BUKU MANUAL
APLIKASI TOKO RITEL DAN GROSIR
POS ESEMKA
Aplikasi Toko Ritel dan Grosir POS ESEMKA terdiri dari 5 (lima) modul utama yaitu:
1. Stok (Inventory)
2. Pembelian (Purchasing)
3. Penjualan (Sale/Cashier)
4. Hutang (Account Payable)
5. Piutang (Account Receivable)
Untuk masuk ke menu utama aplikasi program Micro Store Software 4.0 pada kotak Admin &
User Login ketikan User ID beserta Password seperti di bawah ini:
User ID
Password
: ADMIN1 [ enter ]
: ADM1 [ enter ]
Setelah itu akan muncul layar desktop menu utama seperti gambar di bawah ini:
Kelima modul utama tersebut sudah terangkum dalam menu utama seperti gambar di atas.
Adapun menu utama aplikasi program terdiri dari Master, Transaksi, Laporan, Utility, System
1. MASTER
1.1. Inventory
- Data Stok Barang
- Data Departement
- Data Grup
1.2. Supplier
1.3. Pelanggan
2. TRANSAKSI
2.1 .Pembelian
- Purchase Order
- Pembelian
- Retur Pembelian
2.2 .Penjualan
- Penjualan
- Retur Penjualan
2.3. Bayar Hutang
2.4. Bayar Piutang
2.5. Mutasi Stok
2.6. Proses Paket Barang
3. LAPORAN
3.1. Inventory : a. Stok barang
b. Daftar Harga
c. Stok Minimal
d. Stok per Departement
e. Stok per supplier
f. Kartu Stok
g. Rekap mutasi
h. Umur Barang
i. Rekap Stok Adjusment
j. Stok expired date
k. Barcode & Label
3.2. Pembelian : a. Purchase Order
b. Faktur Pembelian
c. Bukti Retur
d. Pembelian
e. Retur Pembelian
f. Rekap Pembelian
g. Rekap Faktur Pembelian
h. Pembelian per Item
i. Pembelian per Supplier
3.3. Penjualan : a. Sales Order
b. Faktur Penjualan
c. Rekap Nota
d. Penjualan
e. Retur Penjualan
f. Rekap Penjualan
g. Transaksi Kasir
h. Penjualan per Pelanggan
i. Penjualan per Supplier
j. Harian per Departement
k. Bulanan per Departement
l. Penjualan per Kasir
m. Penjualan per Sales
n. Penjualan per Bulan
o. Penjualan per Item
p. Fast & Slow Moving
q. Rekap Penjualan per Jam
3.4. Hutang : a. Daftar Hutang
b. Pembantu Hutang
c. Pembayaran Hutang
d. Bukti Pembayaran
e. Jatuh Tempo Hutang
f. Umur Hutang
3.5. Piutang : a. Daftar Piutang
b. Pembantu Piutang
c. Pembayaran Piutang
d. Bukti Pembayaran
e. Jatuh Tempo Piutang
f. Umur Piutang
[Link]
4.1. Reindex Data Master
4.2. Reindex Data Transaksi
4.3. Update Margin Profit per Departement
[Link]
5.1. Setup Admin&User
[Link]
6.1. Log Off
6.2. Keluar ke Windows
A. INPUT DATA DEPARTEMEN DAN GRUP
Dalam proses pengelolaan data stok barang (persediaan) diperlukan pengelompokan
berdasarkan departemen maupun sub departemen (grup). Hal tersebut dilakukan
bertujuan untuk mempermudah dalam memperoleh informasi maupun proses analisa
stok, penjualan dikemudian hari.
Untuk memasukkan data departemen bisa dilakukan melalui menu Master –
Inventory – Data Departemen.
Tombol perintah melalui keyboard antara lain:
- Alt + T ( Tambah ) untuk menambah departemen baru atau klik icon tambah
- Alt + E ( Edit ) untuk mengedit/ merubah data departemen yang sudah ada atau klik
icon Edit
- Alt + H ( Hapus ) untuk menghapus data departemen yang sudah tidak terpakai atau
klik icon Hapus
- Alt + K ( Keluar ) untuk keluar dari kotak dialog Data Departemen atau klik icon Keluar
Adapun mengenai gambaran kotak dialog Data Departemen seperti gambar di bawah ini:
Untuk memasukkan data departemen bisa dilakukan melalui menu Master – Inventory –
Data Grup.
( Kemudian Klik Icon yang diperlukan )
Contoh Penyusunan Departement dan Grup
B. INPUT DATA STOK BARANG
Untuk memasukkan data stok barang baru selain melalui input faktur pembelian bisa
dilakukan melalui menu Data Stok Barang, untuk masuk ke menu tersebut klik shortcut
icon Data Stok atau klik menu Master – Inventory – Data Stok Barang, selanjutnya akan
tampil layar kotak dialog Data Stok Barang sebagai berikut.
Master data stok barang merupakan pusat data persediaan barang, dari sini kita bisa
melihat informasi terakhir dari data stok barang yang tersedia baik mengenai kode barang,
barcode, nama barang, harga pokok, harga jual maupun stok akhir yang ada.
Modul master stok barang ini terintegrasi dengan modul pembelian, retur pembelian,
penjualan, retur penjualan maupun stok opname/ adjustment. Sehingga apabila modul-
modul tersebut ada perubahan informasi mengenai harga ataupun stok secara otomatis
sudah akan terupdate.
Tombol perintah melalui keyboard antara lain:
- Alt + T {Tambah} {untuk menambah stok barang baru} atau klik icon Tambah
- Alt + E {Edit} {untuk mengedit/ merubah data stok yang sudah ada}
- Alt + H {Hapus} {untuk menghapus data stok yang sudah tidak terpakai}
- Alt + K {Keluar} {untuk keluar dari kotak dialog Data Stok Barang}
- F1{Menampilkan tabel data stok barang}
- F5{Kode Barang} {pencarian berdasarkan kode barang}
- F6{Nama Barang} {pencarian berdasarkan nama barang}
Berikut ini keterangan input data barang
Kode Barang : 089686010015 { bisa diisi dengan kode PLU/ kode toko }
Kode Barcode : 089686010015
Nama barang : Indomie Ayam Bawang
Type/Merk : 69 gr
Dept. :N
Group : N2
Unit : CTN (satuan terbesar) {CTN-Carton,DSN-Dosen,BOX}
Isi : 40 (isi dalam kemasan per unit)
Satuan : PCS (satuan terkecil)
HPP/Unit : Rp. 42.400,- (harga pokok penjualan per unit)
HPP/Satuan : Rp. 1.060,- (harga pokok penjualan per satuan)
Harga Jual Stn 1 : Rp. 1.080,- (harga eceran)
Harga Jual Stn 2 : Rp. 1.061,- (harga grosir)
Harga Jual Stn 3 : Rp 1.050,-
Minimal : 1 (batas minimal stok )
Reorder : 10 (jumlah maksimal reorder)
C. INPUT DATA SUPPLIER
Sebelum terjadinya proses pembelian barang, pengelolaan data supplier (vendor)
merupakan hal yang sangat penting. Modul data suplier ini nantinya akan terintegrasi
dengan modul hutang pada saat terjadi transaksi pembelian secara kredit.
Untuk memasukkan data supplier bisa dilakukan melalui menu Master – Data Supplier
atau bisa klik langsung pada icon Supplier
Tombol perintah melalui keyboard antara lain:
- Alt + T {Tambah} {untuk menambah stok supplier baru}
- Alt + E {Edit} {untuk mengedit/ merubah data supplier yang sudah ada}
- Alt + H {Hapus} {untuk menghapus data supplier yang sudah tidak terpakai}
- Alt + K {Keluar} {untuk keluar dari kotak dialog Data Supplier}
- Mengenai tampilan kotak dialog data supplier bisa dilihat di bawah ini:
D. INPUT DATA PELANGGAN
Sebelum proses transaksi penjualan, pengelolaan data pelanggan (customer) perlu
dipersiapkan apabila menerima transaksi penjualan secara kredit, modul data
pelanggan ini terintegrasi dengan modul piutang.
Untuk memasukkan data pelanggan bisa dilakukan melalui menu Master – Data
Pelanggan atau bisa klik langsung pada icon Pelanggan
Tombol perintah melalui keyboard antara lain:
- Alt + T {Tambah} {untuk menambah stok pelanggan baru}
- Alt + E {Edit} {untuk mengedit/ merubah data pelanggan yang sudah ada}
- Alt + H {Hapus} {untuk menghapus data pelanggan yang sudah tidak terpakai}
- Alt + K {Keluar} {untuk keluar dari kotak dialog Data Pelanggan}
Mengenai tampilan kotak dialog data pelanggan bisa dilihat di bawah ini:
Untuk membedakan perlakuan transaksi antara pelanggan dengan umum, khusus untuk
pelanggan ada pilihan Fasilitas Harga sehingga bisa langsung dapat fasilitas harga satuan 2
(grosir) atau harga satuan 3
E. TRANSAKSI PEMBELIAN
Sebelum melakukan proses transaksi pembelian, hal-hal yang perlu diperhatikan antara
lain yaitu:
- Memeriksa data supplier yang tercantum dalam faktur pembelian, masukkan
data supplier baru apabila pada komputer data belum ada.
- Memeriksa discount (potongan) pembelian maupun PPN pada faktur, pelajari sistem
atau cara pemberian discount tersebut. Biasanya masing-masing supplier
mempunyai cara tersendiri dalam penentuan potongan harga.
- Menentukan harga pokok penjualan (hpp) dan harga jual satuan 1 (eceran) dan
harga satuan 2 (grosir), selisih harga jual dikurangi hpp merupakan profit (laba)
yang diterima.
- Menentukan kode barang dari setiap barang yang akan diinput, apabila produk
barang tersebut sudah ada barcode nya langsung bisa anda masukkan kode barang
tersebut dengan kode barcode yang ada. Seandainya produk barang tersebut belum
mempunyai barcode, tentukan sistem pengkodean manual menurut ketentuan toko/
ritel atau grosir bersangkutan.
- Sistem pengkodean barang umumnya menggunakan kode digit dengan jumlah
sebanyak 7 (tujuh) digit apabila menggunakan aplikasi program Micro Store
Software 4.0. Sebagai contoh: 1010001, 1010002 dst. Untuk tiga digit pertama 101
bisa mewakili kode supplier atau kode PLU dari produk bersangkutan, empat digit
berikutnya mewakilil [Link] barang.
Untuk memasukkan faktur pembelian bisa dilakukan melalui menu Transaksi – Pembelian atau
bisa klik langsung pada shortcut icon Pembelian yang terdapat pada desktop program. Setelah
itu akan tampil dialog program Transaksi Pembelian sebagai berikut:
Tampilan kotak dialog transaksi pembelian sebelum proses input faktur baru seperti di
atas, adapun tombol perintah yang aktif melalui keyboard antara lain:
- Alt + F {Mulai input faktur baru}
- Alt + T {Menampilkan tabel data stok barang} atau dengan tombol F1
- Alt + K {Keluar} {untuk keluar dari kotak dialog Transaksi Pembelian} atau tombol F12
- F9{Menampilkan tabel faktur pembelian yang sudah masuk}
Apabila anda sudah mulai input faktur pembelian baru setelah anda tekan tombol Alt – F atau
klik pada icon Faktur Baru, tampilan kotak dialong Transaksi Pembelian akan tampilan sebagai
berikut:
setelah itu masukkan Tanggal, No. Faktur dan Kode Supplier seperti yang tertera pada
faktur pembelian. Untuk memasukkan kode supplier tentunya harus sama dengan kode
yang sudah anda masukkan pada kotak dialog program Data Supplier.
Selanjutnya akan muncul kotak dialog input data pembelian seperti gambar berikut:
Langkah selanjutnya tinggal masukkan barang dengan cara sebagai berikut:
1. Apabila barang tersebut sudah ada/tersimpan pada komputer, anda tinggal menekan
tombol enter 2 (dua) kali menuju ke tabel Data Stok Barang. Setelah tabel Data Stok
Barang muncul pilihlah barang yang ada sesuai dengan data yang ada pada faktur
pembelian. Apabila sudah ketemu tekan tombol ESC untuk keluar dari tabel tersebut.
2. Apabila barang tersebut baru, masukkan kode barcode produk tersebut pada input kode
barang. Seandainya belum ada masukkan kode barang manual sesuai dengan
ketentuan yang sudah ditetapkan. Apabila anda masukkan kode manual sebanyak 7
(tujuh) digit kotak disebelah kanannya akan terisi kode barcode toko secara otomatis.
3. Selanjutnya isi nama barang, type/ merk, kode departemen.
4. Untuk input Unit/ Isi/ Satuan apabila kemasan barang berupa satuan, langsung tekan
tombol enter otomatis akan terisi PCS - 1 - PCS. Apabila kemasan barang dalam
bentuk DOSEN isikan DSN – 12 – PCS, jika kemasan carton lihatlah terlebih dahulu
isi per cartonnya. Seandainya per carton isi 40 isikan CTN – 40 – PCS, per carton isi
20 isikan CTN – 20 – PCS dan seterusnya.
5. Sesudah sampai pada input HBL Unit, masukkan harga pembelian per unit
(dosen/carton) dari produk barang tersebut, apabila tidak ada masukkan harga
pembelian satuannya. Sebagai contoh apabila harga beli per unit dosen Rp.
24.000,-otomatis harga beli satuannya sebesar Rp. 2.000,-.
6. Kemudian posisi cursor akan berada pada input Qty Unit, masukkan jumlah barang
per unitnya. Sebagai contoh apabila per unit dosennya 5 otomatis Qty Satuan akan
terisi 60 PCS.
7. Untuk mengisi discount 1%, discount 2% dan PPN, pada posisi input Qty Satuan
tekan tombol TAB untuk menuju ke input disc1%, disc2% dan PPN.
8. Setelah sampai pada input Harga Stn 1 masukkan harga jual satuan 1 (eceran)
kemudian akan menuju ke input sebelah kiri input Harga Stn 2 (grosir). Kotak input
tersebut bisa dikosongkan atau isi qty penjualan minimum untuk syarat
memperoleh Harga Stn 2 (grosir) bagi pelanggan umum.
9. Selanjutkan setelah posisi kursor berada pada icon Simpan tekan tombol enter
untuk menyimpan sementara.
10. Langkah berikutnya masukkan barang berikutnya yang tercantum pada
faktur pembelian sesuai dengan langkah no. 1 s/d no. 9.
11. Setelah semua barang dimasukkan, sebelumnya periksa terlebih dahulu nilai SUB
TOTAL antara komputer dengan faktur pembelian, apabila nilainya sudah sama
lanjutkan untuk proses Input Pembayaran dengan menekan tombol Alt + K atau
klik icon Keluar selanjutnya akan tampil kotak dialog sebagai berikut:
12. Pada posisi pilihan Pembayaran tekan tombol Spacebar untuk memilih jenis
pembayaran yang akan dilakukan Tunai atau BON/TEMPO. Setelah itu isi termin
pembayaran, apabila pembelian secara BON/TEMPO sebagai contoh isi 7 untuk
jatuh tempo pembayaran selama 7 hari/ seminggu.
13. Terakhir isi nama pengirim, penerima dan penanggung jawab setelah itu tekan tombol
Enter menuju ke icon Simpan kemudian tekan Enter lagi untuk menyelesaikan.
Catatan:
- Prosedur input Transaksi Pembelian di atas hampir sama dengan proses input Retur
Pembelian maupun Purchase Order (PO).
- Sebagai latihan selanjutnya coba lakukan input Retur Pembelian maupun
Purchase Order.
F. TRANSAKSI PEMBAYARAH HUTANG
Proses pembayarah hutang bisa dijalankan melalui menu Transaksi – Bayar Hutang
atau bisa klik langsung pada icon Hutang di desktop program.
Kemudian akan muncul kotak dialog program pembayaran hutang sebagai berikut:
Tombol perintah melalui keyboard pada tampilan kotak dialog awal antara lain:
- Alt + T {Transaksi} {untuk mulai transaksi pembayaran baru} klik icon transaksi
- Alt + K {Keluar} {untuk keluar dari kotak dialog Pembayaran Hutang} klik icon keluar
Setelah transaksi dimulai, tombol perintah melalui keyboard yang aktif antara lain:
- Alt + S {Simpan} {untuk proses menyimpan setiap faktu yang dibayar}
- Alt + H {Hapus} {untuk menghapus salah satu faktur yang sudah diinput}
- Alt + B {Batal} {untuk membatalkan atau mengulang faktur yang terpanggil}
- Alt + A {Bayar} {untuk proses pembayaran setelah input per faktur selesai}
G. TRANSAKSI PENJUALAN (KASIR)
Program transaksi penjualan (kasir) dilakukan secara terpisah dengan menu tersendiri,
untuk masuk ke program kasir pada kotak dialog Admin & User Login seperi di bawah
ini:
Masukkan :
User ID : KASIR1
Password : KSR1 (Huruf kecil/besar boleh) kemudian tekan {enter 2x}
atau klik icon OK setelah itu akan tampil menu program kasir sebagai
berikut:
Proses atau langkah untuk menjalankan program kasir sebagai berikut:
- Backup { proses membackup data secara lokal apabila menggunakan sistem jaringan}
- Buka Kasir
Untuk membuka kasir baru klik icon Buka Kasir kemudian akan tampiil kotak dialog
Status Kasir sebagai berikut:
Untuk membuka kasir klik icon Tambah atau tekan tombol Alt + T selanjutnya isikan
data seperti contoh di bawah ini:
- Posisi Kasir : 1 {enter}
- Shift Masuk : 1 {enter}
- Saldo Awal : 100.000,-
Selanjutnya klik shortcut icon Simpan atau tekan tombol Alt + T, setelah itu akan
kembali ke kotak dialog menu utama program kasir lagi.
- Penjualan
Untuk masuk ke program kasir klik icon Penjualan kemudian akan tampiil kotak dialog
Program Kasir sebagai berikut:
Proses input data penjualan adalah sebagai berikut:
- Kode Barang
Masukkan kode barang dengan mengetik langsung atau melalui barcode scanner, atau
bisa melalui pencarian berdasarkan nama barang dengan mengetik kata misalnya
INDO kemudian tekan tombol enter. Setelah muncul tabel master barang pilihlah salah
satu sesuaikan dengan barang yang akan di input kemudian tekan tombol {ESC} untuk
keluar dari tabel.
- QTY
Setelah proses input kode barang terisi maka posisi kursor akan berada pada kotak
input QTY, isikan sesuai dengan jumlah barang yang akan diproses, kemudian tekan
tombol {enter}
Apabila terjadi kesalahan dalam pengisian QTY atau jumlah barang, anda dapat
melakukan koreksi dengan menekan tombol {F2}. Setelah kotak dialog Form Koreksi
tampil isikan QTY baru kemudian tekan tombol {enter} untuk menuju ke icon Koreksi,
selain itu anda dapat menghapus salah satu transaksi dengan cara langsung menekan
tombol ALT + H untuk menuju ke shortcut Hapus.
- Lakukan input kode barang yang akan diproses penjualan berikutnya dengan cara
yang sama seperti di atas.
- Setelah semua input selesai tekan tombol END atau klik icon Posting untuk
mengakhir proses transaksi dengan menginputkan pembayaran, dengan tampilan
kotak dialog Pembayaran sebagai berikut:
- Masukkan Kode Pelanggan atau klik tabel pencarian di sebelah kanan kotak input.
- Setelah itu pada posisi kotak pilihan pembayaran tekan tombol {spacebar} untuk
menampilkan pilihan Tunai, Kredit, Debet Card atau Credit Card. Apabila anda pilih
Kredit masukan jumlah kali angsuran.
- Setelah anda tekan tombo {enter} posisi kursor berada pada icon Simpan, apabila sudah
yakin data yang dimasukkan sudah benar tekan tombo {enter}. Apabila ingin mengedit input
yang salah tekan tombol {esc] atau tekan Alt + B untuk membatalkan.
H. TRANSAKSI PEMBAYARAH PIUTANG
Proses pembayaran piutang bisa dijalankan melalui menu Transaksi – Bayar Piutang
atau bisa klik langsung pada shortcut Piutang desktop program Micro Store Software
4.0. Kemudian akan muncul kotak dialog program pembayaran piutang sebagai berikut:
Tombol perintah melalui keyboard pada tampilan kotak dialog awal antara lain:
- Alt + T {Transaksi} {untuk mulai transaksi pembayaran baru} atau klik icon Transaksi
- Alt + K {Keluar} {untuk keluar dari kotak dialog Pembayaran Piutang} atau klik icon
Keluar
Setelah transaksi dimulai, tombol perintah melalui keyboard yang aktif antara lain:
- Alt + S {Simpan} {untuk proses menyimpan setiap faktur yang dibayar} atau klik icon
Simpan
- Alt + H {Hapus} {untuk menghapus salah satu faktur yang sudah diinput} atau klik icon
Hapus
- Alt + B {Batal} {untuk membatalkan atau mengulang faktur yang terpanggil} atau klik
icon Batal
- Alt + A {Bayar} {untuk proses pembayaran setelah input per faktur selesai} atau klik icon
Bayar
# Selamat Berlatih Mencoba Demi Keterampilan Anak Didik Kita #