JOB DESCRIPTION No Doc : DH/OPT/JD/002/R01
Date :
Page : 1 of 5
Revisi : 01
URAIAN JABATAN
I. IDENTITAS JABATAN
A. NAMA JABATAN : Purchasing
B. KODE JABATAN :
C. UNIT KERJA :
II. FUNGSI JABATAN
posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk membeli barang / jasa dari pihak ketiga.
III. TUGAS POKOK
1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.
2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.
3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.
4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.
5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation / penawaran harga.
6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling menguntungkan bisnis.
7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari supplier.
5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).
6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.
7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan baik.
8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.
9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.
10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.
11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.
12. Melakukan review performa proses pembelian.
JOB DESCRIPTION No Doc : DH/OPT/JD/002/R01
Date :
Page : 2 of 5
Revisi : 01
IV. TANGGUNG JAWAB
1. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada
banyak departemen dalam satu perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda.
Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap
departemen kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan bulanan,
dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan
untuk perusahaan.
2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen eksekutif. Walaupun tim purchasing
bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa
langsung beli begitu ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta
approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.
3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu. Barang yang dibeli tentunya
harus datang dengan kondisi yang baik, selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu
dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga keterlambatan
atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.
4. Menjaga hubungan baik dengan vendor. Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk
departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama
dengan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau
term of payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.
5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu. Ini cukup rumit karena melibatkan
banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari
JOB DESCRIPTION No Doc : DH/OPT/JD/002/R01
Date :
Page : 3 of 5
Revisi : 01
setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari
setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga
staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.
6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order. Walaupun terlihat mudah, namun tugas
purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat
penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan. Ini
adalah tanggung jawab yang sangat penting.
V. WEWENANG
-
VI. HUBUNGAN KERJA
A. DI DALAM [Link]
Dengan Jabatan Lebih Tinggi
Oprasional Manager : Menerima Instruksi, arahan
Dengan Jabatan lokasi
Campboss : Koordiinasi perial food stuff dan permintaan dari
lokasi
Dengan Jabatan Lebih Rendah
B. DI LUAR [Link]
- Vendor : Kordinasi perihal food stuff ke lokasi
VII. DIMENSI/BESARAN
-
VIII. KOMITMEN KESEHATAN KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN HIDUP (K3LH)
a. Melaksanakan kegiatan operasional perusahaan yang aman, sehat dan menghasilkan produk yang
aman dan Halal untuk dikonsumsi.
JOB DESCRIPTION No Doc : DH/OPT/JD/002/R01
Date :
Page : 4 of 5
Revisi : 01
b. Mematuhi ketentuan Undang-Undang Kesehatan Keselamatan Kerja dan Lingkungan Hidup (K3LH)
yang ditetapkan oleh pemerintah Republik Indonesia.
c. Secara aktif mendukung program Kesehatan Keselamatan Kerja dan Lingkungan Hidup (K3LH).
d. Ikut serta mendukung dalam kegiatan perusahaan pada program Kesehatan Keselamatan Kerja dan
Lingkungan Hidup (K3LH) secara konsisten
e. Mendukung dan turut serta dalam mencapai Target K3LH [Link] :
1. Zero Accident
2. Zero Food Poisoning
3. Enviroment Frendly
Note :
JOB DESCRIPTION No Doc : DH/OPT/JD/002/R01
Date :
Page : 5 of 5
Revisi : 01
Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Diketahui oleh : Disetujui oleh :
Supervisor Servise Safety Officer Site Coordinator Karyawan