ATR/BPN
maju dan modern
Biro Umum dan Layanan Pengadaan
2024
ATR/BPN
maju dan modern
Pasal 37 PP No 28 Tahun 2012
Bencana Alam : Gempa Bumi, Banjir,
Erupsi, Kebakaran Hutan
Faktor lainnya : suhu kelembaban udara,
serangga, rayap, jamur dsb
ATR/BPN
maju dan modern
Pemeliharaan arsip dinamis
dilakukan melalui kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif;
b. Penataan arsip inaktif;
Pasal 40 PP No 28 Tahun 2012
c. Penyimpanan arsip
d. Alih Media Arsip
ATR/BPN
maju dan modern
Penjelasan Pasal 49 PP Nomor 28 Tahun 2012
ayat 1 s.d ayat 10
[Link] media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 dilaksanakan dalam bentuk
dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
[Link] melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip
menetapkan kebijakan alih media arsip.
[Link] media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
[Link] yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
[Link] media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media.
[Link] alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
ATR/BPN
maju dan modern
Penjelasan Pasal 49 PP Nomor 28 Tahun 2012 ayat 1 s.d ayat 10
7. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat: 9. Pelaksanaan alih media arsip dinamis
[Link] pelaksanaan; ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip
[Link] pelaksanaan;
[Link] media;
[Link] arsip; 10. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya
[Link] proses alih media yang dilakukan; merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan
[Link]; dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
[Link] oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit
kearsipan.
[Link] arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang kurangnya
memuat:
a. unit pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis arsip;
d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
ATR/BPN
maju dan modern
ATR/BPN
maju dan modern
a. persiapan
b. penyeleksian/penilaian arsip
c. Pemindaian
d. Penyesuaian dan Editing
e. Pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media
f. Pemberkasan arsip hasil alih media
g. Penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media
a. Unit Pengolah/Unit Kearsipan menentukan arsip yang akan dialih media
b. Unit Pengolah/Unit Kearsipan mempersiapkan arsip dan sarana prasarana
serta sistem penyimpanan arsip (storage management)
c. Mengatur peralatan pindai (scanner) meliputi resolusi dpi, pembesaran,
focus gambar, ketajaman warna
Prasarana dan sarana Alih Media Arsip harus memperhatikan hal sebagai berikut:
a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh
sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan
informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
c. dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem
elektronik tersebut;
d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau
simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem
elektronik tersebut; dan
e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan
kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.
Tahap pemilahan arsip berdasarkan kondisi arsip dan nilai informasi (Perka
ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis Pasal
23 )
Kondisi Arsip :
a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalamikerusakan secara fisik; atau
b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru;
atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain Dimana media tersebut secara sistem tidak
diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
Nilai Informasi :
a. Informasi yang berdasarkan peraturan perundangundangan tentang keterbukaan informasi
publik harus diumumkan secara serta merta; dan
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.
Pemindaian adalah proses perekaman, digitisasi, alih media dari arsip fisik menjadi file digital dalam
bentuk pdf atau bentuk lain sesuai perkembangan teknologi
1) memeriksa keutuhan berkas Arsip yang akan dipindai dan kesesuaiannya dengan daftar Arsip;
2)membuka folder berkas Arsip, menghitung jumlah berkas, dan memperhatikan urutan kronologis
Arsip sebelum dilakukan pemindaian (scanning);
3)membuka folder, paper clip dan/atau perekat lain yang melekat pada fisik Arsip;
4)melakukan pemindaian (scanning) Arsip lembar per lembar dengan tetap memperhatikan urutan
kronologis pada berkas fisik Arsip;
5)mencatat atau mendokumentasikan Arsip yang telah dipindai ke dalam bentuk data base;
6) memberkaskan kembali fisik Arsip yang telah dipindai sesuai dengan aslinya.
Tahapan kualitas control untuk memastikan informasi arsip hasil pemindaian memiliki
informasi yang sama seperti arsip aslinya
1. memeriksa hasil pemindaian dari segi kuantitas dan kualitas serta kesesuaiannya
dengan fisik Arsip;
2. menyesuaikan bentuk, format, dan ukuran hasil pemindaian dengan fisik Arsip;
3. melakukan editing sesuai kebutuhan untuk memperjelas, mempertajam, dan/atau
meningkatkan kualitas hasil pemindaian
kegiatan yang bertujuan untuk memberikan tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya
sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa Arsip yang diautentikasi sesuai
dengan aslinya pada hasil pemindaian Arsip dalam bentuk file PDF atau bentuk lain sesuai
perkembangan teknologi, berupa:
1) tanda tangan elektronik;
2)segel elektronik; atau
3)metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
1) menentukan lokasi simpan/database Arsip hasil Alih Media;
2) masing-masing item Arsip hasil Alih Media diberikan identitas/nama yang merujuk pada deskripsinya dan
identitasnya sebagai bagian dari kesatuan berkas dengan prinsip umum ke khusus;
3) membuat folder elektronik sebagai wadah pemberkasan Arsip-Arsip hasil Alih Media;
4) memberkaskan Arsip hasil Alih Media kedalam folder elektronik;
5) memberikan identitas nama folder elektronik sesuai dengan indeks pada folder fisik Arsip yang berupa kata
tangkap dan kode klasifikasi;
6) penyimpanan Arsip hasil Alih Media tertentu agar setelah disimpan tidak dapat dimodifikasi atau diubah dan tidak
dapat dirusak begitu disimpan ke perangkat. Hal ini dilakukan dengan mempertimbangkan jaminan keamanan dan
perlindungan atas informasi Arsip hasil Alih Media; dan
7) Penyimpanan ke dalam sistem yang sudah tersedia sehingga terintegrasi dengan dokumen digital yang terdapat
pada DMS/Server