Prosedur Standar Display Toko
Prosedur Standar Display Toko
Nomor Revisi 01
Periode Pengesahan Januari 2023
Dibuat Oleh Andy Wiharja
Lembar Pengesahan:
Kepala Divisi
Erni Heryanti
Keuangan
Manajer
Anton Suharjanto
Pencegahan Resiko
Manajer
Leo Gilisen
General Affair
Manajer Marketing
Kebijakan dan prosedur ini berlaku efektif sejak tanggal 1 Juli 2022. Pemilik proses harus
mengevaluasi dan memperbarui dokumen kebijakan dan prosedur ini setiap ada perubahan
di dalam proses yang terkait.
1
1. Latar Belakang
Perusahaan memiliki pedoman dalam penataan display atau pajangan barang
dengan tujuan memudahkan konsumen dalam berbelanja sekaligus meningkatkan
penjualan barang dagangan.
Diharapkan seluruh karyawan yang terlibat dalam pengaturan display dapat
mengikuti peraturan dan kebijakan ini dengan baik.
3. Etika Display
- Penataan display barang dagangan harus diatur agar menjaga kenyamanan
konsumen dalam berbelanja di toko.
- Kerapihan display barang dagangan di toko menjadi tanggung jawab
masing-masing staff operasional.
2
- Barang dagangan dengan average sales yang besar harus memiliki area
display yang lebih besar daripada barang yang memiliki average sales
rendah.
3
- Barang sensitive (rawan hilang, rawan rusak, dll) harus ditaruh di etalase
atau di back wall kaca atau didisplay menggunakan kaca yang terkunci.
- Seluruh aset yang berhubungan dengan display barang dagangan harus
terawat sehingga terjaga kebersihan dan kualitasnya.
- Barang dagangan yang sudah melebihi periode promo harus dikembalikan
pada tempat pemajangan semula.
- Clip strip ditempatkan pada setiap dua bay di departemen FMCG.
- Clip strip dapat digunakan untuk perjanjian sewa maupun barang reguler.
Clip strip yang merupakan perjanjian sewa harus memiliki stiker yang
tertempel.
- Barang pajangan pada clip strip merupakan barang cross merchandise yang
memiliki kemiripan kategori dengan produk yang ada di sekitarnya.
- Barang pada clip strip hanya boleh satu jenis dan harus memiliki price card.
- Tim operasional harus mencabut seluruh sedotan yang terdapat pada
minuman kemasan dan diberikan kepada SPV Kasir.
4
- Permintaan price card kepada Admin Deco oleh SPV Operasional
menggunakan form permintaan POP/price card.
- Tim Operasional yang mengambil price card yang sudah selesai dicetak
harus menanda tangani form permintaan price card sebagai bukti
pengambilan.
7. Pemasangan POP
Pemasangan POP mengikuti prinsip-prinsip berikut ini:
- POP dipasang untuk barang dagangan yang sedang promo, pada floor
display, atau pada rak sewa.
- POP harus dipasang tidak menutupi ataupun tertutup barang dagangan.
- POP dipasang dengan menampilkan deskripsi barang, harga awal, harga
promo jika sedang promo, dan periode promo jika sedang promo.
- POP promo pada top dan end gondola atau pada shelving harus
ditempatkan di depan sehingga menutupi price card barang bersangkutan.
- POP yang dipasang harus sesuai dengan standar perusahaan, kecuali
terdapat perjanjian sewa menggunakan POP dari Supplier.
- POP berukuran A4 dipasang pada media display untuk buah-buahan yang
berukuran besar.
5
- Untuk barang yang sama dengan varian berbeda dan media display
berhimpitan, POP dibuat satu buah dengan melampirkan varian-varian yang
sedang dipromokan.
- POP pada rak dan top dan end gondola menggunakan POP dengan ukuran
3,5cm x 5cm, dan untuk floor display menggunakan POP dengan ukuran A4
atau A5.
- Seluruh POP dibuat menggunakan komputer, kecuali untuk POP jempol
masih menggunakan tulisan tangan. POP jempol digunakan untuk
menunjukkan harga pada barang bazar yang berukuran besar.
- Admin Deco bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan harga pada
POS kasir untuk seluruh POP yang dibuat. Pemeriksaan ini dilakukan di hari
pertama promo dimulai dan sebelum buka toko.
6
9. Penataan Barang pada Top dan End Gondola
Penataan barang yang dipajang pada top dan end gondola mengikuti prinsip-prinsip
berikut ini:
- Top dan end gondola pada umumnya digunakan untuk perjanjian sewa
dengan supplier.
- Top dan end gondola yang disewakan kepada supplier harus memiliki stiker
tanda sewa yang diterbitkan oleh Head Office.
- Top dan end gondola yang tidak disewakan dapat diatur oleh SPV atau MD
Divisi terkait untuk barang dagangan lain yang sedang promo promo atau
barang lain yang diatur untuk di-expose dan harus diketahui oleh Kepala
Toko/Wakil Kepala Toko. Kepala Toko/Wakil Kepala Toko bertugas untuk
memberikan informasi penggunaan top dan end gondola non sewa kepada
MD divisi terkait.
7
Barang dagangan fresh food pada chiller, seperti sayuran dan buah-buahan harus
dipisahkan per jenis sehingga tidak bercampur. Berikut ini merupakan ketentuan
khusus mengenai kejadian chiller atau freezer yang rusak:
- Apabila suhu chiller atau freezer tidak sesuai dengan standar ataupun dalam
keadaan mati, tim operasional membantu menginformasikan kepada bagian
teknisi atau SPV Front Office di toko.
- Apabila chiller atau freezer mati selama 30 menit dan belum ada tindakan
penanganan, tim operasional dapat eskalasi kepada Kepala Toko atau
Wakil Kepala Toko.
- Apabila chiller atau freezer mati selama satu jam dan belum ada
penanganan, tim operasional dan Kepala Toko atau Wakil Kepala Toko
dapat melakukan eskalasi follow up kepada Teknisi HO atau bagian GA di
HO. Barang dagangan yang berada dalam chiller yang rusak harus segera
dipindahkan kepada chiller yang lain untuk dijaga suhu nya. Apabila Teknisi
HO sedang tidak dapat berkunjung ke toko terkait, Kepala Toko atau Wakil
Kepala Toko dapat melakukan eskalasi langsung kepada pihak ketiga.
- Apabila chiller atau freezer mati selama dua jam dan belum ada
penanganan, atau Teknisi HO tidak dapat berkunjung ke toko terkait dalam
waktu dekat, Kepala Toko atau Wakil Kepala Toko dapat melakukan
tindakan darurat dengan menghubungi pihak ketiga untuk dilakukan
perbaikan, dan juga berkoordinasi dengan Manajer General Affair mengenai
biaya yang akan dikeluarkan. Seluruh biaya yang dikeluarkan untuk
perbaikan ini dapat diajukan kemudian hari melalui pengajuan PAR. Barang
dagangan dalam freezer yang rusak harus sudah dipindahkan ke tempat
lain untuk dijaga suhunya.
Seluruh penanganan aset yang dilakukan harus diusahakan terlebih dahulu oleh
Teknisi toko. Apabila Teknisi toko tidak dapat memperbaiki aset, Teknisi toko harus
berkoordinasi dengan SPV Front Office untuk menghubungi Teknisi HO dan bagian
GA. Seluruh perbaikan aset yang dilakukan baik oleh Teknisi toko maupun pihak
ketiga harus dibuatkan berita acara perbaikan yang ditanda tangani oleh SPV Front
Office dan Kepala Toko atau Wakil Kepala Toko.
Seluruh chiller dan freezer yang merupakan perjanjian sewa dengan Supplier juga
harus memiliki stiker perjanjian sewa yang tertempel pada aset bersangkutan.
8
12. Pemajangan Barang Dagangan Fashion
Pemajangan barang dagangan fashion mengikuti beberapa aturan berikut ini:
- Barang dagangan fashion dipajang dengan mengelompokkan sesuai
dengan kategori, model, karakter, dan diurutkan secara warna dari warna
terang ke warna gelap dan secara ukuran dari kecil ke besar.
- Terdapat mannequin yang digunakan untuk meng-expose barang dagangan
fashion.
- POP dapat digunakan untuk menunjukkan harga termurah dari produk yang
sedang dipajang dengan menggunakan POP harga mulai dari.
- Stock barang dagangan dilipat secara rapi berdasarkan model dan diurutkan
sesuai dengan ukuran.
- Seluruh barang dagangan fashion yang tidak memiliki barcode atau price
card harus memiliki hangtag untuk menaruh label barcode harga.
- Kriteria penempatan dan pemakaian hangtag untuk produk fashion diatur
pada Lampiran C dan D.
9
15. Evaluasi Display Kosong
Tim Operasional bertugas untuk melakukan evaluasi display barang dagangan yang
kosong, apakah out of display atau out of stock. Berikut ini merupakan beberapa
langkah yang perlu dilakukan saat evaluasi display kosong.
- Tim Operasional dapat membuat form permintaan barang kepada Back
Office sesuai dengan barang dagangan yang teridentifikasi out of display.
- Saat Staff Stock Management menemukan bahwa barang dagangan yang
diminta tidak terdapat stock di gudang (out of stock), Staff Stock
Management harus mencatat nya pada form permintaan barang dan
menginformasikan kepada Tim Operasional.
- Tim Operasional harus mencatat barang dagangan yang out of stock ke
dalam logbook barang kosong.
- Buyer dan SPV Operasional harus berkoordinasi juga dengan Inventory
Control untuk melakukan pemeriksaan stock sistem terhadap barang-
barang yang dicatat pada logbook barang kosong.
- Apabila stok pada sistem menunjukkan terdapat stok, tim operasional
bertugas untuk mencari barang dagangan tersebut di gudang maupun di
area lain lalu melakukan pengisian barang dagangan pada area display.
- Jika stok fisik tidak ditemukan, Buyer dan SPV Operasional harus
melakukan analisa penyebab terjadinya selisih dan harus dikoordinasikan
dengan SPV Back Office untuk dijadwalkan Stock Opname Partial terhadap
barang-barang tersebut.
- Buyer harus segera melakukan pemesanan barang atau follow up kepada
Supplier ketika terdapat barang dagangan yang kosong secara fisik maupun
secara sistem. Buyer kemudian mengupdate progress yang sudah
dilakukan pada logbook barang kosong.
10
16. Flow Chart Pengisian Barang Dagangan
Tim operasional
Tim operasional Tim operasional menaruh barang
membongkar membersihkan media dagangan dengan
pajangan ke trolley display dan barang menerapkan FIFO
atau keranjang dagangan dan expired terdekat
di depan
Tim operasional
Pengisian barang
memastikan seluruh
dagangan
barang dagangan
SELESAI
menghadap depan
SPV Operasional
Tim operasional
memeriksa dan Tim operasional
mencatat permintaan
memvalidasi memberikan form
POP/price card pada
kesesuaian permintaan kepada
form permintaan POP/
permintaan POP dan Deco
price card
price card
11
Lampiran A – Logbook Barang Kosong
Tgl Stok
SKU / Barcode Deskripsi Reason Tgl Order TTD
Identifikasi Sistem
CHITATO AYAM BMB 2 Oktober Salah 3 Oktober
089686598476 ttd buyer 0
68GR 2022 estimasi 2022
12
Lampiran B – Form Permintaan POP/Price Card
13
Lampiran C – Kriteria Hangtag Fashion
Kriteria
Kategori Produk
Ideal Cadangan
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Kaos
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Kemeja
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Dress
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Singlet
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Setelan
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Baju Tidur
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Blouse
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Tunic
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Gamis
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada
Jaket Hangtag digantung pada seleting
posisi tengah di dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Sweater
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Hangtag digantung pada slip label pada Ditembak pada posisi tengah atas
Cardigan
posisi tengah di dalam pakaian bagian dalam pakaian
Jika terdapat tali ikat pinggang,
Hangtag digantung di tali ikat pinggang
di bagian kanan depan celana, jika tidak Hangtag digantung pada seleting
Celana Chinos
ada, hangtag digantung di slip label atau pada lubang kancing
pada posisi tengah atas bagian dalam
celana
Jika terdapat tali ikat pinggang,
Hangtag digantung di tali ikat pinggang
di bagian kanan depan celana, jika tidak Hangtag digantung pada seleting
Celana Jeans
ada, hangtag digantung di slip label atau pada lubang kancing
pada posisi tengah atas bagian dalam
celana
Jika terdapat tali ikat pinggang,
Hangtag digantung di tali ikat pinggang
di bagian kanan depan celana, jika tidak Hangtag digantung pada seleting
Celana Fashion
ada, hangtag digantung di slip label atau pada lubang kancing
pada posisi tengah atas bagian dalam
celana
Hangtag digantung di bagian dalam Hangtag ditembak di bagian dalam
Celana Kulot
celana celana
14
Kriteria
Kategori Produk
Ideal Cadangan
Hangtag digantung di bagian dalam Hangtag ditembak di bagian dalam
Rok
celana celana
Hangtag digantung di bagian dalam Hangtag ditembak di bagian dalam
Hot Pants
celana celana
Kaos Kaki Hangtag digantungkan dengan produk -
Tali Kaos Kaki Hangtag digantungkan dengan produk -
Hangtag digantung di bagian ujung
Kerudung -
kerudung
Hangtag digantung di bagian ujung
Ciput -
ciput
Aksesoris Hangtag digantung pada aksesoris -
Tidak menggunakan hangtag, label
Dompet Hangtag digantung pada seleting harga langsung ditempel pada
produk
Jam tangan Hangtag digantung pada jam tangan -
Kacamata Hangtag digantung pada kacamata -
Hangtag digantung pada slip label di
Boneka -
produk
Hangtag digantungkan pada
aksesoris yang menempel pada
Hangtag digantung pada sepatu atau
Sepatu sepatu, jika tidak ada aksesoris, tidak
lubang tali sepatu
menggunakan hangtag, label harga
ditempel pada bagian dalam sepatu
Tas Hangtag digantung pada tas -
15
Lampiran D – Jenis Hangtag Fashion
16
Lampiran F – Contoh Penempelan Hangtag Produk Fashion
17
18
Lampiran G – Form Permintaan Barang
19