiatif untuk memberikan jawaban atau
tanggapan terkait isi dari surat masuk yang telah terima. Maksud dari pembuatan
surat keluar adalah untuk menciptakan hubungan timbal yang baik sehingga kedua
belah pihak bisa mendapatkan suatu keuntungan [Link] pengelolaan surat
keluar bisa ditentukan oleh besar kecilnya suatu perusahaan atau organisasi.
Misalnya saja, untuk perusahaan atau organisasi yang terbilang masih kecil dan
tidak terlalu memiliki kegiatan yang [Link] pengaturan dan pengelolaan
surat bisa diberikan kepada seorang pegawai saja. Namun, bagi perusahaan atau
organisasi yang memiliki kegiatan yang sangat kompleks, pengelolaan surat perlu
melibatkan beberapa pegawai dengan tugasnya masing-masing.

Tujuan dan fungsi surat masuk dan surat keluar, yakni:

Fungsi surat masuk dan surat keluar
Fungsi yang paling utama dari surat masuk dan surat keluar yaitu sebagai
sarana komunikasi antara pihak perusahaan atau instansi dengan pihak yang
lain.
3. Beberapa fungsi dan tujuan surat masuk yang lain yaitu, sebagai berikut:
➢ Sebagai alat komunikasi
➢ Sebagai wakil dari penulis
➢ Sebagai alat bukti historis
➢ Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
➢ Sebagai alat pengingat
➢ Sebagai alat bukti tertulis

➢ .Fungsi Surat Keluar

Hampir sama dengan dengan surat masuk, salah satu fungsi dari surat
keluar adalah sebagai media komunikasi atau interaksi sebuah

16
 perusahaan atau instansi dengan pihak lainnya. Berikut ini adalah
beberapa fungsi dan tujuan secara umum dari surat keluar, diantaranya
yaitu:
a. Sebagai alat tata usaha
b. Sebagai wakil penulis
c. Sebagai media komunikasi tertulis
d. Sebagai alat bukti tertulis
e. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi
4. Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan
sistem pengelolaan terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan
sendiri dilakukan agar kegiatan atau aktivitas dari sebuah perusahaan
atau lembaga bisa berlangsung secara optimal sehingga mampu
mencapai tujuan yang telah [Link] mengelola surat
masuk dan surat keluar secara optimal, maka suatu perusahaan atau
lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan cenderung
meningkat. Hal ini dikarenakan sistem komunikasi yang telah diatur
sehingga penyebaran surat menjadi lebih cepat dan tepat.
➢ beberapa manfaat mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal
yang perlu diperhatikan yaitu, sebagai berikut:
• Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik
• Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik
• Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga
mudah ditemukan ketika diperlukan.
• Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan
penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

5. Tahapan Pengelolaan Surat Masuk

Penerimaan surat masuk dapat terlaksana dengan baik apabila
dilakukan sesuai dengan tahapan yang baik pula. Berikut ini adalah
beberapa tahapan penerimaan surat yang baik, yaitu:

17
✓ Penerimaan surat
Pola pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada
dasarnya berbeda-beda. Khusus pengelolaan sistem buku agenda,
penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha.
✓ Penyortiran surat
Surat yang telah diterima oleh bagian tata usaha atau bagian
administrasi akan dilakukan pemisahan atau penyortiran.
✓ Pembukaan surat
Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin
pembuka surat atau pisau pembuka surat. Kemudian, Kamu dapat
melakukan pencocokan alamat surat dengan alamat pada amplopnya.
Jika terdapat perbedaan data antara alamat amplop dengan isi surat,
maka amplop dapat disatukan dibelakang surat dengan stapler.
Namun, apabila ada kesamaan data antara alamat tujuan pada amplop
dengan alamat pada kertas surat, maka amplop tidak perlu disatukan.
✓ Pencatatan atau registrasi
Pencatatan surat dapat dikerjakan dengan memakai buku agenda.
Pencatatan sendiri sangat penting untuk dilakukan. Hal ini bisa
digunakan untuk mengetahui volume surat yang masuk, dalam kurun
waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan.

✓ Penyertaan lembar disposisi

Kemudian, surat yang dilampiri lembar disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan atau atasan terkait dengan penanganan hingga
proses selanjutnya dari masuknya surat tersebut.
✓ Pencatatan di buku ekspedisi intern
Selanjutnya, surat dapat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat
tersebut bisa divatat dalam buku ekspedisi intern.
✓ Pendistribusian surat

18
 Berikutnya, surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit
pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.
✓ Klasifikasi surat
Cara untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau
sekretaris dalam unit pengolah atau unit kerja harus membaca beberapa
surat yang telah dilakukan penyortiran.
✓ Penyampaian surat
Kemudian, beberapa surat yang ada di secretaries desk file dapat segera
disampaikan kepada atasan atau pimpinan. Hal ini dapat membuat ia
dapat memberikan disposisi surat.
✓ Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan
Setelah pimpinan atau atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga
hal yang bisa ditindaklanjuti dari disposisi surat. Tiga hal itu, yakni
surat diedarkan, surat dibalas, atau surat disimpan.
6. Tahapan Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dasarnya berbeda.
Berikut ini adalah beberapa tahapan pengelolaan surat keluar yang
perlu diperhatikan, diantaranya yaitu:
✓ Pembuatan konsep surat
Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan
konsep surat dapat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar
atau yang sesuai dengan keinginan pimpinan. Oleh karena itu, dalam
sebuah surat harus memiliki konsepnya
✓ Pengetikan
Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat,
surat dapat langsung diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu,
seorang kepala unit pengolah harus memiliki tekun dan teliti pada
saat melakukan pemeriksaan pada hasil pengetikan konsep surat
tersebut. Setelah melalui koreksi, maka konsep surat tersebut telah
memiliki bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada.
✓ Mengetik surat dalam bentuk akhir

19
 Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat
dilakukan pengetikan dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja
dengan kepala surat atau kop surat.
✓ Penandatanganan
Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan
kepada pimpinan atau pihak yang memiliki wewenang untuk
memberikan tanda tangan.
✓ Pencatatan
Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu
dilakukan yaitu, sebagai berikut:
a. Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan
yang lain, seperti lampiran dan amplop.
b. Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda
oleh petugas yang disebut agendaris.
c. Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku
agenda telah siap dikirim kepada pihak yang dituju.
✓ Pengiriman surat
Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam
cara, yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos.
✓ Penyimpanan surat
Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang
dituju, sementara lembar yang kedua bisa disimpan dengan
menggunakan sistem kearsipan. Sistem kearsipan setiap organisasi
atau perusahaan biasanya berbeda.

7. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat

✓ Kartu kendali
Kartu kendali dapat dipahami sebagai alat untuk melakukan penelusuran
dan pengendalian terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat
keluar atau surat dinas lainnya.

20
Kartu kendali bisa juga digunakan untuk menjadi pengganti dari buku
agenda. Hal ini dikarenakan buku agenda bisa jadi akan mempersulit
jurnal dalam penemuan informasi suatu surat masuk dan surat keluar
secara cepat.
Sementara itu, kartu kendali bisa diartikan sebagai prosedur pencatatan
dan pengendalian surat. Hal ini bisa menjadi kontrol terhadap suatu surat
masuk dan surat keluar sejak masuk sampai disimpan.
Kartu kendali sangat mempermudah untuk menemukan informasi
daripada buku agenda. Kartu kendali memiliki susunan yang lebih
sistematis berupa kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.
✓ Lembar disposisi
Lembar disposisi dapat dipahami sebagai lembaran untuk menuliskan
disposisi suatu surat, entah untuk diberikan oleh atasan kepada bawahan
maupun sebaliknya. Lembar disposisi biasanya dipakai untuk melakukan
pencatatan pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat.
Oleh karena itu, surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan
melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar disposisi juga dapat disiapkan
oleh petugas tata usaha bagian satuan kerja pengarah sehingga pimpinan
hanya perlu mengisi kolom isi disposisi serta penentuan penerusannya.
Lembar disposisi bisa dibuat berukuran setengah kuarto.
✓ Folder
Folder merupakan semacam map, tetapi tidak dengan daun penutup.
Dalam folder biasanya berisi tab, tab sendiri yaitu bagian yang menonjol
pada sisi atas untuk menampilkan judul dari file yang bersangkutan.
Lipatan pada dasar folder dapat disusun bebas sehingga bisa membuat
daya muat dokumen.
Folder biasnaya terbuat dari kertas manila dengan panjang 35 cm, lebar
24 cm. Sementara itu, ukuran panjang tab yaitu 8-9 cm dengan lebar
hanya 2 cm. Folder diisi dengan dokumen atau arsip sehingga merupakan
bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah.
✓ Guide (penunjuk atau pemisah)

21
 Guide dapat diartikan sebagai penunjuk tempat berbagai berkas itu
disimpan. Guide juga memiliki fungsi sebagai pemisah antara beberapa
berkas tersebut. Guide sendiri memiliki bentuk berupa segi panjang dan
terbuat dari kertas setebal 1 cm, panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm.
Guide juga memiliki mempunyai tab atau bagian yang menonjol di
atasnya, hal ini membuat guide dapat berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.
✓ Tickler File (berkas pengingat)
Tickler file dapat diartikan sebagai suatu alat yang berbentuk seperti
kotak. Alat ini memiliki fungsi untuk menyimpan kartu kendali atau
kartu pinjam arsip.
✓ Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan alat yang biasa digunakan untuk melakukan
penyimpan terhadap folder yang telah berisi berbagai lembaran arsip
sekaligus beberapa guidenya. Filling cabinet sendiri memiliki bentuk laci
empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta
praktis.
✓ Buku agenda
Buku agenda merupakan buku yang memiliki isi kolom-kolom
keterangan atau data dari surat yang dicatat. Buku agenda sendiri bisa
dipakai sebagai alat bantu untuk menemukan suatu surat yang
sebelumnya disimpan di file. Buku agenda juga bisa menjadi referensi
pertama untuk mencari surat.

8. Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut ini adalah tiga jenis surat masuk dan keluar yang biasa
digunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan, di antaranya yaitu:
✓ Surat Pribadi
Surat pribadi yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat
atau pegawai. Sesuai namanya, surat ini bersifat pribadi yang

22
 dikirimkan oleh suatu pihak, baik itu perorangan maupun
perusahaan atau lembaga yang lain.
✓ Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang ditujukan kepada suatu
instansi atau organisasi untuk keperluan administrasi. Surat dines
sendiri ada beberapa jenis, yaitu:
• Surat dinas rutin/ biasa
• Surat dinas penting
• Surat dinas rahasia
• Surat Niaga
✓ Surat niaga adalah surat yang ditulis dan dikirim oleh badan-badan
usaha atau perusahaan yang mengandung kepentingan tentang suatu
bisnis.

D. PENGERTIAN PENGARSIPAN

[Link] pengarsipan
Pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip
berdasarkan sistem tertentu. Pengarsipan merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh badan usaha, baik pemerintahan maupun swasta.
➢ Pengarsipan meliputi beberapa tahapan, yaitu: Penciptaan, Penerimaan,
Pengumpulan, Pengaturan, Pengendalian, Pemeliharaan, Perawatan,
Penyiapan.
➢ Tujuan pengarsipan adalah untuk: Menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional,Menyediakan bahan-bahan
pertanggungjawaban bagi pemerintah.
Sistem pengarsipan yang baik akan memudahkan penemuan dokumen
yang disimpan, sehingga dokumen dapat digunakan dengan cepat saat
dibutuhkan. Sistem pengarsipan dapat menggunakan abjad, numerik,
huruf, atau kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip.

23
b. beberapa jenis pengarsipan, di antaranya:
• Berdasarkan keasliannya: Arsip dibedakan menjadi arsip asli, arsip
salinan, dan arsip tembusan.
• Berdasarkan fungsinya: Arsip dibedakan menjadi arsip aktif, arsip inaktif,
dan arsip statis.
• Berdasarkan bentuknya: Arsip dibedakan menjadi arsip berbentuk
lembaran dan arsip yang tidak berbentuk lembaran.
• Berdasarkan masalahnya: Arsip dibedakan menjadi financial record,
inventory record, personal record, sales record, dan production record.
• Berdasarkan sifatnya: Arsip dibedakan menjadi arsip rahasia, arsip sangat
penting, dan arsip tidak penting.
• Sistem penyimpanan arsip: Arsip dibedakan menjadi sistem abjad, sistem
subjek, sistem kronologis, sistem nomor, dan sistem wilayah.
c. Pengarsipan memiliki banyak manfaat, di antaranya:
• Sumber informasi: Arsip merupakan sumber informasi penting yang
dapat digunakan untuk menyusun rencana program kegiatan,
pengambilan keputusan, dan alat bukti.
• Efisiensi kerja: Arsip dapat membantu mencegah duplikasi pekerjaan dan
salah komunikasi, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.
• Menjaga kerahasiaan: Arsip dapat menjaga kerahasiaan informasi yang
disimpan.
• Menghemat tempat: Arsip dapat menghemat tempat penyimpanan karena
dapat disusun dengan rapi.
• Mudah pencarian: Arsip yang disimpan dengan baik dapat memudahkan
pencarian ketika dibutuhkan.
• Mudah perawatan: Arsip yang disimpan dengan baik dapat memudahkan
perawatan dan penyusutan.
• Menjaga arsip penting: Arsip penting dapat terjaga dan terselamatkan
sebagai memori dan bukti sejarah.

24
 Untuk menjaga keamanan arsip, dokumen yang diarsipkan harus
disimpan di tempat yang aman dan terhindar dari risiko hilang atau rusak.
Selain itu, sebaiknya lakukan backup pada dokumen yang disimpan agar
dapat diakses kembali jika terjadi masalah.
[Link] kelola pengarsipan
Tata kelola pengarsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak diterima,
diciptakan, diproses, disimpan, hingga disusutkan. Tata kelola
pengarsipan yang baik dan efisien dapat membantu melestarikan nilai
guna arsip sebagai sumber informasi yang sah.
➢ Berikut adalah beberapa tahapan dalam tata kelola pengarsipan:
• Pemeriksaan data
Tahap awal dalam penyusunan arsip adalah memeriksa data secara
manual untuk memastikan dokumen dapat disimpan dan tidak terdapat
duplikasi data.
• Indeks data arsip
Penyusunan indeks data arsip bertujuan untuk memudahkan proses
pencarian arsip.
• Pemberian tanda
Pemberian tanda atau pengkodean bertujuan untuk memudahkan proses
penyortiran arsip.
• Pengelompokan arsip
Penyortiran arsip berguna untuk mengelompokkan dokumen sehingga
memudahkan petugas arsip dalam menempatkan dokumen.
• Penyimpanan arsip
Dokumen yang telah dikelompokkan sesuai kategorinya masing-masing
disimpan pada tempat yang tersedia.

➢ Tata kelola arsip juga dapat dilakukan secara digital, seperti dengan cara:
• Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.
• Melakukan scanning terhadap naskah/surat.

25
 • Membuat folder-folder pada komputer untuk menyimpan surat atau
naskah dinas yang telah di-scan.
• Membuat hyperlink untuk menghubungkan antara daftar arsip dengan
arsip hasil scan.
[Link] pengarsipan
Kriteria pengarsipan meliputi:
➢ Syarat arsip
Dokumen dapat dikatakan sebagai arsip jika memenuhi syarat-syarat
berikut:
• Merupakan kumpulan warkat
• Disimpan menurut sistem tertentu
• Mempunyai nilai kegunaan

➢ Karakteristik arsip
Arsip harus memiliki ciri-ciri khusus, seperti:
• Autentik dan tepercaya sebagai alat bukti yang sah
• Informasinya utuh
• Berdasarkan asas asal-usul (principle of provenance) dan aturan asli
(principle of original order)

➢ Standar ruang penyimpanan arsip

Ruang penyimpanan arsip harus memenuhi standar berikut:
• Menjaga suhu udara tidak lebih dari 27°C dan kelembaban tidak lebih
dari 60%
• Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar
• Menggunakan rak arsip yang dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup
• Hindari penggunaan rak yang padat

26
 ➢ Kriteria arsip yang dimusnahkan
Arsip dapat dimusnahkan jika:
• Sudah tidak memiliki nilai guna baik primer maupun skunder
• Telah habis masa retensinya
• Tidak ada peraturan yang melarang
• Tidak dalam proses suatu perkara
[Link]-nilai pengarsipan atau nilai guna arsip
nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip, yang didasarkan pada
kepentingan pengguna arsip.
-Nilai-nilai pengarsipan, atau nilai guna arsip, di antaranya:
➢ Nilai guna primer
Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas
dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer arsip di
antaranya:
• Nilai guna administrasi
• Nilai guna legalitas
• Nilai guna keuangan
• Nilai guna penelitian
• Nilai guna pendidikan
• Nilai guna dokumentasi
• Nilai guna sekunder
➢ Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi
pencipta arsip. Nilai guna sekunder arsip di antaranya:
➢ Nilai guna kebuktian
➢ Nilai guna informasional

27
 Foto 4. Pengarsipan surat berdasarkan jenis surat nya

Sistem pengarsipan adalah cara untuk mengatur dan menyimpan arsip

secara sistematis dan logis. Sistem ini dibuat untuk memudahkan
pencarian dan penyimpanan arsip.
Sistem pengarsipan memiliki beberapa manfaat, di antaranya:
Memudahkan pencarian arsip lama di masa depan, Membantu menjaga
integritas informasi, Memastikan kepatuhan terhadap regulasi, Membantu
memberikan pelayanan yang efektif, Membantu pelaksanaan administrasi.
Beberapa jenis sistem pengarsipan yang dapat digunakan adalah: Sistem
abjad, Sistem subjek, Sistem kronologis (tanggal), Sistem nomor, Sistem
wilayah (geografis).

28
 BAB III
ANALISA PERMASALAHAN DAN PENYELESAIANNYA

A. Permasalahan dan penyelesaian bidang keilmuan

1. Masalah bidang keilmuan
a. Salah dalam penulisan dan pengetikan
b. Ketidaktelitian dalam penyusunan dokumen
2. Penyelesaian
a. Salah dalam penulisan
• Harus lebih fokus dalam penulisan
• Selalu melakukan pengecekan ulang saat selesai
b. Ketidaktelitian dalam penyusunan dokumen
• Lebih teliti lagi dalam menyusun
B. Permasalahan dan Penyelesaian Bidang Prakerin
1. Urusan Manajemen
a. Masalah Manajemen
1) Koneksi jaringan internet terputus
2) Tidak Diberi Makan Siang
3) Mati lampu
b. Penyelesaian Masalah Manajemen
1) Koneksi jaringan terputus
• Melakukan pengecekan kembali pada masalah jaringan
2) Tidak Diberi Makan Siang
• Bawa bekal sendiri dari rumah
3) Mati lampu
• Gunakan lampu emergency
2. Urusan Pribadi
a. Masalah Pribadi
1) Sering Terlambat
2) Susah fokus dalam mengerjakan pekerjaan
3) Sering dimarahi

29
b. Penyelesaian
1) Sering Terlambat
Datang tepat waktu sesuai jadwal jangan banyak membuat
alasan
2) Susah fokus dalam mengerjakan pekerjaan
Jangan memikirkan hal-hal yang diluar pekerjaan
3) Sering dimarahi
Harus disiplin dan taat aturan

30
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Kegiatan Praktek Kerja Industri merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat bagi
siswa dan siswi, dan dapat mengenal lebih jauh bagaimana cara bekerja
dilapangan sesuai keahlian masing-masing siswa. Sehingga siswa dapat melihat
gambaran mengenai kagiatan bidang usaha dimasa yang akan datang, serta siswa-
siswi mengetahui standar kompetensi yang akan dijadikan peluang kerja dan
kesempatan kerja.

Dan para siswa siswi dapat merasakan juga dunia perkantoran terkhhusnya di
bidang administrasi ataupun pelayan

Dalam dunia usaha dibutuhkan kedisiplinan yang cukup baik, instansi-instansi

biasanya memerlukan karyawan yang disiplin, terampil, rajin dan cerdas. Pada
praktek kerja Industri ini diperlukan keahlian yang cukup.

Selama melaksanakan Prakerin (Praktek Kerja Industri) di SUMATERA

EKSPRES, mendapatkan tambahan ilmu yang belum pernah dapatkan
sebelumnya serta memperoleh banyak pengalaman dalam melayani konsumen.

B. Saran
Pembimbingan sebaiknya dilakukan semingggu sekali sehingga bapak ibu guru
pembimbing mengetahui dengan jelas perkembangan Siswa siswinya.
Sebaiknya terdapat kerjasama antara sekolah dengan industri sehingga
hubungan antara DU/DI tetap terjaga dan saling bekerjasama untuk
mengembangkan ilmu pengetahuan yang selaras dengan perkembangan dunia
industri.
Dan saran saya ujntuk meningkatkan minat mahasiswa di perpustakaan agar
diesediakan tempat yang lebih leluasa dan menyidiakan novel yang kekinian
tak hanya untuk pelajaran saja

31
LAMPIRAN LAMPIRAN

32
 Lampiran 1. Laporan Kegiatan Harian

Nama DU/DI : UIN Raden Fatah Palembang FK. Adab dan Humaniora

Periode Pelaksanaan : 01 Juli s/d 27 September 2024

Lampiran 2. Laporan Absensi

➢ Daftar Hadir Bulan Juli 2024

No Hari/Tanggal Jam datang Jam pulang

1 Senin,1 Juli 2024 09:00 04:00
2 Selasa,2 Juli 2024 07:30 04:00
Rabu,3 Juli 2024 07:30 04:00
Kamis,4 Juli 2024 07:30 04:00
Senin,8 Juli 2024 07:00 04:00
Selasa,9 Juli 2024 07:30 04:00
Rabu,10 Juli 2024 07:30 04:00
Kamis,11 Juli 2024 07:30 04:00
Jumat,12 Juli 2024 07:30 04:30
Senin,15 Juli 2024 07:00 04:00
Selasa,16 Juli 2024 07:30 04:00
Rabu,17 Juli 2024 07:30 04:00

33
 Kamis,18 Juli 2024 07:30 04:00
Jumat,19 Juli 2024 07:30 04:30
Senin,22 Juli 2024 07:00 04:00
Selasa,23 Juli 2024 07:30 04:00
Rabu,24 Juli 2024 07:30 04:00
Jumat,26 Juli 2024 07:30 04:30
Senin,29 Juli 2024 07:00 04:00
Selasa,30 Juli 2024 07:30 04:00
Rabu,31 Juli 2024 07:30 04:00

Daftar Hadir Bulan Agustus 2024

No Hari/Tanggal Jam datang Jam pulang

Kamis,1 Agustus 2024 07:30 04:00
Jumat,2 Agustus 2024 07:30 04:30
Senin,5 Agustus 2024 07:00 04:00
Selasa,6 Agustus 2024 07:30 04:00
Rabu,7 Agustus 2024 07:30 04:00
Kamis,8 Agustus 2024 07:30 04:00
Jumat,9 Agustus 2024 07:30 04:30
Selasa,13 Agustus 2024 07:30 04:00
Rabu,14 Agustus 2024 07:30 04:00
Kamis,15 Agustus 2024 07:30 04:00
Jumat,16 Agustus 2024 07:30 04:30
Senin,19 Agustus 2024 07:00 04:00
Rabu,21 Agustus 2024 07:30 04:00
Kamis,22 Agustus 2024 07:30 04:00
Senin,26 Agustus 2024 07:00 04:00
Selasa,27 Agustus 2024 07:30 04:00
Rabu,28 Agustus 2024 07:30 04:00
Kamis,29 Agustus 2024 07:30 04:00

34
 Jumat,30 Agustus 2024 07:30 04:30

➢ Daftar Hadir Bulan September 2024

NO Hari/Tanggal Jam datang Jam pulang

Rabu,4 September 2024 07:30 04:00
Kamis,5 September 2024 07:30 04:00
Jumat,6 September 2024 07:30 04:30
Senin,9 September 2024 07:30 04:30
Selasa,10 September 2024 07:30 04:00
Rabu,11 September 2024 07:30 04:00
Kamis,12 September 2024 07:30 04:00
Jumat,13 September 2024 07:30 04:30
Senin,16September 2024 07:00 04:00
Rabu,18 September 2024 07:30 04:00
Kamis,19 September 2024 07:30 04:00
Jumat,20 September 2024 07:30 04:30
Senin,23 September 2024 07:00 04:00
Selasa,24 September 2024 07:30 04:00
Rabu,25 September 2024 07:30 04:00
Kamis,26 September 2024 07:30 04:00
Jumat,27 September 2024 07:30 05:20

➢ Daftar Tidak Hadir

NO Hari/Tanggal Keterangan
1 Senin,12 Agustus 2024 Izin

35
2 Senin,2 September 2024 Izin
3 Selasa,3 September 2024 Izin
4 Selasa,17 September 2024 Izin

➢ Dokumentasi Selama Kegiatan Prakering Magang

• Dokumentasi Saat Pengantaran Pertama Kegiatan Prakering Magang

• Dokumentasi Rutinitas Kegiatan Apel Pagi di Fahum

36
 • Dokumentasi Kegiata Lomba Memperingati Hari Kemerdekaan RI
[Link]
• Dokumentasi Kegiatan Yudisium XXXIV Fakultas Adab dan Humaniora
[Link]
qoyBro?usp=drive_link

Dokentasi Penarika Kegiatan Prakering Magang

37
• Domentasi Penyerahan Cindramata/Simbolis Selesainya Kegiatan
Prakering Magang dan Pernyerahan Sertifikat Kepada Siswi Yang Telah
Selesai Melaksanakan Prakering Magang di Fakultas Adab dan Humaniora

38
 DAFTAR PUSTAKA

[Link]
EDI, Ansyah. Laporan Penelitian: LAPORAN PENELITIAN KOLABORASI
PERGURUAN TINGGI STUDI DIAGNOSTIK TRANSFORMASI
MAGANG KEPENDIDIKAN DI TIGA UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI DI INDONESIA.
Suryanto, A., & Baydhowi, M. (2022). Sistem Informasi Penerimaan Tamu
Berbasis Website Pada Dinas Komunikasi Informatika Statistik dan
Persandian Kota Bekasi. INFORMATION MANAGEMENT FOR
EDUCATORS AND PROFESSIONALS: Journal of Information
Management, 6(2), 153-162.
Putri, R. E., & Anshory, I. H. (2019). Sistem Penerima Tamu Otomatis Pada
Resepsi. JITCE (Journal of Information Technology and Computer
Engineering), 3(02), 104-111.
Saputra, R. (2023). SEJARAH MASUKNYA PERGERAKAN MAHASISWA
ISLAM INDONESIA DI UIN RADEN FATAH PALEMBANG. Tanjak:
Sejarah dan Peradaban Islam, 3(2), 202-214.
Dewi, D. P., & Octavia, L. (2018). Peran Sekretaris Dalam Mengelola Surat
Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota
Tangerang Selatan. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang, 4(2), 20.
Teddy Wahyudin, S. (2018). Proses Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Sub Bidang
Pembinaan Kearsipan Dan Sumber Daya Manusia Kearsipan Di Badan
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Diy.

39